SUPERTRANSPORTE - Resolución 23841 de 2005

REPÚBLICA DE COLOMBIA

M I N I S T E R I O D E T R A N S P O R T E

SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y

TRANSPORTE

RESOLUCIÓN No. 23841 DE ( 20 – DIC – 2005 )

Por la cual se definen los parámetros para la presentación de la información financiera del periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2005 para las Sociedades sujetas a Inspección, Vigilancia y Control y se imparten instrucciones para la remisión en los formatos diseñados para tal fin .

EL SUPERINTENDENTE DE PUERTOS Y TRANSPORTE

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el articulo 25 de la Ley 1 del 10 de enero de 1991, el parágrafo del articulo 40 del Decreto 101 del 2 de febrero de 2000, el numeral 18 del articulo 7 del Decreto 1016 de junio 6 de 2000, del Decreto 2741 del 20 de diciembre de 2001, y las Leyes 105 del 30 de diciembre 1993, 336 del 20 de diciembre 1996, 222 de 1995 y

CONSIDERANDO

PRIMERO . Que en desarrollo de lo previsto en los artículos 41 y 42 del Decreto 101 de 2000, articulo 4 del Decreto 2741 de 2001 y el fallo de Acción de Definición de Competencias Administrativas entre la “Superintendencia de Puertos y Transporte y la Superintendencia de Sociedades,” proferido por la Sala Plena del Honorable Consejo de Estado C-746 de fecha septiembre 25 de

Definición de Competencias Administrativas entre la “Superintendencia de Puertos y Transporte y la Superintendencia de Sociedades,” proferido por la Sala Plena del Honorable Consejo de Estado C-746 de fecha septiembre 25 de 2001, corresponde a la SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE, la inspección, vigilancia y control sobre las personas naturales y jurídicas que prestan el servicio público de transporte y sus actividades conexas, los concesionarios destinados a la construcción, rehabilitación, operación y/o mantenimiento de la infraestructura de transporte y los operadores portuarios.

SEGUNDO . Que con el propósito de ofrecer información empresarial oportuna como herramienta dirigida al mejoramiento de la competitividad y a la generación de confianza y con el fin de facilitar el envío de la información financiera del año 2005, se hace necesario impartir las instrucciones a los entes económicos sujetos a su inspección, vigilancia y control: Sociedades (Sucursales de Sociedades Extranjeras, Empresas Unipersonales, Operadores Portuarios, concesionarios de infraestructura y demás que se indican en el numeral primero del considerando del presente acto) que prestan servicio público de transporte, o actividades conexas, para la remisión de los estados financieros del periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre del año 2005, en los medios electrónicos de que trata la ley 962 de 2005 y las fechas expuestas a continuación.

En mérito de lo expuesto,RESOLUCION No. DE 2005

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Por la cual se definen los parámetros para la presentación de la información financiera de fin de ejercicio para las sociedades sujetas a inspección, vigilancia y control.

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Por la cual se definen los parámetros para la presentación de la información financiera de fin de ejercicio para las sociedades sujetas a inspección, vigilancia y control.

2 Hoja No.

RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO: Todas las Sociedades cualquiera que sea su modalidad, que se encuentren sujetas a la inspección, vigilancia y control de la Supertransporte, deberán presentar la información financiera de fin de ejercicio del año 2005 utilizando el software de la Superintendencia de Puertos y Transporte vía Internet accediendo a la dirección electrónica

www.supertransporte.gov.co .

PRESENTACIÓN Y ENVIO DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA

Los estados financieros de fin de ejercicio, valga señalar, Balance General, Estado de Resultados y Flujo de Efectivo, deberán diligenciarse y presentarse en los formatos diseñados para el efecto, de acuerdo con las instrucciones establecidas en el Manual del Usuario del Sistema.

Al ingresar al Portal en Internet www.supertransporte.gov.co , seleccione el enlace: Sistema de Vigilancia, allí encontrará tres (3) opciones que debe consultar en forma consecutiva: Sección Registro de Usuarios en el sistema de vigilancia . Sección Sistema de Vigilancia Virtual y Sección Manual del Usuario del Sistema.

El Manual del Usuario del Sistema lo guía paso a paso para diligenciar y realizar la entrega de la información financiera vía WEB.

Para obtener el Registro de Usuarios del Sistema, deberá digitar el Pasword del usuario, el cual es asignado por la oficina de Planeación de la Superintendencia y debe solicitarse por primera vez telefónicamente al 3526700 extensión 101.

Para ingresar la información al sistema de vigilancia virtual , debe digitar:

del usuario, el cual es asignado por la oficina de Planeación de la Superintendencia y debe solicitarse por primera vez telefónicamente al 3526700 extensión 101.

Para ingresar la información al sistema de vigilancia virtual , debe digitar: usuario y pasword (el pasword es el mismo usuario) y diligenciar los formatos establecidos, en miles de pesos, siguiendo las indicaciones para cada formato en la opción tres (3): Manual del Usuario del Sistema .

PARÁGRAFO PRIMERO: Como mecanismo alternativo para presentar la información financiera, podrá optar por el archivo en Excel para lo cual deberá ingresar a la sección Información Sobre el Sistema de Vigilancia Virtual.

Se deben bajar las opciones: Explicación, Archivo Plano Financiero, Formatos y Renglones, con las cuales se arma un Archivo en Excel. El archivo Formatos servirá únicamente como guía para establecer los formatos que aplique la empresa, los cuales serán utilizados para elaborar el Archivo en Excel que el ente vigilado remitirá a la oficina de Planeación de la Superintendencia de Puertos y Transporte, quien lo subirá al sistema siempre que el archivo cumpla con los parámetros indicados.

PARÁGRAFO SEGUNDO: SOFTWARE SUPERSOCIEDADES : Las sociedades que tengan inconvenientes para diligenciar la información financiera en los formatos diseñados por la Superintendencia de Puertos y Transporte; puedenRESOLUCION No. DE 2005

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Por la cual se definen los parámetros para la presentación de la información financiera de fin de ejercicio para las sociedades sujetas a inspección, vigilancia y control.

3 Hoja No. obtener el software SUPEREF de diligenciamiento en el Portal de Internet

Por la cual se definen los parámetros para la presentación de la información financiera de fin de ejercicio para las sociedades sujetas a inspección, vigilancia y control.

3 Hoja No. obtener el software SUPEREF de diligenciamiento en el Portal de Internet de SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES, www.supersociedades.gov.co una vez diligenciado debe remitirse a la Superintendencia de Puertos y Transporte.

PARÁGRAFO TERCERO: Las Sociedades deberán enviar el archivo generado por el software de diligenciamiento en cualquiera de sus formas de entrega, el cual quedará recibido en la oficina de Planeación de la Entidad, únicamente cuando el indicador del resultado de validación sea correcto, es decir, que no presente ningún error en los datos ni en la estructura del archivo, momento en el cual el sistema generará un número de radicación y el reporte correspondiente.

Cuando el envió sea en disquete, éste deberá venir marcado con un rotulo que indique el NIT, la denominación de la sociedad, sucursal o empresa unipersonal, actividad principal y la fecha de corte de los respectivos estados financieros.

El plazo para presentar la información financiera en medio electrónico de las Sociedades: Sucursales de Sociedad Extranjera, Operadores Portuarios, Empresas Unipersonales y las que trata el considerando de la presente Resolución, incluidas aquellas que se encuentren en liquidación voluntaria, será a más tardar el último día hábil del mes de febrero del año 2006.

Las sociedades que tengan cierre contable semestral, deberán remitir la información del semestre en el mes de agosto.

ARTÍCULO SEGUNDO: DOCUMENTOS ADICIONALES

Las Sociedades deberán presentar los anexos a la información financiera de

Las sociedades que tengan cierre contable semestral, deberán remitir la información del semestre en el mes de agosto.

ARTÍCULO SEGUNDO: DOCUMENTOS ADICIONALES

Las Sociedades deberán presentar los anexos a la información financiera de cierre de ejercicio del año 2005 impresos en papel. La radicación o envío por correo certificado deberá realizarse a la calle 13 No 18 – 24 Bogotá, Superintendencia de Puertos y Transporte, los anexos a remitir son:

En virtud de lo establecido por los artículos 37, 38 y 45 a 47 de la Ley 222 de 1995, éste último modificado por la Ley 603 de 2000, deberán remitir diligenciada en miles de pesos: el Balance General, el Estado de Resultados, el Estado de Flujo de Efectivo, el Estado de Cambios en la Situación Financiera y el Estado de Cambios en el Patrimonio.

2.1 Certificación del representante legal o liquidador y el contador, suscrita adicionalmente por el revisor fiscal si lo hubiere, anteponiendo la expresión ver opinión adjunta (en original y firmas autógrafas).

2.2 Informe de Gestión. Este informe deberá contener una exposición fiel sobre la evolución de los negocios, su situación económica, social, administrativa y jurídica. (Debe incluir los datos exigidos en el artículo 226 del Código de Comercio)

El informe deberá incluir igualmente indicaciones sobre los acontecimientos importantes acaecidos después del cierre del ejercicio, la evolución previsibleRESOLUCION No. DE 2005

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importantes acaecidos después del cierre del ejercicio, la evolución previsibleRESOLUCION No. DE 2005

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Por la cual se definen los parámetros para la presentación de la información financiera de fin de ejercicio para las sociedades sujetas a inspección, vigilancia y control.

4 Hoja No. de la Sociedad, las operaciones celebradas con los asociados y con los administradores y el estado de cumplimiento de las normas sobre propiedad intelectual y derechos de autor por parte de la entidad.

2.3 Dictamen del revisor fiscal: Artículos 207 y 208 del Código de Comercio.

2.4 Notas a los estados financieros. Explicaciones que se hacen a cada uno de los rubros del balance comparativo, teniendo en cuenta su importancia relativa, observando las normas técnicas sobre revelaciones contempladas en el Capítulo III del Decreto 2649 de 1993 y en el artículo 291 del Código de Comercio.

2.5 Proyecto de distribución de Utilidades.

2.6 Procesos Judiciales en contra: Un cuadro resumen.

2.7 Certificado de existencia y representación legal actualizado.

2.8 Copia de la resolución de habilitación como sociedad prestadora de servicio público de transporte o como operador portuario.

NOTA: Los operadores Portuarios llevaran la contabilidad relacionada con su actividad como tal, en forma independiente (ingresos operacionales y no operacionales discriminados en cuentas y subcuentas – denominados anteriormente “ingresos brutos”) con el fin de facilitar el cobro de la tasa de vigilancia. Artículo 5 Decreto 2091 de 1992.

El plazo para presentar los anexos, será dentro de los treinta (30) días

anteriormente “ingresos brutos”) con el fin de facilitar el cobro de la tasa de vigilancia. Artículo 5 Decreto 2091 de 1992.

El plazo para presentar los anexos, será dentro de los treinta (30) días siguientes a la realización de la asamblea general, reunión que se efectuará por disposición legal durante los primeros tres (3) meses del año . La información deberá encontrarse a disposición de los asociados en ejercicio del derecho de inspección, con la anticipación establecida por la norma. Los numerales 2.2 y 2.5 no aplican para las sucursales de sociedades extranjeras.

ARTÍCULO TERCERO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

CONSOLIDADOS

Las matrices o controlantes además de los Estados Financieros individuales, deberán enviar, la información correspondiente a los Estados Financieros de Propósito General Consolidados, en forma comparativa con el ejercicio anterior y remitir la información relacionada con las sociedades subordinadas y las filiales a diciembre 31 del año 2005.

La información certificada por el representante legal y el contador de la matriz o controlante se acompañará del dictamen del Revisor Fiscal. Igualmente deberá adjuntarse la certificación de los estados financieros de propósito general consolidados a diciembre 31 de 2005, indicando si fueron sometidos a consideración del máximo órgano social. El Grupo Empresarial remitirá copia del informe especial de que trata el articulo 29 de la ley 222 de 1995.RESOLUCION No. DE 2005

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Por la cual se definen los parámetros para la presentación de la información financiera de fin de ejercicio para las sociedades sujetas a inspección, vigilancia y control.

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Por la cual se definen los parámetros para la presentación de la información financiera de fin de ejercicio para las sociedades sujetas a inspección, vigilancia y control.

5 Hoja No.

Las matrices o controlantes que no hayan acreditado, o en el evento en que hayan modificado la situación de control o grupo empresarial de que trata el artículo 30 de la ley 222 de 1995 deberán enviar el certificado de la Cámara de Comercio donde conste la inscripción de tal situación.

La información deberá diligenciarse, en miles de pesos, en el tipo de informe “Estados Financieros Consolidados” utilizando el sistema de información Financiera – DATASIFI, disponible en el sitio de Internet www. Supersociedades.gov.co o en la dirección física 216.72.6.56 siguiendo las indicaciones contenidas en el instructivo guía para el diligenciamiento.

La información consolidada y los demás documentos exigidos en este artículo deberán presentarse dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes de mayo de cada año.

ARTÍCULO CUARTO: RESPONSABILIDAD DEL ENVÍO DE LA

INFORMACIÓN

El envío de la información que deben presentar a ésta Superintendencia las sociedades, sucursales extranjeras, empresas unipersonales, operadores portuarios y concesionarios del transporte, es responsabilidad de quien ostente el cargo de representante legal o del liquidador cuando se trate de liquidación voluntaria, obligación que deberá seguir cumpliendo hasta cuando remita el certificado expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social, en el que conste la inscripción de la cuenta final de liquidación y su correspondiente aprobación por el Máximo Órgano Social.

ARTÍCULO QUINTO: VERIFICACIONES

certificado expedido por la Cámara de Comercio del domicilio social, en el que conste la inscripción de la cuenta final de liquidación y su correspondiente aprobación por el Máximo Órgano Social.

ARTÍCULO QUINTO: VERIFICACIONES

La Superintendencia de Puertos y Transporte podrá en cualquier momento, verificar la información suministrada en los estados financieros, solicitando cuando sea del caso los documentos adicionales, efectuando visitas de inspección y revisión o adoptando las demás medidas que estime pertinentes.

ARTÍCULO SEXTO: EFECTOS DE LA APROBACIÓN DE LOS ESTADOS

FINANCIEROS POR PARTE DEL MÁXIMO ORGANO SOCIAL

De conformidad con las disposiciones legales vigentes, la aprobación de los estados financieros de los entes económicos le corresponde a la Asamblea General o a la Junta de Socios.

Dicha aprobación por parte de la Asamblea o Junta de Socios, no exonera de responsabilidad a los integrantes de los órganos de administración, representante legal, contador y revisor fiscal, que hayan desempeñado dichos cargos durante el ejercicio objeto de análisis, por los actos y omisiones que conlleven el incumplimiento de normas legales, estatutarias y reglamentarias, en caso de ser requeridos por parte de la Superintendencia de Puertos y Transporte o de otra autoridad competente.RESOLUCION No. DE 2005

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Por la cual se definen los parámetros para la presentación de la información financiera de fin de ejercicio para las sociedades sujetas a inspección, vigilancia y control.

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ARTÍCULO SEPTIMO: EXTEMPORANEIDAD Y SANCIONES

fin de ejercicio para las sociedades sujetas a inspección, vigilancia y control.

6 Hoja No.

ARTÍCULO SEPTIMO: EXTEMPORANEIDAD Y SANCIONES

Los plazos señalados para el envió de la información son improrrogables. En aras del interés general tutelado por la ley, el incumplimiento de las instrucciones impartidas para el envío de la información financiera dará lugar a las sanciones previstas en el artículo 86 numeral 3 de la ley 222 de 1995.

La no – presentación, la presentación extemporánea o cuando no diligencien los formatos solicitados dará lugar a la imposición de multas hasta de doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes por parte de esta Superintendencia. Así mismo, habrá lugar a la sanción cuando no diligencien los formatos de solicitud siguiendo las instrucciones señalados por esta Superintendencia.

Los estados financieros deberán presentarse certificados por el representante legal y por el contador, y dictaminados por el revisor fiscal de la sociedad (cuando tengan la obligación legal de tenerlo), y serán de su responsabilidad las inexactitudes o errores que en su revisión determine la Entidad. Caso en el cual pueden ser sancionados conforme a lo previsto en los artículos 10 de la Ley 43 de 1990; 207 y siguientes del Código de Comercio; y 86 de la Ley 222 de 1995.

Carecen de validez oficial los estados financieros que no estén acompañados del escrito mediante el cual el representante legal y el contador los certifiquen y el revisor fiscal los dictamine (éste último para los vigilados obligados a tener revisor fiscal).

Carecen de validez oficial los estados financieros que no estén acompañados del escrito mediante el cual el representante legal y el contador los certifiquen y el revisor fiscal los dictamine (éste último para los vigilados obligados a tener revisor fiscal).

Es de recordar que quienes suministren datos a las autoridades o expidan constancias o certificaciones contrarias a la realidad y ordenen, toleren, hagan o encubran falsedades en los estados financieros o en sus notas, podrán ser sancionados con prisión de uno a seis años (artículo 43 ley 222 de 1995).

ARTÍCULO OCTAVO: GENERALIDADES

La información enviada a esta Superintendencia por cualquiera de los medios, Internet o disquete, mantiene la reserva en los términos que la ley establece y por lo tanto, no será de uso público.

No podrán realizarle modificaciones a las estructuras encontradas en Internet, ni tampoco alterar la estructura o forma de diligenciamiento del archivo plano. No serán recibidos aquellos archivos que presenten errores en la validación de sus datos o de su estructura, así como los disquetes que presenten daños físicos.

En el evento de existir alguna modificación a los estados financieros ya remitidos, con los presentados y aprobados por el máximo órgano social, será necesario su reenvío a la Superintendencia de Puertos y Transporte, previa solicitud de autorización para retransmitir, efectuada a la delegada respectiva. Dicha solicitud deberá venir debidamente justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.RESOLUCION No. DE 2005

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Dicha solicitud deberá venir debidamente justificada, indicando expresamente las cifras objeto de la modificación y suscrita por el representante legal, contador y revisor fiscal, si fuere el caso.RESOLUCION No. DE 2005

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Por la cual se definen los parámetros para la presentación de la información financiera de fin de ejercicio para las sociedades sujetas a inspección, vigilancia y control.

7 Hoja No. Esta Superintendencia atenderá todas las consultas relacionadas con el diligenciamiento y remisión de la información a esta entidad, de lunes a Jueves, en jornada continua de 7:30 a.m. a 5:30 p.m. y el día Viernes en jornada continua de 7:30 a. m a 4:30 p.m.

Correo Electrónico: planeacion@supertransporte.gov.co .

Consultas de Diligenciamiento y consultas técnicas : OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN: teléfonos 3526700 extensiones 101, 102;

Consultas Contables : GRUPO DE TRAMITES SOCIETARIOS: conmutador 3526700 extensiones 111 y 112

La presente Resolución es un acto administrativo de carácter general y en tal sentido, por disposición de la Ley 489 de 1.998, deberá ser publicado en el Diario Oficial, fecha a partir de la cual entrara a regir.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

ALVARO HERNANDO CARDONA GONZALEZ

Superintendente de Puertos y Transporte

Proyectó: Jaime Suárez

Revisó: Javier Vergara.

Vo Bo: Doris CuervoJefe Oficina Asesora Jurídica

ALVARO HERNANDO CARDONA GONZALEZ

Superintendente de Puertos y Transporte

Proyectó: Jaime Suárez

Revisó: Javier Vergara.

Vo Bo: Doris CuervoJefe Oficina Asesora Jurídica Nov 25 de 2005. C:/ documentos and settings/ jaimesuarez/ Societario /resol estados financieros 2005.doc