SUPERTRANSPORTE - Resolución 3495 de 2010

( REPÚBLICA DE COLOMBIA M I N I S T E R I O D E T R AN S P O R T E SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE RESOLUCION No. • 0 0 3 fi 9 5 26 AS& 2010 \ DE 2010 Por la cual se fija el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la Superintendencia de Puertos y Transporte La Suoerintendente de Puertos y Transporte. en ejercicio de sus facultades legales y en especial las previstas en el numeral 18 articulo séptimo del Decreto 1016 de 2000 CONSIDERANDO Que de conformidad con los articuios 209 y 269 de la Constitución Polit1ca. en concoraancia con la Ley 87 de 1993. es deber de las entidades. establecer los mecanismos. procedimientos y requisitos para legalizar lo relacionado con la administración y control de sus bienes, inventarios y almacén. expid•endo su propio manual de manejo de activos fijos, proceso de inventarios. administración y operatividad del almacén. Que de acuerdo con lo previsto en el numetal 18 articulo séptimo del Decreto 1016 de 2000, es función de el Superintendente de Puertos y Transporte expedir los actos administrativos que como jefe del organismo le corresponde, conforme lo establecen las disposiciones legales, asl como los reglamentos e instrucciones internas que sean necesarios para el cabal funcionamiento de la Entidad. Que los numerales 4, 5, 21 y 22 del ar!lculo 34 de la Ley 734 de 2002, preceptúan los deberes de todo servidor público, para con la vigilancia y salvaguarda de los intereses del Estado en cuanto a la conservación de todos

preceptúan los deberes de todo servidor público, para con la vigilancia y salvaguarda de los intereses del Estado en cuanto a la conservación de todos aquellos documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración. Que de conformidad con las disposiciones Vigentes de la Contaduría General de la Nación en el proceso de organización contable, se hace necesario establecer procedimientos para el manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la Entidad. Que se hace necesario e indispensable proporcionar a los Servidores Públicos de la Superintendencia de Puertos y Transporte, responsables del manejo. la administración y custodia de tos bienes de propiedad de la entidad, una herramienta jurídica que les permita desempeñar su labor de manera inequívoca, ordenada y ajustada a la legalidad. V D ---fi""'.2fi):"'"::""'·fi,,..< fi-Ft-fi ---o o RESOLUCION No. 003fi95 26 Hoja No. fula ruaf se lja el IT0rlJal ¡a-a el """1<;J iÚI ó i51Ja,;,o de bs tJieres defi de fiÍ ... da <iade Plm:Js y Tra,spc,1e RESUELVE: ARTÍCULO PRIMERO.- Adoplar el siguiente manual para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la Superintendencia de Puertos y Transporte. el cual se describe a continuación: 1 . OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

CAPITULO 1

Establecer un manual general para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la en!idad, con el propósito de unificar criterios en el manejo de los bienes de la Superinlendencia y disponer de un instrumento de consulta

CAPITULO 1

Establecer un manual general para el manejo administrativo de los bienes de propiedad de la en!idad, con el propósito de unificar criterios en el manejo de los bienes de la Superinlendencia y disponer de un instrumento de consulta permanente. dirigido a los servidores públicos de la Entidad y en especial a los responsables de la administración, registro, manejo y control de los bienes de propiedad de la Superintendencia de Puertos y Transporte. 1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS • Establecer la organización de los bienes de la Entidad. • Verificar la cantidad de bienes en existencia con el fin de implementar politicas de logística • Definir conceptos. clasificación, responsabilidad y parámetros del manejo y control de los inventarios de la Entidad. • Unificar procedimientos para el recibo, registro, almacenamiento. entrega, uso y control de bienes de la entidad. • Establecer los parámetros para dar de b3ja los elementos inservibles, deter;orados. obsoletos y los que han sido hurtados. , Facilitar la verificación al área administrativa y a los entes de control de los inventarios y el estado de los bienes • Fortalecer el sistema de control interno en el manejo de los bienes de la Entidad

CAPITULO 11

2. MANEJO DE LOS BIENES 2.1. DEFINICIÓN Bienes son los materiales susceptibles de ser inventariados que posee la Entidad, excluyendo el dinero en efectivo.

Todos los bienes se controlarán y manejarán de acuerdo a su naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas definidas en el régimen de la contabilidad pública. expedido por la Contaduría General de la Nación. 2( o o Hoia No.

concordancia con las respectivas cuentas definidas en el régimen de la contabilidad pública. expedido por la Contaduría General de la Nación. 2( o o Hoia No.

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Pa-1a a.a se fja a mn...a paa el l"P..é'l1Ep ro10:@atiwde bs bienes defi de la Sl.,al e re rn re Plabs y Tr,ns¡x,ie 2.2. CLASIFICACIÓN: 2.2.1 Bienes fin bodega: Representan el costo de los bienes devolutivos o de consumo adquiridos a cualquier titulo que reposan en bodega. para ser ulilizados posteriormente por les diferentes dependencias de la Entidad en el desarrollo normfifoe sus actividades 2.2.1.1 Bien es de Consumo: Son los que se agotan con el uso que se hace de ellos o porque al agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o conslitulíva de esos otros. 2.2.1.2 Bienes Devolutivos: Son los que no se consumen por el uso que se hace de ellos. aunque con el tiempo o por razón de su naturaleza se deterioren. Representan el valor de los bienes muebles adquiridos a cualquier titulo, tienen características de permanencia, consumo y explotación, reposan en bodega para ser utilizados posteriormente por la Entidad, en desarrollo de la función administrativa o cometido estatal. 2.2.1.3 Bienes Intangibles: Son aquellos bienes qLe no tienen forma flsica. pero que contienen un valor a causa de los derechos o privilegios que confieren al dueño. Representan el costo de adquisición. desarrollo o producción del conjunto

2.2.1.3 Bienes Intangibles: Son aquellos bienes qLe no tienen forma flsica. pero que contienen un valor a causa de los derechos o privilegios que confieren al dueño. Representan el costo de adquisición. desarrollo o producción del conjunto de bienes inmateriales, que implican un derecho, privilegio o ventaja para la E'ntidad y son oponibles a terceros. 2.2.1.4 Bienes recibidos de terceros: Valor de los bienes de los bienes muebles e inmuebles recibidos de terceros para su uso o administración. mediante contratos de comodato, de fiducia o leasing, que deberán restiluirse en las condiciones establecidas en :os contratos que amparan la entrega de los mismos 2.2.1.5 Bienes transitorios: Son bienes que no son de propiedad de la entidad, sobre los cuales se ejerce manejo, custodia y control, sujetos a registro contable a través de cuentas de orden 2.2.2 Propiedad Planta y Equipo: Lo integran los bienes tangibles adquiridos, construidos o en tránsito de importación. construcción y montaje con la finalidad de emplearlos en forma permanenle. para la producción o suministro de otros bienes y servicios. arrendarlos o utilizarlos en la administración del ente público y que no están destinados para la venia, siempre que su vida úlil probable exceda de un año. Son objeto de depreciación. provisión, valorización y amortización. Estos bienes se pueden clasificar asi: • Edificaciones o Maquinaria y Equipo • Muebles. enseres y equipo de oficina • Equipos de comunicación • Equipos de computación • Equipo de transporte o Equipo de comedor, cocina, despensa y hoteleria 3 fi --- Af,

o Maquinaria y Equipo • Muebles. enseres y equipo de oficina • Equipos de comunicación • Equipos de computación • Equipo de transporte o Equipo de comedor, cocina, despensa y hoteleria 3 fi --- Af, fifi-!_;;fiJl ;:¿;fi-fi-fifi;;,¡:;:fi:Jfifi:fiª:·,,;rfififiB:fi;.fi;LlfifiLfi:;; l) - -fi=--fifififi, -. ·&""' fi .-s :;;11-f-r•-_ -_ -( o o

) ¡/ RESOLUCION No. 003{95 2 6 ABR. 2010 Hoia No.

Pc,ia""' se fjz a rr.n.a para r<rn.r,epfidebs benesdeJXcpeda:J dela fimdePLebsy l! ! T r.Yl:Sp:(te La prcp,edad planta y equipo debe reconocerse y clasificarse de acuerdo con su naturaleza. en bienes depreciables y no depreciables y registrarse por el costo histónco. aplicando a¡ustes de acuerdo con las diS!)OSiciones iegales vigentes aplicables a la Entidad El costo histórico del bien está constituido por el costo de adquisición más todas las erogaciones necesarias hasta colocarlo en condiciones de cumplir el objetivo para el cual fue adquirido. incluido los gastos de transporte. instalación y financieros. Los fletes. seguros y bodegaje cancelados en el proceso de importación y nacionalización de estos bienes hacen parte del costo histórico. Las Hogaciones en las cuales incurra la Entidad por concepto de reparaciones e mantenimiento de aclivos depreciables, deben registrarse en el concepto de gastos al cual corresponda" según las características propias de dicha erogación.

Las Hogaciones en las cuales incurra la Entidad por concepto de reparaciones e mantenimiento de aclivos depreciables, deben registrarse en el concepto de gastos al cual corresponda" según las características propias de dicha erogación. teniendo en cuenta que las reparaciones o mantenimiento se efectúan con el fin de renovar o mantener los beneficios futuros que la entidad espera del estandar de comportamiento del activo depreciable más que para aumentar el estándar de funcionamiento.

3. ALMACÉN

3.1. DEFINICIÓN

CAPITULO 111

Es la estruclura adminislrativa de la Superintendencia de Puertos y Transporte para el recibo. Administración, regislro. almacenamiento y posterior distribución a las diferentes dependencias, de los bienes de consumo y devolutivos adquiridos y recibidos por la Entidad para el normal desarrollo do sus actividades, utilizando un espacio fisico para su respectivo almacenamiento 3.2 ENTRADA DE BIENES AL ALMACÉN La entrada de bienes al almacén se efectúa con el comprobante de entrada, que es el documento con numeración pre impresa, consecutiva y ascendente que acredita la entrada real del bien o elemento a la Entidad, previa verificación y confrontación por parte del almacenista de las especificaciones cantidad valores y calidad. de acuerdo con lo establecido en el contrato con o sin formalidades plenas. traspaso o donación. y/o factura de caja menor, siendo el único soporte para el movimiento de los registros de Almacén y Contabilidad, el cual se generará a través de Almacén. en original y dos (2) copias que deben distnbuirse asi: • Original para el Almacén • Copia para Contabilidad • Copia para Tesorería Dicho documento debe contener la siguiente información básica:

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• Original para el Almacén • Copia para Contabilidad • Copia para Tesorería Dicho documento debe contener la siguiente información básica:
• • o ,y,) Lugar y fecha .

Número de comprobante en forma ascendente y continua . Concepto de la transacción y número del documento soporte. Concepto de la entrada especificando: nombre del proveedor o del lugar de origen, documento de identidad o Nit, nombre y código del elemento, código contable, unidad de medida. cantidad. valor unitario, valor total por elementos, valor total dei comprobante y firma del almacenista. ) 11o o RESOLUCION No. 003fi95 2 6 ABR. 201ü Hoia No. Porlaaa se fja e1 """""-amooejo a<mris!rat-.-ode bsbe>esde¡xq:iedaj dela fidef'\Jerosy T ra"lS(JQ1e 3.3. ENTRADA DE BIENES DE ACUERDO A SU ORIGEN: La entrada de bienes según su origen puede producirse por adquisición. donación. repos,c1ón. tecnologia. sobrantes. reintegros. recuperación y traspaso. 3.3.1. Por Adquisición: Son las operaciones mercanti:es a través de las cuales la Entidad adquiere bienes mediante la erogación de fondos. de conformidad con las disposiciones legales vigentes. Las adqws1c1ones deben corresponder a un plan de compras elaborado de acuerdo con las necesidades de la Enlidad La entrada se perfecciona cuando el almacenista recibe los elementos y firma la factura o comprobante de recibido; para que el Almacenista reciba los bienes debe previamente confrontar las características físicas. cantidades. calidades. valores unitarios. totales. f;ichas y condiciones de entrega. conlra los documentos que

factura o comprobante de recibido; para que el Almacenista reciba los bienes debe previamente confrontar las características físicas. cantidades. calidades. valores unitarios. totales. f;ichas y condiciones de entrega. conlra los documentos que sustentan la operación. El plazo máximo para radicar facturas es el último dla de cada mes La fecha ée la factura no debe exceder la fecha de corte de cierre mensual de almacén. Los bienes con caracteristicas especificas. requie•en conceplo técnico y recibido a satisfacción del supervisor del contrato. Cuando se trate de elementos que deban ser recibidos con instalación. prueba o ensayo por parte de personal especializado, el supervisor del contrato deberá coordinar previamente con el proveedor. para que con dichas personas se haga la enlrega de los elementos. Los bienes que no estén de conformidad con los documentos soporte. no serán recibidos. de lo cual se dejará constancia y se impulsará la reclamación respectiva. El valor de los bienes que ingresan al almacén debe ser igual al valor total de la factura que incluye el IV,\ y los demás costos si los hubiere. En el evento en que la factura contenga diferentes artículos se discrimina el impuesto al valor agregado IVA y los demás costos correspondientes a cada articulo. Al recibo de los bienes en el almacén. se elabora el respectivo comprobante de entrada y se envía copia debidamente lramitada al Grupo de Financiera. para el registro correspondiente. Se registra el movimiento de ingreso en el Aplicativo de información del almacén, ut1l1zando el método de valorización de inventarlos. primeros en entrar primeros en salir (P EP.S í Aspectos Generales de Entradas por Adquisiciones: La recepción de los

Se registra el movimiento de ingreso en el Aplicativo de información del almacén, ut1l1zando el método de valorización de inventarlos. primeros en entrar primeros en salir (P EP.S í Aspectos Generales de Entradas por Adquisiciones: La recepción de los bienes debe realizarse en el almacén de la Entidad, según lo pactado en el contrato correspondiente_ Podrán recibirse directamente en el lugar de utilización, cuando se trate de materiales y equipos de difícil movilización o de otros bienes que según la necesidad del servicio requieren de este tratamiento. Todo recibo de elementos se respalda con un comprobante de entrada, elaborado por el almacenista. con base en el contrato y factura comercial. En los contratos en que se estipulen las especificaciones técnicas de determinados materiales o equipos y que deban verificarse por Peritos mediante ensayo. la recepción en el almacén se hace a titulo de depósito y en forma 5 fi,, _______ ___,fi¡ L/: 7 fi V .,ff "J -:, ·' ,r fi ·f-1..- • -( o o J Hoja No.

RESOLUCION No. OQ 3fi95 2 6 ABR. 2010

Pa la a.a se ija eJ rranu: J p:i;a a manejofi de bs tales de pq:jai3j de la Sl.4-e:• '8 00 ria de PLa1os y T rans¡x:,ta condicional. mientras se produce el concepto pericial o el resultado de las pruebas requeridas. el registro de estos bienes se lleva en forma extracontable.

Los bienes recibidos en demostración solo ingresan al almacén cuando se autorice su adquisición. provisionalmente se registran extracontablfimente y quedan a cargo del funcionario que los tenga en su poder o servicio

Los bienes recibidos en demostración solo ingresan al almacén cuando se autorice su adquisición. provisionalmente se registran extracontablfimente y quedan a cargo del funcionario que los tenga en su poder o servicio Está prohibido guardar bienes de propiedad particular dentro del almacén. los bienes que hacen parte de una adquisición sin descripción ni valor en la factura. como los recibidos embalados en una importación y los bienes que se encue ntren dentro del almacén pero sin que aparezcan registrados en los inventarios, es decir no especificados ni valorizados se identifican r.onforme a tas disposiciones quE regulan la materia, elaborando el respectivo comprobante de entrada con las observaciones pertinentes. El almacenista deberá remitir copia de los comprobantes de entrada de los bienes que por su naturaleza y cowliciones deban ser incluidos en las pólizas de seguros de la Entidad 3.3.2. Por Donación: Hay donación cuando por voluntad de una persona natural o jurldica se transfiere gratuita e irrevocablemente. la propiedad de un bien que le pertenece, a favor de una entidad estatal. previa aceptación del ordenador del gasto d,; la Entidad. Cuando la entidad reciba bienes a titulo de donación de personas naturales o jurídicas o de entidades estatales departamentales o municipales, el almacenista elabora el respectivo comprobante de entrada. efectúa los registros correspondientes e informa al Grupo de Financiera, para el respectivo registro contable. Si la donación proviene de entidad oficial, el comprobante de entrada se hace con base en el acta de baja de la entidad donante, debidamente diligenciada, la cual debe contener la relación de los elementos por grupos. En caso que los elementos provengan de entidad o persona particular, el

Si la donación proviene de entidad oficial, el comprobante de entrada se hace con base en el acta de baja de la entidad donante, debidamente diligenciada, la cual debe contener la relación de los elementos por grupos. En caso que los elementos provengan de entidad o persona particular, el comprobante de entrada se elabora con base en el acta de recibo y el precio se fija mediante avalúo practicado por peritos legalmente facultados. 3.3.3 Por Reposición: Se realiza la entrada del bien. previa aprobación del Secretario General de la Entidad que autorice recibtr en reemplazo de bienes faltantes o de los que han sufrido daños por causas derivadas del mal uso o indebida custodia, por otros de iguales o similares caracteristicas. Para la entrada de bienes por reposición, cuando el responsable los entregue en igualdad de condiciones de similitud, marca, modelo, caliaad. clase, cantidad, medida y estado de los que faltan, se debe tener en cuenta los siguientes parámetros: • Concepto técnico emitido por funcionario competente donde se señale que los bienes a reponer reúnen las mismas características de los faltantes. 6 ' lr- '-'----·i w ______ ___,,1tf l,. -- =- - - • ---- ·- • e p . . . . ;: • '. '..i- ,.::;:_,:2;:z· fi "'c":C: ·:z,fi "fi • ·•"" ··• , .. . ;;',;. ·;;, @ •• ,, ""'fi ,, fi--- - ____ _ . ifific•fi 1( o o l p RESOLUCI ON No. 00 3fi 95 2 6 Am. 2mo Hoja No.

·;;, @ •• ,, ""'fi ,, fi--- - ____ _ . ifific•fi 1( o o l p RESOLUCI ON No. 00 3fi 95 2 6 Am. 2mo Hoja No. Po.-laaa se fja a mao..a JH<1 eln.r,ejo-JOde bstienes de ,:<qíooad delafidef'uer!os y Tra,s¡:ole • Acta de recibo firmada por los actuantes y por el responsable de los bienes en la que se especifiquen todas las características y pormenores de la diligencia. • El almacenista elabora el comprobante de entrada del bien objeto de reposición. con base en el acta y en el concepto técnico. La reposición por tecnología se presenta cuando la Entidad adquiere bienes que por naturaleza y características. están condicionados a constantes modificaciones o cambios tecnológicos previa autorización del Ordenador del Gasto y que en et contrato de adquisición se contemple la entrega de las existentes para recibir otros de mejores condiciones tecnológicas. 3.3A Por Sobrantes: Se considera que hay sobrantes de inventarios o pruebas selectivas cuando en el momento que estos se practiquen se determine que el número de elementos es superior a los que se refle¡an en los registros. esta mayor cantidad se relaciona en el acta de la diligencia. determinando la causal que los ocasionó y para lo cual el almacenista elab orará en forma inmediata el respectivo comprobante de entrada por sobrante. S1 el sobrante es producto de inventarios o pruebas selectivas de devolutivos en servicio en las diferentes dependencias de la entidad, el servidor público que oracticó dicha actuación, debe investigar las causales y elaborar el acta respectiva

por sobrante. S1 el sobrante es producto de inventarios o pruebas selectivas de devolutivos en servicio en las diferentes dependencias de la entidad, el servidor público que oracticó dicha actuación, debe investigar las causales y elaborar el acta respectiva detallando las caracterlsticas y unidades de los sobrantes . copia de dicha acta se envía al almacén para que se produzca el respectivo comprobante de salida a nombre del func,onario que posee el bien. e informar al Grupo de Financiera El valor de los bienes objeto de los sobrantes se determina por el de los bienes de iguales caracteristicas. 3.3.5. Por Reintegro: Es la devolución al almacén de los bienes devolutivos en serv1c10 que las dependencias de la Entidad no requieran para el cumplimiento de las funciones, pudiendo la administración optar por su habilitación. redistribución o baja. Cuando el servidor público necesite devolver al almacén elementos devolutivos en uso. debe obtener la autorización del jefe inmediato. previa solicitud escrita al alm acenista donde se especifique claramente las características del bien a devolver. referentes a las especificaciones contempladas en el inventario mediante el cual recibió o las contempladas en el comprobante de salida. El almacenista al recibirlos, debe constatar su estado, clase. calidad, marca, modelo. y demás características que se encuentren en el comprobante de salida con que fueron entregados los bienes. De encontrar conforme el bien, el almacenista da entrada al almacén elaborando el respectivo comprobante. En caso que los elementos no concuerden o hayan sido sustituidos. o tengan especificaciones, marcas o números diferentes, el almacenista se abstendrá de recibir el elemento e informará por escrito al Secretano General para que se investiguen las causas y se establezcan las responsabilidades

sustituidos. o tengan especificaciones, marcas o números diferentes, el almacenista se abstendrá de recibir el elemento e informará por escrito al Secretano General para que se investiguen las causas y se establezcan las responsabilidades En ningún caso el almacenista debe aceptar la sustitución o reemplazo de bienes entregados inicialmente con otros diferentes. o aceptar bienes dañados, deteriorados. con roturas o averías sin haberse determinado la responsabilidad. 7 ) 11'- l...c'___, _____ ___ fi '¡¿ ! ,!f' fir&-r:-1-- -( o p RESOLUC ION No. 003 fi95 2 6 ABR. 2010 Hoja No. Pe, 1a rua se fla a marw p¡,a a manejo oc1 ,;. is!Ja,-vo de bs t,;ere; de pqoiEm:l de a &.\,emerosooa de Pwtos y T ,,..-,,¡,ero 3.3.6. Por Recuperación: Se entiende por recuperación de bienes, la reaparición física de estos. una vez han sido descargados de los registros de inventario y contables y cuya pérdida fue asumida por la Entidad S, posteriormente al descargo de bienes perdidos estos son recuperados. se les da nuevamente entrada al almacén y el almacenista debe producir el respectivo comprobante de entrada en donde se detalle las características y especificaciones contempladas en los documentos ,de entrada o salida iniciales. salvo que hayan sufrido disminución en su valor o condición física por daño o depreciación Si hubiere proceso de responsabilidad fiscal en curso. se informará a la Contraloria General óe la República para lo pertinente. S1 un bien recuperado hubiere sufrido daño o depreciación, el valor para su

Si hubiere proceso de responsabilidad fiscal en curso. se informará a la Contraloria General óe la República para lo pertinente. S1 un bien recuperado hubiere sufrido daño o depreciación, el valor para su reincorporación se calcula por el Grupo de Financiera de lo cual se dejará clara constancia en el comprol>ante de entrada. 3.3.7. Por traspaso: Es la entrada de bienes a la Entidad, provenientes de otras entidades públicas. El soporte para el ingreso es el documento de salida de la Enlidad que lo transfiere. 3.3.8. Por demostración o ensayo: Cuando se reciban bienes en demostración o ensayo. el ingreso se debe considerar transitorio y por lo tanto. el Almacenista firmará el recibo correspondiente con base en la orden de entrada y hará la anotación correspondiente en un archivo de control, fuera del sistema que se ilevará para estos casos. Si se llegare a efectuar la compra del elemento se producirá la entrada definitiva. ingresando el bien por el procedimiento establecido para la entrada de bienes por adquisición. En caso contrario se efectuará la devolución Tratándose de bienes en demostración es necesario que el Almacenista mantenga los soportes que justifiquen la existencia de los mismos. 3.3.9 En comodato: Se presenta cuando se ingresan al almacén bienes para uso de la Superintendencia provenientes de diferentes entidades en calidad de préstamo gratuito. con la obligación de restituirlos en el plazo establecido. 3.4. VALORACIÓN DE LOS BIENES: Todo bien que ingrese al almacén debe estar valorizado. de lo contrario se valora a precios razonables del mercado, teniendo en cuenta el estado y las características del bien.

3.4. VALORACIÓN DE LOS BIENES: Todo bien que ingrese al almacén debe estar valorizado. de lo contrario se valora a precios razonables del mercado, teniendo en cuenta el estado y las características del bien. La relación de movim iento registra el ingreso utilizando el método de valoración de inventarios - PEPS - primeros en entrar primeros en salir. c4. V 8o ' ' RE SOLUCION No. 2 6 ABR. 2010 Hoja No. oc 1a a.a se ija el rraroai P3rc'I a IT01ej<., ai11i istlafi...o de bs ooies defi de ia &.p:,:i teda ria de Puertos y T ""5p'.X!e 5 SALIDA DE BIENES DEL ALMACÉN La salida de bienes del almacén se da por solicitud de las diferentes dependencias. por entrega de elementos por traslados y por autorización de baja de bienes. Toda solicitud de elementos debe tener la firma del jefe de la Dependencia, en formato establecido. indicando nombre y cédula del funcionario que hará uso de ellos y los tendrá a su cargo, esta será despachada de acuerdo con las existencias en bodega y a la programación. 3.5.1. Com probante de salida de almacén: / El comprobante de salida de bienes del almacén, es el documento legal que ident ifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien. cesando de esta manera. la responsabilidad por la custodia. administración y conservación por parte del almacenista. El comprobante de salida dfibe elaborarse, en original y dos (2) copias que serán distribuidas así: Original para el almacén. Copia para el solicitante. Copia para el Grupo de Financiera.

parte del almacenista. El comprobante de salida dfibe elaborarse, en original y dos (2) copias que serán distribuidas así: Original para el almacén. Copia para el solicitante. Copia para el Grupo de Financiera. El comprobante de salida se elabora simultáneamente a la entrega de los bienes. con base en la solicitud de pedido debidamente tramitada y autorizada y debe contener la siguiente información básica: • Lugar y lecha de emisión • Numeración pre impresa en forma ascendente. consecutiva y continua • Identificación del almacén • Concepto de salida. especificando· Dependencia destinataria. descripción del bien (marca. modelo y numero de serie, código, unidad de medida, cantidad de elementos despachados. valor unitario y valor total, nombre y firma del almacenista y del funcionario que recibe con número del documento de identificación) . El comprobante de salida no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones y cuando excepcionalmente a ello hubiere lugar debe ser previamente autorizado por el Secretario General. El comprobante de Salida es el documento soporte para el registro de movimientos por salidas en los listados de a1macén, control de inventarios de devolutivos en servicio y asientos contable. 3.5.2. Salida de Bienes de Consumo Las diferentes dependencias de la entidad elaboraran su pedido dd elementos de consumo mensualmente de acuerdo a las necesidades reales. en el formato establecido. Las solicitudes serán presentadas en el transcurso de la última semana habil de cada mes y el Almacenista despachará los pedidos entre el 1 y el 1 O del mes siguiente. atendiendo en orden de radicado o de llegada. 9 ¡/

establecido. Las solicitudes serán presentadas en el transcurso de la última semana habil de cada mes y el Almacenista despachará los pedidos entre el 1 y el 1 O del mes siguiente. atendiendo en orden de radicado o de llegada. 9 ¡/ lt.,/ c__ _____ ___ ___ _ ________ fiJi el fi fi 17 =-- 1¿1__ ¡ ( o o

RESOLUCION No. 95 Hoja No.

Pa a cua' se tja el rrsnuar para a mane;, ainntstra!ivo de bs t.-eies de p-qj€daj de a Si..pem:eroenc:ia 00 Puat:is y T"""""" El Almacenista podrá disminuir las cantidades solicitadas previo análisis de consumo y verificación de uso de los elementos de cada dependencia. El funcionario autorizado en cada dependencia. recibe los elementos y firma el comprobante de salida de almacén. El Almacenista no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en el comprobante de salida. 3.5.3 Sali da de Bienes Devolutivos 3.5.3.1. Por soli citud de las dependencias de la Entidad: Cuando las dependencias de la entidad requieran para su uso. bienes devolutivos que se encue ntren a cargo del almacenista, se procederá de la siguiente forma: • El Jefe de la dependencia colicila el elemento que requiere, indicando el nombre y cédula del servidor que los tendrá a su cargo • Los bienes devolutivos en serviciJ, de uso común en las dependencias. estarán a cargo del Jefe de la Dependencia . Los bienes de las instalaciones locativas. tales como oficina abierta. extintores. persianas y otros. deben estar a cargo dsl funcionario responsable de la conservación y m