SUPERTRANSPORTE - Resolución 53022 de 2016

REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE TRANSPORTE

SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE RESOLUCIÓN No. DE 0 5 3 0 2,2.» ) 0 4OCT2Q16

Por la cual se ordena una medida para garantizar la fase de la implementación de nuevas funcionalidades en el sistema VIGIA En ejercicio de las facultades constitucionales y legales, en especial las que le confiere los numerales 3, 4 y 18 del artículo 7 y el numeral 19 artículo 4 del Decreto 1016 de 2000, modificado por el 6 del Decreto 2741 de 2000, y Que el artículo 41 del Decreto 101 de 2000, modificado por el artículo 4 del Decreto 2741 de 2001 y el artículo 3 del Decreto 1016 de 2000, establece dentro del objeto de la delegación que el Presidente de la República le hiciere a la Superintendencia de Puertos y Transporte, respecto a las funciones de inspección, vigilancia y control que le corresponden como suprema autoridad administrativa en materia de tránsito: "1 Inspeccionar, vigilar y controlar la aplicación y el cumplimiento de las normas que rigen el sistema de tránsito y transporte". Que en el marco de las funciones atribuidas a la Superintendencia de Puertos y Transporte, es deber de la entidad, verificar el cumplimiento de las condiciones, requisitos y procedimientos establecidos en las normas legales y reglamentarias, expedidas por Ley o por el Ministerio de Transporte y cualquier otra disposición que las modifiquen, sustituyan, deroguen o adicionen, para lo cual debe contar con mecanismos de prevención, como lo previsto en la presente Resolución.

Transporte y cualquier otra disposición que las modifiquen, sustituyan, deroguen o adicionen, para lo cual debe contar con mecanismos de prevención, como lo previsto en la presente Resolución. Que el artículo 4 del Decreto 1016 de 2000, modificado por el artículo 6 del Decreto 2741 de 2001, le asigna como funciones a la Superintendencia de Puertos y Transporte, entre otras, las siguientes: "19. Establecer mediante actos de carácter general las metodologías, criterios y demás elementos o instrumentos técnicos específicos necesarios para el cumplimiento de sus funciones dentro del marco que éstas establecen". Que la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, establece en su artículo 3 que las actuaciones administrativas se desarrollarán, con arreglo a los principios, eficacia, economía y celeridad (entre otros), en virtud de los cuales las autoridades buscarán que los procedimientos logren su finalidad y, para el efecto, removerán de oficio los obstáculos puramente formales, proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones, impulsarán oficiosamente los procedimientos, e incentivarán el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones, a efectos de que los procedimientos se adelanten con diligencia, dentro de los términos legales y sin dilaciones injustificadas. Que desde el año 2010, la Superintendencia de Puertos y Transporte implemento el sistema de información y/o control, que contienen información tanto de carácter misional como de apoyo, denominado VIGIA. Que el 28 de septiembre de 2016, se pusieron en desarrollo nuevas funcionalidades en el sistema

información y/o control, que contienen información tanto de carácter misional como de apoyo, denominado VIGIA. Que el 28 de septiembre de 2016, se pusieron en desarrollo nuevas funcionalidades en el sistema VIGÍA, cuya implementación requiere del uso de la numeración de documentos que hacen parte de la documentación oficial de la Superintendencia de Puertos y Transporte.

EL SUPERINTENDENTE DE PUERTOS Y TRANSPORTE CONSIDERANDO„ 5 3 (1 2 2! 8 4 0CTM16

RESOLUCIÓN No. DE Hoja No. 2

Por la cual se ordena una medida para garantizar la fase de la implementación de nuevas funcionalidades en el sistema VIGIA Que el Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, establece: "ARTICULO QUINTO: Procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales: Los procedimientos para la radicación de comunicaciones oficiales, velarán por la transparencia de la actuación administrativa, razón por la cual, no se podrán reservar números de radicación, ni habrá números repetidos, enmendados, corregidos o tachados, la numeración será asignada en estricto orden de recepción de los documentos; cuando el usuario o peticionario presente personalmente la correspondencia, se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada. Al comenzar cada año, se iniciará la radicación consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

PARÁGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de

consecutiva a partir de uno, utilizando sistemas manuales, mecánicos o automatizados.

PARÁGRAFO: Cuando existan errores en la radicación y se anulen los números, se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación y firma del Jefe de la unidad de correspondencia.

ARTÍCULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.

Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.

ARTÍCULO SÉPTIMO: Comunicaciones internas: Para las comunicaciones internas de carácter oficial, las entidades deberán establecer controles y procedimientos que permitan realizar un adecuado seguimiento a las mismas, utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva y sistemas que permitan la consulta oportunamente, ya sean éstos, manuales o automatizados.

ARTÍCULO OCTAVO: Control de comunicaciones oficiales: Las unidades de correspondencia, elaborarán planillas, formatos y controles manuales o automatizados que permitan certificar la recepción de los documentos, por parte de los funcionarios competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas." Que en virtud a los dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 y con el objeto de optimizar

competentes y dispondrán de servicios de alerta para el seguimiento a los tiempos de respuesta de las comunicaciones recibidas." Que en virtud a los dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1437 de 2011 y con el objeto de optimizar el uso de los recursos con los que dispone la entidad, es necesario contar con una fase de implementación y de estabilización, en la que coexistan el sistema ORFEO y el sistema VIGIA. Se resalta que, una vez implementado el aplicativo misional "VIGIA" de forma integral, el sistema ORFEO, almacenará el histórico de la gestión de la Superintendencia, para su consulta. Que conforme a lo anterior, se hace necesario ordenar una medida para garantizar la fase de implementación de nuevas funcionalidades en el sistema VIGIA, que requieren el uso de numeración de comunicaciones oficiales, evitando que se produzca duplicidad o que se reserven numeraciones. Que de acuerdo a lo anterior, para la fase de implementación se puso a prueba la numeración descrita en el artículo 2 de la presente Resolución, la cual quedará vigente a partir de la expedición de este acto administrativo. yRESUELVE0 5 3 0 2 ?í o 4 OCT 2016

RESOLUCIÓN No. DE Hoja No. 3

Por la cual se ordena una medida para garantizar la fase de la implementación de nuevas funcionalidades en el sistema VIGIA Artículo 1. Objeto y ámbito de aplicación. La presente Resolución tiene como objeto implementar una medida para garantizar la fase de implementación nuevas funcionalidades del sistema VIGIA, que requieren el uso de numeración de las comunicaciones oficiales manteniendo temporalmente el sistema ORFEO, garantizando el cumplimiento de lo establecido en el Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación y demás que las

temporalmente el sistema ORFEO, garantizando el cumplimiento de lo establecido en el Acuerdo 060 del 30 de octubre de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación y demás que las modifiquen. Artículo 2. Mecanismo. Para la implementación gradual de las nuevas funcionalidades del sistema VIGIA, para la vigencia del año 2016, las comunicaciones oficiales que se expidan dentro del sistema VIGIA, iniciarán en las siguientes numeraciones, incluyendo los documentos numeradas en la operación en vivo realizada desde el 26 de septiembre de 2016: Tipo Documental Inicio secuencia de documento Salida 650.000 Entrada 860.000 Memorandos 140.000 Circulares 300 Resoluciones 300.000 Artículo 3. Seguimiento. El 15 de diciembre de 2016, el Jefe de la Oficina de Planeación, deberá presentar un informe, señalando si se requiere continuar con la convivencia de los sistemas VIGIA y ORFEO para para el año 2017 y el tiempo requerido para ello. Artículo 4. Anulaciones. Terminado el año 2016, la Secretaría General y la Oficina de Planeación de forma conjunta, realizarán las acciones necesarias para garantizar que se anulen las numeraciones no utilizadas, que estén comprendidas entre el número final utilizado por Orfeo y el primer número utilizado en el sistema VIGIA, a partir de la numeración establecida en el presente acto administrativo. Artículo 5. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de su expedición y será publicada en la página web de la entidad.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a las

Proyectó: Lina Huari, Urías Romero

Revisó: Alcides Espinosa, Secretario General^^

página web de la entidad.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a las

Proyectó: Lina Huari, Urías Romero

Revisó: Alcides Espinosa, Secretario General^^

Juan Pablo Restrepo, Jefe Oficina Asesora Jurídica \^ L Germán Paz. Jefe Oficina Asesora de Planeación. ^4° O 6 5 3 0 2 2 0 4 OCT 2016

JAVIER JARAMILLO RAMIREZ

Superintendente de Puertos y Transporte