SUPERTRANSPORTE - Manual de contratación

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PROCESO GESTIÓN CONTRACTUAL

Manual de Contratación

PRESENTACION

El Manual de Contratación de la Superintendencia de Transporte tiene como finalidad establecer los lineamientos y responsabilidades que orientan la gestión contractual de la Entidad, en concordancia con los principios, normas y disposiciones que regulan la contratación estatal en Colombia. Este instrumento constituye una guía práctica para los servidores públicos, contratistas y demás actores que intervienen en las diferentes etapas del proceso contractual, desde la planeación hasta la liquidación de los contratos.

El Manual se fundamenta en los principios de transparencia, economía, responsabilidad, eficiencia y selección objetiva, y busca garantizar el adecuado uso de los recursos públicos, el cumplimiento de los fines misionales de la Superintendencia de Transport e y la satisfacción del interés general. Así mismo, promueve la estandarización de criterios y procedimientos, la mitigación de riesgos y el fortalecimiento de los mecanismos de control y seguimiento contractual.

En este sentido, el Manual de Contratación se consolida como una herramienta de consulta obligatoria y permanente, que contribuye al mejoramiento continuo de la gestión contractual de la Entidad y al cumplimiento del marco legal vigente, en armonía con las políticas institucionales

En este sentido, el Manual de Contratación se consolida como una herramienta de consulta obligatoria y permanente, que contribuye al mejoramiento continuo de la gestión contractual de la Entidad y al cumplimiento del marco legal vigente, en armonía con las políticas institucionales y las directrices impartidas por las autoridades competentes.GC-MA-001-V.2 Página 2 de 62

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TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION ................................................................................................................................................... 1

1. OBJETIVO GENERAL .................................................................................................................................. 5

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS ....................................................................................................................... 5

3. ALCANCE ....................................................................................................................................................... 6

4. DEFINICIONES ............................................................................................................................................. 6

5. MARCO NORMATIVO .................................................................................................................................. 6

6. RESPONSABILIDADES ............................................................................................................................... 6 ................................................................................................................................................................................... 8

7. ASPECTOS GEENRALES .......................................................................................................................... 8 7.1 Principios de la Contratación Estatal ............................................................................................................ 8 7.2 Términos y definiciones generales en materia contractual....................................................................... 10 7.3 Documentos asociados ................................................................................................................................. 16 7.4 Régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflictos de interés. .............................................. 16

8. NATURALEZA Y COMPETENCIA DE LA SUPERINTENDENCIA DE TRANSPORTE ................................ 17 8.1 Naturaleza Jurídica de la Superintendencia de Transporte .................................................................... 17

8. NATURALEZA Y COMPETENCIA DE LA SUPERINTENDENCIA DE TRANSPORTE ................................ 17 8.1 Naturaleza Jurídica de la Superintendencia de Transporte .................................................................... 17 8.2 Competencia y delegación de las entidades estatales ............................................................................ 17 8.3 Competencia y delegación de la actividad contractual de la superintendencia de transporte .......... 18 8.5 Comité de contratación ................................................................................................................................. 18 8.6 Coordinación para adelantar el proceso de contratación ........................................................................ 19

9. PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL DE LA SUPERINTENDENCIA DE TRANSPORTE ...... 19 9.1 Modalidades de selección del contratista, justificación y fundamentos jurídicos ................................ 19 9.1.1 Licitación pública: ................................................................................................................................ 19 9.1.2 Selección abreviada: ........................................................................................................................... 19 9.1.3 Concurso de méritos:.......................................................................................................................... 23 9.1.4 Contratación directa: ........................................................................................................................... 24 9.1.5 Contratación de mínima cuantía: ..................................................................................................... 24

10. ETAPAS DEL PROCESO CONTRACTUAL .............................................................................................................. 24GC-MA-001-V.2 Página 3 de 62

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10.1 Etapa de planeación. .................................................................................................................................. 29 10.1.1 Elaboración y Actualización del Plan Anual de Adquisiciones ............................................. 29 10.1.1.1. Elaboración ..................................................................................................................................... 30

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10.1 Etapa de planeación. .................................................................................................................................. 29 10.1.1 Elaboración y Actualización del Plan Anual de Adquisiciones ............................................. 29 10.1.1.1. Elaboración ..................................................................................................................................... 30 10.1.1.2 Aprobación ....................................................................................................................................... 31 10.1.1.3 Publicación ....................................................................................................................................... 31 10.1.1.3 Ejecución .......................................................................................................................................... 31 10.1.1.4 Seguimiento ..................................................................................................................................... 31 10.1.1.5 Modificación ..................................................................................................................................... 32 10.1.2 La etapa precontractual........................................................................................................................... 32 10.1.2.1 Elaboración de los Estudios y Documentos Previos: .......................................................... 33 10.1.2.2 Análisis del sector: ......................................................................................................................... 34 10.1.2.3 Disponibilidad Presupuestal: ...................................................................................................... 35 10.2 Etapa de Selección. .................................................................................................................................... 35 10.2.1 Evaluación de las Ofertas: ............................................................................................................... 36 10.2.2 Adjudicación o Declaratoria de Desierta: .................................................................................... 37 10.3 Etapa contractual. ........................................................................................................................................ 38 10.3.2 Supervisión o Interventoría de los contratos:............................................................................ 39 10.3.3 Finalidad de la Supervisión e Interventoría: ................................................................................ 39 10.3.4 Seguimiento para la entrega y pago del bien, obra o servicio contratada:........................ 40 10.4 Modificaciones Contractuales .................................................................................................................... 40 10.4.1 Plazo para presentar la solicitud de modificación: .................................................................. 41 10.4.2 Cesión de derechos económicos: ................................................................................................. 43 10.4 3 Suspensión: ......................................................................................................................................... 44 10.4.4 Reanudación de la ejecución del contrato: ................................................................................. 44

10.4.2 Cesión de derechos económicos: ................................................................................................. 43 10.4 3 Suspensión: ......................................................................................................................................... 44 10.4.4 Reanudación de la ejecución del contrato: ................................................................................. 44 10.4.5 Terminación Anticipada y por Mutuo Acuerdo de las Partes: ............................................... 45 10.5 Etapa poscontractual ................................................................................................................................... 45 10.5.1 Liquidación del Contrato: ................................................................................................................. 46 10.5.1 Tipos de liquidación y plazo para su realización ...................................................................... 47 10.5.2 Contenido del acta de liquidación:................................................................................................ 48 10.5.3 Liquidación unilateral del contrato, procedimiento para la realización del trámite ........ 50GC-MA-001-V.2 Página 4 de 62

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10.5.4 Interposición de recursos: .............................................................................................................. 50 10.5.5 Obligaciones posteriores a la liquidación: ................................................................................. 51

11. MEDIDAS CONTRACTUALESADOPTARSE FRENTE A INCUMPLIMIENTOS DEL CONTRATISTA .......................................................................................................................................................................................... 51 11.1 Multa: ............................................................................................................................................................. 52 11.2 Declaratoria de incumplimiento con el propósito de hacer efectiva la cláusula penal: .................... 53 11.3 Declaratoria de Caducidad:........................................................................................................................ 54 11.4 Procedimiento Previo a la audiencia de declaratoria de incumplimiento, de imposición de multas y

11.3 Declaratoria de Caducidad:........................................................................................................................ 54 11.4 Procedimiento Previo a la audiencia de declaratoria de incumplimiento, de imposición de multas y demás sanciones contractuales. ........................................................................................................................ 54

12. PROCEDIMIENTOS Y ACTORES QUE INTERVIENEN EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL ......... 58 12.1 Políticas de Operación ................................................................................................................................ 58 12.1.1 Transparencia informativa: ........................................................................................................ 58 12.1.2 Modificaciones a procesos: ....................................................................................................... 59 12.1.3 Gestión documental del proceso de gestión contractual:....................................................... 59 12.1.4 Procedimientos Documentales:...................................................................................................... 59 12.1.5 Comunicación con los oferentes y contratistas: ....................................................................... 59 12.1.6 Responsabilidades De los Oferentes/Contratistas: .............................................................................. 60

13. SISTEMA DE GESTIÓN DE RIESGOS PARA LA INTEGRIDAD PÚBLICA – SIGRIP .................... 60

14. DISPOSICIONES FINALES ................................................................................................................................................. 61

15. DOCUMENTOS RELACIONADOS .................................................................................................................................... 61

CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO ............................................................................................... 62GC-MA-001-V.2 Página 5 de 62

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1. OBJETIVO GENERAL

Establecer los lineamientos y criterios que regulan la gestión contractual de la Superintendencia de Transporte, aplicables a todos los procesos de contratación que adelante la Entidad y a cada

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1. OBJETIVO GENERAL

Establecer los lineamientos y criterios que regulan la gestión contractual de la Superintendencia de Transporte, aplicables a todos los procesos de contratación que adelante la Entidad y a cada una de las etapas del proceso contractual — precontractual, contractual y poscontractual —, con el fin de garantizar su desarrollo de manera transparente, eficiente y conforme al marco normativo vigente, asegurando el adecuado uso de los recursos públicos, el cumplimiento de los principios de la contratación estatal y el logro de los objetivos misionales institucionales.

2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

a) Establecer los lineamientos y procedimientos internos que regulan la planeación, selección, celebración, ejecución, supervisión y liquidación de los contratos que adelante la Superintendencia de Transporte. b) Garantizar la aplicación del marco normativo vigente en materia de contratación estatal, asegurando el cumplimiento de los principios de transparencia, economía, responsabilidad, planeación, selección objetiva y publicidad. c) Definir de manera clara las responsabilidades y competencias de los servidores públicos, supervisores, interventores y demás actores que intervienen en los procesos contractuales de la entidad. d) Estandarizar los procedimientos contractuales, con el fin de fortalecer la seguridad jurídica, reducir riesgos administrativos, financieros y disciplinarios, y asegurar la adecuada gestión contractual. e) Asegurar la adecuada planeación contractual, alineando los procesos de contratación con el Plan Estratégico Institucional, el Plan Anual de Adquisiciones y las funciones misionales de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Transporte.

e) Asegurar la adecuada planeación contractual, alineando los procesos de contratación con el Plan Estratégico Institucional, el Plan Anual de Adquisiciones y las funciones misionales de inspección, vigilancia y control de la Superintendencia de Transporte. f) Promover el uso eficiente, transparente y responsable de los recursos públicos, garantizando que la contratación contribuya al cumplimiento de los objetivos institucionales. g) Fortalecer los mecanismos de seguimiento, supervisión e interventoría, para asegurar la correcta ejecución de los contratos y el cumplimiento de las obligaciones contractuales. h) Orientar el uso adecuado de los sistemas electrónicos de contratación pública, en especial el SECOP, asegurando la publicidad, trazabilidad y acceso a la información contractual. i) Prevenir riesgos de corrupción y malas prácticas contractuales, mediante la adopción de controles, procedimientos claros y medidas de gestión del riesgo contractual. j) Garantizar la adecuada gestión documental y archivo de los procesos contractuales, desde la etapa precontractual hasta la liquidación, conforme a la normativa archivística y de control interno.GC-MA-001-V.2 Página 6 de 62

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3. ALCANCE

El presente Manual de Contratación deberá ser observado y acatado por todas las dependencias de la Superintendencia de Transporte, así como a los contratistas y proponentes que se

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3. ALCANCE

El presente Manual de Contratación deberá ser observado y acatado por todas las dependencias de la Superintendencia de Transporte, así como a los contratistas y proponentes que se encuentren interesados en participar en los diferentes procesos que adelante la entidad. Incluye la gestión de bienes, obras y servicios adquiridos con recursos públicos, así como la interacción con proveedores, comités evaluadores. Sin perjuicio de la expedición del presente Manual de Contratación, la Superintendencia de Transporte se rige por lo previsto en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y, cualquier disposición prevista en este documento que lo contrarie, se tendrá por no escrita.

4. DEFINICIONES

Enlace al Formato Glosario de Terminología del SG

5. MARCO NORMATIVO

Enlace al Normograma del proceso.

6. RESPONSABILIDADES

1. Despacho del Superintendente de Transporte

• Adoptar el Manual de Contratación y sus actualizaciones mediante acto administrativo. • Dirigir la política institucional en materia de contratación estatal. • Ejercer la ordenación del gasto o delegarla conforme a la normativa vigente. • Velar por el cumplimiento de los principios de la contratación estatal y de la función administrativa

2. Secretaría General

• Coordinar la implementación, divulgación y actualización del Manual de Contratación. • Dirigir y articular la gestión contractual de la entidad, conforme a las delegaciones otorgadas. • Garantizar la coherencia entre el Manual de Contratación, el Plan Anual de Adquisiciones, el presupuesto y la planeación institucional.

• Dirigir y articular la gestión contractual de la entidad, conforme a las delegaciones otorgadas. • Garantizar la coherencia entre el Manual de Contratación, el Plan Anual de Adquisiciones, el presupuesto y la planeación institucional. • Supervisar la gestión administrativa asociada a los procesos contractuales. • Apoyar a las dependencias en la correcta aplicación de los procedimientos contractuales.GC-MA-001-V.2 Página 7 de 62

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3. Oficina Asesora Jurídica

• Asesorar jurídicamente la interpretación y aplicación del Manual de Contratación. • Revisar la legalidad de los documentos contractuales en las etapas precontractual, contractual y postcontractual, cuando sea requerido. • Emitir conceptos sobre modalidades de selección, modificaciones contractuales, prórrogas, adiciones y terminaciones. • Apoyar la gestión del riesgo jurídico en la contratación de la entidad.

4. Oficina Asesora de Planeación (o quien haga sus veces)

• Articular el Manual de Contratación con los instrumentos de planeación institucional. • Verificar la coherencia entre las necesidades contractuales y el Plan Estratégico Institucional. • Apoyar la formulación, seguimiento y actualización del Plan Anual de Adquisiciones. • Acompañar la identificación y gestión de riesgos asociados a la contratación, en el marco del MIPG.

Institucional. • Apoyar la formulación, seguimiento y actualización del Plan Anual de Adquisiciones. • Acompañar la identificación y gestión de riesgos asociados a la contratación, en el marco del MIPG.

5. Dependencias misionales

• Identificar y justificar las necesidades de contratación relacionadas con el cumplimiento de las funciones misionales. • Elaborar los estudios previos, análisis del sector, especificaciones técnicas y demás documentos requeridos. • Participar en la planeación, ejecución y seguimiento contractual conforme al Manual de Contratación. • Designar supervisores y apoyar la gestión contractual durante la ejecución del contrato.

6. Grupo de Gestión Contractual o dependencia que haga sus veces

• Adelantar los procesos de selección de contratistas conforme al Manual de Contratación. • Publicar y administrar la información contractual en el SECOP. • Custodiar, organizar y cerrar los expedientes contractuales. • Brindar acompañamiento técnico y administrativo a las dependencias solicitantes.

7. Ordenadores del gasto delegados (cuando aplique)

• Autorizar la apertura de procesos de contratación y la celebración de contratos dentro del ámbito de su delegación.GC-MA-001-V.2 Página 8 de 62

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• Garantizar la aplicación del Manual de Contratación y de la normatividad vigente.

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• Garantizar la aplicación del Manual de Contratación y de la normatividad vigente. • Aprobar modificaciones contractuales conforme a las competencias delegadas.

8. Supervisores e Interventores de Contratos

• Ejercer la supervisión o interventoría técnica, administrativa, financiera y jurídica de los contratos. • Verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales. • Elaborar informes periódicos y finales de ejecución. • Alertar oportunamente sobre riesgos, incumplimientos o desviaciones contractuales. • Aplicar las disposiciones del Manual de Contratación durante la ejecución y liquidación del contrato.

9. Oficina de Control Interno

• Evaluar el cumplimiento del Manual de Contratación. • Realizar auditorías, seguimientos y recomendaciones sobre la gestión contractual. • Verificar la efectividad de los controles y la gestión del riesgo contractual. • Formular observaciones y acciones de mejora.

10. Servidores públicos y contratistas que intervienen en la contratación

• Cumplir las disposiciones del Manual de Contratación. • Actuar conforme a los principios de transparencia, legalidad, responsabilidad y eficiencia. • Contribuir al adecuado desarrollo de los procesos contractuales.

7. ASPECTOS GEENRALES

7.1 Principios de la Contratación Estatal

Las actuaciones contractuales deben someterse al cumplimiento de los principios que rigen la función administrativa establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, así como los definidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y los

Las actuaciones contractuales deben someterse al cumplimiento de los principios que rigen la función administrativa establecidos en el artículo 209 de la Constitución Política de Colombia, así como los definidos en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y los desarrollados por la jurisprudencia, tanto de la Corte Constitucional, como del Consejo de Estado. En concordancia con lo anterior, la Gestión Contractual adelantada por la Superintendencia de transporte se desarrolla con arreglo a los siguientes principios:GC-MA-001-V.2 Página 9 de 62

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Planeación contractual : Las Entidades Estatales deben realizar un juicioso estudio de planeación identificando sus necesidades y los medios para satisfacerlas. La planeación requiere de la Entidad Estatal un proceso encaminado al conocimiento del mercado y de sus partícipes para utilizar sus recursos de la manera más adecuada y satisfacer sus necesidades generando mayor valor por dinero en cada una de sus adquisiciones.

Transparencia: La transparencia se refiere a la necesidad de que todo el proceso de selección del contratista se haga de manera pública, y que cualquier persona interesada pueda obtener información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, con plena publicidad de las bases del proceso de selección y en igualdad de oportunidades de quienes en él participen, se escoja la oferta más favorable para los intereses de la administración, de suerte que la

información sobre el desarrollo de cada una de las etapas de dicho proceso, con plena publicidad de las bases del proceso de selección y en igualdad de oportunidades de quienes en él participen, se escoja la oferta más favorable para los intereses de la administración, de suerte que la actuación administrativa de la contratación sea imparcial, alejada de todo favoritismo y, por ende, extraña a cualquier factor político, económico o familiar. En los términos del artículo 24 de la Ley 80 de 1993 garantiza otros principios, entre los que se encuentran los de imparcialidad, igualdad, moralidad y selección objetiva en la contratación, con actuaciones motivadas, públicas y controvertibles por los interesados, con el fin de elegir la mejor oferta para la entidad.

Economía: Principio que tiene como finalidad asegurar la eficiencia de la Administración en la actividad contractual, utilizando el menor tiempo y la menor cantidad de recursos con los menores costos para el presupuesto estatal. En desarrollo de este principio, la norma legal busca asegurar la selección objetiva del contratista mediante los procedimientos y etapas que sean estrictamente necesarios, dentro de términos preclusivos y perentorios, con el impulso oficioso de la Administración para evitar dilaciones en la escogencia. Bajo esta misma orientación, la normativa señala que la interpretación de las disposiciones que regulan los procedimientos contractuales no debe dar lugar a trámites diferentes o adicionales y proscribe la falta de decisión de la Administración cuando ella se fundamenta en defectos formales o inobservancia de requisitos.

Las reglas del procedimiento deben estar al servicio de los fines estatales y la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos, al tiempo que pro pende por la adopción de procedimientos que solucionen prontamente las controversias.

Las reglas del procedimiento deben estar al servicio de los fines estatales y la adecuada, continua y eficiente prestación de los servicios públicos, al tiempo que pro pende por la adopción de procedimientos que solucionen prontamente las controversias.

Selección objetiva : La selección del contratista será objetiva, es decir, que la escogencia corresponde al ofrecimiento más favorable a la entidad y a los fines que ella busca. La escogencia, no tiene en cuenta factores de afecto o de interés o cualquier motivación de carácter subjetiva y el ofrecimiento más favorable corresponde al que con base en los factores de escogencia establecidos en el pliego de condiciones. Por lo tanto, la favorabilidad solo se puede soportar en los factores de escogencia determinados previamente por la entidad, sin que puedan existir factores diferentes a ellos.

Buena fe: En la interpretación de las normas sobre contratación estatal, en los procedimientos de selección y esc