SUPERTRANSPORTE - Concepto 20213000552691 de 2021

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Bogotá, 03-08-2021 Señores ] Al contestar citar en el asunto Jose Alvaro Morales Castillo OOOO AR Dministrador@tlatincarga.com Radicado No.: 20213000552691

Fecha: 03-08-2021

Bogota, D.C.

Asunto: Respuesta radicado nimero 20215340869052

Respetado Señor Morales, Atendiendo su amable solicitud, procedemos a pronunciarnos en el siguiente sentido:

1. Solicitud Primera. “Con toda atención me permito solicitar que procedimientos y reglamentación existen que sean de obligatoriedad en todo lo referente al archivo de una empresa de transportes de carga en especial manifiestos de carga, remesas, ordenes de cargue y hoja de tiempos ya que por el volumen de viajes que manejamos y el tiempo que lleva la empresa es una gran cantidad de documentación y no tenemos claro que debemos hacer con estos documentos, por cuantos años debemos guardarlo en un archivo físico o si todo lo podemos tener de forma digital en el software que tenemos en nuestra empresa.”

2. Conclusiones ylo recomendaciones Primera. Según lo establecido en la Resolución 61583 del 10 de noviembre de 2016, proferida por esta Superintendencia, los supervisados por la presente entidad deberán elaborar, implementar y adoptar diferentes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos, como por ejemplo, un programa de gestión documental, la tabla de retención documental o TRD, la tabla

esta Superintendencia, los supervisados por la presente entidad deberán elaborar, implementar y adoptar diferentes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos, como por ejemplo, un programa de gestión documental, la tabla de retención documental o TRD, la tabla de valoración documental y el reglamento interno de archivo y a su vez en dicho acto administrativo se indica que el tiempo de conservación, la valoración del documentos y las decisiones sobre los mismos, las debe tomar el representante legal de la mano con quien haga las veces de líder de la gestión archivística, conforme a la importancia del documento. Haciendo especial énfasis en que los documentos contables y de seguridad social, deberán tener un tiempo de conservación mayor al resto de documentos por cuanto pueden ser objeto de fiscalización por parte de otras entidades. Segunda. A su vez y teniendo en cuenta la normatividad anteriormente referenciada, si dentro de la gestión archivística se hace necesaria la eliminación de algún tipo de documento, este procedimiento deberá ser autorizado por el Representante Legal y se deberá levantar un acta en la cual se El futuro, en es de todosS Portal Web: www supertransporte gov.co

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SuperTroneporte relacionen los documentos eliminados, lo anterior a consideración de la política archivística de la sociedad. Tercero. Para que la sociedad logré determinar una política archivística clara, y según lo contemplado en la Resolución 57839 del 7 de noviembre de 2017, proferida por esta entidad, deberá tener presente que, en el caso de la liquidación, supresión, fusión o intervención de una empresa vigilada por esta superintendencia, deberá entregar copia a esta entidad del inventario de documentos y archivos que se deriven de la prestación del servicio, de los documentos históricos y

tener presente que, en el caso de la liquidación, supresión, fusión o intervención de una empresa vigilada por esta superintendencia, deberá entregar copia a esta entidad del inventario de documentos y archivos que se deriven de la prestación del servicio, de los documentos históricos y la documentación que respalde los derechos de los empleados, sin que estos documentos deban ser custodiados.

3. Consideraciones 3.1 Marco Normativo Resolución 61583 del 10 de noviembre de 2016 Resolución 57839 del 7 de noviembre de 2017 3.2 Aplicación del marco normativo a la solicitud Instrumentos Archivísticos para la gestión documental Tratándose de la organización archivística que debe tener toda sociedad vigilada por esta superintendencia, es importante tener presente que es responsabilidad directa del representante legal y de la persona que determine, organizar los instrumentos de archivo de documentos, la conservación de estos y las reglas a aplicar en este campo, así como lo indica esta entidad en la Resolución número 61583 del 10 de noviembre de 2016, en su artículo 3: “Artículo 3°. Instrumentos archivisticos para la gestión documental.

Los supervisados por la Superintendencia, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos: a) Programa de Gestión Documental; b) Tabla de Retención Documental; c) Tabla de Valoración Documental (aplica para los supervisados que posean fondos acumulados); d) Reglamento Interno de Archivo. Parágrafo. El cumplimiento de las disposiciones adoptadas mediante la presente resolución y las demás normas relacionadas en materia archivística es responsabilidad de los representantes legales de las empresas, verificar que todos los instrumentos estén

d) Reglamento Interno de Archivo. Parágrafo. El cumplimiento de las disposiciones adoptadas mediante la presente resolución y las demás normas relacionadas en materia archivística es responsabilidad de los representantes legales de las empresas, verificar que todos los instrumentos estén El futuro, en es de todos Sede Administrativa; Diagonal 25G No. 95A-85, Bogotá, D.C.

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Gobierno ColombiaS SuperTroneporte Así mismo, de acuerdo con el artículo 7 de la misma resolució

Portal Web: www supertransporte gov.co Sede Administrativa; Diagonal 25G No. 95A-85, Bogotá, D.C. PBX:352 6700 Correspondencia: Diagonal 25G No. 95A-85, Bogotá, D.C. Línea Atención al Ciudadano: 01 8000 915615 debidamente documentados. La falta de cumplimiento de dichas disposiciones, acarrean responsabilidad no sólo por parte de la persona jurídica vigilada, sino también de quien ejerce la representación legal." , será de vital importancia que en caso de eliminación de algún documento, este proceso se realice dentro de las reglas archivísticas determinadas y bajo la expresa autorización del representante legal, así: “Artículo 7%. Eliminación de documentos. De conformidad con la normatividad archivística vigente, la eliminación de documentos de archivo sólo podrá realizarse con autorización del representante legal de los sujetos supervisados y se levantará un acta, en la que deberá constar el listado de los documentos cuya eliminación haya sido autorizada.” Ahora bien, prevén los artículos 3 y 4 de la resolución 57839 del 7 de noviembre de 2017, que en

constar el listado de los documentos cuya eliminación haya sido autorizada.” Ahora bien, prevén los artículos 3 y 4 de la resolución 57839 del 7 de noviembre de 2017, que en caso tal en el que se presente alguna forma de liquidación de la sociedad supervisada por esta entidad, se deberá hacer entrega al interventor o a la persona encargada de la nueva sociedad que asuma las funciones de la liquidada y a esta entidad, del inventario de la documentación completa sobre la cual se soportaba el servicio público prestado, haciendo especial énfasis en que la Superintendencia de Transporte, podrá en cualquier momento hacer sus funciones de vigilancia y control sobre la política archivística y la documentación relacionada, así: “Artículo 9%. Entidades suprimidas, liquidadas, fusionadas o intervenidas. Cuando se supriman, liquiden, fusionen o intervengan las empresas sujetas de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, estas deberán implementar un plan integral de archivo y levantar inventario de los documentos y archivos que se deriven de la prestación del servicio público respectivo, de los documentos históricos y de las series que respalden los derechos de los empleados y ciudadanos, tales como: expedientes laborales, nómina y documentación contable, así como las actas y demás documentos que den cuenta del desarrollo de la empresa. El cual deberá ser entregado a la entidad interventora o a la empresa o entidad a la que transfiere sus funciones y una copia a la Superintendencia de Puertos y Transporte, para su respectivo seguimiento, sin que tales documentos deban permanecer custodiados. Parágrafo 1%. Cuando una empresa supervisada por la Superintendencia deje de existir de manera definitiva, podrán entregar al Archivo General de la Nación, los archivos, los

respectivo seguimiento, sin que tales documentos deban permanecer custodiados. Parágrafo 1%. Cuando una empresa supervisada por la Superintendencia deje de existir de manera definitiva, podrán entregar al Archivo General de la Nación, los archivos, los documentos de carácter histórico y los documentos que respalden los derechos de los empleados, cumpliendo las condiciones y requisitos que establezca dicha Entidad, a quien para tales efectos deberá solicitar concepto. Para ello, deberán verificar y asegurar dentro de su presupuesto, los recursos necesarios para la implementación del plan integral de archivo y su respectiva entrega. GD-FR-004 El futuro v3 es de todos Gobierno ColombiaS Portal Web: www supertransporte gov.co

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SuperTroneporte Artículo 10. Inspección y vigilancia. La Superintendencia de Puertos y Transporte, podrá realizar en cualquier momento actividades de inspección y vigilancia, para verificar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Resolución y las demás complementarias en tema de archivo.” Finalmente, el artículo 5 de la Resolución anteriormente mencionada hace especial referencia en que, con la finalidad de garantizar la organización archivística dentro de las sociedades vigiladas por esta superintendencia, estás podrán hacer de los diferentes medios de las tecnologías y la información en sus procesos de archivo, así: Artículo 5%. Programa de gestión documental. En la implementación del programa de gestión documental, se podrá contemplar el uso de nuevas tecnologías de información, empleando para ello cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático para la producción, conservación y servicios documentales de archivo, siempre que quede garantizada la organización archivística, la autenticidad, posterior consulta e integridad, así como la interoperabilidad de los sistemas, seguridad y

informático, óptico o telemático para la producción, conservación y servicios documentales de archivo, siempre que quede garantizada la organización archivística, la autenticidad, posterior consulta e integridad, así como la interoperabilidad de los sistemas, seguridad y perdurabilidad de la información, el ciclo vital de los documentos, la posibilidad de reproducción y el funcionamiento razonable del sistema, durante el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental para cada una de las series documentales.

4. Alcance de las funciones de la Superintendencia de Transporte Es relevante aclarar que la Superintendencia de Transporte no tiene funciones de regulación, ni tampoco tiene funciones jurisdiccionales que le permitan pronunciarse sobre casos específicos para ordenar devoluciones de dineros, indemnizaciones o condenas semejantes.

Para entender lo dicho, nótese lo siguiente: En primer lugar, en nuestro esquema constitucional se previó que en principio debería haber una separación entre la autoridad que regula y la autoridad que supervisa! Una vez se dispone la regulación para un sector en particular, corresponde ejecutar la supervisión de su cumplimiento. En el sector transporte, el Ministerio de Transporte cuenta con funciones de regulación, así como la Aeronáutica Civil en lo de su competencia, por lo tanto, son esas autoridades las que cuentan con la facultad de expedir normas generales que regulen la actividad transportadora en sus diferentes modos. Cfr. H. Corte Constitucional Sentencia C-406 de 2004 El futuro, en es de todos Sede Administrativa; Diagonal 25G No. 95A-85, Bogotá, D.C.

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SuperTroneporte En segundo lugar, el esquema de supervisión previsto en nuestra constitución es un “sistema dual”, así: de una parte, supervisión del Estado, bajo la orientación del Presidente y ejecutada por entidades especializadas y técnicas; y de otra parte supervisión por los ciudadanos, mediante acceso a documentos públicos, denuncias y ejercicio de acciones públicas?. En lo que corresponde a la supervisión del Estado, hay tres tipos de funciones de policía administrativa económica que se pueden ejercer: (i) el poder de policía -relacionado con la expedición de reglas generales-, (ii) la función de policía -relacionada con la expedición de actos jurídicos concretos y particulares, en ejecución y las reglas generales-, y (iii) la actividad de policíarelacionada con la operación material para ejecutar la función de policia-. Veamos: La Superintendencia de Transporte ejerce el “poder de policía”, pero limitado a la expedición de reglas dirigidas a los sujetos supervisados con el fin de: (a) instruirlos sobre cómo deben cumplir sus obligaciones legales y reglamentarias, o (b) imponer mecanismos de vigilancia eficientes. Asimismo, ejerce la “función de policía”, aplicando la legislación vigente a casos concretos. En este punto, se desarrollan investigaciones para proteger el interés general, pero no cuenta con competencias para pronunciarse sobre condenas de perjuicios o pretensiones similares, los cuales deben ser puestos en conocimiento de los Jueces de la República si así

En este punto, se desarrollan investigaciones para proteger el interés general, pero no cuenta con competencias para pronunciarse sobre condenas de perjuicios o pretensiones similares, los cuales deben ser puestos en conocimiento de los Jueces de la República si así lo considera el solicitante. Como regla general no ejecuta la “actividad de policía”, considerando que ni por virtud de la ley, ni de los decretos 101 de 2000 ni 2409 de 2018, cuenta con funciones para realizar acciones de control en vía. Al respecto, corresponde a la Policía Nacional y a los agentes de tránsito realizar el control de las disposiciones correspondientes en las vías, según cada jurisdicción. De esa forma, será la Policía de Tránsito y los agentes en cada jurisdicción quienes ejerzan las “actividades de policía” para el cumplimiento del régimen normativo del tránsito y transporte. 2 Cfr. Corte Constitucional Sentencias T-270 de 1994, C-205 de 2005, C-780 de 2007. Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Tercera Consejera Ponente Ruth Stella Correa Palacio. Sentencia del 02-03-2006 3cfr. Consejo de Estado. Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Cuarta Sentencia del 17-02-1994 CP Delio Gómez L AT Superintendencia de Transporte tendrá las siguientes funciones: (...) 13. Impartir instrucciones para la debida prestación del servicio público de transporte, puertos, concesiones e infraestructura, servicios conexos, y la protección de los usuarios del sector transporte, así como en las demás áreas propias de sus funciones: fijar criterios que faciliten su cumplimiento y señalar los

servicio público de transporte, puertos, concesiones e infraestructura, servicios conexos, y la protección de los usuarios del sector transporte, así como en las demás áreas propias de sus funciones: fijar criterios que faciliten su cumplimiento y señalar los trámites para su cabal aplicación. Cfr. Decreto 2409 de 2018 articulo 5. "Son funciones del Despacho del Superintendente de Transporte: (...) 6. Impartir instrucciones en materia de la prestación del servicio de transporte, la protección de sus usuarios, concesiones e infraestructura, servicios conexos; así como en las demás áreas propias de sus funciones: fijar criterios que faciliten su cumplimiento y señalar los procedimientos para su cabal aplicación.” Cfr. Decreto 2409 de 2018 articulo 7. “(..) Las superintendencias, entonces, cuentan por regla general, con la facultad de instruir a los destinatarios de su vigilancia y control sobre la forma de ejecutar de la mejor manera posible las normas que regulan sus actividades, y respecto de ciertos requisitos que ellos deben cumplir en aras de facilitar las labores de verificación y encauzamiento de las actividades, que son necesarias para la efectiva vigilancia y control a cargo de dichas entidades." (Negrilla fuera de texto) Cfr. H. Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo. Sección Tercera. Sentencia del 8 de marzo de 2007. CP: Ramiro Saavedra Becerra. Radicación número: 11001-03-26-000-1998-00017-00 (15071) Scr.H. Consejo de Estado Sala de lo Contencioso Administrativo Sección Tercera CP: Ramiro Saavedra Becerra 08-03-2007 El futuro, en es de todos 5 Sede Administrativa; Diagonal 25G No. 95A-85, Bogotá, D.C.

El futuro, en es de todos 5 Sede Administrativa; Diagonal 25G No. 95A-85, Bogotá, D.C.

Correspondencia: Diagonal 25G No. 95A-85, Bogotá, D.C. Línea Atención al Ciudadano: 01 8000 915615

Gobierno ColombiaPortal Web: www supertransporte gov.co Sede Administrativa: Diagonal 25G No. 95A-85, Bogotá, D.C. PBX: 352 6700 Correspondencia: Diagonal 25G No. 95A-85, Bogotá, D.C. Línea Atención al Ciudadano: 01 8000 915615 S SuperTroneporte Finalmente, la Superintendencia de Transporte cuenta con un Centro de Arbitraje, Conciliación y Amigable Composición del Sector Transporte y su infraestructura. Los interesados pueden acudir a éste, cuando tengan alguna diferencia o conflicto causado entre los interesados, como propietarios de vehículos y empresas o aseguradoras, y consideran que existe vulneración de algunos de los bienes jurídicos tutelados, con el fin de encontrar una solución de forma gratuita, ágil y en términos de eficacia, economía, imparcialidad, ahorro de tiempo y costos económicos de un proceso judicial.

Sin embargo, NO es una obligación por parte de los usuarios del transporte e infraestructura agotar este trámite ante este Centro de Arbitraje, Conciliación y Amigable Composición en caso de que deseen acudir ante un juez y presentar la demanda correspondiente. De conformidad con lo expuesto, la Superintendencia de Transporte no cuenta con funciones para pronunciarse sobre solicitudes relacionadas con denuncias penales, o solicitudes de reconocimiento de dineros, reconocimiento de perjuicios, o solicitudes para modificación de la regulación vigente.

De conformidad con lo expuesto, la Superintendencia de Transporte no cuenta con funciones para pronunciarse sobre solicitudes relacionadas con denuncias penales, o solicitudes de reconocimiento de dineros, reconocimiento de perjuicios, o solicitudes para modificación de la regulación vigente.

5. Mecanismos de atención de la Superintendencia de Transporte Para radicar solicitudes o recibir atención de parte de la Superintendencia de Transporte puede

acudir a cualquier de los siguientes canales: 5.1 Por medios electrónicos: En nuestra página web www.supertransporte.gov.co, en el botón “Radica tu PQR”. En nuestra página web www.supertransporte.gov.co, en el Chat Virtual ubicado en la parte inferior el costado derecho de la página. Porcorreo electrónico, escribiendo a ventanillaunicaderadicacion@supertransporte.gov.co Al correo notificajuridica Osupertransporte.gov.co, sólo para notificaciones judiciales. 5.2. Por teléfono Alnúmero 018000 915 615 - horario de atención de lunes a viemes de 8:00 a.m. - 5:00 p.m., sábados de 8:00 a.m. - 12:00 p.m. Al número (571) 3526700 - horario de atención de lunes a viernes de 8:00 a.m. - 5:00 p.m. ¿Cómoconduzco? 767 Opción 3 Horario 24/7 5.3. Atención presencial El futuro — GD FROO es de todos [NPortal Web: www supertransporte gov.co Sede Administrativa: Diagonal 25G No. 95A-85, Bogotá, D.C. PBX: 352 6700 Correspondencia: Diagonal 25G No. 95A-85, Bogotá, D.C. Línea Atención al Ciudadano: 01 8000 915615

Centro Integral de Atención al Ciudadano: Diagonal 25G No. 95A -85 en Bogotá, D.CHorario de atención de lunes a viernes de 8:00 a.m. - 5:00 p.m. En la parte inferior del portal web de la Superintendencia de Transporte puede ver la ubicación de los Regionales de la Superintendencia en los diferentes municipios del país.

6. Aclaración sobre la no obligatoriedad De acuerdo a lo dispuesto por el Decreto 2409 de 2018 “Por el cual se modifica y renueva la estructura de la Superintendencia de Transporte y se dictan otras disposiciones”, la Oficina Asesora Jurídica no ostenta la competencia para dirimir controversias ni declarar derechos como quiera que esto le compete a los jueces de la República y, excepcionalmente, a las autoridades administrativas cuando la ley les atribuya dicha función. Es por lo anterior que los conceptos emitidos: (i) son de carácter orientador; (ii) no son de obligatorio cumplimiento para la entidad o terceros; y (iii) se emiten en forma general y abstracta.

Aunado a ello, es importante dejar en claro al consultante que el derecho de petición de rango constitucional supone para el Estado la obligación de responder de fondo las peticiones que se formulen, pero no obliga a hacerlo en el sentido que demanda el interesado, en otras palabras, el derecho de petición no implica que la administración deba acceder a lo pedido. Lo anterior ha sido reafirmado por la Corte Constitucional en su jurisprudencia cuando concluye que, la respuesta de fondo a las consultas elevadas por los ciudadanos se encuentra al margen de que el pronunciamiento de la administración le sea o no favorable al peticionario (Ver. Sentencia T-139 de 2017 y Sentencia T-146 de 2012).

fondo a las consultas elevadas por los ciudadanos se encuentra al margen de que el pronunciamiento de la administración le sea o no favorable al peticionario (Ver. Sentencia T-139 de 2017 y Sentencia T-146 de 2012). La presente consulta se absuelve en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo - CPACA, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015. Atentamente, Maria Fernanda Serna Quiroga Jefe Oficina Asesora Jurídica

Proyectó: Laura Camila Sanchez Lombana Revisó: Maria Fernanda Sema Quiroga COPOS El futuro V3 es de todosSuperTroneporte Ruta: c:archivos/archivos/documentos GD-FR-004 v3

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