SUPERVIGILANCIA - Resolución 20233300033617 de 2023

RESOLUCIÓN

No.20233300033617

FUNCIONARIO O CONTRATISTA NOMBRE Tramitado y Proyectado por LESLY ELIZABERTH PINEDA BAEZ, LAURA MELISSA GALINDO, MARIA CONSUELO VELANDIA VANEGAS Revisado para firma por NICOLAS ARIAS MORALES JOSE GUILLERMO CARLOS MANOSALVA Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos para la firma.

DIRECCIÓN A NOTIFICAR 1 de 4

SISTEMA GESTIÓN DE LA CALIDAD

Código: FORGDO-330-013

Fecha aprobación: 29/09/2022

Versión: 18

Resolución No. 20233300033617 cor medio de la Ƥual se estaƣleƤen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos para la aplicación y cumplimento de los servicios vigilados por ه

EL SUPERINTENDENTE DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

En uso de sus atribuciones legales y en especial las conferidas por el Acuerd o 05 del 15 de marzo de 2013, Ley 1712 del 2014, Decreto 1080 de 2015 y,

CONSIDERANDO

Que la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada es un organismo del orden nacional, de carácter técnico, adscrito al Ministerio de Defensa Nacional.

Que de acuerdo con lo previsto en el Decreto 2355 de 2006 cor el Ƥual se modinjiƤa la estructura de la superintendencia de vigilancia y seguridad privada y se dictan otras

Que de acuerdo con lo previsto en el Decreto 2355 de 2006 cor el Ƥual se modinjiƤa la estructura de la superintendencia de vigilancia y seguridad privada y se dictan otras هle corresponde dirigir, coordinar y ejecutar las funciones de control, inspección y vigilancia sobre la industria y los servicios de vigilancia y seguridad privada.

Que el numeral 13 del artículo 4 del Decreto ídem, establece como función de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada instruir a los viǍilados soƣre las disposiciones que regulan su actividad, fijar criterios técnicos y jurídicos que faciliten el cumplimiento de tales normas y señalar los procedimieه

Que el artículo 5° de la Ley 594 de Ley ”eneral de ArƤhivo y se diƤtan otras هdefine el Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogeneización y normali zación de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de infor mación, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos.

Que el Artículo 24 del Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013 cor el Ƥual se estaƣleƤen los criterios básicos paro la clasificación, ordenación y descripción de l os archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan ot ras disposicionesdeleǍa en cabeza de los Ministerios y las Superintendencias en sus respectivos sectores, la responsabilidad de establecer mecanismos dirigidos a las instituciones sometidas a la inspección, control y vigilancia. Lo anterior, con e l objeto de

disposicionesdeleǍa en cabeza de los Ministerios y las Superintendencias en sus respectivos sectores, la responsabilidad de establecer mecanismos dirigidos a las instituciones sometidas a la inspección, control y vigilancia. Lo anterior, con e l objeto de que cumplan con la adecuada organización, conservación, control y servicios de sus archivos en atención a los parámetros señalados en la ley.

Que el Artículo 13 inciso segundo y los artículos 15, 16 y 17 de la Ley 1712 del 06 de marzo del 2014 cor medio de la Ƥual se Ƥrea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a هordena a todos los sujetos obligados a su cumplimiento a contar con Registros de Activos de Información que cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo General de la Nación, en relación a la const itución de las Tablas de Retención Documental (TRD), el formato único de inventarios documentales (FUID), Programa de Gestión Documental, Archivos y Sistemas de información, que les permita generar buenas prácticas en los procesos administrativos y misionales de las emp resas y/o servicios.

Que el Artículo 2.8.2.3.1 del Decreto 1080 de 2015 establece que Las personas naturales o jurídicas de derecho privado, que estén bajo vigilancia del Estado deberán contar con un archivo institucional creado, organizado, preservado y controlado, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de losRESOLUCIÓN No.20233300033617

FUNCIONARIO O CONTRATISTA NOMBRE

cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de losRESOLUCIÓN No.20233300033617

FUNCIONARIO O CONTRATISTA NOMBRE Tramitado y Proyectado por LESLY ELIZABERTH PINEDA BAEZ, LAURA MELISSA GALINDO, MARIA CONSUELO VELANDIA VANEGAS Revisado para firma por NICOLAS ARIAS MORALES JOSE GUILLERMO CARLOS MANOSALVA Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos para la firma.

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Código: FORGDO-330-013

Fecha aprobación: 29/09/2022

Versión: 18

Resolución No. 20233300033617 documentos, y las normas que regulen a cada sector, así como las establecidas en la Ley 594 de 2000.

Parágrafo 1°. Es responsabilidad de las Superintendencias y los Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para el manejo de los archivos de las e ntidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de conformidad con lo establecido en la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, previa coordinación con el Archivo General de ه

Que la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, hizo parte de las mesas técnicas de trabajo con la finalidad de coordinar con el Archivo General de la Nación las directrices que deben acatar los servicios vigilados, en cumplimiento del parágra fo 1 del artículo 2.8.2.3.1 del Decreto ibídem.

técnicas de trabajo con la finalidad de coordinar con el Archivo General de la Nación las directrices que deben acatar los servicios vigilados, en cumplimiento del parágra fo 1 del artículo 2.8.2.3.1 del Decreto ibídem.

Que, para el adecuado cumplimiento de las políticas impartidas en materia de gestión documental y archivo, se hace necesario exigir a los servicios vigilados por esta e ntidad, el oportuno cumplimiento de los preceptos establecidos en la Ley 594 de 2000, y sus demás normas reglamentarias, con el fin de disponer de documentos, de información útil, veraz y oportuna, para la verificación de la gestión de las mismas.

Que, en mérito de lo anterior,

RESUELVE

Artículo 1. Ordenar a todos los servicios vigilados que sean objeto de inspección, control y vigilancia por parte de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, de conformidad con lo previsto en la Ley y demás disposiciones aplicables, cumplir con la normatividad archivística nacional y asegurar la adecuada planeación, producción, recepción, distribución, organización, conservación, recuperación y consulta oportuna de los documentos de archivo que se produzcan dentro del desarrollo de su objeto social, para que se garantice la disponibilidad de la información.

Artículo 2. Los servicios vigilados cuya inspección, control y vigilancia corresponde a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, deberán contar con sus archivos técnicamente organizados, teniendo en cuenta los principios de procedencia y de orden original, el ciclo vital de los documentos, así como las normas que regulen a cada sector y que den cumplimiento a la normatividad archivística nacional.

Parágrafo primero. Los servicios vigilados podrán gestionar la administración de sus

orden original, el ciclo vital de los documentos, así como las normas que regulen a cada sector y que den cumplimiento a la normatividad archivística nacional.

Parágrafo primero. Los servicios vigilados podrán gestionar la administración de sus archivos de manera autónoma o a través de firmas especializadas, en todo caso, se deberá dar cumplimiento a las instrucciones establecidas en la normatividad archivística, así como las que la aclaren, adicionen, complementen o sustituyan.

Artículo 3. Los servicios vigilados, deberán crear un Comité Interno de Archivo o una instancia equivalente, en la cual se adopten las decisiones relativas a la gestión documental de la respectiva empresa o institución.

Artículo 4. La organización de los archivos deberá realizarse a partir del cuadro de clasificación documental y de las tablas de retención documental, mediante la conformación de expedientes agrupados en series y subseries documentales tal y como Io señala la Ley 594 de 2000 y sus decretos reglamentarios, modificaciones o sustituciones.

Artículo 5. De conformidad con la aplicación de los instrumentos archivístic os, los servicios vigilados deben generar la adecuada disposición final de los documentos como producto del desarrollo de su objeto social.RESOLUCIÓN No.20233300033617

FUNCIONARIO O CONTRATISTA NOMBRE Tramitado y Proyectado por LESLY ELIZABERTH PINEDA BAEZ, LAURA MELISSA GALINDO, MARIA CONSUELO VELANDIA VANEGAS Revisado para firma por NICOLAS ARIAS MORALES

JOSE GUILLERMO CARLOS MANOSALVA

Revisado para firma por NICOLAS ARIAS MORALES JOSE GUILLERMO CARLOS MANOSALVA Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos para la firma.

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Código: FORGDO-330-013

Fecha aprobación: 29/09/2022

Versión: 18

Resolución No. 20233300033617

Artículo 6. Los servicios vigilados en proceso de liquidación, supresión, fusión o escisió n, deberán elaborar un plan integral de archivo, asegurando dentro de sus presupuestos, los recursos que este plan demande, con miras a la organización, conservación y consulta de los documentos y archivos producidos en desarrollo de la prestación del servicio. Del mencionado plan entregará una copia digital a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para su correspondiente control y seguimiento, previo concepto favorable emitido por el Archivo General de la Nación.

Artículo 7. La presente resolución establece un plazo máximo de un (1) año contado a partir de su entrada en vigencia, para que los vigilados elaboren sus instrumentos archivísticos y adopten la implementación de la política de acuerdo a los lineamientos establecidos.

Artículo 8. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

ALFONSO MANZUR ARRIETA

SUPERINTENDENTE DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

ALFONSO MANZUR ARRIETA

SUPERINTENDENTE DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

Fecha firma: 22/06/2023 11:27:41 GMT-05:00RESOLUCIÓN

No.20233300033617

FUNCIONARIO O CONTRATISTA NOMBRE Tramitado y Proyectado por LESLY ELIZABERTH PINEDA BAEZ, LAURA MELISSA GALINDO, MARIA CONSUELO VELANDIA VANEGAS Revisado para firma por NICOLAS ARIAS MORALES JOSE GUILLERMO CARLOS MANOSALVA Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad, lo presentamos para la firma.

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