SUPERSUBSIDIOS - Concepto 2-2019-069489

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Al contestar este Oficio, por favor cite este número: 2-2019-069489 Bogotá D.C., 11 de octubre de 2019 18:16

Ref. 1-2019-013976 241/2019/CJUR

Asunto: Concepto Jurídico – Caja de Compensación Familiar – Consejo Directivo – Pago

Capacitación Centrales Obreras

Respetada doctora Guillermina:

Hemos recibido su solicitud de concepto radicada en esta Superintendencia bajo el número 12019-013976 el 30 de agosto de 2019, al respecto le manifestamos lo siguiente:

1. PROBLEMA JURÍDICO:

En su comunicación solicita concepto jurídico sobre:

“Es viable que los Consejeros principales y suplentes asistan con recursos de las Cajas de Compensación Familiar a eventos convocados y/o citados por las Centrales Obreras?”

2. MARCO NORMATIVO:

Las funciones del Consejo Directivo, se encuentran taxativamente en el artículo 54 de la Ley 21 de 1982, los estatutos de la Caja de Compensación Familiar y el Código de Buen Gobierno.

“Artículo 54. Son funciones de los Consejos Directivos:

1o. Adoptar l a política administrativa y financiera de la Caja teniendo en cuenta el

1982, los estatutos de la Caja de Compensación Familiar y el Código de Buen Gobierno.

“Artículo 54. Son funciones de los Consejos Directivos:

1o. Adoptar l a política administrativa y financiera de la Caja teniendo en cuenta el régimen orgánico del subsidio familiar y las directrices impartidas por el Gobierno Nacional. (Subrayado y negrilla fuera de texto). 2o. Aprobar, en consonancia con el orden de priorid ades fijadas por la presente Ley, los planes y programas a que deban ceñirse las inversiones y la organización de los servicios sociales. Los planes y programas antedichos serán sometidos al estudio y aprobación de la Superintendencia del Subsidio Familiar. 3o. Aprobar el presupuesto anual de ingresos y egresos y someterlos a la aprobación de la autoridad competente.

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4o. Fijar, por semestres anticipados, la cuota de subsidio en dinero, pagaderos por personas a cargo, calculada Con base en el porcentaje mínimo de los recaudos previstos en el numeral 1º, del artículo 43 y el número de personas a cargo. 5o. Determinar el uso que se dará a los rendimientos líquidos o permanentes que arrojen en el respectivo ejercicio las operaciones de la Caja correspondiente de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43.

del artículo 43 y el número de personas a cargo. 5o. Determinar el uso que se dará a los rendimientos líquidos o permanentes que arrojen en el respectivo ejercicio las operaciones de la Caja correspondiente de conformidad con lo dispuesto en el artículo 43. 6o. Vigilar y controlar la ejecución de los programas, la prestación de los servicios y el manejo administrativo y financiero de la Caja. 7o. Elegir el Director Administrativo y los demás funcionarios que señalen los estatutos. 8o. Evaluar los informes trimestrales de gestión y de resultados que debe presentar el Director Administrativo. 9o. Aprobar los contratos que Suscriba el Director Administrativo cuando su cuantía fuere superior a la superior a la suma que anualmente determine la Asamblea General. 10º. Las demás que le asignen la Ley y los Estatutos”.

Si bien las normas vigentes le han dado la facultad al Consejo Directivo de fijar la política administrativa y financiera de la Caja de Compensación, esta función no se queda únicamente allí sino que se complementa con la de vigilar y controlar el manejo administ rativo y financiero de la Caja.

El Consejo Directivo deberá tener en cuenta la disponibilidad de recursos y la situación financiera de la corporación, además que los gastos de administración con los que se atienden los gastos de honorarios, viáticos y dem ás emolumentos correspondientes, que se generen con ocasión de la prestación de sus servicios, no podrán exceder el porcentaje autorizado por el legislador.

Frente a los honorarios, gastos de viaje y demás emolumentos como lo señala la Circular 022 de agosto 18 de 1999, en relación con la Sentencia proferida por el Honorable Consejo de EstadoFrente a los honorarios, gastos de viaje y demás emolumentos como lo señala la Circular 022 de agosto 18 de 1999, en relación con la Sentencia proferida por el Honorable Consejo de EstadoSala de lo Contencioso Administrativo - Sección Primera - Expediente 5222 del 6 de mayo de 1999, indicó: "Las Cajas de Compensación Familiar podrán continuar fijando y, por ende, pagando a los miembros de los Consejo Directivos los honorarios, viáticos y demás emolumentos correspondientes, que se generen con ocasión de la prestación de sus servicios".

Por su parte, en la Circular Externa No. 008 de 2006, proferida por la Superintendencia del Subsidio Familiar, se impartieron las directrices a atender cuando se trata de temas de capacitación y seminarios a los Consejeros, así:

"En este orden de ideas, en atención a que es frecuente en las Cajas de Compensación Familiar, el autorizar capacitaciones y seminarios , en algunas ocasiones no solo a nivel nacional sino internacional, tanto a los Directores Administrativos, como a los Revisores Fiscales, miembros del Consejo Directivo y demás funcionarios que prestan sus servicios en los Entes Vigilados, es pertinente que al interior de las Corporaciones se fijen de manera clara las políticas administrativas y financieras en las qu e se establezcan en forma puntual los procedimientos y requisitos que se deben cumplir por parte de los solicitantes para el reconocimiento de estos beneficios.

Por lo anterior, es pertinente que se tengan en cuenta para el efecto, los parámetros que a continuación se señalan y que consideramos oportuno deben ser considerados al momento de adoptar los referidos reglamentos, así:

Por lo anterior, es pertinente que se tengan en cuenta para el efecto, los parámetros que a continuación se señalan y que consideramos oportuno deben ser considerados al momento de adoptar los referidos reglamentos, así:

1. Debe existir previamente invitación escrita de la entidad oficial o privada que organiza el evento de capacitación.

2. La invitación deberá contener el temario del curso o seminario respectivo.Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1

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3. Al momento de analizarse la solicitud, se deberá tener en cuenta que el curso, seminario o la capacitación respectiva debe corresponder a temas relacionados con el funcionamiento y el objeto social que corresponde cumplir a las Cajas de Compensación Familiar.

4. Se deberá tener en cuenta igualmente el beneficio que le reportará la capacitación o el curso al área a la cual presta sus servicios el solicitante.

5. Se deberá tener en cuenta el objeto del curso y el perfil del solicitante , pues debe éste deberá ser afín a su formación profesional.

6. Se deberá tener en cuenta la disponibilidad de recursos y la situación financiera de la corporación, además que los gastos de administración con los que se atienden estos gastos, en momento alguno podrán exceder el porcentaje autorizado por el legislador.

7. Se deberá presentar al regreso de la capacitación certificación de asistencia expedida por el organizador del evento.

momento alguno podrán exceder el porcentaje autorizado por el legislador.

7. Se deberá presentar al regreso de la capacitación certificación de asistencia expedida por el organizador del evento.

8. El participante deberá presentar informe en el que de cuenta de la ca pacitación recibida tanto al Director Administrativo como al Jefe respectivo, con el objeto que el mismo sea del conocimiento de los demás colaboradores del área y de esta manera se multipliquen los conocimientos adquiridos. Una copia del informe deberá reposar en la hoja de vida del funcionario.

9. En tratándose del Revisor Fiscal este aspecto deberá ser analizado con fundamento en la relación contractual que existe entre éste y la Caja de Compensación Familiar, pues si se encuentra vinculado mediante un cont rato de prestación de servicios por honorarios, no hay lugar a que las Corporaciones asuman los costos de las capacitaciones del mismo.

10. En los eventos a que haya lugar, se deberá contar con la autorización previa del Consejo

Directivo.

De otra parte, en tratándose de los miembros del Consejo Directivo , es del caso reiterarles que si bien le corresponde a las Cajas de Compensación Familiar proporcionarles los medios necesarios a los Consejeros, ello lo debe ser única y exclusivamente en aquellos eventos en que atendiendo a las necesidades de la Caja y por determinación de la misma deba n cumplir con las funciones propias de sus cargos, puesto que no existe ninguna razón jurídica valedera para que las Cajas de Compensación realicen ese tipo de gastos si éstos no se originan de manera directa con el cumplimiento de las funciones propias de la calidad de Consejeros Directivos , reconocimientos que en ningún momento pueden exceder los gastos de administración y funcionamiento de la respectiva Corporación.

cumplimiento de las funciones propias de la calidad de Consejeros Directivos , reconocimientos que en ningún momento pueden exceder los gastos de administración y funcionamiento de la respectiva Corporación.

En cuanto al reconocimiento de gastos por parte de las Cajas de Compensación Familiar a los Consejeros para atender las continuas invitaciones que les efectúan las Centrales Obreras, las Organizaciones Sindicales y el Sector Empresarial que no corresponden al ejercicio de sus funciones como Consejeros Directivos , este Despacho solicita a las Corporaciones abstenerse de dar trámite a las solicitudes que le sean presentadas en tal sentido, pues si se trata de invitaciones cursadas por esos organismos a quienes corresponde asumirlos directamente es a éstos o a cada participante, pues los recursos pertenecientes al Sistema del Subsidio Familiar, como ya se ha manifestado, tienen destinación específica."

En diferentes oportunidades, la Superintendencia ha señalado, que las Cajas sólo pueden efectuar este tipo de gastos cuando se encuentren dentro d e los Planes y Programas de las Corporaciones o se trate de atender aspectos en que deban cumplir funciones propias de su condición y de interés para las mismas, caso contrario se estaría frente a la prohibición contemplada en el artículo 44 de la Ley 21 d e 1982 y numeral 19 del artículo 24 de la Ley 789 de 2002, pues dada la naturaleza de los recursos que manejan las Cajas, no les es posible destinar dineros para cubrir cualquier tipo de eventos a los Consejeros Directivos.

“Artículo 44. Las Cajas de Compensación Familiar no podrán, salvo cuando se haga el pago de subsidio familiar o en virtud de autorización expresa de la Ley, facilitar, ceder, dar en préstamo,

“Artículo 44. Las Cajas de Compensación Familiar no podrán, salvo cuando se haga el pago de subsidio familiar o en virtud de autorización expresa de la Ley, facilitar, ceder, dar en préstamo, o entregar a título gratuito a precios subsidiados, bienes o servicios a cualquier persona jurí dica o natural.” (Resaltado fuera de texto).Código: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1 Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

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Igualmente debe tenerse en cuenta que la Circular Externa No. 015 de 1998 expedida por esta Entidad, en cuanto al funcionamiento del Consejo Directivo dijo que este debe darse su propio reglamento, por lo que señala:

“El Consejo Directivo deberá adoptar su propio reglamento, en el cual se establecerán entre otros, los aspectos relacionados con el quórum, la firma de adoptar las decisiones, el procedimiento de elección de sus dignatarios, las funciones del presidente, v icepresidente y secretario, los requisitos mínimos de las actas, los comités, el régimen de sanciones y en general todo lo relativo con el procedimiento y el funcionamiento interno de este órgano.” (Subrayado fuera de texto).

Como se puede evidenciar y de acuerdo con lo establecido por el numeral 1° del artículo 54 de la Ley 21 de 1982, el Consejo Directivo tiene la obligación legal de adoptar la política administrativa y financiera de la Caja creando los procedimientos y reglamentos internos necesarios para el debido

Ley 21 de 1982, el Consejo Directivo tiene la obligación legal de adoptar la política administrativa y financiera de la Caja creando los procedimientos y reglamentos internos necesarios para el debido cumplimiento del objeto social de la corporación, dichos documentos no hacen parte de las actuaciones que deban ser aprobados por esta Superintendencia.

3. CONCLUSIONES:

3.1. Las funciones de la Superintendencia del Subsidio Familiar están definidas en la Ley, estas funciones enmarcan la competencia que le asiste a esta entidad, en donde claramente no es viable la intervención en temas meramente administrativos de la Corporación; es así que nuestro pronunciamiento respecto al objeto de consulta, solo se puede limitar a la interpretación normativa y los elementos que la misma norma nos ofrece.

3.2. Es de anotar que en las Cajas de Compensación Familiar es el Consejo Directivo el encargado de fijar y aprobar la política administrativa y financiera de la entidad, de conformidad con el artículo 54 de la Ley 21 de 1982, así como las estrategias que habrá n de adoptarse al interior de la Corporación y definir de manera precisa su gestión dentro de una concepción dinámica, responsable, eficiente y eficaz, teniendo siempre presente el objetivo de la prestación social denominada subsidio familiar. Así, con bas e en la organización y estrategias determinadas por el Consejo Directivo, deben las Cajas de Compensación considerar una sana racionalización de estas circunstancias, para la toma de decisiones específicamente en el caso consultado.

Es así como las normas vigentes le han dado la facultad al Consejo Directivo de fijar las políticas administrativas, organizacionales y financieras de la Caja de Compensación Familiar en su

Es así como las normas vigentes le han dado la facultad al Consejo Directivo de fijar las políticas administrativas, organizacionales y financieras de la Caja de Compensación Familiar en su condición de órgano de administración y esta función no se queda únicamente allí, sino q ue se complementa con la de vigilar y controlar el manejo administrativo y financiero de la Caja, igualmente debe tener establecido un reglamento interno para su debido funcionamiento, incluyendo lo referente a viáticos, si dicha función o política general no quedó prevista en los estatutos a cargo de la asamblea general de la Caja de Compensación.

Solamente si existe el cumplimiento de los requisitos podría la Caja de Compensación autorizar el gasto, de lo contrario incurre en violación a normas y directrices de esta Superintendencia.

3.3. La Corporación debe tener en cuenta los parámetros señalados en la Circular Externa No. 0008 del 28 de febrero de 2006, en la cual se impartieron las directrices a atender por parte de las Cajas de Compensación Familiar, cuando se trata de temas de capacitación a los ConsejerosCódigo: FO-PCA-CODO-009 Versión: 1 Carrera 69 No. 25 B – 44 Pisos 3, 4 y 7

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AURA ELVIRA GÓMEZ MARTÍNEZ Jefe Oficina Asesora Jurídica Directivos y en la que se estableció que las Cajas de Compensación deben abstenerse de

AURA ELVIRA GÓMEZ MARTÍNEZ Jefe Oficina Asesora Jurídica Directivos y en la que se estableció que las Cajas de Compensación deben abstenerse de autorizar gastos, si no se cumple con los parámetros señalados en la citada Circular.

La participación en los eventos convocados y/o citados por las Centrales Obreras debe ser aprobada por la Corporación siempre y cuando se relacione con las funciones propias que por Ley le correspondan a las Cajas de Compensación Familiar, para lo cual se deberá tener en cuenta igualmente el beneficio que le reportará. El número de participantes deberá autorizar lo el Consejo Directivo y se acordará entre esa Corporación y la organizadora del evento.

Los asistentes a las capacitaciones, seminarios y/o eventos deberán presentar informe en el que dé cuenta de la capacitación recibida.

3.4. Así mismo, conforme la citada Circular las Cajas deben abstenerse de autorizar gastos, si no se cumple con los parámetros señalados en dicha directriz, por lo que el Consejo Directivo deberá tener en cuenta la disponibilidad de recursos y la sit uación financiera de la corporación. Además que los gastos de administración, dineros con los que se atienden estos gastos, en momento alguno podrán exceder el porcentaje autorizado por el legislador.

Finalmente, debe puntualizarse por parte de la Oficina Asesora Jurídica que, de conformidad con lo previsto en el artículo 7 del Decreto 2595 de 2012 (Por medio del cual se modifica la estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las funciones de sus dependencias), y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y

de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las funciones de sus dependencias), y teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, “salvo disposición legal en contrario, los conceptos emitidos por las autoridades como respuestas a peticiones realizadas en ejercicio del derecho a formular consultas, no serán de obligatorio cumplimiento o ejecución” , el concepto emitido por esta oficina, constituye sólo un criterio orientador y la interpretación y aplicación de la normat ividad relativa al caso objeto de consulta, conservando la dependencia y autoridad pública consultante, la autonomía en el ejercicio de sus competencias legales y reglamentarias.

Por lo anterior, la Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia del Subs idio Familiar, presenta los elementos y argumentos jurídicos que se deben considerar al momento de hacer cumplir las disposiciones que regulan la materia y así contar con los elementos necesarios para adoptar las decisiones de forma ajustada a la normatividad vigente.

Cordialmente,

Proyectó: Alba Teresa Camargo García XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX