SUPERTRANSPORTE - Resolución 26 de 2007

REPÚBLICA DE COLOMBIA

M I N I S T E R I O D E T R A N S P O R T E

SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE

RESOLUCIÓN No. 0026 DE

( 19/01/2007 )

Por la cual se modifica parcialmente el procedimiento para el manejo de Caja Menor contenido en la Resolución No. 0020 del 18 de enero de 2002

EL SUPERINTENDENTE DE PUERTOS Y TRANSPORTE

En uso de sus facultades legales, en especial las conferidas por la Ley 01 del 10 de enero de 1.991 en su artículo 25 y los Decretos 101 del 2 de febrero de 2.000, parágrafo del artículo 40 y 43, Decreto 1016 de 6 junio de 2.000, numeral 18 del artículo 7º, Decreto 2741 del 20 de diciembre de 2.001 modificatorio de los Decretos 101 y 1016, y

CONSIDERANDO:

1. Que existe la resolución Nro. 020 del 18 de enero de 2.002, la cual adoptó el procedimiento para el manejo de Caja Menor de la Superintendencia de Puertos y Transporte y es procedente complementarla; toda vez, que luego de correr totalmente el procedimiento, consolidar sus resultados y recibir informe de la visita practicada por la Contraloría General de la República para la vigencia 2003, se determina necesario efectuar algunos ajustes, a efectos de precisar algunas actividades que se ejecutan en el desarrollo del mismo.

2. Que con alguna frecuencia se registran transacciones que por su cuantía originan

algunos ajustes, a efectos de precisar algunas actividades que se ejecutan en el desarrollo del mismo.

2. Que con alguna frecuencia se registran transacciones que por su cuantía originan diferencias de aproximación a las cifras de centenas más cercanas y en consecuencia, surgen sobrantes o faltantes.

3. Que tal y como lo expresa la ley, los fondos de la Caja Menor se manejarán a través de una cuenta corriente y se deberán contabilizar diariamente todo tipo de operaciones que afecten la caja menor según los comprobantes que respalden cada transacción.

4. Que conviene establecer arqueos adicionales a la Caja Menor que contribuyan a su legalización oportuna establecida en la resolución No. 0020 del 18 de enero de 2002.

5. Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVERESOLUCION No._______ DE ___ DE ___________ DE 20__Hoja No.

Continuación de la resolución por la cual se modifica parcialmente el procedimiento para el manejo de Caja Menor contenido en la Resolución No. 0020 del 18 de enero de 2002

2 ARTÍCULO PRIMERO .- Modificar parcialmente las actividades 8, 9 y 12 del proceso 5330-01 de Caja Menor contenidas en el numeral 1.6 del considerando 12 de la Resolución No.0020 del 18 de enero del 2.002, precisando algunos apartes del procedimiento, como se establece a continuación:

1. La tarea de la actividad 1.8, quedará así:

Cuando se haga entrega de dinero, éste debe ser contado por el responsable de la caja

a continuación:

1. La tarea de la actividad 1.8, quedará así:

Cuando se haga entrega de dinero, éste debe ser contado por el responsable de la caja menor y entregado al funcionario encargado de la compra; obteniendo su firma en el soporte correspondiente y recomendando al receptor verificar el dinero y su monto. Una vez el funcionario se retire del sitio donde le fue entregado el dinero, no se podrán aceptar reclamos. Deberá anotarse el movimiento correspondiente en el Registro Control de Avances.

Toda transacción atendida por la Caja Menor, genera dos acciones imprescindibles:

• La recepción de un documento soporte, llámese factura, recibo, formato de pago de impuesto, entre otros, que cumpla con la totalidad de los requisitos exigidos por la ley que caracterizan a los documentos valores.

• El registro o registros a que haya lugar en los libros correspondientes; que deberán llevarse en papel; permitiéndose que se lleven simultáneamente en forma magnética ó electrónica.

2. La tarea de la actividad 1.9, quedará así:

Las compras las realizará directamente el Grupo Administrativa, con el objeto de no hacer entrega de dinero a terceros, salvo casos excepcionales por alguna circunstancia especifica, cuando el usuario sea quien las deba realizar, para lo cual se establecen las siguientes tareas:

Los gastos de bienes o servicios, deberán legalizarse en un plazo máximo de un (1) día hábil después de entregado el dinero, sino se efectuará al respectivo funcionario el correspondiente llamado de atención. Una vez entregados los soportes correspondientes a la compra, se verificará que el concepto de la compra corresponda con el de la solicitud y que

después de entregado el dinero, sino se efectuará al respectivo funcionario el correspondiente llamado de atención. Una vez entregados los soportes correspondientes a la compra, se verificará que el concepto de la compra corresponda con el de la solicitud y que los soportes sean originales, no tengan enmendaduras ni tachones, y las facturas cumplan los requisitos que para las mismas establece el estatuto tributario. Al realizar la compra, deben descontarse las retenciones a que haya lugar, según la reglamentación establecida por la DIAN e Impuestos Distritales.

Para efectos de legalización de gastos por concepto de transporte, debe diligenciarse la planilla de control de gastos de transporte por Caja Menor, firmada y sellada por los destinatarios a quienes se hicieron avances o por las entidades donde se efectuaron diligencias, con el objeto de verificar su cumplimiento.

Cuando el valor de la legalización sea menor que el valor del avance, el efectivo que se reintegra sumado con los soportes de los pagos efectuados debe ser igual al avance.

En caso necesario, podrán aproximarse los valores al múltiplo de cien pesos ($100) mas cercano, efectuando el registro del ajuste o ajustes correspondientes en los soportes, documentos y libros a que haya lugar.

El comprobante de legalización debe llevar un número consecutivo y ser diligenciado de acuerdo a las facturas o soportes, los cuales, deberán agruparse de acuerdo a los rubros presupuéstales.

Cuando se trate de adquisición de bienes deberá efectuarse el ingreso a Almacén, mediante el procedimiento correspondiente.RESOLUCION No._______ DE ___ DE ___________ DE 20__Hoja No.

presupuéstales.

Cuando se trate de adquisición de bienes deberá efectuarse el ingreso a Almacén, mediante el procedimiento correspondiente.RESOLUCION No._______ DE ___ DE ___________ DE 20__Hoja No.

Continuación de la resolución por la cual se modifica parcialmente el procedimiento para el manejo de Caja Menor contenido en la Resolución No. 0020 del 18 de enero de 2002

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3. La tarea de la actividad 1.12, quedará así:

Deberá confirmarse que la transferencia realizada por el Grupo Financiero aparezca recibida correctamente. De este movimiento deberá dejarse evidencia mediante los registros en los libros correspondientes.

Para mantener suficientes recursos en efectivo que permitan atender las necesidades que se presenten, deberá girarse cheque de la cuenta bancaria por la cuantía correspondiente para completar el monto autorizado. De este movimiento deberá dejarse evidencia mediante los registros en los libros correspondientes.

El titular de la cuenta corriente autorizado deberá mantener conciliado el saldo en libros con el saldo que informa el banco. En caso de movimientos débitos o créditos que se generen por iniciativa del banco, deberá solicitarse la respectiva nota impresa y registrarse el movimiento en los libros correspondientes.

Con carácter preventivo y en cumplimiento de lo previsto en la resolución anual de constitución y funcionamiento de las Cajas Menores de las Entidades, expedida por la Dirección General de Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda, el Grupo Financiera efectuará como mínimo dos (2) arqueos al mes, independientemente de la verificación o arqueo que se haga por parte de la Oficina de Control Interno.

Dirección General de Presupuesto Público Nacional del Ministerio de Hacienda, el Grupo Financiera efectuará como mínimo dos (2) arqueos al mes, independientemente de la verificación o arqueo que se haga por parte de la Oficina de Control Interno.

ARTÍCULO SEGUNDO .- En el curso del plazo previsto por la Ley para la implementación de la Norma NTGP1000:2004 se documentará el procedimiento que reunirá la normatividad que rige el tema.

ARTÍCULO TERCERO .- Publíquese la presente resolución en la página web, en el Diario Oficial y fíjese por diez (10) días en un lugar público de la Superintendencia.

La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá, D.C. a los

ÁLVARO HERNANDO CARDONA GONZÁLEZ

Superintendente de Puertos y Transporte

Proyectaron: Andrés Alberto Montañés Alzate - Jefe Oficina Asesora de Planeación (e)

Angela María Mora – Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación

Revisó: Mónica Moreno – Jefe de la Oficina Jurídica (e)