SUPERTRANSPORTE - Resolución 22355 de 2015

REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE TRANSPORTE

SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE RESOLUCIÓN No. DE - 2 2 3 5 5 ) O 4 NOV 2015

Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, en la Superintendencia de Puertos y Transporte, de acuerdo con las normas técnicas NTCGP 1000 y MECI 1000 y se dictan otras disposiciones. EL SUPERINTENDENTE DE PUERTOS Y TRANSPORTE, En ejercicio de las facultades legales y en especial las que le confiere el numeral 18 del artículo 7 del Decreto 1016 del 6 de Junio de 2000, y CONSIDERANDO: Que mediante la Ley 872 del 30 de noviembre de 2003, se creó el Sistema de Gestión de Calidad para las Entidades del Estado, como una herramienta de gestión que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las Entidades y agentes obligados, la cual está enmarcada en los planes estratégicos y de desarrollo de las Entidades. Que el artículo 2 de la Ley 872 de 2003, consagra que el Sistema de Gestión de Calidad se desarrollará y se pondrá en funcionamiento en forma obligatoria, en los Organismos y Entidades del Sector Central y del Sector Descentralizado por servicios, de la rama del Sector Público del orden nacional y en la gestión administrativa necesaria para el desarrollo de las funciones propias de las demás ramas del Poder Público en el orden nacional. Que el artículo 6 de la Ley 87 de 1993, precisa que "El Establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los Organismos y Entidades Públicas,

ramas del Poder Público en el orden nacional. Que el artículo 6 de la Ley 87 de 1993, precisa que "El Establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los Organismos y Entidades Públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo Directivo correspondiente. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Control Interno, también será responsabilidad de los Jefes de cada una de las distintas dependencias de las Entidades y Organismos". fi GD-REG-05 rfiRESOLUCIÓN No. - f t 3 5 5 DE U fi NOV 21f1'5

Hoja No. 2 "Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, en la Superintendencia de Puertos y Transporte, de acuerdo con las normas técnicas NEGP 1000 y MECI 1000 y se dictan otras disposiciones Que el artículo 2.2.21.6.1 del Decreto 1083 de 2015, "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública", determina: "Adóptase la actualización del Modelo Estándar Control Interno para el Estado Colombiano (MECI), en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en entidades y organismos obligados a su implementación, de acuerdo con lo dispuesto en artículo 5º de la Ley 87 1993. El Modelo se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado Que el artículo 2.2.21.6.2, del precitado Decreto, indica que la responsabilidad para

El Modelo se implementará a través del Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno y es de obligatorio cumplimiento y aplicación para las entidades del Estado Que el artículo 2.2.21.6.2, del precitado Decreto, indica que la responsabilidad para el establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y de los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás empleados de la respectiva entidad. Que el artículo 2.2.23.1, del mismo Decreto, adoptó "la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009, la cual establece las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar y mantener un Sistema de Gestión ele la Calidad en los organismos, entidades y agentes obligados conforme al artículo 2º de la Ley 872 de 2003. La Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, NTCGP 1000 versión 2009 es de obligatoria aplicación y cumplimiento, con excepción las notas y los recuadros de orientación los cuales expresamente se identifican como de carácter informativo." Que el artículo 2.2.23.2, del Decreto en mención, indica que la responsabilidad para el establecimiento y desarrollo del Sistema de Gestión de la Calidad, en los organismos y entidades públicas a que hace referencia artículo 2º de la Ley 872 2004, será de la máxima autoridad de la entidad u organismo correspondiente y los jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás empleados de la respectiva entidad. Que mediante la Resolución No 11141 del 8 de Marzo de 201 O, se adoptó la

jefes de cada dependencia de las entidades y organismos, así como de los demás empleados de la respectiva entidad. Que mediante la Resolución No 11141 del 8 de Marzo de 201 O, se adoptó la segunda versión del sistema integrado de gestión institucional - SIGI. Que mediante la Resolución 11889 de 2013, se conformó y reglamentó el funcionamiento del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo de la Superintendencia de Puertos y Transporte. Que existen similitudes y complementariedades entre el Sistema de Gestión de Calidad y el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, que se evidencian en el Anexo C de la norma técnica de calidad NTCGP 1000:2009 y en el Anexo 2 del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, MECI 1000:2014. Que es necesario armonizar los Sistemas de Gestión definidos en las normas anteriores, adoptando el nuevo enfoque y los nuevos conceptos que traen consigo sus actualizaciones, con el objeto de adoptarlas de forma armónica e integral. GD-REG-05RESOLUCIÓN No. - 2 2 3 5 5 DE O 4 NOV 2015 Hoja No. 3 "Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI. en la Superintendencia de Puertos y Transporte, de acuerdo con las normas técnicas NTCGP 1000 y MECI 1000 y se dictan otras disposiciones ·, Que para lograr una completa implementación y adopción de los Sistemas de Gestión al interior de la Superintendencia de Puertos y Transporte, es necesario establecer roles y definir responsabilidades de los actores que intervienen en cada una de las diferentes etapas de implementación del sistema integrado de gestión.

Gestión al interior de la Superintendencia de Puertos y Transporte, es necesario establecer roles y definir responsabilidades de los actores que intervienen en cada una de las diferentes etapas de implementación del sistema integrado de gestión. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE: Artículo 1. Sistema integrado de gestión institucional - SIGI. Adóptese el Sistema Integrado de Gestión Institucional en la Superintendencia de Puertos y Transporte, el cual da cumplimiento a los requerimientos técnicos de las normas NTCGP 1000 y MECI 1000. El SIGI estará alineado con la Dirección Estratégica de la Entidad. Artículo 2. Objeto del SIGI. Será objeto del SIGI la optimización del desempeño de la Entidad, orientando toda la operación a través de un enfoque sistémico, que aporta buenas prácticas para el mejoramiento continuo de los procesos, para lograr la generación de productos y servicios que satisfacen las necesidades de los clientes internos y externos de la Superintendencia de Puertos y Transporte. Artículo 3. Elementos del SIGI. El Sistema Integrado de Gestión Institucional de la Superintendencia de Puertos y Transporte, está conformado por los siguientes subsistemas: 3.1. Subsistema de Gestión de Calidad: Reglado a través de la Norma NTCGP 1000 y definido como una herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional en términos de eficacia, eficiencia y efectividad en la prestación de los servicios. 3.2. Subsistema de Control Interno: Reglado a través del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000, que proporciona la estructura básica para evaluar la

eficiencia y efectividad en la prestación de los servicios. 3.2. Subsistema de Control Interno: Reglado a través del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000, que proporciona la estructura básica para evaluar la estrategia, la gestión y los propios mecanismos de evaluación del proceso administrativo, que concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados, para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales y la contribución de éstos a los fines esenciales del Estado; anticipando y corrigiendo, de manera oportuna, las debilidades que se presentan en el quehacer institucional. Artículo 4. Gestión por procesos. El Sistema Integrado de Gestión lnstitucional­ SIGI, se basa en el modelo de gestión por procesos, donde la operación de la Superintendencia de Puertos y Transporte esta estandarizada a través de la definición de los procesos que conforman la cadena de valor, y que en su ejecución, se interrelacionan adecuadamente y están en constante mejoramiento, para obtener servicios que satisfacen las necesidades de los clientes tanto internos como externos. Artículo 5. Responsabilidad de la Alta Dirección. La Alta Dirección debe asegurarse de la disponibilidad de recursos para la implementación del SIGI y de que los roles y responsabilidades estén definidas y comunicadas dentro de la Entidad como parte fundamental del SIGI. w GD-REG-05 ½RESOLUCIÓN No. 2 2 3 5 5 DE O 4 NOV 2015 Hoja No. 4 "Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, en la Superintendencia de Puertos y Transporte, de acuerdo con las normas técnicas NTCGP 1000 y MECI 1000 y se dictan otras disposiciones. ''

"Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, en la Superintendencia de Puertos y Transporte, de acuerdo con las normas técnicas NTCGP 1000 y MECI 1000 y se dictan otras disposiciones. '' El establecimiento y desarrollo del SIGI, será responsabilidad del Representante Legal de la Entidad y de los Jefes de cada dependencia, que a su vez serán los responsables de los procesos. Para efectos de garantizar la operatividad de las actividades del SIGI, el presente acto administrativo creará los equipos de trabajo que permiten su desarrollo y mejora continua.

Parágrafo: El compromiso de la Alta Dirección será evidenciado, a través del cumplimiento de las disposiciones normalizadas en el presente acto administrativo.

Artículo 6. Comité del SIGI: El Comité denominado Comité Institucional de Desarrollo Administrativo, conformado mediante la Resolución 11889 de 2013, será el encargado de velar por el cumplimiento de las disposiciones y de asegurar el mejoramiento continuo del SIGI, garantizando las revisiones periódicas que sean obligatorias, de acuerdo a las normas que en el presente acto se armonizan. ARTICULO 7. Responsabilidades del representante de la Alta Dirección: El Representante de la Alta Dirección para el Sistema Integrado de Gestión Institucional será el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quien ejercerá además de las funciones establecidas en la resolución 11889 de 2013, las siguientes: 7.1. Asegurar la implementación del Sistema Integrado de Gestión institucional y la adopción del Modelo de Gestión por Procesos en la Superintendencia de Puertos y Transporte. 7.2 Dirigir y Coordinar las actividades del Equipo Operativo SIGI

7.1. Asegurar la implementación del Sistema Integrado de Gestión institucional y la adopción del Modelo de Gestión por Procesos en la Superintendencia de Puertos y Transporte. 7.2 Dirigir y Coordinar las actividades del Equipo Operativo SIGI 7.3 Promover el mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión institucional Artículo 8. Responsabilidades de los encargados de los procesos. El Superintendente de Puertos y Transporte, los Superintendentes Delegados, el Secretario General y los Jefes de Oficina de la Superintendencia de Puertos y Transportes, serán los Responsables de los Procesos a su cargo y tendrán las siguientes funciones: 8.1. Participar en la elaboración de la Planificación del Sistema Integrado de Gestión Institucional, en la definición de las Directrices para su implementación y sostenimiento y en la puesta en marcha de los procesos que conforman la Cadena de valor de la Superintendencia de Puertos y Transporte. 8.2. Aprobar la documentación de los Procesos a su cargo. 8.3. Asegurar el cumplimiento y la aplicación adecuada de las herramientas de mejoramiento continuo (acciones de mejora, gestión de riesgos, medición de indicadores, atención de auditorías internas y externas y planes de mejoramiento) al interior de los procesos a su cargo. Artículo 9. Responsabilidades del equipo operativo SIGI. El Equipo Operativo del Sistema Integrado de Gestión Institucional, estará conformado de la siguiente manera: 9.1. Líderes del SIGI. Conformado por los Servidores públicos designados en cada uno de los procesos que integran la cadena de valor, quienes bajo la Coordinación del Representante de la Alta Dirección, apoyarán la operación y el mejoramiento de

9.1. Líderes del SIGI. Conformado por los Servidores públicos designados en cada uno de los procesos que integran la cadena de valor, quienes bajo la Coordinación del Representante de la Alta Dirección, apoyarán la operación y el mejoramiento de los procesos. Sus funciones son las siguientes: GD-REG-05RESOLUCIÓN No. 2 2 3 5 5 DE O 4 NOV 2015 Hoja No. 5 "Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI. en la Superintendencia de Puertos y Transporte. de acuerdo con las normas técnicas NTCGP 1000 y MECI 1000 y se dictan otras disposiciones. •• 9.1.1. Realizar las actividades de soporte necesarias para la implementación y mantenimiento del Sistema Integrado de Gestión institucional. 9.1.2. Aplicar las herramientas de mejoramiento continuo definidas en la cadena de valor. 9.1.3. Liderar la elaboración y divulgación de la documentación del Sistema 9.1.2. 9.1.4. Integrado de Gestión Institucional, para garantizar su adecuada implementación. 9.1.5. Multiplicar la información sobre cambios que se presenten en el Sistema Integrado de Gestión al interior de sus procesos. 9.1.6. Revisar permanentemente los procesos a fin de identificar oportunidades de mejora, que permitan implementar acciones orientadas a mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos de la Superintendencia de Puertos y Transporte. 9.1.7. Planificar con el Responsable del proceso los cambios requeridos en los procesos, resultado de la consolidación del Plan Estratégico. 9.1.8. Hacer uso adecuado de la herramienta que se disponga para la

Transporte. 9.1.7. Planificar con el Responsable del proceso los cambios requeridos en los procesos, resultado de la consolidación del Plan Estratégico. 9.1.8. Hacer uso adecuado de la herramienta que se disponga para la administración de la información del Sistema Integrado de Gestión Institucional. 9.1.9. Preparar la información correspondiente a la operación del proceso, necesaria para la toma de decisiones efectiva en los Comités del SIGI. 9.2. Asesores del SIGI: Conformado por los Servidores Públicos, designados por el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quienes apoyan a los Líderes del SIGI y a los Responsables de los Procesos en la operación, implementación y mejoramiento de los procesos. Sus funciones son las siguientes: 9.2.1.Verificar el estado de los procesos, revisando su coherencia frente a los lineamientos del Sistema Integrado de Gestión Institucional en función a su estructuración y documentación, que soporte la eficacia, eficiencia y efectividad en el mejoramiento continuo. 9.2.2.Garantizar la integralidad y adecuada interrelación de los procesos que conforman la cadena de valor, acorde con el marco estratégico de la Superintendencia de Puertos y Transporte. 9.2.3.Apoyar a los Responsables de Proceso y Líderes del SIGI, en la administración de la información de los procesos que conforman la cadena de valor para efectos de su seguimiento, control y mejoramiento permanente (Revisión y actualización de la documentación de los procesos, aplicación de las herramientas de mejoramiento continuo). 9.2.4. Revisar permanentemente los procesos a fin de identificar oportunidades de mejora que permitan implementar acciones orientadas a mejorar la eficacia,

actualización de la documentación de los procesos, aplicación de las herramientas de mejoramiento continuo). 9.2.4. Revisar permanentemente los procesos a fin de identificar oportunidades de mejora que permitan implementar acciones orientadas a mejorar la eficacia, eficiencia y efectividad de los procesos de la Superintendencia de Puertos y Transporte. 9.2.5. Desarrollar actividades y socialización de los temas, conceptos y normatividad propios del Sistema Integrado de Gestión Institucional. 9.2.6.Acompañar a los Responsables de los Procesos y Líderes del SIGI, en el manejo y conocimiento de la herramienta que se disponga para la administración de la información del Sistema Integrado de Gestión Institucional. 9.2.7. Facilitar la comunicación de la Oficina Asesora de Planeación con los procesos en función de la generación de la información para la toma de decisiones Directivas. 9.2.8.Apoyar al Secretario Técnico en la preparación del Comité y participar en el mismo, cuando se requiera. fi GD-REG-05 7/3RESOLUCIÓN No. fif f 3 5 5 DE O 4 NOV 2015 Hoja No. 6 "Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI, en la Superintendencia de Puertos y Transporte, de acuerdo con las normas técnicas NTCGP 1000 y MECI 1000 y se dictan otras disposiciones. Artículo 10. Responsabilidades del equipo evaluador. Conformado por el Jefe de la Oficina de Control Interno y su Equipo de Trabajo, quienes evalúan el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, de acuerdo con la normatividad legal vigente.

Artículo 10. Responsabilidades del equipo evaluador. Conformado por el Jefe de la Oficina de Control Interno y su Equipo de Trabajo, quienes evalúan el funcionamiento del Sistema Integrado de Gestión Institucional, de acuerdo con la normatividad legal vigente. Artículo 11. Responsabilidad de los servidores públicos de la Superintendencia de Puertos y Transporte. Es responsabilidad de todos los Servidores Públicos de la Superintendencia de Puertos y transporte, conocer y aplicar los lineamientos del Sistema Integrado de Gestión Institucional, a través de la operación de los procesos, de acuerdo con su documentación y del conocimiento y aplicación de las herramientas de mejoramiento continuo, so pena de incurrir en causal de falta disciplinaria. Parágrafo. Los contratistas vinculados a la Superintendencia de Puertos y Transporte, deberán dar cumplimiento a este artículo durante la ejecución de las actividades objeto del contrato. Artículo 12. Publicación y Derogatoria. El presente acto administrativo deberá publicarse en la Intranet y página web de la entidad, de conformidad con el artículo 119 de la Ley 489 de 1998 y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No 11141 del 8 de Marzo de 2010. Artículo 13. Vigencia La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá o.e., a losfi, 13 5 5 ILLO RAMÍREZ Puertos y Transporte Proyectó: Martl1a Eugenia Montañez González - Jefe IcI11a A esora de Planeac1onQ..lQ N1d1a Alejandra Torres Sepúlveda - Contrat1s OAP

ILLO RAMÍREZ Puertos y Transporte Proyectó: Martl1a Eugenia Montañez González - Jefe IcI11a A esora de Planeac1onQ..lQ N1d1a Alejandra Torres Sepúlveda - Contrat1s OAP fi Revisó: filiv1a Helena Ramirez SaavedraSecretaria Gener Una Maria Huan Jefe Of1c1na Asesora de Jurídica / O 4 NOV 2015

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