SUPERTRANSPORTE - Guía sobre SIPLAFT_ocred

GUÍA SOBRE

SIPLAFT

www.supertransporte.gov.co

CARMEN LIGIA VALDERRAMA ROJAS

Superintendente de Transporte

CAMILO PABÓN ALMANZA

Superintendente Delegado De Tránsito y Transporte Terrestre

WILMER ARLEY SALAZAR ARIAS

Superintendente Delegado De Concesiones e Infraestructura

ÁLVARO CEBALLOS SUÁREZ

Superintendente Delegado De Puertos

ADRIANA DEL PILAR TAPIERO CÁCERES

Superintendente Delegado De Protección de Usuarios

MARÍA PIERINA GONZÁLEZ FALLA

Secretaria General

MARÍA DEL ROSARIO OVIEDO ROJAS

Jefe de Oficina Asesora Jurídica PAULA ANDREA JARAMILLO HERRERA Directora de Promoción y Prevención de Tránsito y Transporte

Apoyo de:

CARLOS ANDRÉS NARANJO MARTÍNEZ

CRISTIAN CAMILO RODRÍGUEZ CAMELO Grupo “Juventud y Meritocracia”

Diseño: JEISSON HERNÁN DÍAZ DUARTE Presentación Los ciudadanos deben conocer cómo funciona su Superintendencia de Transporte, no sólo de puertas hacia afuera, sino internamente y sobre todo en el corazón de una entidad que se renovó con miras a la legalidad y la transparencia.

La Superintendencia debe generar reglas claras y estables en el tiempo, para que quienes participan en el mercado las conozcan y se adecúen a aquellas. Esta Guía es uno de los instrumentos que facilitan ese resultado. La Guía se expidió basándose en las buenas prácticas para la expedición de “soft law”, pues pretende explicar cómo la Superintendencia ejerce sus

facultades, así como refleja una interpretación actual de la ley -sin reemplazarla-, y como factor fundamental, se expidió con cooperación y diálogo con los participantes del mercado. En efecto, tras publicar el borrador de Guía, se recibieron comentarios de agremiaciones, empresas privadas y ciudadanos. Agradecemos a quienes participaron de manera activa en la construcción de este documento. Ese futuro que queremos es de todos y es por eso que esta Guía se ha construido entre todos. Estamos cumpliendo con el compromiso de obrar con legalidad, con transparencia y apoyando el emprendimiento en el sector transporte. Nuestra Superintendencia no para. Carmen Ligia Valderrama Rojas Superintendente de Transporte

GUÍA SOBRE

SIPLAFT

CONTENIDO

I. GENERALIDADES ...................................................................................... 1. ¿Qué es SIPLAFT?..................................................................................... 2. ¿Qué es el riesgo de lavado de activos?..................………....................

3. Lavado de activos en Colombia……..…………....…………………….......…. 4. ¿Qué es el riesgo de financiación del terrorismo?...............................

II. FASES DEL SIPLAFT …………………………………………………….…….........

1. FASE 1: Diseño y aprobación de la implementación de políticas.......

2. FASE 2: Procedimientos de prevención y control del riesgo de LA/FT/FPADM.......................................................................................

3. FASE 3: Oficial de cumplimiento, capacitación y mantenimiento de registros...............................................................................................

III. SUPERVISIÓN ……………...…………………..……………….……..……............ ¿Cómo se hace el reporte a la Superintendencia de Transporte?....

IV. FUENTES ………………………………………………………………………............

Fuentes y autores de las imágenes ….....…………………..…………….…......

I. GENERALIDADES 1. ¿Qué es SIPLAFT?

Es un Sistema Integral para la Prevención y Control del Lavado de Activos, la GUÍA SOBRE SIPLAFT Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. www.supertransporte.gov.co Es un Sistema Integral para la Prevención y Control del Lavado de Activos, la Financiación del Terrorismo y el Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva. 2. ¿Qué es el riesgo de lavado de activos?

Lavado de Activos: Es la modalidad mediante la cual organizaciones criminales buscan dar apariencia de legalidad a recursos fruto de sus actividades ilícitas. En otras palabras, es el proceso de hacer que “dinero contaminado” parezca limpio, permitiendo que los delincuentes y organizaciones criminales obtengan beneficios.

Fuente: UIAF Riesgo: El riesgo de lavado de activos, consiste en la posibilidad de que la empresa sea utilizada para cometer este delito.

3. Lavado de activos en Colombia En Colombia es un delito que se encuentra descrito en el Código Penal (art. 323).

La tipificación del delito incluye la actividad de transportar, almacenar, conservar, custodiar o administrar bienes que tengan su origen en actividades ilícitas. También se considera un delito darle a los bienes provenientes de dichas actividades la apariencia de legalidad o los legalizarlos, ocultar o encubrir la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino, movimiento o derecho sobre tales bienes. 4. ¿Qué es el riesgo de financiación

del terrorismo?

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO: Es el apoyo financiero en cualquier forma (con dineros de origen lícito o ilícito), al terrorismo o a aquellos que lo fomentan, planifican o están implicados en el mismo.

II. FASES DEL

SIPLAFT

1. FASE 1: Diseño y aprobación de la implementación de políticas a. ¿Qué son las políticas?

Son los lineamientos o directrices que deben adoptar las empresas para permitir el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del SIPLAFT. Estas políticas deben traducirse en reglas de conducta y procedimientos incorporados en un código de ética, que orienten la actuación de la empresa, sus socios, trabajadores(as) y contratistas. Para diseñar las políticas se requiere como mínimo: +Impulsar en todos los niveles de la empresa la cultura de administración del riesgo de LA/FT/FPADM. +Implementar el deber de todos los órganos de la empresa de cumplir estrictamente con los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SIPLAFT. b. Ejemplo del diseño de políticas Diseñar las políticas, significa indicar los modos de actuar que se espera que la empresa tenga frente a determinadas situaciones. Por ejemplo: Establecer comportamientos que prevengan y den solución a conflictos de interés. Consagrar mayores exigencias de vinculación de clientes y de monitoreo de operaciones de personas nacionales o extranjeras que por su perfil o por las funciones que desempeñan, puedan exponer en mayor grado a la empresa al riesgo de LA/FT/FPADM. Señalar los pasos a seguir frente a los riesgos

asociados de LA/FT/FPADM y a sus factores generadores. Garantizar la reserva de la información reportada a las autoridades. Establecer como exigencia a los trabajadores(as) y contratistas que prefieran siempre el cumplimiento de las reglas del SIPLAFT ante el logro de las metas comerciales.

Aprobación: Las políticas deben ser aprobadas por el máximo órgano social y deben ser comunicadas a todos los empleados, socios, directivos, administradores, contratistas, clientes, proveedores y toda aquella persona vinculada con la empresa.

2. FASE 2: Procedimientos de prevención y control del riesgo de LA/FT/FPADM Conocer los clientes, Determinar el monto máximo proveedores, socios, en efectivo que puede empleados y P.E.P. con utilizarse al interior de la debida diligencia. empresa.

Identificar operaciones inusuales. Conocer los clientes, proveedores, socios, Establecer mayor rigurosidad si se trata de transacciones con empleados y P.E.P. con personas naturales o jurídicas debida diligencia. procedentes del extranjero. a. Señales de alerta: Toda situación que escapa a aquello que la empresa transportadora determine como normal respecto de las operaciones realizadas o de sus clientes. Por ejemplo: Información de un generador de carga o proveedor que no Transporte de productos que se pueda confirmar. no corresponden al giro ordinario de sus negocios Está reportado Rutas de repartición de la carga en en listas restrictivas. zonas alejadas de los núcleos urbanos, con escasa población y alta probabilidad de ser controlada por grupos al margen de la ley..

b. Clientes de especial cuidado: Las PEP (personas expuestas políticamente) son aquellas quienes tienen o ha tenido una función pública visible, es decir, “individuos que cumplen o a quienes se les han confiado funciones públicas prominentes”. Debido a su posición e influencia, se reconoce que potencialmente podrían ser utilizadas indebidamente para cometer lavado de dinero y delitos conexos, como la corrupción y el soborno. Las PEP pueden ser nacionales o extranjeras.

Fuente: GAFILAT Que alguien tenga la calidad de PEP, no significa que necesariamente sea una persona corrupta o que haya sido incriminada en actos de corrupción. No obstante, su condición debe ser gestionada por las empresas de carga para comprender y protegerse los potenciales riesgos de lavado de activos asociados a estos clientes y sus transacciones. En Colombia, el Decreto 1674 de 2016 indica quiénes son PEP nacionales.

c. Operaciones sospechosas: Es aquella transacción que por su cantidad, cuantía o calidad no se ajusta a las pautas de normalidad de un sector o industria. Las empresas de carga deben reportar a la UIAF cuando detecten esta operación y abstenerse de realizarla. Además, conviene, al menos: Monitorear la ruta durante el envío y las condiciones del viaje. Verificar la Prever y aplicar un mercancía a protocolo en caso de cargar intento de cambio de Monitorear el mercancía, ruta, destino proceso de o cualquier otra cargue condición inicial.

Recomendación especial: Dejar evidencia de todos los procesos y resultados (registro fotográfico, video, formatos diligenciados,

documentos,…), independientemente que el servicio se preste con vehículos propios o no.

3. FASE 3: Oficial de cumplimiento, capacitación y mantenimiento de registros a. ¿Quién es un oficial de cumplimiento?

Es un empleado de la empresa a nivel directivo, con poder de decisión encargado de implementar el SIPLAFT en la empresa, garantizando que se cumplan las políticas y procedimientos que prevengan que la empresa sea utilizada para el lavado de activos, la financiación del terrorismo y la proliferación de armas de destrucción masiva. Además, deberá presentar un informe semestral a los administradores y uno anual al máximo órgano social de su gestión. b. ¿A quién se debe capacitar en la empresa? La empresa deberá brindar capacitación tanto en el momento del ingreso, como una vez al año a todos sus empleados sobre las políticas y procedimientos del SIPLAFT. c. ¿Dónde se consignan las políticas y los procedimientos del SIPLAFT? La empresa debe construir (redactar) un documento donde se consigne toda esta información. Además, está en la obligación de conservar todos los documentos relativos al LA/FT/FPADM.

A tener en cuenta: INFORMACIÓN DOCUMENTADA Se deben documentar y registrar todos los elementos, procedimientos y etapas del SIPLAFT con el propósito de validarlos, hacerles seguimiento y actualizarlos en forma debida y cada vez que sea necesario, garantizando la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la información contenida.

III. SUPERVISIÓN De conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 526 de 199, la supervisión es la actividad ejercida por la Superintendencia de Transporte sobre las

empresas sometidas a su vigilancia, inspección y control, en razón de sus facultades legales. La Superintendencia de Transporte vela, entre otros, por la seguridad y la legalidad en materia de tránsito, transporte y su infraestructura.

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www.supertransporte.gov.co 3.1 ¿Qué se reporta y a quién? Para lograr el objetivo de la supervisión, la Resolución 74854 de 2016 obliga a las empresas de carga terrestre a reportar a dos entidades distintas, cierto tipo de información. Esta es la norma vigente para el sector y, en la medida que cambie, se actualizará esta Guía. A la A la Unidad de Superintendencia Información y Análisis de Transporte Financiero–UIAF Sólo los documentos que Sólo las situaciones + prueban que se implementó sospechosas que son de

SIPLAFT en la empresa: interés para la UIAF: + Acta de aprobación de + Reporte de operaciones políticas ALA/CFT. sospechosas (ROS). + Datos del oficial de + Reporte de ausencia de cumplimiento. operaciones sospechosas Certificados de (No ROS). + conocimientos en + Reporte de transacciones prevención de LA/FT. múltiples carga (TM).

Indicación de las fechas + Reporte de transacciones en que se reporta a la múltiples carga. UIAF. 3.2 ¿Cómo se hace el reporte a la Superintendencia de Transporte? En primer lugar la empresa debe asegurarse de estar registrada como usuaria con contraseña en el sistema Vigia. Luego, se debe ingresar al módulo Reporte de Información y allí, se

ingresa al módulo SIPLAFT. Una vez en este módulo, se despliegan cuatro opciones para ser diligenciadas: - Oficial de cumplimiento. - Información SIPLAFT. - Anexos información SIPLAFT. - Información periódica. Para seguir el paso a paso, puede revisar el manual del usuario para el módulo SIPLAFT en VIGIA, disponible en la web: http://www.supertransporte.gov.co/documentos/2019/Ag osto/Sistemas_28/MU_VIGIA_SIPLAFT_VIGILADO_V5.3.2. pdf 3.3 ¿Qué seguimiento se hace a la información reportada a la Superintendencia de Transporte? Oficial de cumplimiento Evidencias (anexos) del sistema SIPLAFT Fechas de reporte Para verificar: a la UIAF ! Existencia

Para constatar: ! Responsabilidad

! Existencia Para comprobar: ! Idoneidad ! Conformidad con ! Funcionalidad principios legales y del sistema ALA/CFT La información que llega a la Superintendencia de Transporte no queda estática, pues con ella se hacen acciones de promoción y prevención in situ y extra situ. La revisión de esta información permite tomar decisiones a la Superintendencia de Transporte sobre los procesos a seguir frente a cada empresa vigilada (incluso si no reporta información, caso en el cual está incumpliendo una instrucción de esta Superintendencia), y realizar la evaluación del propio sistema de supervisión. En caso de observar alguna inconsistencia, la ausencia de los reportes o la falta de actualización, la Superintendencia impondrá las sanciones correspondientes de acuerdo con lo establecido en el literal c) del artículo 46 de la Ley 336 de 1996

3.4 ¿Qué interacción se logra con la información reportada a la Superintendencia de Transporte? Como cada empresa de carga terrestre debe hacer reportes a dos entidades diferentes, estas entidades tienen la oportunidad de interactuar con el propósito de obtener colaboración mutua. Cooperación interinstitucional y Validación de la información aportada Implementación Reporte de del SIPLAFT Operaciones Sospechosas El propósito es validar que la información reportada a cada entidad corresponde con la realidad, mantener un monitoreo periódico de la actividad de carga terrestre en el territorio nacional y generar alertas tempranas cuando sea necesario. IV.FUENTES Fuentes y autores de las imágenes