SUPERSUBSIDIOS - Concepto 2-2019-056739

Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1

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Al contestar este Oficio, por favor cite este número: 2-2019-056739 Bogotá D.C., 19 de septiembre de 2019 17:17

Ref. 1-2019-012494 210/2019/CJUR

Respetado Señor,

Esta entidad mediante la comunicación electrónica de la referencia, recibió solicitud de concepto jurídico, frente a la cual, la Oficina Asesora Jurídica procede a examinar la cuestión consultada y, a dar respuesta al interrogante planteado, en los siguien tes términos1:

I. CONSULTA

Mediante la comunicación en referencia el consultante solicita pronunciamiento por parte de esta Superintendencia respecto del tiempo de conservación en soporte papel y digital de las Afiliaciones de Empresas y Afiliaciones de Tra bajadores que custodian las Cajas de Compensación Familiar.

1 La función de emitir conceptos se encuentra contemplada en el artículo 7 del Decreto 2595 de 2012 de la siguiente manera: “Ar tículo 7º.- Funciones de la

Oficina Asesora Jurídica. Son funciones de la Oficina Asesora Jurídica las siguientes: “(…) 8. Coordinar, asesorar y responder por la atención de las solicitudes, demandas, tutelas y demás acciones que requieran intervención legal.”Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1 Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

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II. CONCEPTO

Para satisfacer la consulta elevada, esta Entidad ha de precisar en primer lugar, que las Cajas de Compensación Familiar son personas jurídicas reguladas por normas de derecho privado, no obstante, realizan actividades asociadas a la función pública en el marco del Sistema de Subsidio Familiar y, por tanto, sus documentos tienen la connotación de “públicos”. Lo anterior, habida consideración que a la luz de lo consagrado en el artículo 243 del Código General del Proceso, es documento público “el otorgado por el funcionario público en ejercicio de sus funciones o con su intervención. Así mismo, es público el documento otorgado por un particular en ejercicio de funciones públicas o con su intervención” En materia archivística, en el régimen público la normatividad es expresa, pues la Ley 594 de 20002 (Ley General de Archivo) establece las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. En este sector, se cuenta además con la Tabla d e Retención Documental 3, la cual se constituye como una herramienta archivística que apoya el Programa de Gestión Documental al determinar los tiempos de permanencia de

la función archivística del Estado. En este sector, se cuenta además con la Tabla d e Retención Documental 3, la cual se constituye como una herramienta archivística que apoya el Programa de Gestión Documental al determinar los tiempos de permanencia de las series y subseries documentales tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo Central y la disposición final de estos documentos. Para el caso de los documentos que integran las historias laborales, la Tabla de Retención Documental contempla el siguiente procedimiento: “Se conserva en el Archivo de gestión dos (2) años después del retiro del funcionario de la Entidad y se transfiere al Archivo central para un tiempo de conservación de noventa y ocho (98) años, cumplido ese tiempo se realiza una selección de las historias laborales más relevantes como por ejemplo las de los directores de la entidad. La selección se microfilma y se conserva totalmente.” El tiempo de conservación de dichos documentos, se compadece con el ciclo vital de los mismos, principalmente atendiendo a su valor primario, luego la preservación de los diferentes documentos que hacen parte de la historia laboral, entre los que se encuentra, la afiliación a la Caja de Compensación Familiar, debe ser acorde a su utilidad. En consecuencia, los documentos que integran la historia laboral, deben ser conservados mientras tengan valor administrativo, jurídico o legal para la institución productora, para el destinatario o para el beneficiario de un trámite.

2 Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de 2004, 1100 de 2014.

destinatario o para el beneficiario de un trámite.

2 Reglamentada parcialmente por los Decretos Nacionales 4124 de 2004, 1100 de 2014. 3 Consultar en: https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/3_Transparencia/10.6%20tablas%20de%20retencion/Trdjunio_2016.pdfCódigo: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1 Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

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Ahora bien, en lo que respecta a la digitalización de las historias laborales, resulta prudente hacer mención a lo expuesto frente al particular por el Archivo General de la Nación, que conceptúo lo siguiente: “El artículo 19 de Ley 594 de 2000 establece que las entidades pueden incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan los requisitos de organización archivística y realizando los estudios técnicos pertinentes para tomar la adecuada decisión. De esta manera, la digitalización como técnica reprográfica puede ser aplicada a cualquier tipo de documento, siempre y cua ndo la aplicación de este procedimiento corresponda a una decisión fundamentada en la política de Gestión Documental y al Programa de Gestión Documental de la entidad, según lo estipulado en el Decreto 2609 de 2012.

No obstante, la digitalización de documentos no implica la eliminación. En el caso

una decisión fundamentada en la política de Gestión Documental y al Programa de Gestión Documental de la entidad, según lo estipulado en el Decreto 2609 de 2012.

No obstante, la digitalización de documentos no implica la eliminación. En el caso de las Historias Laborales, el AGN ha conceptuado que estas deben conservarse debidamente organizadas y en soportes originales, debido a los plazos precaucionales de reconocimiento y pago de la pensión, al igual, que en la garantía y salvaguarda de los derechos fundamentales a la seguridad social, a la información y el trabajo4.” Teniendo en cuenta lo expuesto por el Archivo General de la Nación, la digitalización de las historias laborales es una técnica reprográfica que no implica per se, la eliminación de los documentos en papel. Adicionalmente se resalta que tanto la documentac ión física, como en medio digital deben ser conservadas de acuerdo a los términos referidos en la Tabla de Retención Documental. Es del caso recordar que el tiempo de conservación de la historia laboral, deriva del valor primario de los documentos, habida consideración que son aquellos los que se tendrán como base para responder en eventuales reclamaciones administrativas, legales o jurídicas. La relevancia en la conservación y custodia de la afiliación a la Caja de Compensación Familiar tiene una doble con notación: i) En tratándose de personas jurídicas, constituye soporte del cumplimiento del trámite para el pago parafiscal y ii) En lo que respecta a las personas naturales son soporte para los beneficios y garantías del subsidio familiar que surge con ocasión de la afiliación y pago al sistema.

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soporte del cumplimiento del trámite para el pago parafiscal y ii) En lo que respecta a las personas naturales son soporte para los beneficios y garantías del subsidio familiar que surge con ocasión de la afiliación y pago al sistema.

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Consultar en: https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/conceptostecnicos/2017/SUBGPD/Radicado_2-2017-01249.pdfCódigo: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1

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AURA ELVIRA GOMEZ MARTINEZ Jefe Oficina Asesora Jurídica Tanto las obligaciones, como beneficios jurídicos derivados de la afiliación a la Caja de Compensación Familiar, persisten durante la relación laboral e incluso con posterioridad, razón misma por la que es fundamental la preservación y custodia del documento, en los términos y tiempos previstos en la Tabla de Retención Documental. Finalmente, debe puntualizarse por parte de la Oficina Asesora Jurídica que, de conformidad con lo previsto en el artículo 7 del Decreto 2595 de 2012 y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, “ salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuesta a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución ”. Por consiguiente, el

Contencioso Administrativo, “ salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuesta a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución ”. Por consiguiente, el concepto emitido por esta oficina, constituye sólo un criterio orientador sobre la interpretación y aplicación de la normatividad relativa al caso objeto de consulta. Cordialmente,

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