SUPERTRANSPORTE - Resolución 57839 de 2017

REPÚBLICA DE COLOMBIA

-LboUdyOrden

MI NISTERIO DE TRANSPOR TE

SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE RESOLUCIÓN No. DE ,(--'5'7839 07 NOV201J "Por la cual se modifica la Resolución 61583 de 10 de noviembre de 2016" EL SUPERINTENDENTE DE PUERTOS Y TRANSPORTE En ejercicio de sus facultades legales y en especial las previstas en el numeral 18 artículo 7 del Decreto 1016 de 2000 y el artículo 2.8.2.3.1 del Decreto 1080 de 2015, y CONSIDERANDO Que de conformidad con los artículos 209 de la Constitución Política, la ·función administrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. Que el numeral 18 del artículo 7 del Decreto 1016 de 2000, establece como función del Superintendente de Puertos y Transporte, entre otras, expedir los actos administrativos que como jefe de organismo le corresponde, así como los reglamentos e instrucciones internas que sean necesarios para el cabal funcionamiento de la Entidad. Que el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, comprende la Administración Pública en s.us diferentes niveles, por lo cual se hace necesario establecer que los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte cumplan con la citada Ley y demás normas reglamentarias en lo que tiene que ver con la adecuada organización y control de sus documentos de archivo, independientemente del soporte en el cual se encuentren.

citada Ley y demás normas reglamentarias en lo que tiene que ver con la adecuada organización y control de sus documentos de archivo, independientemente del soporte en el cual se encuentren. Que el parágrafo primero del articulo 2.8.2.3.1 del Decreto 1080 de 26 de mayo de 2015, por el cual se expidió el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, estipula que es résponsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, previa coordinación con el Archivo General de la Nación. Que el artículo 2.8.2.8.1 del Decreto 1080 de 26 de m¡¡yo de 2015, dispone que la responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Programa de Gestión Documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en Decreto, la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias. Que de acuerdo a lo anterior, la Superintendencia de Puertos y Transporte expidió la Resolución 61583 de 10 noviembre de 2016, mediante la cual se estableció las directrices que en matfiria de gestión documental y organización de archivos, que deben cumplir los sujetos de supervisión de ésta Superintendencia. fi\;

1RESOLUCIÓN No. 5 7 B 3 9

DE O 7 NOV 2017

Hoja No. 2

de supervisión de ésta Superintendencia. fi\;

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Hoja No. 2 "Por/a cual se modifica la Resolución 61583 de 10 de noviembre de 2016'' Que de acuerdo a las inquietudes presentadas por los sujetos de supervIsIon de la Superintendencia de Puertos y Transporte, asi como aclarar el alcance y aplicación de la Resolución 61583 del 10 de noviembre de 2016, se hace necesario modificar algunas disposiciones de la resolución en mención. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE Artículo 1. Modifíquese el articulo 3 de la Resolución 61583 de 10 de noviembre de 2016, el cual quedará asi: Artículo 3. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. Los Supervisados de la Superintendencia de Puertos y Transporte que decidan implementar documentos archivísticos para la gestión documental, deberán elaborarlos, adoptarlos e implementarlos de acuerdo a los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos: a) Programa de Gestión Documental. b) Tabla de Retención Documental. c) Tabla de Valoración Documental (aplica para los supervisados que posean fondos acumulados). Artículo 2. Modifíquese el inciso 2 del artículo 6 de la Resolución 61583 de 10 de noviembre de 2016, el cual quedará asi: Artículo 6. Tablas de Retención Documental. Las Tablas de Retención Documental adoptadas por los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, deberán ser publicadas en el Portal Web de los supervisados o en un lugar físico accesible

Artículo 6. Tablas de Retención Documental. Las Tablas de Retención Documental adoptadas por los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, deberán ser publicadas en el Portal Web de los supervisados o en un lugar físico accesible para su consulta. La Superintendencia podrá solicitar las tablas de retención documental, así como los ajustes que considere correspondientes. Parágrafo. En ningún caso La Superintendencia de Puertos y Transporte realizará aprobación, convalidación, revisión, modificación o ajustes a las Tablas de Retención Documental de sus vigilado. Por tal motivo, no deben ser enviados a ésta Entidad. Artículo 3. Modifíquese el artículo 9 de la Resolución 61583 de 10 de noviembre de 2016, el cual quedará así: Artículo 9. Entidades suprimidas, liquidadas, fusionadas o intervenidas. Cuando se supriman, liquiden, fusionen o intervengan las empresas sujetas de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, estás deberán implementar un plan integral de archivo y levantar inventario de los documentos y archivos que se deriven de la prestación del servicio público respectivo, de los documentos históricos y de las series que respalden los derechos de los empleados y ciudadanos, tales como: expedientes laborales, nómina y documentación contable, así como las actas y demás documentos que den cuenta del desarrollo de la empresa, la cual deberá entregarse a la entidad interventora. El plan integral de archivo deberá publicarse en el Portal Web de los supervisados o en un lugar físico accesible para su consulta. Artículo 4. Modifíquese el artículo 10 de la Resolución 61583 de 10 de noviembre de 2016, el cual quedará así:

lugar físico accesible para su consulta. Artículo 4. Modifíquese el artículo 10 de la Resolución 61583 de 10 de noviembre de 2016, el cual quedará así: Artículo 10. Inspección y vigilancia. La Superintendencia de Puertos y Transporte, podrá realizar acciones de supervisión, encaminadas a verificar a la implementación de las disposiciones adoptadas por la Superintendencia de Puertos y Transporte y las demás normas de archivo, como el ejercicio a las buenas prácticas que implica la competitividad del sector transporte. fi4fi1,, RESOLUCIÓN No. 5 7 8 3 9

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Hoja No. 3 "Por la cual se modifica la Resolución 61583 de 10 de noviembre de 2016'' Artículo 5. Modificar el artículo 13 de la Resolución 61583 de 2016, el cual quedará así: Artículo 13. Política. Los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, que decidan implementar documentos archivísticos para la gestión documental, deberán elaborar tablas de retención documental y adoptar el Programa de Gestión Documental respectivo, el cual deberá incluir políticas para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Así como, un plan para la organización de fondos documentales acumulados, cuando haya Jugar. Artículo 6. La presente Resolución rige a partir de su expedición y se publicará en la Portal web de la Superintendencia de Puertos y Transporte. "" CJ ÍQUESE y CÚMPLASE ., Dada en Bogotá, D.C. a los í\,

Elaboró: Revisó: \ 1.\ ' \ .. fi . 5 7 8 3 9

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Dada en Bogotá, D.C. a los í\,

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JAVI R JAF !\MILLO RAMIREZ Superinte dente e e Puertos y Transporte . \ Lucy Nieto SuzW fi udia Sepúlveda, Angela Gr?.flin Alcides Espin1Sa , spino - Secretario General . Una María Marga ·ta Huari MateusDelegad de Tránsito y Traspofie Terrestre Automotfi .. Juan Pablo Restrepo Castrillón -Jefe Oficina Asesora de Juridica c\"bh, O 7 NOV 2017