SUPERTRANSPORTE - Resolución 7848 de 2021

MINISTERIO DE TRANSPORTE

SUPERINTENDENCIA DE TRANSPORTE

.

RESOLUCIÓN NÚMERO

REPUBLICA DE COLOMBIA

I

Por la cual se adopta el Manual de Procedimiento Administrativo y Contable para el manejo y control de los bienes

EL SUPERINTENDENTE DE TRANSPORTE,

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las previstas en los numerales 3, 4, 23 y 25 del artículo 7 del Decreto 2409 de 2018 y

I. CONSIDERANDO

1. Que de acuerdo con lo previsto en el artículo 269 de la Constitución Política, en consonancia con los principios contemplados en el artículo 209 de la misma, las entidades públicas deben diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, los métodos y procedimientos de control interno, acordes con la Ley y reglamentos.

2. Que la Ley 87 de 1993 define el control interno como un sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, cuyo objetivo es que todas las actividades, operaciones, actuaciones de la entidad, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucion ales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

3. Que los numerales 4, 5, 21 y 22 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, preceptúan los deberes de todo servidor público, para la vigilancia y salvaguarda de los intereses del Estado en cuanto

previstos.

3. Que los numerales 4, 5, 21 y 22 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, preceptúan los deberes de todo servidor público, para la vigilancia y salvaguarda de los intereses del Estado en cuanto a la conservación de todos aquellos documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración.

4. Que la Circular No. 533 de 2015 expedida por la Contaduría General de la Nación, incorporó al Régimen de Contabilidad Pública, el marco contable normativo para Entidades de Gobierno, el cual está conformado –entre otros -, por las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos , los P rocedimientos Contables y las

Guías de Aplicación.

5. Que acorde con las normas antes descritas, se hace necesario establecer los procedimientos para el manejo contable y administrativo de los bienes de propiedad de la Entidad.

6. Que también es indispensable proporcionar a los servidores públicos de la Superintendencia de Transporte, especialmente a los responsables del manejo, la administración y custodia de

los dichos bienes, una herramienta para el desarrollo de sus funciones, acorde a la legalidad.RESOLUCIÓN NÚMERO HOJA No 2

Por la cual se adopta el Manual de Procedimiento Administrativo y Contable para el manejo y control de los bienes

7. Que este manual se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG, a través de la cadena de valor de la Superintendencia de Transporte por la cual se desarrolla el modelo de gestión por procesos y a través de los cuales

Planeación y Gestión – MIPG, a través de la cadena de valor de la Superintendencia de Transporte por la cual se desarrolla el modelo de gestión por procesos y a través de los cuales se implementa el Sistema de Gestión de la Superintendencia de Transporte , para lo cual fue socializado en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño en sesión del día veintidós (22) de junio de dos mil veintiuno (2021).

En mérito de lo expuesto

II. RESUELVE

Artículo Primero: Adopción. Adoptar el Manual de Procedimiento Administrativo y Contable para el manejo y control de los bienes de la Superintendencia de Transporte , contemplado en el anexo 1 de la presente resolución, el cual hace parte integral del presente acto administrativo.

Artículo Segundo: Publicación. Ordenar la publicación de la presente resolución en el Diario Oficial y en la Página Web de la Superintendencia de Transporte.

Artículo Tercero: Vigencia y derogatorias . La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación en el diario oficial y deroga la resolución No. 7366 de 2020 y demás disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada en Bogotá D.C., a los

Superintendente de Transporte

Camilo Pabón Almanza

Proyectó: Sonia Rocío Ortiz Moya. -PEDirección Administrativa

Revisó: Denis Adriana Monroy – Directora Administrativa

Estefania Pisciotti BlancoAsesora Del Despacho del Superintendente María Fernanda SernaJefe de la Oficina Asesora Jurídica

Revisó: Denis Adriana Monroy – Directora Administrativa

Estefania Pisciotti BlancoAsesora Del Despacho del Superintendente María Fernanda SernaJefe de la Oficina Asesora Jurídica Jennifer Suaza S. – Contratista Secretaría General Aprobó: María Pierina González Falla – Secretaria GeneralRESOLUCION No. —- de 2021

ANEXO 1

MANUAL DE PROCEDIMIENTO

ADMINISTRATIVO Y CONTABLE PARA

EL MANEJO Y CONTROL DE LOS

BIENES.

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2021Manual de Procedimiento Administrativo y Contable para el manejo y control de los bienes

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TABLA DE CONTENIDO TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................................................... 2 Control de Cambios del Documento ............................................................................................................... 7

I. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 8

II. OBJETIVO ................................ ................................ ................................ ................................ ........................ 9

OBJETIVOS ESPECÍFICOS ................................ ................................ ................................ ................................ ......... 9

III. ALCANCE ................................ ................................ ................................ ................................ ..................... 9

IV. MARCO NORMATIVO ................................ ................................ ................................ ................................ . 10

1. CONCEPTOS BÁSICOS ............................................................................................................................ 11 1.1 Definición y finalidad de los Bienes ................................ ................................ ................................ ............. 11 1.3. Clasificación de los Bienes ................................ ................................ ................................ .......................... 11 1.3.1. Clasificación de los Bienes Administrativamente ................................ ................................ ...................... 12 1.3.1.1. Bienes de Consumo ................................ ................................ ................................ ............................. 12 1.3.1.2. Bienes Devolutivos ................................ ................................ ................................ .............................. 12 1.3.1.2.1. Bienes Devolutivos de mayor cuantía ................................ ................................ ................................ .. 12

1.3.1.2. Bienes Devolutivos ................................ ................................ ................................ .............................. 12 1.3.1.2.1. Bienes Devolutivos de mayor cuantía ................................ ................................ ................................ .. 12 1.3.1.2.2. Bienes Devolutivos de menor Cuantía (costo igual e inferior a 50 UVT) ................................ ................. 13 1.3.2. Clasificación de los Bienes por sus Características Físicas ................................ ................................ .......... 13 1.3.2.1. Bienes Tangibles ................................ ................................ ................................ ................................ . 13 1.3.2.1.1. Bienes Muebles ................................ ................................ ................................ ................................ ... 13 1.3.2.1.2. Bienes Inmuebles ................................ ................................ ................................ ................................ 13 1.3.2.1.2.1. Propiedades, Planta y Equipo ................................ ................................ ................................ ........... 14 • Repuestos ................................ ................................ ................................ ................................ ...................... 15 • Plantas, Ductos y Túneles ................................ ................................ ................................ ............................... 15 • Redes, Líneas y Cables ................................ ................................ ................................ ................................ .... 15 • Maquinaria y Equipo ................................ ................................ ................................ ................................ ...... 15 • Equipo Médico y Científico ................................ ................................ ................................ ............................. 15 • Muebles y Enseres y Equipo de Oficina ................................ ................................ ................................ ........... 15 • Equipo de Comunicación y Computación................................ ................................ ................................ ......... 15 • Equipo de Transporte, Tracción y Elevación ................................ ................................ ................................ .... 16 • Equipo de Comedor, Despensa y Hotelería ................................ ................................ ................................ ...... 16 • Bienes de Arte y Cultura ................................ ................................ ................................ ................................ . 16 1.3.2.1.1.2.1. Estados de las Propiedades, Planta y Equipo ................................ ................................ ...................... 16 • Maquinaria, Planta y Equipo en Montaje ................................ ................................ ................................ ........ 16 SuperTransporteManual de Procedimiento Administrativo y Contable para el manejo y control de los bienes

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• Maquinaria, Planta y Equipo en Montaje ................................ ................................ ................................ ........ 16

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• Propiedades, Planta y Equipo en Tránsito ................................ ................................ ................................ ....... 16 • Bienes Muebles en Bodega ................................ ................................ ................................ ............................. 16 • Propiedades, Planta y Equipo en Mantenimiento ................................ ................................ ............................ 17 • Propiedades, Planta y Equipo no Explotados ................................ ................................ ................................ ... 17 • Bienes Pendientes de Legalizar ................................ ................................ ................................ ....................... 17 • Bienes de Propiedad de Terceros ................................ ................................ ................................ .................... 17 • Propiedades, Planta y Equipo en Concesión ................................ ................................ ................................ .... 17 • Bienes Aprehendidos e Incautados ................................ ................................ ................................ ................. 17 • Bienes entregados en Garantía ................................ ................................ ................................ ....................... 17 • Bienes entregados en Custodia ................................ ................................ ................................ ....................... 18 • Bienes Retirados ................................ ................................ ................................ ................................ ............ 18 • Bienes Entregados a Terceros ................................ ................................ ................................ ......................... 18 1.3.2.1.1.3. Bienes Muebles de Uso Público ................................ ................................ ................................ ........ 18 1.3.2.1.1.4. Bienes Muebles Históricos y Culturales ................................ ................................ ............................ 18 1.3.2.1.3. Bienes Inmuebles ................................ ................................ ................................ ................................ 19 • Bienes Inmuebles por Adhesión: ................................ ................................ ................................ ..................... 19 • Bienes Inmuebles por Destinación: ................................ ................................ ................................ ................. 19 1.3.2.2. Bienes Intangibles ................................ ................................ ................................ ............................... 20 • Bienes Intangibles de Menor Cuantía ................................ ................................ ................................ .............. 21

2. LA GESTIÓN Y EL CONTROL DE LOS BIENES ............................................................................................ 21

1.3.2.2. Bienes Intangibles ................................ ................................ ................................ ............................... 20 • Bienes Intangibles de Menor Cuantía ................................ ................................ ................................ .............. 21

2. LA GESTIÓN Y EL CONTROL DE LOS BIENES ............................................................................................ 21 2.1. Administración de los Bienes ................................ ................................ ................................ ...................... 21 2.2. Control para el manejo de los Bienes ................................ ................................ ................................ .......... 22

3. INGRESO DE BIENES, RECONOCIMIENTO Y MEDICIÓN INICIAL ............................................................... 22 3.1 Almacén ................................................................................................................................................ 22 3.1.1 Definición ................................ ................................ ................................ ................................ ............... 22 3.1.2 Entrada de bienes al Almacén ................................ ................................ ................................ ................. 22 3.1.3 Entrada de bienes al almacén de acuerdo con su origen ................................ ................................ ........... 23 3.1.3.1 Por adquisición: ................................ ................................ ................................ ................................ ...... 23

Aspectos Generales de Entradas por Adquisiciones: ................................ ................................ ............................... 24 3.1.3.2 Por Donación ................................ ................................ ................................ ................................ .......... 24 3.1.3.3 Por Reposición: ................................ ................................ ................................ ................................ ....... 25 3.1.3.4 Por Sobrantes: ................................ ................................ ................................ ................................ ........ 25 3.1.3.5 Por Reintegro: ................................ ................................ ................................ ................................ ........ 26 3.1.3.6 Por Recuperación: ................................ ................................ ................................ ................................ ... 26 3.1.3.7 Por Traspaso: ................................ ................................ ................................ ................................ .......... 27Manual de Procedimiento Administrativo y Contable para el manejo y control de los bienes

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3.1.3.8 Por Demostración o Ensayo ................................ ................................ ................................ ..................... 27 3.1.3.9 En Comodato: ................................ ................................ ................................ ................................ ......... 27 3.1.4 Valoración de los bienes ................................ ................................ ................................ ......................... 27

3.1.3.8 Por Demostración o Ensayo ................................ ................................ ................................ ..................... 27 3.1.3.9 En Comodato: ................................ ................................ ................................ ................................ ......... 27 3.1.4 Valoración de los bienes ................................ ................................ ................................ ......................... 27 3.1.5 Salida de bienes del almacén................................ ................................ ................................ ................... 27 3.1.5.1 Comprobante de salida de almacén ................................ ................................ ................................ ......... 27 3.1.5.2 Salida de Bienes de Consumo: ................................ ................................ ................................ ................. 28 3.1.5.3 Salida de Bienes Devolutivos: ................................ ................................ ................................ .................. 28 3.1.5.3.1 Por solicitud de las dependencias de la Entidad: ................................ ................................ .................. 28 3.1.5.3.2 Por Traspaso: ................................ ................................ ................................ ................................ ...... 29 3.1.5.3.3 Por Bajas: ................................ ................................ ................................ ................................ ........... 29 3.1.5.3.4 Por Pérdida o Hurto: ................................ ................................ ................................ ........................... 30

4. INVENTARIO ......................................................................................................................................... 30 4. 1 Definición ................................ ................................ ................................ ................................ ...................... 30 4. 2 Clases ................................ ................................ ................................ ................................ ............................ 31 4.2.2 Inventario Valorizado:................................ ................................ ................................ ............................. 31 4.2.3 Inventario de entrega y recibo de almacén por cambio de almacenista ................................ .................... 32 4.2.4 Entrega administrativa de almacén cuando el almacenista abandona el cargo o dilata la entrega ................ 32 4.2.5 Entrega administrativa de almacén por fallecimiento del almacenista ................................ ...................... 33 4.2.6 Inventario para la entrega de los bienes devolutivos en servicio de las dependencias ................................ 34 4.2.7 Inventarios actualizados ................................ ................................ ................................ ......................... 34

4.2.5 Entrega administrativa de almacén por fallecimiento del almacenista ................................ ...................... 33 4.2.6 Inventario para la entrega de los bienes devolutivos en servicio de las dependencias ................................ 34 4.2.7 Inventarios actualizados ................................ ................................ ................................ ......................... 34

5. REGISTRO DE BIENES MUEBLES EN EL SISTEMA DE INVENTARIOS .......................................................... 35 5. 2 Bienes en servicio ................................ ................................ ................................ ................................ ........... 35 5. 3 Baja de bienes ................................ ................................ ................................ ................................ ................ 36 5.3.1 Definición ................................ ................................ ................................ ................................ ............... 36 5. 4 Clasificación para baja del inventario ................................ ................................ ................................ .............. 36 5.4.2 Bienes Inservibles ................................ ................................ ................................ ................................ ... 36 5.4.3 Bienes Inservibles por Salubridad ................................ ................................ ................................ ............ 37 5. 5 Procedimientos de baja de inventario ................................ ................................ ................................ ............. 37 5. 6 Mecanismo para dar de baja los bienes ................................ ................................ ................................ .......... 38 5.6.2 Enajenación Directa por Oferta en Sobre Cerrado. ................................ ................................ ................... 38 5.6.3 Enajenación Directa a través de Subasta Pública ................................ ................................ ...................... 39 5.6.4 Enajenación a través de Intermediarios Idóneos ................................ ................................ ...................... 39 5.6.5 Enajenación de bienes muebles a título gratuito entre Entidades Estatales ................................ .............. 39

(artículo 2.2.1.2.2.4.3. Decreto 1082 de 2015) ................................ ................................ ................................ ........ 39 5.6.6 Baja de Bienes por Destrucción ................................ ................................ ................................ ............... 40Manual de Procedimiento Administrativo y Contable para el manejo y control de los bienes

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5.6.6 Baja de Bienes por Destrucción ................................ ................................ ................................ ............... 40Manual de Procedimiento Administrativo y Contable para el manejo y control de los bienes

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5.6.7 Baja de bienes por salubridad ................................ ................................ ................................ ................. 40 5.6.8 Baja de Entregados en Dación de Pago o Permuta ................................ ................................ ................... 41 5.6.9 Baja de Bienes por Caso Fortuito o Fuerza Mayor ................................ ................................ .................... 41 5.6.10 Bajas relacionadas con Procesos de Responsabilidad Fiscal ................................ ................................ ...... 41

6. DEPRECIACIÓN DE LOS BIENES .............................................................................................................. 42 • Definición ................................ ................................ ................................ ................................ ...................... 42 • Depreciación Acumulada ................................ ................................ ................................ ................................ 42 • Activos Depreciables ................................ ................................ ................................ ................................ ...... 42 6.3.1. Activos depreciables de Menor Cuantía ................................ ................................ ................................ ... 43 6.3.2. Vida Útil ................................ ................................ ................................ ................................ ................. 43 6.3.3. Costo Histórico ................................ ................................ ................................ ................................ ....... 43 6.3.4. Bienes para depreciar ................................ ................................ ................................ ............................. 43 6.3.5. Bienes usados ................................ ................................ ................................ ................................ ......... 43 6.3.6. Bienes reintegrados y/o retirados del servicio ................................ ................................ ......................... 44 6.3.7. Mejoras o adiciones en activos depreciables ................................ ................................ ............................ 44 6.3.8. Años de vida útil de los activos depreciables ................................ ................................ ........................... 44 6.3.9. Ajustes a la alícuota de depreciación ................................ ................................ ................................ ....... 45 6.3.10. Métodos de depreciación ................................ ................................ ................................ ........................ 45

6.3.9. Ajustes a la alícuota de depreciación ................................ ................................ ................................ ....... 45 6.3.10. Métodos de depreciación ................................ ................................ ................................ ........................ 45 6.3.11. Método de Línea Recta ................................ ................................ ................................ ........................... 45 6.3.12. Valor residual ................................ ................................ ................................ ................................ ......... 46 6.3.13. Deterioro ................................ ................................ ................................ ................................ ................ 46 6.3.14. Amortización ................................ ................................ ................................ ................................ .......... 47 6.3.12.1 Activos amortizables ................................ ................................ ................................ ........................... 47 6.3.12.2 Vida útil ................................ ................................ ................................ ................................ .............. 47 6.3.12.3 Método de amortización ................................ ................................ ................................ ..................... 47 6.3.12.4 Amortización de Intangibles ................................ ................................ ................................ ................ 47 6.3.12.5 Amortización de bienes entregados a terceros: ................................ ................................ .................... 48 6.3.12.6 Deterioro ................................ ................................ ................................ ................................ ............ 48

7. RESPONSABILIDAD ............................................................................................................................... 49 • Responsabilidad de los bienes ................................ ................................ ................................ ........................ 49 • Responsables de Bienes en Depósito ................................ ................................ ................................ .............. 49 • Responsables de Bienes en Servicio ................................ ................................ ................................ ................ 49 • Determinación de la Responsabilidad por pérdida, daño o deterioro, ................................ .............................. 49 disminución o mal uso de bienes ................................ ................................ ................................ ........................... 49 • Cesación de Responsabilidad ................................ ................................ ................................ .......................... 50Manual de Procedimiento Administrativo y Contable para el manejo y control de los bienes

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• Compensaciones ................................ ................................ ................................ ................................ ............ 50

8. ENTREGA DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Y PAZ Y SALVO A CONTRATISTAS Y/O ..................................... 50

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• Compensaciones ................................ ................................ ................................ ................................ ............ 50

8. ENTREGA DE ELEMENTOS DEVOLUTIVOS Y PAZ Y SAL