SUPERTRANSPORTE - Resolución 61583 de 2016

REPÚBLICA DE COLOMBIA

MI NI STE RI O DE TRAN SPORTE

SUPERINTENDENCIA DE PUERTOS Y TRA NSPORTE RESOLUCIÓN No. DE 0 o 1 5 8 3 } l fi NOV 2016 "Por la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos, que deben cumplir los sujetos de supervisión de la Supe1intendencia de Puertos y Transporte" EL SUPERINTENDENTE DE PUERTOS Y TRANSPORTE En ejercicio de sus facultades legales y en especial las previstas en el numeral 18 artf culo 7 del Decreto 1016 de 2000 y el artículo 2.8.2.3.1 del Decreto 1080 de 2015, y CONSIDERANDO Que de conformidad con los artf culos 209 de fa Constitución Política, la función qdministrativa está al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en lbs principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la desconcentración de funciones. <Oue el numeral 18 del artículo 7 del Decreto 1016 de 2000, establece como función del Superintendente de Puertos y Transporte, entre otras, expedir los actos administrativos que como jefe de organismo le corresponde, así como los reglamentos e instrucciones internas que sean necesarios para el cabal funcionamiento de la Entidad. Que el ámbito de aplicación de la Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, comprende la Administración Pública en sus diferentes niveles, por lo cual se hace necesario establecer que los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte cumplan con la ci:itada Ley y demás normas reglamentarias en lo que tiene que ver con la adecuada

Administración Pública en sus diferentes niveles, por lo cual se hace necesario establecer que los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte cumplan con la ci:itada Ley y demás normas reglamentarias en lo que tiene que ver con la adecuada organización y control de sus documentos de archivo, independientemente del soporte en el cual se encuentren. Que el parágrafo primero del articulo 2.8.2.3.1 del Decreto 1080 de 26 de mayo de 2015, por el cual se expidió el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, estipula que es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, previa coordinación con el Archivo General de la Nación. pue el artículo 2.8.2.8.1 del Decreto 1080 de 26 de mayo de 2015, dispone que la responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores. establecer normas para la formulación, implementación y evaluación del Programa de Gestión Documental de las entidades privadas b..1jo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en Decreto, la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias. Que para el adecuado desarrollo de los objetivos y facultades que por ley están a cargo de la Superintendencia de Puertos y Transporte, asl como para el adecuado seguimiento a las

establecido en Decreto, la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias. Que para el adecuado desarrollo de los objetivos y facultades que por ley están a cargo de la Superintendencia de Puertos y Transporte, asl como para el adecuado seguimiento a las políticas impartidas para el sector, se hace necesario exigir a los sujetos de supervisión de ,\,\. esta Entidad, el oportuno curnpli,niento de los preceptos establecidos en la Ley 594 de 2000, • \'-' / ... ?<_r--" ---------t\J-i.-n-i-----:-----------l lRESOLUCIÓN No. DE 061583 1 O NOV 1016 Hoja No. 2 "Por la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplir los supervisados de la Superintendencia de Puertos y Transporte" y sus normas reglamentarias, con el fin de disponer de documentos y de información útil, veraz y oportuna para la verificación de la gestión de las mismas. Que para el desarrollo del ejercicio de inspección, control y vigilancia por parte de los distintos agentes del Estado, se hace necesario exigir la adecuada organización de sus documentos y archivos, producto del desarrollo de las actividades que realicen. Que el artículo 2.8.2.3.3 del Decreto 1080 de 2015, establece que las entidades privadas que cumplen funciones públicas que sean liquidadas, suprimidas o intervenidas, una vez decretada la liquidación, supresión o intervención, deberán levantar inventario de los documentos y archivos que se deriven de la prestación del servicio público respectivo, el cual deberá ser entregado a la entidad interventora o a la que se transfieren las funciones, con el fin de mantener un control sobre los mismos.

documentos y archivos que se deriven de la prestación del servicio público respectivo, el cual deberá ser entregado a la entidad interventora o a la que se transfieren las funciones, con el fin de mantener un control sobre los mismos. Que el artículo 24 del Acuerdo 005 del 15 de marzo de 2013, del Archivo General de la Nación, atribuye a los Ministerios y Superintendencias, en sus respectivos sectores, la responsabilidad de establecer mecanismos dirigidos a los sujetos de supervisión de la Superintendencias, con el objeto de que cumplan con la adecuada organización, conservación, control y servicios de sus archivos en atención a los parámetros establecidos en la ley. Que para efectos del adecuado desarrollo de los objetivos, funciones y facultades a cargo de la Superintendencia de Puertos y Transporte, así como para el eficiente funcionamiento de las políticas impartidas para el sector, se hace necesario que los sujetos, cuya inspección, control y vigilancia corresponde a esta Entidad, adelanten programas de gestión documental que garanticen la adecuada organización de sus archivos, facilitando tanto la toma de decisiones como el acceso y disponibilidad de la información cuando esta sea requerida. Que en cumplimiento del numeral 8 del artículo 8, del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, el proyecto de acto administrativo fue publicado en la página WEB de la Superintendencia de Puertos y Transporte, del día 4 de octubre de 2016 al 10 de octubre de 2016, con el fin de recibir los respectivos comentarios y sugerencias. Sin embargo, no se recibieron observaciones. Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE Articulo 1. Objeto. La presente Resolución tiene por objeto establecer las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplir los sujetos de

Que en mérito de lo expuesto, RESUELVE Articulo 1. Objeto. La presente Resolución tiene por objeto establecer las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplir los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, para el cumplimiento de la normatividad archivística nacional, asegurando la adecuada producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta de los documentos de archivo a nivel interno y de los ciudadanos y de las entidades del Estado, que en el ejercicio de sus funciones los requieran, garantizando la disponibilidad de la información. Artículo 2. Ámbito de aplicación. La presente Resolución aplica para todos los supervisados por la Superintendencia de Puertos y Transporte, quienes deberán contar con archivos institucionales técnicamente organizados y dotados, de forma que se facilite el cumplimiento de la normatividad archivística. Artículo 3. Instrumentos archivísticos para la gestión documental. Los supervisados por Superintendencia, deberán elaborar, adoptar e implementar los siguientes instrumentos archivísticos para asegurar la organización de sus archivos: a} Programa de Gestión Documental. b} Tabla de Retención Documental. c) Tabla de Valoración Documental (aplica para los supervisados que posean fondos acumulados). d) Reglamento Interno de Archivo. fi-¡ <\ ... . 061583 RESOLUCIÓN No. DE 1 O NOV 2016 Hoja No. 3 "Por la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplír los supervisados de la Superintendencia de Puertos y Transporte" 1 Pfirágrafo. El cumplimiento de las disposiciones adoptadas mediante la presente Resolución

"Por la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplír los supervisados de la Superintendencia de Puertos y Transporte" 1 Pfirágrafo. El cumplimiento de las disposiciones adoptadas mediante la presente Resolución y las demás normas relacionadas en materia archivística, es responsabilidad de los representantes legales de las empresas, verificar que todos los instrumentos estén debidamente documentados. La falta de cumplimiento de dichas disposiciones, acarrean responsabilidad no sólo por parte de la persona jurídica vigilada, sino también de quien ejerce la representación legal. Artículo 4. Organización y conformación de los archivos. La organización de los archivos dfiberá realizarse a partir del Cuadro de Clasificación Documental y de la Tabla de Retención Documental, mediante la conformación de expedientes agrupados en series y sub-series documentales, atendiendo al principio de procedencia, el orden original y al ciclo vital de los documentos, independientemente del soporte en cual se encuentren. Artículo 5. Programa de gestión documental. En la implementación del programa de gkstión documental, se podrá contemplar el uso de nuevas tecnologías de información, ef pleando para ello cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático para la producción, conservación y servicios documentales de archivo, siempre que quede g1arantizada la organización archivística, la autenticidad, posterior consulta e integridad, así como la interoperabilidad de los sistemas, seguridad y perdurabilidad de la información, el delo vital de los documentos, la posibilidad de reproducción y el funcionamiento razonable del sistema, durante el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental para cada Jna de las series documentales. 4rtículo 6. Tablas de Retención Documental. Las Tablas de Retención Documental

del sistema, durante el tiempo establecido en la Tabla de Retención Documental para cada Jna de las series documentales. 4rtículo 6. Tablas de Retención Documental. Las Tablas de Retención Documental fidoptadas por los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, deberán ser publicadas en las Página Web de los supervisados y estar a disposición para cuando la Superintendencia las requiera, incluso en las visitas de inspección. La Superintendencia de Puertos y Transporte, podrá solicitar ajustes a las Tablas de Retención Documental. ,4rtículo 7. Eliminación de documentos. De conformidad con la normatividad archivística Viigente, la eliminación de documentos de archivo sólo podrá realizarse con autorización del representante legal de los sujetos supervisados y se levantará un acta, en la que deberá donstar el listado de los documentos cuya eliminación haya sido autorizada. firtículo 8. Funcionamiento de los sistemas de archivo. Para el correcto funcionamiento qe los sistemas de archivo, los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte y sus representantes legales, deberán proporcionar el recurso humano, los medios físicos tecnológicos y económicos, que se requieran para la adecuada conservación, organización, administración y consulta de los documentos. Artículo 9. Entidades suprimidas, liquidadas, fusionadas o intervenidas. Cuando se supriman, liquiden, fusionen o intervengan las empresas sujetas de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, estas deberán implementar un plan integral de archivo y levantar inventario de los documentos y archivos que se deriven de la prestación del servicio público respectivo, de los documentos históricos y de las series que respalden los derechos de los empleados y ciudadanos, tales como: expedientes laborales, nómina y

archivo y levantar inventario de los documentos y archivos que se deriven de la prestación del servicio público respectivo, de los documentos históricos y de las series que respalden los derechos de los empleados y ciudadanos, tales como: expedientes laborales, nómina y docum.entación contable, asi como las actas y demás documentos que den cuenta del desarrollo de la empresa. El cual deberá ser entregado a la entidad interventora o a la fmpresa o entidad a la que transfiere sus funciones y una copia a la Superintendencia de Puertos y Transporte, para su respectivo seguimiento, sin que tales documentos deban permanecer custodiados. Parágrafo 1. Cuando una empresa supervisada por la Superintendencia deje de existir de manera definitiva, podrán entregar al Archivo General de la Nación, los archivos, los documentos de carácter histórico y los documentos que respalden los derechos de los rmpleados, cumpliendo las condiciones y requisitos que establezca dicha Entidad, a quien para tales efectos deberá solicitar concepto. fi '2 /2RESOLUCIÓN No. 061583

DE 1 O NOV 2016

Hoja No. 4 "Por la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplir los supervisados de la Superintendencia de Puertos y Transporte" Para ello, deberán verificar y asegurar dentro de su presupuesto, los recursos necesarios para la implementación del plan integral de archivo y su respectiva entrega. Artículo 10. Inspección y vigílancia. La Superintendencia de Puertos y Transporte, podrá realizar en cualquier momento actividades de inspección y vigilancia, para verificar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Resolución y las demás complementarias en tema de archivo.

realizar en cualquier momento actividades de inspección y vigilancia, para verificar el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Resolución y las demás complementarias en tema de archivo. Artículo 11. Lineamientos para la elaboración de la Tabla de Retención. Adoptase como parte integral de la presente Resolución el anexo Único, que se establece la elaboración de instrumentos archivísticos. Artículo 12. Normas complementarias. Los aspectos no contemplados o reglamentados en la presente Resolución, se deberán ejecutar conforme a la Ley General de Archivos y demás normas reglamentarias. Artículo 13. Periodo de Transición. La presente Resolución establece un plazo de un (1) año contado a partir de su expedición, para que los sujetos de supervisión de la Superintendencia de Puertos y Transporte, elaboren sus Tablas de Retención Documental y adopten el Programa de Gestión Documental respectivo, el cual deberá incluir políticas para la gestión de documentos electrónicos de archivo. Así como, un plan para la organización de fondos documentales acumulados, cuando haya lugar. Artículo 14. Vigencia. La presente Resolución rige a partir de su expedición y se publicará en la página web de la Superintendencia de Puertos y Transporte y en el Diario Oficial Dada en Bogotá, o.e. a los Y CÚMPLASE O 6 1 5 8 fi 1 O NOV 2016 AMILLO RAMÍREZ de te e Puertos y Transporte

Elaboró: Lucy Nieto Suza, Claudia Sepúlveda, Angela Gallnfi

Revisó: Alcides Espinosa Ospíno - Secretario Generalfi-i--

4 Una Maria Margarita Huari MateusDelegada ije Tránsito y Trasporte Terrestre Automotorfi·

Revisó: Alcides Espinosa Ospíno - Secretario Generalfi-i--

4 Una Maria Margarita Huari MateusDelegada ije Tránsito y Trasporte Terrestre Automotorfi· Juan Pablo Restrepo Castrillón - Jefe Oficina Asesor 1urídica - Delegado de Concesiones e Infraestructura (E 4 L Andrés lañas Romero - Delegada de Puertos (E) 1 'r\ .¡¡q ..001563 1 O NOV 2016 ANEXO ÚNICO RESOLUCIÓN No. DE Hoja No. 1 "Por la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplir los supervisados de la Superintendencia de Puertos y Transporte" 1

ELABORACIÓN DE DOCUMEN TOS ARC HIVÍSTICOS

1. LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN Y EVALUACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL La Tabla de Retención Documental es un listado de series, subseries y sus correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por una entidad o empresa en cumplimiento de sus funciones, a las cuales se les asigna un tiempo de permanencia en cfi da etapa del ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central e histórico.

La elaboración de las TRD se basa en la estructura orgánica funcional de la empresa y se apoyan en los inventarios documentales de los archivos de gestión, lo que permite identificar series y subseries documentales. Si la empresa aún no cuenta con su Tabla de Retención Documental, requisito para irflplementación del Programa de Gestión Documental, proceda con la elaboración siguiendo la metodología expresada en el Mini - Manual de Tablas de Retención y Transferencias Documentales - expedido por el Archivo General de la Nación, que contempla las siguientes etapas:

irflplementación del Programa de Gestión Documental, proceda con la elaboración siguiendo la metodología expresada en el Mini - Manual de Tablas de Retención y Transferencias Documentales - expedido por el Archivo General de la Nación, que contempla las siguientes etapas: 1 ¡- 1 Etapa 1: Investigación preliminar sobre la institución 1.1.1 Compilar la información institucional ■ Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creación y c¡ambios estructurales de la empresa. ■ Estructura interna vigente de la empresa, manuales de funciones y de procedimientos. • Organigrama actual y asignación de funciones. 1.1.2 Entrevistar a los productores de los documentos de la institución. ■ Identificar y definir las unidades documentales. ■, Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. • Identificar los valores primarios de la documentación. 1.2 Etapa 11: Análisis e interpretación de la información recolectada fi Analizar la producción y trámite documental teniendo en cuenta las funciones asignadas a las dependencias y los manuales de procedimientos. fi Identificar los valores primarios de ta documentación o sea los administrativos, legales, jprídicos, contables y/o fiscales. " Conformar las series y subseries con sus respectivos tipos documentales. 1 Establecer los tiempos de retención o permanencia de las series y subseries documentales en cada fase de archivo: Gestión, Central e Histórico, con el fin de racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la fimpresa, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. , Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la

racionalizar la producción y garantizar la protección del patrimonio documental de la fimpresa, desde el momento en que se produce el documento hasta su disposición final. , Adelantar la valoración documental, teniendo en cuenta el uso, la frecuencia en la consulta y las normas internas y externas que regulan su producción. ■ Determinar el destino final de la documentación ya sea para su conservación total, selección o eliminación. La selección puede aplicarse a documentación no vigente fidministrativamente, a series documentales cuyo contenido se repite o se encuentra r:-egistrado en otras series; a series documentales cuyo valor informativo no exige su tonservación total. 1.3 Etapa 111: Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental ■ Elaborar la de propuesta de Tabla de Retención Documental teniendo como punto de partida las series y subseries documentales que tramita y administra cada dependencia. Las fRD deben presentarse acompañadas de una introducción y de los anexos que sustenten el proceso de elaboración y aseguren su comprensión y aplicación. ) aANEXO ÚNICO RESOLUCIÓN No. 06 1583

DE 1 O NOV 2016

Hoja No. 2 "Por la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplir los supervisados de la Superintendencia de Puertos y Transporte" • Presentar y lograr el aval de la propuesta de Tabla de Retención mediante Acta de Comité Interno de Archivo o quien haga sus veces. 1.4 Etapa IV: Apl icación Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando: • Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. • Instructivo para su aplicación

1.4 Etapa IV: Apl icación Una vez elaboradas y aprobadas las TRD debe hacerse su difusión indicando: • Fecha a partir de la cual son de obligatorio cumplimiento. • Instructivo para su aplicación • Normas para la organización de los archivos de gestión en concordancia con la TRD de cada oficina. Las instancias evaluadoras verificarán la aplicación de las Tablas de Retención Documental.

2. LINEAMIENT OS PARA LA ELABORACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL (PGD) Un Programa de Gestión Documental es el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. 2.1 FORMATO DE PRESENTACIÓN A continuación se describe el esquema que debe contener la descripción del Programa de Gestión Documental a implementarse en cada empresa:

CARÁTULA

CUERPO O CONTENIDO

1. Aspectos Generales

2. Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental • Producción de documentos • Recepción de documentos, • Distribución de documentos, • Trámite de documentos, • Organización de documentos, • Consulta de documentos, • Conservación de documentos • Disposición final de documentos.

3. Fases de Implementación del PGD

ANEXOS 2.1.1 CARÁTULA Descripción de los datos generales de la empresa, la cual debe incluir: • Nombre de la Entidad. • Fecha de Aprobación. • Fecha de Vigencia. • Instancia de aprobación. • Versión del documento. • Responsables de su elaboración.

2.1.2 CUERPO O CONTENIDO

• Nombre de la Entidad. • Fecha de Aprobación. • Fecha de Vigencia. • Instancia de aprobación. • Versión del documento. • Responsables de su elaboración. 2.1.2 CUERPO O CONTENIDO Enmarca las estrategias para la adopción de políticas, procedimientos y prácticas, en el diseño y en la ejecución del programa, de manera que cumpla las expectativas de la06 15 83 1 O NOV 2016

ANEXO ÚNICO RESOLUCIÓN No. DE Hoja No. 3 "Por la cual se establecen las directrices que en ma/eJia de gestión documental y organización de archivos deben cumplirlos supe,visados de la Superintendencia de Puerlos y Transporte" 1 01 ganización y sean conformes con la legislación colombiana y los entornos propios de la e11tidad. 2.1.2.1 Aspectos Generales: Requiere que las empresas realicen una rev1s1on interna general con la finalidad de conocer qué hacen y cómo lo hace, para de esta forma establecer un modelo conceptual que sirva de base y en consecuencia señalar la relación que media entre los documentos y las actividades de la entidad.

• Introducción. • Alcance • Público al cual está dirigido.
• Requerimientos para el desarrollo del PGD:
• Normativos.
• Económicos.
• Administrativos. • Tecnológicos. 2, 1.2.2 Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental: Se refieren a orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo o normativo, que las empresas deben formular para lograr que los procesos que conforman el PGD se desarrollen acorde con la normatividad archivística vigente.

orientaciones de carácter administrativo, tecnológico, económico, corporativo o normativo, que las empresas deben formular para lograr que los procesos que conforman el PGD se desarrollen acorde con la normatividad archivística vigente. fiara efectos de la conceptualización de un Programa de Gestión Documental, se determinan los siguientes procesos que estarán interrelacionados entre si y se desarrollarán er las unidades de correspondencia y durante las etapas del ciclo vital del documento (Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico) 2.1.2.2.1 PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS: Comprende los aspectos de origen, creación y1 diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada empresa o dependencia. Durante su desarrollo pueden abordarse las siguientes actividades: •1 Crear y diseñar documentos. • Determinar medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de texto). • Determinar y seleccionar soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos 1pticos, discos duros, microfilme, video). • Determinar tamaños, calidad, tipos de soportes, gramaje y tintas. fi Documentar instructivos para el diligenciamiento de formularios. fi Determinar el uso y finalidad de los documentos. • Establecer la diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la éntidad, características internas y externas, tipo de letra y firmas autorizadas. • Identificar las dependencias productoras. l Definir tipologías documentales conforme a formatos y formularios regulados en los 'i ,anuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. i Emitir directrices relacionadas con el número de copias. 11 Controlar de la producción de nuevos documentos.

l Definir tipologías documentales conforme a formatos y formularios regulados en los 'i ,anuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD. i Emitir directrices relacionadas con el número de copias. 11 Controlar de la producción de nuevos documentos. • Determinar la periodicidad de la producción documental. Elementos a considerar en su diseño ► Qué documentos produce la dependencia? (TRD y apoyo) ► Qué se tiene en cuenta para elaborar dichos documentos? (directrices) ► Qué tipo de soportes documentales utiliza y en qué casos? (papel, digital) ► Cómo se elaboran los documentos? ¿cuál es el paso a paso? (Formato, copias, firmas, uso papel reciclado) ► Cómo se reciben y envían los documentos? (Por correo tradicional, correo electrónico, fax, otro.) :C Cómo se elaboran los documentos internos? 106 15 83 1 O NOV 2016 ANEXO ÚNICO RESOLUCIÓN No. DE Hoja No. 4 "Por la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplir los supeNisados de la Superintendencia de Puertos y Transporte" 2.1.2.2.2 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS : Conjunto de operaciones de verificación y control que una empresa debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. • Identificar los medios de recepción: Mensajería, fax, correo tradicional, correo electrónico, página web, otros. • Recibir documentos oficiales. • Verificar y confrontar folios, copias, anexos, firmas. • Determinar constancia de recibo (sello, reloj radicador). 2.1.2.2.2.1 Radicar documentos

• Recibir documentos oficiales. • Verificar y confrontar folios, copias, anexos, firmas. • Determinar constancia de recibo (sello, reloj radicador). 2.1.2.2.2.1 Radicar documentos • Asignar número consecutivo a los documentos en los términos establecidos en el artículo 2 del Acuerdo AGN 060 de 2001, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envio. • Imprimir rótulo de la radicación. • Registrar impreso de planillas de radicación y control. 2.1.2.2.2.2 Registrar documentos • Recibir de documentos oficiales. • Verificar y confrontar folios, copias, anexos y firmas. • Emitir constancia de recibo. • Asignar datos, tales como: Nombre de la persona y/ o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la(s) Dependencia(s) competente(s), Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros. • Conformar del consecutivo de comunicaciones despachadas. • Establecer controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados.

Elementos a considerar en su diseño :.- Qué tipo de documentos recibe de otras entidades o empresas y por qué razón? ,,. Cómo recibe estos documentos (procedimiento, verificación, controles) }.- Qué se hace cuando el documento no es de su competencia? ► Si el documento está incompleto que se hace? ;,,. Corresponde a las series documentales? ► Existe algún control para seguimiento y entrega de los documentos? 2.1 .2.2.3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: La distribución se relaciona con el flujo de

;,,. Corresponde a las series documentales? ► Existe algún control para seguimiento y entrega de los documentos? 2.1 .2.2.3. DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envio de los mismos. En este proceso se distinguen actividades como: 2.1.2.2.3.1 Distribuir documentos externos recibidos • Identificar las dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia. • Clasificar las comunicaciones. • Organizar los documentos en buzones o casilleros. • Enrutar documentos a la dependencia competente. • Reasignar documentos mal direccionados. • Registrar en el control de entrega de documentos recibidos. 2.1.2.2.3.2 Distribución de documentos internos • Identificar las dependencias. • Enrutar los documentos a la dependencia competente. • Registrar el control de entrega de documentos internos. 2.1.2 .2.3.3 Distribución de documentos enviadosANEXO ÚNICO RESOLUCIÓN No. 06 15 83 DE 1 O NOV 2016 Hoja No. 5 "Por la cual se establecen las directrices que en materia de gestión documental y organización de archivos deben cumplir los supeNisados de la Superintendencia de Puertos y Transporte" • Definir los medios de distribución: Personal, fax, correo tradicional, correo electrónico, a9artado aéreo, trámite en línea, página web, otros. • Controlar el cumplimiento de los requisitos del documento. • Establecer los métodos de