SUPERVIGILANCIA - Resolución 20241300031137 de 2024

Supervigilancia e 20241300031137CS%i ! y 28/8/2024, 7:47:00 a. in.Ñ MODIFICA RESOLUCION 2241300000009AA PA ep: OFIC a a ¿suerio: PRESENCIALeo kana

“Por la cual se modifica la Resolución 20241300000002C del 03 de abril de 2024sobre las medidas de contingencia para la recepción y emisión decomunicaciones oficiales en la Superintendencia de Vigilancia y SeguridadPrivada”LA SECRETARIA GENERAL DE LA tiSUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADAEn ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidaspor el artículo 16 de la Ley 594 de 2000,el numeral 12 del Decreto 2355 de2006, el artículo 2.8.2.1.16 del Decreto Unico Reglamentario del Sector CulturaNo. 1080 de 2015, acuerdo 060 de 2001 yCONSIDERANDOQue el artículo 11 de la Ley 594 de 2000; señala como obligación del Estado, lacreación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuentalos principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y lanormatividad archivística.Que de conformidad con lo establecido en el literal h) del artículo 4 de la ley enmención, es obligación del Estado propugnar por el fortalecimiento de lainfraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendoprogramas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.Que el artículo 2 de la misma norma, dispone que las reglas generales que regulanla función archivística del Estado le son aplicables a las entidades que cumplenfunciones públicas.Que el artículo 4 siguiente, establece como principio general de la funciónarchivística, tener la documentación organizada, para que la informacióninstitucional sea recuperable para uso de la administración, del ciudadano y comofuente de la historia

para garantizar la efectividad de los principios, derechos ydeberes consagrados en la Constitución y facilitar la participación de la comunidady el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, según prevé la ley.Que de acuerdo con los literales b) y c) del artículo 5 del a Ley 594 de 2000, elconjunto de documentos en su ciclo vital perteneciente a la Superintendencia deVigilancia y Seguridad Privada, hacen parte del Sistema Nacional de Archivos y porende, la información deberá desarrollar los principios de unidad normativa,descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia ysubsidiariedad.Que el artículo 21 de la misa ley, faculta a las entidades públicas a elaborarprogramas de gestión documental, mediante el uso de nuevas tecnologías,siempre y cuando cumplan con los principios y procesos archivísticos.Que el artículo 46 siguiente, establece como obligación de la administraciónpública, implementar un sistema integrado de conservación y preservación de losdocumentos, en cada una de las fases del ciclo vital de los mismos.ayPagina 1 de 4NOMBRE Y CARGO PROCESOElaboró KAREN STEPHANY AGUILAR CORTESRevisó y Aprobó SUNI ALEJANDRA RODRIGUEZ CABRERALos arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y, por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lopresentamos para la firma

Dirección: Calle 24A No. 59-42 Torre 4 BarrePiso 3 Centro Empresarial Sarmiento Angulo pas pación: Ua/serabee.Conmutador: (+601) 307 8038 pte eoLínea gratuita: 01 8000 119703e 20241300031137CSElto 7 28/8/2024, 7:47:00 a. in.+ MODIFICA RESOLUCION 20241300000002CLa E pe vi j ; a rie a Dep: OFICINA ASESORA JURÍDICAFollo: 4 Anexo: 0Usuario: PRESENCIAL Que el acuerdo 060 de 2001, por el cual se establecen pautas para laadministración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadasque cumplen funciones públicas, prevé los lineamientos y procedimientos para darcumplimiento a los programas de gestión documental y programas deconservación integrándose a los procesos de archivos de gestión, centrales ehistóricos.Que los numerales 8, 21 y 22 del artículo 4 del Decreto 2355 de 2006, establecencomo funciones de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada la de: i)desarrollar y administrar un sistema de información: detallado respecto de losriesgos que genera la prestación de los servicios de vigilancia y seguridad privadaobjeto de su competencia, ii) atender los reclamos de la ciudadanía sobre losservicios de vigilancia y seguridad privada “prestados por los “vigilados y lasdenuncias sobre la prestación de estos servicios por personas naturaiés o jurídicasno autorizadas y iii) adelantar una gestión adecuada de las peticiones quejas yreclamos para identificar fallas recurrentes por parte de los préstadores deservicios de vigilancia y seguridad privada, entre otros.

Que el artículo 16 de la Ley de archivo refiere que "(...) Los secretarios generaleso los funcionarios administrativos de igual 'o superior jerarquía, pertenecientes alas entidades públicas, a cuya carga estén los archivos públicos, tendrán laobligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de lainformación de los documentos de archivo y serán responsables de su organizacióny conservación, así como de la prestaciónde los servicios archivisticos”.Que una de las funciones de la Secretaría General es controlar el manejo delarchivo y la correspondencia de la Superintendencia y velar por la seguridad delos mismos, tal y como lo establece el numeral 12 del artículo 13 del Decretocitado.Que el instructivo de comunicaciones oficiales (INS-GDO-330-002) de la entidadprevé el Plan de Contingencia como una “(...) serie de medidas encaminadas arestaurar el funcionamiento normal del proceso de radicación de ComunicacionesOficiales tras una alteración producida por fallas en el Gestor Documental o unfactor externo al sistema (Cortes de energía, fallos en la prestación del servicio deinternet, etc) o propio del sistema (Fallos en los servidores donde se encuentrainstalada la solución).Que mediante la Resolución 20241300000002C-de! 3 de abril de 2024, laSuperintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, ordenó la aplicación demedidas de contingencia para la recepción y emisión de comunicaciones oficiales,asi como para recibir, radicar, gestionar, accederf consultar, producir, firmar y darcontinuidad a los flujos documentales de. los diferentes trámites y otrosprocedimientos administrativos, con ocasión a las fallas

técnicas que presentaba elGestor Documental, relacionadas en el reporte técnico del 22 de marzo de 2024presentado por la Oficina de Sistemas.Que en la citada Resolución, se establecieron lineamientos para la asignación deradicados de entrada y salida, de conformidad con los parámetros definidos por elgrupo de Gestión Documental Archivo y Correspondencia.MAPágina 2 de 4NOMBRE Y CARGO 4 PROCESOElaboro KAREN STEPHANY AGUILAR CORTESRevisó y Aprobó SUNI ALEJANDRA RODRIGUEZ CABRERALos arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y, por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lopresentamos para la firma

Dirección: Calle 24A No. 59-42 Torre 4 paPiso 3 Centro Empresarial Sarmiento Angulo Seek pe eet aneenaConmutador: (+601) 307 8038 VERONOOLinea gratuita: 01 8000 119703Supervigilancia

20241300031137CSdide) 28/8/2024, 7:47:00 a. in.de MODIFICA RESOLUCION 20241 3090000020a Dep: OFICINA ASESORA JURÍBICAa EET iical:antiia Follo:4 Anexo:0ned Usuario: PRESENCIAL Que la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada ha venido realizandoavances respecto de la estabilización de la gestión documental de la entidad, locual ha permitido el ingreso de información por medio de la sede electrónica, tocual garantiza la custodia de la documentación, dando cumplimiento a lasobligaciones contenidas en la ley 594 de 2000contingencia.Que, en mérito de lo expuesto, la Secretaria General de la Superintendencia deVigilancia y Seguridad Privada,

RESUELVEARTÍCULO PRIMERO. Modificar el Artículo Segundo de la Resolución No.20241300000002C del 3 de abril de 2024, en el sentido de habilitar como canal derecepción de documentos la sede electrónica de la Superintendencia de Vigilanciay Seguridad Privada, el cual quedará así:SEGUNDO. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS. - Pará efectosde dar cumplimiento a lanormatividad sobre recepción de documentos en la Superintendencia de VigilanciaySeguridad Privada, se tendrán en cuenta los siguientes canales habilitados para larecepción de documentos durante el término-de la continaencia: ~2.1. Canales Físicos: Los documentos radicados de manera física se recibirán en laventanilla única de correspondencia de la Superintendencia de Vigilancia ySeguridad Privada ubicada en la Calle 24A No. 59-42, Torre44, Piso 3 de la ciudad deBogotá D.C.(..)2.2. Sede electrónica: Los documentos podrán radicarse a través de la sedeelectrónica https://sedeelectronica.supervigilancia.gov.co/SedeElectronica2.3. Canales Virtuales: Los documentos radicados de manera virtual se recibirán através del correo electrónico contactenos@supervigilancia.gev.co y para el caso delas notificaciones judiciales notificacionesjudiciales@supervigilancia.qov.co2.4. Canales Telefónicos: Para efectos de peticiones, quejas y reclamos seguirán enfuncionamiento con normalidad el ícono en página web CLIC TO CALL y CHAT, lalínea telefónica de la entidad Conmutador:(+601) 307 8038y Línea gratuita: 01 8000119703.

2.5. Correos electrónicos institucionales de funcionarios y contratistas. Todapetición, trámite, solicitud o denuncia que ingrese a los correos institucionales de losfuncionarios y contratistas deberá remitirse al correo electrónicocontactenos@supervigilancia.gov.co a efectos de que el grupo de GestiónDocumental asigne radicado de entrada.(...) ARTICULO SEGUNDO. MODIFICAR el articulo tercero de la Resolución20241300000002C del 3 de abril de 2024, en el sentido de indicar que losradicados de entrada serán asignados de manera automática por la sedeelectrónica y por ende, no se usará la numeración de entrada finalizada con lasletras “CE”. UbPágina 3 de 4NOMBRE Y CARGO PROCESOElaboróKAREN STEPHANY AGUILAR CORTESRevisó y AprobóSUNI ALEJANDRA RODRIGUEZ CABRERALos arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y, por lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lopresentamos para la firma

Dirección: Calle 24A No. 59-42 Torre 4Piso 3 Centro Empresarial Sarmiento AnguloConmutador: (+601) 307 8038Línea gratuita: 01 8000 119703

Código: FORGDO-330-013Fecha aprobación: 05/06/2024Versión: 20e Supervigilancia ss ces Fea 20241300031137CSA 4 28/8/2024, 7:47:00 a. in.4 MODIFICA RESOLUCION 20241300000002Cee prepa ot 18 Dep: OFICINA ASESORAJURIDImupervigilancia operaareas. Usuario: PRESENCIAL

ARTÍCULO CUARTO. Mantener incólume los demás artículos de la Resolución20241300000002C del 03 de abril de 2024.ARTÍCULO QUINTO. La presente Resclución rige a partir de la fecha depublicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias.Dada en Bogotá a los 27 días del mes de agosto de 2024. PUBLÍQUESE Y CUMPLASE dese LLOSecretaria GeneralSuperintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada Página 4 de 4NOMBRE Y CARGOElaboró KAREN STEPHANY AGUILAR CORTÉSRevisó y Aprobó SUNI ALEJANDRA RODRIGUEZ CABRERALos arriba firmantes declaramos que hemos revisado el documento y lo encontramos ajustado a las normas,presentamos para la firma 4 PROCESO + disposiciones legales vigentes y, por lo'tanto, bajo nuestra responsabilidad lo

Dirección: Calle 24A No. 59-42 Torre 4 . Código: FORGDO-2330-013 4 E E ! / Óódigo: = -330Piso 3 Centro Empresarial Sarmiento Angulo ; Fecha aprobación: 05/06/2024Conmutador: (+601) 307 8038 ; Version: 20Linea gratuita: 01 8000 119703