SUPERTRANSPORTE - Anexo Tecnico Resolución 5178 de 2023

07 COLOMBIA > CLe v POTENCIA DELA u.A « —

N V' D A 5178 DE 24/07/2023 — A ANEXO TÉCNICO — PI/PESV El presente documento tiene el propósito de definir los aspectos técnicos, tecnológicos y operativos relacionados con el Procedimiento Institucional para la verificación y seguimiento de los Planes Estratégicos de Seguridad Vial (PI/PESV) que tiene como finalidad el recolectar, consolidar, estandarizar el reporte de información para que de manera ágil, segura, confiable y oportuna permita la verificación del diseño e implementación o actualización del PESV y su posterior seguimiento mediante inspecciones y actividades de autogestión. Para tal efecto, la Superintendencia de Transporte desarrollará, implementará y dispondrá de una herramienta digital denominada: Sistema de Información de Seguimiento e Implementación del Plan Estratégico de Seguridad Vial (SISI/PESV). Por medio de esta herramienta, los sujetos obligados legalmente deberán registrar, cargar los soportes/evidencias, mantener actualizada la información y documentación necesaria para la verificación y seguimiento por parte de la Superintendencia de Transporte de los PESV en cumplimiento de los parámetros dispuestos por el Ministerio de Transporte en la Resolución 20223040040595 del 12 de julio 2022 o aquella que la modifique.

1. Consideraciones técnicas, tecnológicas y operativas del SISI/PESV a) Registro y actualización en el Sistema VIGIA: los sujetos obligados deberán estar registrados y mantener la información actualizada en el Sistema Nacional de Supervisión al Transporte — VIGIA. Esto lo podrán realizar en la página web de la

entidad o a través del siguiente enlace web:

https://www.supertransporte.gov.co/index.php/vigia/. b) Registro y actualización en el Sistema SISI/PESV: los sujetos obligados deberán ingresar al siguiente enlace web: https://]www.supertransporte.gov.co/index.php/formulario-sis-pesv/ registrar y mantener actualizada la información, así como realizar los siguientes procesos: - Autenticación y restablecimiento de Contraseña. - — Registrar y mantener la información referente al PESV y formulario primero actualizada a través del SISI/PESV. - GCargar los datos numéricos de los indicadores y las evidencias que soporten el cumplimiento de la implementación del PESV en los tiempos definidos. - Atender los requerimientos solicitados por los funcionarios de la Superintendencia de Transporte sobre la información registrada en el SISI/PESYV. c) Manual de usuario del Sistema SISI/PESV: los sujetos obligados deberán revisar y leer el manual de usuario el cual estará disponible y podrá ser consultado en el siguiente enlace web: htips://www.supertransporte.gov.co/index.php/formulario-— sis-pesv/ d) Servicios Web del Sistema SISI/PESY: los sujetos obligados podrán implementar " de manera alternativa la interoperabilidad entre sus sistemas de información con 1 4

Y ! 15-DIF-05 v2

COLOMBIA POTENCIA DE LA _í / NVIDA 5178 DE 24/07/2023 4 = u " el SISI/PESV. Para tal fin la Superintendencia de Transporte desarrollará, impiementará y desplegará un mecanismo seguro de intercambio de información a través de servicios web en aras de permitir la integración, registro y actualización de los datos en el SISI/PESY.

Por lo tanto, los proveedores tecnológicos aspirantes a recibir la autorización por parte de la Superintendencia de Transporte deberán cumplir con el proceso descrito en el numera! 4+ 2 Proceso de autorización para los proveedores tecnológicos del SISI/PESYV, del presente anexo técnico. e) Diccionario de datos del Sistema SIS1/PESV: Los sujetos obligados que opten por reportar y mantener actualizada la información a través de servicios web deberán tener en cuenta el diccionario de datos definido la Superintendencia de Transporte que podrá ser consultado en el siguiente enlace — web: https://www.supertransporte.gov.co/index.php/formulario-sis-pesv/ Atención de incidentes y/o inquietudes sobre el Sistema SISI/PESV: Los sujetos obligados podrán reportar incidentes y/o inquietudes relacionadas con el SISI/PESV, para lo cual, el sistema contará con dicha funcionalidad y podrá accederse desde el siguiente enlace web: https://www.supertransporte.gov.co/index.php/formulario-sis-pesv/

2. Periodicidad del reporte de los indicadores y evidencias 2.1. indicadores periódicos y acumulado anual

A. Siniestros viales Datos Solicitados Periodicidad Fatalidades Trimestral y acumulado anua!

Heridos graves Trimestral y acumulado anual Heridos leves Trimestral y acumulado anual Choques simples Trimestral y acumulado anual Kilómetros recorridos Trimestral y acumulado anual Costos directos de fatalidades Trimestra! y acumuiado anual Costos indirectos de fatalidades Trimestral y acumulado anual Costos directos de heridos graves Trimestral y acumulado anual Costos indirectos de heridos graves Trimestral y acumulado anual

Costos directos de heridos leves Arimestral y acumulado anual Costos indirectos de heridos leves Trimestral y acumulado anual Costos directos de choques simples Trimestral y acumulado anual Costos indirectos de choques simples Trimestral y acumulado anual

B. Administrativo Datos Solicitados Periodicidad Cantidad de riesgos identificados al inicio del año Anual Cantidad de riesgos identificados al final del año Anual Ca¡ntidad de riesgos con valoración alta identificados Anual al inicio del año Cantidad de riesgos con valoración alta identificados al final del año Anual Número total de metas definidas PESV por trimestre —| Trimestral y acumulado anual 15-DI1F-05 v2

COLOMBIA € PVOTIENCDIA ADE LA 5178 DE 24/07/2023

B. Administrativo Datos Solicitados Periodicidad Número de metas alcanzadas o logradas en el PESV Trimestral y acumulado anual por trimestre Actividades programadas a partir del plan anual de Trimestral y acumulado anual trabajo PESV Actividades ejecutadas a partir del plan anual de Trimestrat y acumulado anual trabajo PESV Capacitaciones en seguridad vial programadas Trimestral y acumulado anual Capacitaciones en seguridad vial ejecutadas Trimestral y acumulado anual Colaboradores capacitados en seguridad vial Trimestral y acumulado anual Colaboradores de la organización Trimestral y acumulado anual No conformidades identificadas y analizadas Anual No conformidades gestionadas y cerradas Anual

C, Funcionamiento Datos Solicitados Periodicidad Número de excesos en la jornada diaria de trabajo de los conductores (eventos en los que los conductores

Mensual y acumulado anual han superado el tiempo máximo permitido en la legislación) por mes Total de días trabajados por todos los conductores Mensual y acumulado anual Número diario de desplazamientos laborales con exceso de velocidad (casos en los que se superó el Mensual y acumulado anual límite definido por la organización) por me Número total de desplazamientos laborales Mensual y acumulado anual

D. Vehículos Datos Solicitados Periodicidad Vehículos propios incluidos en el programa de gestión Mensual y acumulado anual de la velocidad Número de vehículos propios utilizados para Mensual y acumulado anual desplazamientos laborales en el mes Vehículos de contratistas incluidos en el programa de Mensual y acumulado anual gestión de la velocidad Número de vehículos de contratistas utilizados para Mensual y acumulado anual desplazamientos laborales en el mes Vehículos de terceros incluidos en el programa de Mensual y acumulado anual gestión de la velocidad Número de vehículos de terceros utilizados para Mensual y acumulado anual desplazamientos laborales en el mes Número de vehículos inspeccionados diariamente Mensual y acumulado anual Número de vehículos que operan diariamente Mensual y acumulado anual Número total de actividades de mantenimiento Trimestral y acumulado anual preventivo programadas por trimestre Número de actividades de mantenimiento preventivo Trimestra! y acumulado anual ejecutadas por trimestre

2.2. Evidencias 15-DIF-05 NZ

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A. Siniestros viales

Datos Solicitados Periodicidad

Registro de vehículos siniestrados, con mínimo los siguientes campos: Fecha del siniestro, nivel de pérdida (fatalidad, heridos graves, heridos leves o choque simple), número de personas implicadas por cada nivel, placa del vehículo implicado de la empresa, nombre del conductor Mensual implicado de la empresa, identificación del conductor implicado de la empresa, consecutivo del Informe Policial de Accidentes de Tránsito (IPAT) en el RNAT del RUNT, nombre del organismo de tránsito o autoridad que elaboró el IPAT, fecha del comité donde fue analizado Copia de las actas de reunión del comité PESY, donde conste la investigación interna de los|Trimestral siniestros viales Evidencia de la divulgación de las lecciones aprendidas diferentes a capacitaciones y Trimestral certificación del área de RRHH, donde conste la retroalimentación de los implicados Certificación suscrita por el Representante Legal sobre la señalización, puestos de control, GPS, y demás gastos — realizados durante — lafTrimestral implementación de medidas para reducir la accidentalidad Detalle de cuentas a nivel de terceros de los costos directos e indirectos ocasionados por los accidentes (reparaciones, demandas pagas, etc.) con mínimo los siguientes campos: Fecha movimiento contable, código cuenta, número de Trimestral comprobante, nombre e identificación del tercero, detalle o concepto, saldo inicial, movimiento débito, movimiento crédito, saldo final Copia del informe jurídico de los procesos en contra de la empresa por todo tipo de siniestros viales, incluyendo accidentes derivados defTrimestral despiazamientos laborales y monto del fondo

para accidentes (si existe) Detalle de las provisiones derivadas de las demandas por accidentes, con mínimo los siguientes datos: Código cuenta, código interno o Trimestral numeración del proceso, fecha de demanda, descripción de la demanda, probabilidad de pérdida

B. Administrativo Datos Solicitados Periodicidad Certificación del Representante Legal donde se describa el mecanismo empleado para la medición de | Anual los riesgos Evidencia de los controles implementados para Anual minimizar los riesgos identificados al final del año 15-DIF-05 v2

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B. Administrativo Datos Solicitados Periodicidad Copia del informe presentado trimestralmente por el líder PESV al comité sobre la ejecución de los planes y | Trimestral los avances respecto a las metas Certificación suscrita por el Contador y Revisor Fiscal

(si aplica) de los recursos empleados trimestralmente Trimestral para el desarrollo del plan anual de trabajo PESV, con el detalle de la destinación de estos Listado unificado de asistentes a capacitaciones, con mínimo los siguientes campos: nombre de los Trimestral asistentes, identificación, fecha capacitación y temática dictada Evidencias (listados de asistencia, imágenes, videos, etc.) de las actividades de capacitación adelantadas a | Trimestral los conductores Listado unificado de colaboradores de la organización, con mínimo los siguientes campos: nombre, Trimestral identificación, teléfono, correo electrónico y cargo Copia del informe del líder del PESV sobre las acciones correctivas »Yy — oportunidades de mejora

Anual implementadas conforme a la auditoría realizada en la vigencia anterior

C. Funcionamiento Datos Solicitados Periodicidad Certificación del Representante Legal donde consten los límites de velocidad definidos para desplazamientos laborales en las diferentes sedes que posee la Mensual organización, desagregados por departamento, ciudad y recorrido (origen-destino) Copia del informe mensual presentado por el lider del PESY al comité sobre el total de desplazamientos laborales realizados, las multas impuestas por exceso de Mensual velocidad, llamados de atención dentro de las instalaciones y las mediciones realizadas Listado de rutas de desplazamientos laborales con mínimo los siguientes campos: origen y destino según Divipol a nivel de municipios, solicitando registrar el Trimestral punto, vereda o barrio de referencia; así como los kilómetros de cada ruta registrada y la frecuencia de uso trimestral por cada ruta Control horario aplicado a todo el personal con la siguiente información: nombre completo, identificación, cargo, tipo de vinculación (contrato directo, prestación de servicios u honorarios, Mensual outsourcing, proveedor, practicante), rol

(administrativo / operativo), fecha de medición, hora entrada, hora salida Z y 45-DIF-05 v2

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D. Yehículos Datos Solicitados Periodicidad Copia del informe mensual presentado por el líder del PESV al comité sobre el programa de gestión de Mensual velocidad y las mediciones realizadas Cantidad de desplazamientos laborales realizados en Mensual vehículos Cantidad de desplazamientos laborales realizados en

Mensual vehículos que fueron medidos Relación de infracciones por tipo o código de infracción a las normas de tránsito de tos conductores de la organización, que contenga como mínimo: fecha, nombre del conductor, identificación del conductor, Mensual placa del vehículo, código por el cual se impuso la multa, departamento y ciudad de la infracción, organismo o autoridad que impuso la multa, estado del proceso contravencional o pago de la multa Llamados de atención dentro de las instalaciones Mensual Relación Excel de los vehículos a los cuales fue realizada la inspección preoperativa, con mínimo los siguientes datos: fecha, placa, — conductor, Mensual identificación, persona que realizó ta verificación por parte de la empresa, identificación y cargo, aprobó o no aprobó Copia de los formatos empleados para las inspecciones diarias de vehículos, seleccionados en Mensual forma aleatoria para el 10% del parque automotor, siempre y cuando sea mayor a 10 vehículos Cantidad de vehículos que reportaron fallas durante el Mensual mes Relación de mantenimientos preventivos ejecutados para el 10% del parque automotor, seleccionado en forma aleatoria, siempre y cuando sea mayor a 10 vehículos, con mínimo los siguientes datos: fecha, placa, tipo de mantenimiento (preventivo / Trimestral correctivo), establecimiento o centro especializado donde se realizó la intervención, NIT, nombre de la persona que realizó el mantenimiento, identificación y rol (conductor / mecánico / Ing. Mecánico)

3. Proceso de autorización para los proveedores tecnológicos del SISI/PESV.

El aspirante a proveedor tecnológico del SISI/PESV para su autorización por parte de la Superintendencia de Transporte deberá acreditar el cumplimento del siguiente

procedimiento: a) Etapa % 1 Solicitud inicial: Los aspirantes a proveedores tecnológico del SISI/PESV deberán registrar la solicitud en el formulario digital que dispondrá la Superintendencia de Transporte y deberá seguir los siguientes pasos: - Ingresar a la URL https://www.supertransporte.gov.co/index.php/formulario-sis-pesv/ 15-DIF-05 v2 Mey” COLOMBIA ' í. POTENCIA DELA EUl V' D A 5178 DE 24/07/2023 sxy : a Nn i '—_l_ - — Ingresar a la sección “Solicitar autorización para los proveedores tecnológicos del SISI/PESY." - — Diligenciar la información de la sección "Datos del operador" - — Diligenciar la información de la sección "Datos del representante ¡egal" - Adjuntar los documentos solicitados en la sección "Carga de documentos” - Aceptar términos y condiciones - Hacer clic en el botón "Solicitar” h) Etapa 2 Revisión solicitud: la Superintendencia de Transporte en un periodo máximo de 15 días hábiles revisará e informará a través de correo electrónico registrado en el formulario digital el resultado de la validación, la cual podrá tener los siguientes resultados: - Estado Rechazada: Motivo de no cumplimiento. - Estado Aprobado: Aceptada y fecha de reunión técnica. (sujeto a disponibilidad del equipo de profesionales de la Superintendencia de Transporte) 3.1 Etapa 4 3 Reunión Técnica: La Superintendencia de Transporte detallará las consideraciones técnicas asociadas al consumo de los servicios web, estructura de datos, esquema de seguridad y demás aspectos técnicos. Asimismo, se

entregará las credenciales de seguridad, servicios web, parámetros de entrada y resultados esperados en ambiente de pruebas para el consumo de los servicios web y programación de la reunión técnica de evaluación del aplicativo. 3.2 Etapa 4 4 Pruebas en ambiente controlado: el aspirante a proveedor tecnológico del SISI/PESV deberá realizar las validaciones y consumos de los servicios web en el ambiente de pruebas de la Superintendencia de Transporte, así como preparar un informe denominado "plan de pruebas" el cual deberá contener como mínimo conlos siguientes datos: - Nombre y versión del aplicativo - Nombres, apellidos, cargo, email y teléfono del líder técnico

• CasodeUso - Nombre del Servicio Web - Fecha de larealización de pruebas - Parámetros (Datos de entrada) - — Resultado obtenido Etapa 4 5 Evaluación Técnica en ambiente controlado: el aspirante a proveedor tecnológico del SISI/PESV deberá presentar el plan de pruebas y realizar las pruebas del aplicativo en conjunto con el equipo técnico de la Superintendencia de Transporte, la reunión técnica y el resultado de las pruebas serán grabadas y documentadas. El aspirante a proveedor tecnológico del SISI/PESV recibirá por email electrónico el resultado de la evaluación, la cual podrá tener los siguientes resultados: - Estado Rechazada Evaluación Técnica: Motivo de no cumplimiento de la evaluación.

D 15-DIF-05 YZ P COLOMBIA Á POTENCIA DELA N V| DA 5178 DE 24/07/2023 == EIK - Estado Aprobado Evaluación Técnica: Asignación de las credenciales de

seguridad, URL de los servicios web, autorización, vigencia y aprobación para el consumo en ambiente productivo del SISI/PESV. d) Etapa 4 6 Puesta en Operación: el proveedor tecnológico con autorización vigente por la Superintendencia de Transporte podrá realizar la interoperabilidad con el SISI/PESY a través de los Servicios Web.

4. Condiciones de autorización para los proveedores tecnológicos del SISI/PESV.

En desarrollo de lo dispuesto en el presente anexo técnico, los proveedores tecnológicos con autorización vigente por la Superintendencia de Transporte deberán cumplir dentro de sus políticas y procedimientos las siguientes obligaciones: Disponer de la infraestructura tecnológica necesaria para los desligues del aplicativo de software, así como de los procedimientos y controles requeridos que permitan la gestión de la información conforme con las condiciones derivadas de los criterios de seguridad de la información. Disponer de un equipo de mesa de ayuda que gestione las incidencias y errores al momento de consumir los servicios web por parte del aplicativo de software. (disponer como mínimo de canales de atención por correo electrónico, teléfono, plataforma para realizar reuniones virtuales y la definición de un responsable de mesa se ayuda) Al momento de consumir los servicios web por parte del aplicativo de software se debe garantizar que este se encuentre libre de software malicioso. Disponer y mantener en operación la infraestructura tecnológica y aspectos asociados (protocolos, servicios, aplicaciones, usuarios, equipos, entre otros) requeridos para el adecuado consumo de los servicios web. Utilizar e implementar de acuerdo con su capacidad e infraestructura las mejores prácticas sobre los estándares mínimos de seguridad dispuestos en la norma Colombiana NTC-ISO/IEC 27001, Para ello se sugiere, por ejemplo, mecanismos de

monitoreo del consumo y disponibilidad del aplicativo de software que consumirá los servicios web. Disponer de planes de contingencia y continuidad debidamente documentados que garanticen la disponibilidad del servicio y la operación, los planes de contingencia y continuidad deben tener al menos los siguientes componentes: - Analisis y evaluación de riesgos: Mantener actualizada y documentada la solución tecnológica, así como los procesos que se consideran críticos para el funcionamiento de este sistema. - Estrategia de respaldo de la infraestructura tecnológica: definir diferentes l alternativas y estrategias de respaldo de la infraestructura tecnológica en > 15-DIF-05 YZ AE COLOMBIA PE , — 2 4 POTENCIA DELA . € S N VI D A 5178 DE 24/07/2023 < | | aras de garantizar la disponibilidad del servicio. Además, deberá corregir las vulnerabilidades detectadas en los procesos críticos identificadas en el análisis de riesgos. - — Plan de contingencia: defínir e implementar los procedimientos y planes de acción que permitan la ejecución del plan de contingencia.

1. Cada 6 meses se deberá generar informe con los resultados obtenidos. li. _El plan de contingencia debe revisarse y actualizarse por lo menos una vez al año, verificando nuevos riesgos en la plataforma tecnológica que soporta el sistema y tomando las acciones necesarias que permitan la continuidad y disponibilidad de la operación.

7. Mantener y suministrar sin ningún tipo de restricciones técnicas la información estadística de consumo de los servicios web, para tal fin deberá disponer como mínimo de fos siguientes datos: - Código Operador (número único asignado por la Superintendencia de

Transporte) - Tipo Identificación (Tipo identificación - sujetos obligados a implementar los PESV) - Número de Identificación (Sujetos obligados a implementar los PESV) - Fecha consumo servicio web (DD/MM/YYYY) - Parámetros entrada

• Resultado

8. Suministrar la estadística de consumo de los servicios web por parte aplicativo de software y deberá suministrar como mínimo con los siguientes datos: - Sujetos obligados a implementar los PESV - Vigencia (año) - Mes - Número de consultas realizadas - Número de consultas exitosas - Número de consultas fallidas - Tiempo de respuesta promedio. 9. informar y mantener debidamente actualizados, los procedimientos necesarios para atender de manera segura y eficiente a los sujetos obligados en todo momento, en particular cuando se presenten situaciones especiales tales como: fallas en los sistemas, restricciones en los servicios o mantenimientos programados, entre otros.

10. Suministrar a los usuarios, información clara, completa y oportuna a las personas naturales y jurídicas vigiladas por la Superintendencia de Transporte.

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SugerTranaporta

11. Garantizar la confidencialidad de la información y contar con políticas de seguridad.

12. Contar con mecanismos que garanticen la trazabilidad de consumos de los servicios por parte aplicativo de software. (log de auditoria)

13. El aplicativo de software se someterá por lo menos a una auditora cada año para verificar que los niveles de servicio, seguridad de la información y confidencialidad

se ajustan a los requisitos previstos en el presente documento y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. Los costos de las auditorias deben ser asumidos por el proveedor tecnológico y la selección del auditor será seleccionado por la Superintendencia de Transporte.

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