SUPERTRANSPORTE - Circular Externa 05 de 2015

Superintendencia de Puertos y Transporte TODOS POR UNRepública de Colombia NUEVO PAÍS Litertad y Orden CIRCULAR EXTERNA No. QOQGQQ005Fecha 2 9 20 5

PARA: SOCIEDADES PORTUARIAS, OPERADORES PORTUARIOS,CONCESIONARIOS DE INFRAESTRUCTURA, TERMINALES DETRANSPORTE, TRANSPORTADORES AÉREOS, FLUVIALES,MASIVO, POR CABLE, TERRESTRES Y DEMÁS VIGILADOS DE LASUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE DE: SUPERINTENDENTE DE PUERTOS Y TRANSPORTE ASUNTO: — Presentación de cálculos actuariales a 31 de diciembre de 2014

La Superintendencia de Puertos y Transporte se permite recordar a sus entesvigilados sobre la entrega oportuna para aprobacién' de sus estudios actuariales a 31de diciembre de 2014, entrega que debe hacerse como sigue:

A. Plazos.

Los estudios actuariales deben entregarse en los plazos establecidos por lanormatividad vigente, según el siguiente calendario: a. Primer plazo:para cálculos actuariales de aviadores civiles”, hasta | 27 de febrero de 2015] b. Segundo plazo:para los demás cálculos actuariales, según el último dígito del NIT, así: Ultimo dígito NIT Hasta Ultimo dígito NIT Hasta1 14 abril 2015 6 21 abril 20152 15 abril 2015 7 22 abril 20153 16 abril 2015 8 23 abril 20154 17 abril 2015 9 24 abril 20155 20 abril 2015 0 27 abril 2015

c. Tercer plazo:para las sucursales de sociedades extranjeras”: hasta [23 de octubre de 2015]

B. Lugar de presentación.

La entrega deberá realizarse mediante radicación en la ventanilla de correspondenciade la Superintendencia, situada en la calle 63 No. 9-A-45, piso 2, Bogotá, D.C.

C. Quienes deben presentar estudios actuariales para aprobación.

Las empresas que deben contar con estudio actuarial son aquellas que reconocen ypagan pensiones o tienen pasivo a su cargo relacionado con obligaciones pensionales ? Es función de la Superintendencia “Aprobar las reservas o cálculos actuariales en los casos en que haya lugar." (Numeral sexto del artículo 86 dela Ley 222 de 1995).? Plazo establecido por el artículo 5 del Decreto 1269 de 2009.3 Plazos establecidos por el artículo 9 del Decreto 331 de 1976y los artículos 11, 12 y 13 del Decreto 2623 de 2014. Plazo establecido por el artículo 9 del Decreto 331 de 1976 y el parágrafo 1 del artículo 12 del Decreto 2623 de 2014. Calle 63 No. 9A-45 — PBX: 352 67 00 — Bogotá D.C. www.supertransporte.gov.co 1Línea Atención al Ciudadano 01 8000 915615 OO DF M0 NN Mi 044Superintendencia de Puertos y Transporte TODOS POR UNRepública de Colombia NUEVO PAISa 00000005 44 ENE. 2015por pensiones legales o extralegales, actuales o futuras, bonos pensionales y títulospensionales.

Estas empresas deben incorporar los resultados del cálculo actuarial en sucontabilidad y estados financieros correspondientes al cierre del ejercicio anual.?

D. Que se debe presentar.

a. Comunicación solicitando la aprobación, la cual deberá mencionar expresamentelo siguiente:i. Razón social de la empresaii. Número del Nit de la empresaiii. Número y cámara de comercio de la matrícula mercantil de la empresaiv. Fecha de corte a la cual corresponde el cálculo actuarialv. Número total de personas incluidas en el cálculo actuarialvi. Valor neto global a cargo de la empresa para el cual se solicita aprobaciónvii. Administración de impuestos nacionales que le corresponde a la empresa; yviii. Dirección de la citada administración de impuestos nacionales Esta comunicación de solicitud debe ser suscrita por el representante legal. b. Resumen de resultados del cálculo actuarial, el cual debe contener la siguienteinformación:i. Grupos de cálculo?ii. Número de personas incluidas en cada grupo de cálculoiii. Valor total del cálculo actuarial para cada grupo de cálculoiv. Valor neto de la porción del cálculo actuarial a cargo de la empresa paracada grupo de cálculov. Totales generales de los conceptos anteriores para todos los grupos decálculo Este resumen de resultados debe ser suscrito por las siguientes personas: i. por el representante legal, para certificar:- que se han incluido en el estudio actuarial la totalidad de las personas conderechos pensionales actuales o eventuales, generadores de pasivo acargo de la empresa;- que la información básica del personal incluido en los cálculos actuarialescorresponde a la suministrada por la empresa al actuario;- que la empresa conoce el resultado del cálculo actuarial; yque el resultado del cálculo actuarial ha sido incorporado a los estadosfinancieros.

1. por el revisor fiscal”, para certificar:- que el resultado del cálculo actuarial ha sido incorporado a los estadosfinancieros;- que se efectuó la amortización del pasivo dando cumplimiento a las pautasy topes establecidos en la normatividad;- que el resultado del cálculo actuarial y su alcance, análisis y efectoscontables han sido incorporados a las notas a los estados financieros; y 3 “Los entes económicos obligados como patronos por normas legales o contractuales a reconocer y pagar pensiones de jubilación y/o a emitirbonos y/o títulos pensionales, deberán al cierre de cada período, elaborar un estudio actuarial en forma consistente, de acuerdo con el métodoseñalado por la entidad encargada de ejercer la inspección, vigilancia y/o control, con el objeto de establecer el valor presente de todas lasobligaciones futuras” (Artículo 77 del Decreto 2649 de 1993, modificado por el artículo 1 del Decreto 4565 de 2010).$ Pensionados totalmente por la empresa, pensionados con pensión compartida con Colpensiones, pensionados por la empresa y en expectativa decompartir con pensión de Colpensiones, pensionados inválidos, activos con requisitos cumplidos para pensión, etc.7 El resumen de resultados debe ser suscrito por el contador cuando la empresa no tiene revisor fiscal.

Calle 63 No. 9A-45 — PBX: 352 67 00 - Bogotá D.C. www.supertransporte.gov.co 2Linea Atención al Ciudadano 01 8000 915615 GD-REG-7-V8-02-Dic-2014Superintendencia de Puertos y Transporte TODOS POR UNRepública de Colombia NUEVO PAISSa ov000005 29 ENE. 201) Se wrque se dio cumplimiento a las normas que reglamentan la contabilizacion yamortización de los resultados del cálculo actuarial.

ili. por el actuario que elaboró el estudio actuarial, para certificar:- que la información básica del personal incluido en los cálculos actuarialesfue la suministrada por la empresa;- que en los cálculos actuariales se utilizaron las tablas de mortalidad y lastasas de interés aplicables según lo establecido en la normatividadgubernamental;- que los cálculos actuariales se efectuaron según la Nota Técnica que seadjunta y forma parte del estudio actuarial; yque se dio cumplimiento a las normas que reglamentan la elaboración delcálculo actuarial. c. Cálculo actuarial detallado de los resultados individuales por persona con susdatos básicos? y los resultados de las valoraciones actuariales®, clasificado ytotalizado por grupos y en cada grupo ordenado alfabéticamente según apellidosy nombres. El cálculo actuarial debe estar impreso sin sombreados ni resaltados, en papeltamaño carta u oficio, con todas sus páginas numeradas e identificadas con elnombre de la empresa y la fecha a la cual corresponde el cálculo actuarial, y contítulos descriptivos para cada una de las columnas de datos. La fuente, estilo defuente y tamaño de fuente deben asegurar legibilidad y permitir lectura a simplevista. El cálculo actuarial debe estar suscrito por el actuario que lo elaboró.

d. Cálculo actuarial en medio magnético, medio óptico o medio electronico'®, enformato Excel o similar que permita el uso en computador de los valores,cantidades e informaciones del cálculo actuarial sin que sea necesario transcribiro digitar tales valores y cantidades. e. Nota Técnica que respalda el estudio actuarial, con indicación de la metodologíaactuarial" utilizada, las formulaciones aplicadas y las definiciones de cada unade las variables que intervienen en los cálculos. La Nota Técnica debe mencionarlas bases técnicas en las que se basaron los cálculos con expresa referencia a lafecha de corte a la cual corresponde y a las tablas de mortalidad y tasas deinterés utilizadas. La Nota Técnica debe hacer referencia a cada uno de los componentes?? delcálculo actuarial que fueren aplicables tanto para el causante como para susbeneficiarios, mencionando la aplicación de rentas vitalicias o temporales,inmediatas o diferidas, según el caso, informando sobre las consideraciones enrelación con el número de mesadas', la indexación de la primera mesada, laafectación por factor de proporcionalidad para tener en cuenta el tiempo de

® Nombre completo e identificación; fechas de nacimiento, sexo y estado civil de causante y beneficiario; tiempos de servicio y de cotizacionesefectuadas al ISS/Colpensiones; valor de salario y/o mesada pensional; fecha a partir de la cual se reconoció la pensión; número de mesadasanuales; etc.% Para pensiones de jubilación: valor presente actuarial (total, a cargo de Colpensiones y neto a cargo de la empresa) para pensión del causante,pensión del beneficiario, auxilio funerario, reajuste salud, cotizaciones por efectuar al ISS/Colpensiones, etc.; para bonos y títulos pensionales:salario base y fecha base: salario de referencia, fecha de referencia y pensión de referencia: valor del bono o título a fecha de traslado, interesescausados, valor del bono o titulo a fecha de cálculo, valor a cargo de la empresa, etc.1 Preferiblemente en CD, el cual debe estar claramente identificado con el nombre de la empresa y la fecha a la cual corresponde el cálculoactuarial. Rentas contingentes crecientes fraccionarias vencidas u otra metodología pertinente, con su debida justificación.1 Mesadas pensionales ordinarias, mesada(s) adicional(es), auxilio funerario, reajuste por el incremento en la cotización para salud, cotizaciones aColpensiones para compartir la pensión, etc."343 o 14 mesadas: 13 mesadas para las pensiones superiores a tres salarios minimos causadas a partir del 25 de julio de 2005 y todas laspensiones causadas a partir del 31 de julio de 2011; y 14 mesadas para las pensiones causadas antes del 25 de julio de 2005 y para las pensionesinferiores a tres salarios minimos causadas entre el 25 de julio de 2005 y el 30 de julio de 2011. (Acto Legislativo 01 de 2005)

Calle 63 No. 9A-45 — PBX: 352 67 00 - Bogota D.C. www.supertransporte.gov.co 3Línea Atención al Ciudadano 01 8000 915615 AR NEA Fn On ma aSuperintendencia de Puertos y Transporte TODOS POR UNRepública de Colombia NUEVO PAISo ODOOOOOS 29 ENE. 2018trabajo adicional necesario para tener derecho al reconocimiento de pensión, eltratamiento a las pensiones compartidas con 1SS/Colpensiones, etc.; y debeidentificar los decretos y demás normatividad en la que se basó el estudioactuarial. La Nota Técnica debe utilizar la notación actuarial correspondiente y estarimpresa sin sombreados ni resaltados en papel tamaño carta u oficio, con todassus páginas numeradas e identificadas con el nombre de la empresa y la fecha ala cual corresponde el cálculo actuarial. La fuente, estilo de fuente y tamaño defuente deben asegurar legibilidad y permitir lectura a simple vista. La Nota Técnica debe estar suscrita por el actuario que elaboró el cálculoactuarial, con indicación de su nombre completo e identificación, información quepuede complementarse con matrícula profesional, membrecía a asociacionesprofesionales u otros datos que se consideren pertinentes. f. Relación de las variaciones presentadas en el año y novedades acontecidas enel ejercicio frente al cálculo actuarial anterior, en los grupos de cálculo o en losdatos básicos, con explicación detallada sobre casos pensionales que seextinguieron, cambiaron, surgieron, o se corrigieron.

La relación de variaciones y novedades debe estar suscrita por la empresa y porel actuario que elaboró el cálculo actuarial. g. Certificación sobre la amortización de pasivos a cargo de la empresa en la cualse indique: Con respecto al pasivo estimado por pensiones de jubilación: i. a 31 de diciembre del año al cual corresponden los estados financieros y elcálculo actuarial:- valor del cálculo actuarial a cargo de la empresavalor por amortizarvalor amortizado (amortización acumulada)- porcentaje de amortización acumulada sobre cálculo actuarial a cargo li. a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior:- valor del cálculo actuarial a cargo de la empresavalor por amortizarvalor amortizado (amortización acumulada)- porcentaje de amortización acumulada sobre cálculo actuarial a cargo iii. valor de la amortización en el ejercicio iv. aumento del porcentaje de amortización acumulada en el ejercicio v. porcentajes de amortización acumulada previstos para los años siguientes,año en el cual finalizaría la amortización y norma que establece este plazo alcual se acoge la empresa. Con respecto al pasivo cierto por bonos pensionales y por títulos pensionales?: i. a31 de diciembre del año al cual corresponden los estados financieros:- valor de los bonos o títulos pensionales expedidos Y Las cifras para bonos pensionales y para títulos pensionales deben presentarse por separado Calle 63 No. 9A-45 - PBX: 352 67 00 - Bogotá D.C. www.supertransporte.gov.co 4Línea Atención al Ciudadano 01 8000 915615 GD-REG-7-V8-02-Dic-2014E

Litestad y Orden vi. Superintendencia de Puertos y Transporte TODOS PORUNRepublica de Colombia NUEVO PAIS - valor por amortizarvalor amortizado (amortización acumulada)- valor de los intereses causados (acumulado)- porcentaje de amortización acumulada sobre valor de los bonos a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior:- valor de los bonos o títulos pensionales expedidosvalor por amortizarvalor amortizado (amortización acumulada)- valor de los intereses causados (acumulado)- porcentaje de amortización acumulada sobre valor de los bonos valor de la amortización en el ejercicio valor de los intereses causados en el ejercicio aumento del porcentaje de amortización acumulada en el ejercicio porcentajes de amortización acumulada previstos para los años siguientes,año en el cual finalizaria la amortización y norma que establece este plazo alcual se acoge la empresa. Esta certificación debe estar suscrita por el contador y el revisor fiscal! de laempresa. h. Relación de los movimientos mensuales incorporados a la contabilidad en elejercicio por concepto de pagos de mesadas pensionales; expediciones,ilinteresesy redenciones de bonos y titulos pensionales; diferencias por nuevosmontos o resultados del cálculo actuarial; amortización de pasivos relacionadoscon pensiones, bonos y títulos pensionales; etc.: sobre las cuentas de balance:- código de cuenta y subcuenta a 6 dígitosdenominación de la subcuentasaldo al inicio del ejerciciocantidad y valor de los débitoscantidad y valor de los créditossaldo al final del ejercicioexplicaciones que se consideren pertinentes sobre las cuentas de resultado:- código de cuenta y subcuenta a 6 dígitosdenominación de la subcuentacantidad y valor de los débitoscantidad y valor de los créditosmovimiento neto en el ejercicioexplicaciones que se consideren pertinentes

Esta relación debe estar suscrita por el contador y el revisor fiscal?” de laempresa. 15 La certificación debe ser suscrita por el contador únicamente cuando la empresa no tiene revisor fiscal.16 Intereses en el caso de que los bonoso títulos hayan sido expedidos17 La relación debe ser suscrita por el contador únicamente cuando la empresa no tiene revisor fiscal. Calle 63 No. 9A-45 — PBX: 352 67 00 - Bogotá D.C. www.supertransporte.gov.co 5Linea Atención al Ciudadano 01 8000 915615 CN.REC_7 V2 NI Min W144Superintendencia de Puertos y Transporte TODOS POR UNRepública de Colombia NUEVO PAIS “wee 90000005 23'ENE/2015:i. Copia de la nómina de pensionados correspondiente a uno de los tres últimosmeses del ejercicio anual!?. Esta copia puede ser remitida en forma impresa y/oen medio magnético, óptico o electrónico. j. En el caso de cálculos actuariales de aviadores civiles de empresas detransporte aéreo se debe adjuntar copia de la comunicación de envío a Caxdac!del cálculo actuarial que se presenta para aprobación.

E. Revelaciones en las notas a los estados financieros.

Sin perjuicio de las revelaciones exigidas por normatividad específica, laSuperintendencia de Puertos y Transporte recomienda incluir en las notas a losestados financieros la siguiente información?”: a. políticas y prácticas contables en relación con los pasivos estimados y lospasivos ciertos relacionados con pensiones, bonos pensionales y títulospensionales indicando si los pagos pensionales son cargados directamente aresultados;

b. origen de la responsabilidad pensional?! y beneficios cubiertos”? mencionando sise trata de pensiones compartidas o que dan origen a cuotas partes por cobrar opor pagar; c. numero de personas y valores total y a cargo de la empresa de los cálculosactuariales correspondientes a 31 de diciembre del año al cual corresponden losestados financieros y el cálculo actuarial; y a 31 de diciembre del año anterior; d. saldos por amortizar y amortizados del pasivo a cargo relacionado conobligaciones pensionales correspondientes a 31 de diciembre del año al cualcorresponden los estados financieros y el cálculo actuarial; a 31 de diciembre delaño anterior y valor de la amortización en el ejercicio; e. porcentajes de amortización a 31 de diciembre del año al cual corresponden losestados financieros y el cálculo actuarial; a 31 de diciembre del año anterior eincremento del porcentaje en el ejercicio; f. porcentajes de amortización previsto para los siguientes ejercicios; g. año en el cual se tiene previsto finalizar la amortización; e h. información adicional que la administración, el representante legal, el contador oel revisor fiscal consideren de importancia sobre los temas actuariales ypensionales que puedan afectar los estados financieros.

F. Normas internacionales de contabilidad.

La normatividad aplicable para la elaboración de los cálculos actuariales deobligaciones pensionales se mantiene sin cambio para la vigencia 2014. ‘© La copia de la nómina de pensionados solamente deberán remitiria las empresas que efectivamente pagan mesadas directamente a suspensionados. Caja de Auxilios y Prestaciones de la Asociación Colombiana de Aviadores Civiles2° presentando por separado las informaciones para pensiones, para bonos pensionales y para títulos pensionales2" pensiones convencionales, legales de vejez consolidadas antes de establecido el amparo pensional por parte del ISS, otras legales de vejez,legales de regimenes especiales, reconocidas por sentencia judicial, legales de invalidez por riesgo común no cubiertas por el sistema general depensiones, legales de invalidez originadas en accidente de trabajo o enfermedad profesional no cubiertas por el sistema general de riesgosprofesionales, legales de sobrevivientes originadas en accidente de trabajo o enfermedad profesional no cubiertas por el sistema general de riesgosprofesionales, sanción, extralegales, voluntarias, etc.mesadas pensionales ordinarias, mesada(s) adicional(es), auxilio funerario, reajuste por el incremento en la cotización para salud, cotizaciones aColpensiones para compartir la pensión, etc.

Calle 63 No. 94-45 — PBX: 352 67 00 - Bogotá D.C. www.supertransporte.gov.co 6Línea Atención al Ciudadano 01 8000 915615 GD-REG-7-V8-02-Dic-2014Superintendencia de Puertos y Transporte TODOS POR UNRepública de Colombia NUEVO PAISweet 00000005 .25. ENE, 2015Los supuestos, cálculos, mediciones, resultados, riesgos, técnicas, valoración, análisisde sensibilidad y ganancias y pérdidas actuariales así como la mortalidad, pensiones,rotación, tasas de descuento y demás suposiciones demográficas y financieras a quese refieren las normas NIC / NIIF 19 y 26 no tienen aplicación en los estudiosactuariales correspondientes a la vigencia 2014. Lo anterior resulta de tener en cuenta, entre otros aspectos, que las normasinternacionales de contabilidad (nuevo marco técnico normativo de informaciónfinanciera o nuevos estándares) se empezarán a aplicar en los ejercicios 2015 o 2016y por lo tanto la normatividad tradicional colombiana de contabilidad se aplicaintegralmente en el ejercicio 2014. Las ¢fypyesas que no requieren contar con estudio actuarial deben abstenerse deaciones, certificaciones o respuestas a esta circular. 2 us3 ENE, 2015 JAVIER ANTONIO JARAMILLO RAMIREZSuperinténdentede Puertosy Transporte Proyectó: Andrés Alberto Montañés Alzate, Asesor Despacho AmRevisaron: — Israel Alfonso Castro Vaca, Actuario contratistaLina María Margarita Huari Mateus, Jefe Oficina Jurídica eatC:\Users\actuaria\Desktop\circular externa presentación cálculos actuariales 2014.doc

Calle 63 No, 9A-45 - PBX: 352 67 00 - Bogota D.C. www.supertransporte.gov.co 7Línea Atención al Ciudadano 01 8000 915615 GD-REG-7-V8-02-Dic-2014