SUPERTRANSPORTE - Resolución 1828 de 2022

MINISTERIO DE TRANSPORTE

SUPERINTENDENCIA DE TRANSPORTE

RESOLUCIÓN NÚMERO

REPUBLICA DE COLOMBIA I "Por la cual se actualiza la Política Institucional de Gestión Documental de la Superintendencia de Transporte”

EL SUPERINTENDENTE DE TRANSPORTE

En ejercicio de facultades constitucionales y legales, en especial los numerales 3 y 23 del artículo 7 del Decreto 2409 del 24 de diciembre de 2018 y;

CONSIDERANDO

Que la Ley 594 de 2000 — Ley General de Archivos, define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Que la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, establece en su artículo 15 que los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimiento s y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos.

Que el artículo 2.8.2.5.6 del Decreto 1080 de 2015, establece que las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes: a) Marco conceptual para la gestión de la información física y electrónica. b) Estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c) Metodología para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información d) Programa de gestión de

información física y electrónica. b) Estándares para la gestión de la información en cualquier soporte. c) Metodología para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información d) Programa de gestión de información y documentos e) La cooperación, articulación y coordinación entre las áreas de la entidad y los productores de la información.

Que la Política Institucional de Gestión Documental tiene como propósito el fortalecimiento de los mecanismos, medios y practicas tendientes a salvaguardar el patrimonio documental institucional en las etapas del ciclo vital, facilitar el cumplimiento de la misión de la entidad y los procesos de rendición de cuentas.

Que el Decreto 1499 de 2017, reglamentó el alcance del Sistema de Gestión y su articulación con el Sistema de Control Interno, de tal manera que permita el fortalecimiento de los mecanismos, métodos y procedimientos de gestión y control al interior de los organismos y entidades del Estado.

Que en sesión realizada el 25 de octubre de 2017, el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo aprobó el Programa de Gestión Documental de la Superintendencia de Puertos y Transporte, reglamentado mediante Resolución 57481 de 2017 y el ajuste de las Tablas de Retención Documental, cumpliendo con las normas exigidas por el Archivo General de la Nación.

Que mediante resolución 25021 de 2018, se expidió y adopto la Política de Gestión Documental en la Superintendencia de Puertos y Transporte.

Que mediante Acta No 03 del 2 de julio de 2021 el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de Transporte, aprobó la actualización del Programa de Gestión Documental de esta Entidad para la vigencia 202 1Que mediante Acta No 03 del 2 de julio de 2021 el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Superintendencia de Transporte, aprobó la actualización del Programa de Gestión Documental de esta Entidad para la vigencia 202 12024, el cual hace parte del Proceso de Gestión Documental de la institución y a su vez parte del sistema de gestión de la entidad.

Que, en sesión extraordinaria del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, realizada el 27 de mayo de 2022, se socializó y aprobó la actualización de la Política Institucional de Gestión Documental en la Superintendencia de Transporte.

1828 DE 07/06/2022RESOLUCIÓN NÚMERO HOJA No. 2

""Por la cual se actualiza la Política Institucional de Gestión Documental de la Superintendencia de Transporte”

Que la política aprobada en Comité Institucional de Gestión y Desempeño y que se adopta mediante esta resolución, se integrará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de la cadena de valor de la Superintendencia de Transporte por la cual se desarrolla el modelo de gestión por procesos.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE

Artículo Primero. Adoptar la actualización de la Política Institucional de Gestión Documental, la cual se encuentran anexa a la presente Resolución y hace parte integral de la misma . Lo anterior , como marco de referencia para establecer en la Superintendencia de Transporte, las directrices de la gestión documental de manera articulada y transversal con los lineamientos operativos de los procesos y procedimientos de la Cadena de Valor, metodologías,

establecer en la Superintendencia de Transporte, las directrices de la gestión documental de manera articulada y transversal con los lineamientos operativos de los procesos y procedimientos de la Cadena de Valor, metodologías, protocolos e instrumentos técnicos y archivísticos, acordes con los marcos normativos y funcionales aplicad os a la gestión de documentos de la información física y electrónica allegada y generada en la entidad, independiente de su soporte y medio de creación.

Artículo Segundo. Publicar la presente resolución en el sitio web de la Superintendencia de Transporte.

Artículo Tercero. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de su expedición

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los

WILMER ARLEY SALAZAR ARIAS

Superintendente de Transporte

Proyectó: Claudia Sepúlveda Martínez, Coordinadora GIT Gestión Documental

Revisó: Denis Adriana Monroy Rugeles - Directora Administrativa

Estefanía Pisciotti Blanco - Secretaria General

1828 DE 07/06/2022 1828 DE 07/06/2022