SUPERVIGILANCIA - Resolución 20253000002067 de 2025

Y] 20253000002067cs 8/4/2025, 4:50:00 pmSUPERIENTENDENCIA DE viSupervigilancia Dep: SECRETARÍA GENERALFolio: 8 Anexo: a Resolución N° | Por la cual se dictan medidas de contingencia para la recepción y emisión decomunicaciones oficiales en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad| 7 Privada y se dictan otras disposiciones EL SECRETARIO GENERAL DE LA: SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA|| .En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidaspor el decreto 2355 de 2006, articulo 13 numerales 4 y 12, y CONSIDERANDO Que, es obligacién del Estado propugnar por el fortalecimiento de la infraestructuray lla organización de sus sistemas de información, estableciendo programaseficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. Que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control deoF archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, elciclo vital de los documentos y la normatividad archivistica. Que el Articulo 2 de la Ley 594 de 2000 establece que las reglas generales queregulan la función archivística del Estado le son aplicables a las entidades quecumplen funciones públicas. Que el objetivo de los archivos es tener la documentación organizada, para que lainformación institucional sea recuperable para uso de la administración, delciudadano y como fuente de la historia para garantizar la efectividad de lospnincipios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y facilitar laparticipación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que losafpcten, según prevé la ley.

documentos pertenecientes a entidades oficiales y que la función archivísticase encuentra compuesta por actividades relacionadas con la totalidad del quehacerarchivistico, las cuales nacen con la elaboración del documento hasta sueliminación o conservación permanente. Que el Artículo 3 de la Ley ibidem, establece que el archivo público es el conjuntodd Que el Articulo 4 de la Ley ibidem, basa los principios generales que rigen la funciénarchivistica en la utilidad para el servicio al ciudadano, como fuente de la historia,mecanismo para la toma de decisiones basadas en antecedentes y eventualmentecomo patrimonio cultural, patrimonio de la identidad nacional y parte esencial dela} memoria colectiva, así mismo como institucionalización de las decisionesadministrativas para la gestión económica, política, cultural del Estado y de laagministracion de justicia y como función probatoria, garantizadora yperpetuadora. Página t de 9 y NOMBRE Y CARGO PROCESO; Cristhiam Armando Gor Grupo Atención al UsuarioElaboró Ivan Camilo Erazo Grupo Atención al UsuarioMaria Margarita Beral ow Me Grupo Gestión DocumentalRevisó y Aproba Jhon Fredy Lopez Franco ¿HTLos arriba fir declaramos que hemos revisado el fÉnto y lo encontramos ajustado a las normasy disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra jo para la firmaDIRECCION A NOTIFICAR Dirección: Galle 24A No, 59-42 Torre 4 Piso 3 CentroEmpresaria) Sarmiento AnguloConmutador: (+601) 307 8038Linea gratuita: 01 8000 119703

Código: FORGDO-330-013Fecha“aprobación: 05/06/2024Versión: 20A A A Ea

at 20253000002067CSWG 3/4/2025, 4:50:00 p. m.. SUPERIENTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVA

Supervigilancia oUzuarto: PRESENCIALhuni Resolución N° Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 de la Ley 594 de 2000, sedesprende que el conjunto de documentos en su ciclo vital perteneciente ja laSuperintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada hace parte del SistemaNacional de Archivos y, por ende, su tratamiento deberá desarrollar los principiosestablecidos en el artículo 4 de la misma norma.

Que el Acuerdo nro. 001 de 2024 emitido por el archivo general de la Nación, Porel cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen loscriterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y sefijan otras disposiciones”, prevé los lineamientos y procedimientos paraj darcumplimiento a los programas de gestión documental y programas| deconservación integrándose a los procesos de archivos de gestión, centralés ehistóricos. Que el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 refiere que «(...) Los secretarios generaleso los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes alas entidades públicas, a cuya carga estén los archivos públicos, tendrán laobligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad e lainformación de los documentos de archivo y serán responsables de su organizacióny conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos». '

Que los numerales 21 y 22 del Artículo 4 del Decreto nro. 2355 de 2006, establecencomo funciones de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada la de:,21) atender los reclamos de la ciudadanía sobre los servicios de vigilancia yseguridad privada prestados por los vigilados y las denuncias sobre la prestaciónde estos servicios por personas naturales o jurídicas no autorizadas y 22) adelantaruna gestión adecuada de las peticiones quejas y reclamos para identificar fallasrecurrentes por parte de los prestadores de servicios de vigilancia y segun idadprivada, entre otros». |Que una de las funciones de la Secretaria General es controlar el manejo delarchivo y la correspondencia de la Superintendencia y velar por la seguridad deestos, tal y como lo establece el numeral 12 del Artículo 13 del Decreto ibide Que el Artículo nro. 2.2.22.3.8 del Decreto previamente citado expresa que encada entidad se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desempeño,encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado dePlaneación y Gestión - MIPG, que sustituirá a los demás comités relacionados] conel Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. ;

Que de acuerdo con el Decreto nro. 1499 de 2017, el Comité Institucional deGestión y Desempeño absorbe los siguientes comités: |+ Comité de Archivo, (Art 4 Acuerdo 12 de 1995; en el orden nacionalderogado por Decreto nro. 2578 de 2012.),+ Comité de Racionalización de Trámites (Recomendación Guías FP),+. Comité de Capacitación y Formación para el Trabajo (Decreto Ley nro. 1de 1998), | .+ Comité de Incentivos (Art 27 Decreto nro. 1567 de 1998, art 127 De retonro. 1572 de 1998 (derogado) Decreto nro. 1227 de 2005) 1 567 Página 2 de 9 NOMBRE Y CARGO PROCESOCristhiam Ármaudo Gj Grupo Atención al Usuario HElaboró Ivan Camilo Erazo 49 Grupo Atención al Usuario |Maria Margarita PÁracaldo gS Grupo Gestión Documental iRevisó y Aprobó Jhon Fredy Lopez Franco GA ] i‘Los arta Enwantes declaramos que hemos revisado el docupéntoy lo encontramos ajustado a fas normas y disposiciones legales vigentes ypor lo tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentamos para la firmo,DIRECCIÓN A NOTIFICAR

Dirección: Calle 24A No, 59-42 Torre 4 Piso 3 CentroEmpresarial Sarmiento Angulo Código: FORGDP-330-013Conmutador: (+601) 307 8038 Fecha aprobación: ¡05/06/2024Línea gratuits: 01 8000 119703 Versión: 20e a OR53OOOOOZ087CSY 002067¢s8/4/2025, 4:50:00 p. on,SUPERIENTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURID,Supervigilancia read: o en Usuarla; PRESENCIAL,

Resolución N°|

Resolución N°| |e Comité de Capacitación y Estímulos (Estímulos: Artículo 17 Decreto — Ley| nro. 1567 de 1998) (Decreto nro. 1227 de 2005).e Comité de Gobierno en Línea (Decreto nro. 1151 de 2008) Que mediante Resolución número 2020-0008067 del 20 de febrero de 2020 pormedio de la cual se adoptan los Comités Internos de la Superintendencia deVigilancia y Seguridad Privada y se deroga la Resolucién nro. 201812100069057de 2018, se creó el Comité Institucional de Gestión y Desempefio’ como instanciaorientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, a través del cual sediscutirán temas referentes a las políticas de gestión, desempeño institucional,gobierno y seguridad digital y demás componentes del modelo. Que de acuerdo con el Artículo 61 de la Resolución citada, se adoptaron comopolíticas y desempeño institucional las de transparencia, acceso a la informaciónpública y lucha contra la corrupción, fortalecimiento organizacional y simplificacióndé procesos, servicio al ciudadano, participación ciudadania en la gestión pública,racionalización de trámites, administración de archivos, gestión documental,góbierno y seguridad digitales. Que dentro de las funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño seencuentran las siguientes: «h) Ejercer como Comité Interno de Archivo, de acuerdo con lo establecidoen el artículo 2.8.2.1.15 del Decreto 1080 del 2015, que lo define comoinstancia asesora en materia de aplicación de la Política de Administraciónde Archivos y Gestión documental. +

+ | i) El Comité Institucional de Gestión y Desempeño en concordancia con el: artículo 2.8.2.1.16. del Decreto 1080 de 2015, deberá cumplir las funcionesi del Comité Interno de Archivo.» 1 Que, de acuerdo con informe calendado 02 de abril de 2025 emitido por el Jefe delajOficina de Sistemas, se puso en conocimiento de este despacho la afectación ala! infraestructura tecnológica que soporta la operatividad de la entidad,cgntingencia tecnológica que ha afectado directamente la expedición, suscripciónotificación oportuna de actos administrativos, asi como la adecuada trazabilidad| los procedimientos mencionados. Que mediante Resolución 20251300001897CS del 07 de abril, la entidad se vioavocada a ordenar suspender los términos en los procesos administrativos,disciplinarios, de jurisdicción coactiva, peticiones y demás actuacionesadministrativas en trámite de la Superintendencia de Vigilancia y SeguridadPrivada desde el día 07 de abril del 2025 hasta que se superen los hechos quediéron origen a la suspensión. Que el instructivo de comunicaciones oficiales (INS-GDO-330-002) de la entidadprevé el Plan de Contingencia como una «(...) serie de medidas encaminadas arestaurar el funcionamiento normal del proceso de radicación de ComunicacionesOficiales tras una alteración producida por fallas en el Gestor Documental o un Página 3 de 9

Página 3 de 9 NOMBRE Y CARGO PROCESOCristhiam Armando Grupo Atención al UsuarioElaboró Ivan Camilo Erazo, Sirupo Atención ai UsuarioMarin Margarita Bargc:Ep Grupo Gestión DocumentalRevisó y Aproba Jhon Fredy O‘Los arriba figuanies declaramos que hemos revisado dl A y lo enconisamas ajustado a las normas y disposiciones legales vigentes y por lo tanto, bajo nuestra idad lo para la ficaDIRECGIÓN A NOTIFICAR

Dirección: Calle 24A No, 59-42 Torre4 Piso 3 Centro . .Empresarial Sarmiento Angulo Código: FORGDO-330-013Conmutada: (+601) 307 8038 Fecha aprobación: 05/06/2024Linea gratuita: 01 8000 119703 Versión: 20@ 20253000002067cs 8/4/2025, 4:50:00 pm.SUPERIENTENDENCIA DE VIGILANCIA y SEGURIDAD PRIVASupervigilancia Dep: SECRETARÍA GENERALFolio: 9 Anexo: @uit Usuarla: PRESENCIAL Resolucién N° factor externo al sistema (Cortes de energía, fallos en la prestación del servicio deinternet, etc.) o propio del sistema (Fallos en los servidores donde se encuentrainstalada la solución)».

Que de acuerdo con lo anterior, se convocó de manera extraordinaria al Co! itéInstitucional de Gestión y Desempeño de la entidad a efectos de adoptar y aprpbarun plan de contingencia que permita dar continuidad a los procesos misionales yadministrativos de la entidad, el cual tuvo lugar el día 08 de abril de 2024.

Que, en mérito de lo expuesto el Secretario General de la Superintendencia deVigilancia y Seguridad Privada, | RESUELVE | PRIMERO, MEDIDAS DE CONTINGENCIA. - Ordenar la aplicación de medidasde contingencia para recibir, radicar, gestionar, acceder, consultar, producir, figmary dar continuidad a los flujos documentales de los diferentes trámites y otrosprocedimientos administrativos, para las comunicaciones oficiales en laSuperintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada en tanto persistan las fallascríticas que afecten el correcto funcionamiento del gestor documental de la entidad,de conformidad con las consideraciones expuestas en la parte motiva del presenteacto administrativo. SEGUNDO. RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS. - Para efectos de dar cumplimientoa la normatividad sobre recepción de documentos en la Superintendencia deVigilancia y Seguridad Privada, se tendrán en cuenta los siguientes canaleshabilitados para la recepción de documentos durante el término de la contingencia: 2.1. Medios físicos: Los documentos radicados de manera física se recibirán enla ventanilla única de correspondencia de la Superintendencia de Vigilancia ySeguridad Privada ubicada en la Calle 24A No. 59-42, Torre 4, Piso 3 de la ciúdadde Bogotá D.C. ' 1 2.2. Sede electrónica: Durante el tiempo que perdure la contingencia, la sedeelectrónica https://sedeelectronica.supervigilancia.gov.co/SedeElectronica | seencontrara deshabilitada. |

2.3. Canales virtuales: Los documentos radicados de manera virtual se recibiránúnicamente a través del correo electrónico contactenos@supervigilancia.gov.co ypara el | caso de las notificaciones judicialesnotificacionesjudicialesO'supervigilancia.gov.co | i] 2.4. Correos electrénicos institucionales de funcionarios y contratistas.Toda petición, trámite, solicitud o denuncia que ingrese a los correos institucionalesde los funcionarios y contratistas deberá remitirse al correo electrónicocontactenos@supervigilancia.gov.co a efectos de que el Grupo de GestiónDocumental asigne radicado de entrada. ,| Página 4 de 9 NOMBRE Y CARGO ! PROCESOCristhiam Armando Gala de Grupo Atención al UsuarioElaboró Ivan Camilo Erazo É Grupó Atención al UsuarioMaria Margarita Bagácaldo ee” Grupo Gestion Documental ‘Revisó y Aprobo Jhon Fredy Lopez Branca” +Los arriba firmantes que hensos revisado el y lo ajustado a fag normasy dis Tegales vigentesy por fo lamo, bajo nuestra responsabilidad la presentamos para fa firma .| DIRECCIÓN A NOTIFICAR y

Dirección: Calle 24A No, 59-42 Torre 4 Piso 3 CentroEmpresarial Sarmiento Angulo Código: FORGDP-330-013Conmutador: (+601) 307 8038 Fecha aprobación: l05/06/2024Linea gratuita: 01 8000 119703 Versión: 20 1 ' te 20253000002067CSinie,! E y 8/4/2025, 4:50:00 p.m.y SUPERIENTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVA

Supervigilancia mnitt | Usparle: PRESENCIAL 4 ~ Resolución N° TERCERO: ASIGNACION DE RADICACION DE ENTRADA. - Para efectos de laasignación de radicación de entrada, se tendrán en cuenta los siguienteslineamientos: Respecto del número de consecutivo deberá asignársele los siguientes caracteressein corresponda: | + Para documentos de entrada se dispondrá del siguiente formato: AÑO(cuatro dígitos) /CONSECUTIVO (seis dígitos iniciando desde el número 1)i /CE (Contingencia de Entrada). Para un total de 12 caracteres, Ejemplo:2025000001CE.

341. El Grupo de Gestión Documental Archivo y Correspondencia asignará unnumero de radicación manual para la recepción de documentos: pe Por_canales virtuales, el formulario contendrá los siguientes campos:i número de consecutivo, fecha, hora, nro. de folios, anexos, nombre del; radicador, nombre del remitente, área competente, correo electrónico yi descripción.|, + Por medios físicos, el formulario para imprimir el sticker contendrá losi siguientes campos: número de consecutivo, fecha, hora, nro. de folios,anexos, nombre del radicador, nombre del remitente y área competente. 3.2. Los números asignados se deberán registrar en el formato planilla decomunicaciones oficiales, conforme al consecutivo manual asignado al trámite.

3.3, El Grupo de Gestión Documental Archivo y Correspondencia digitalizará todoslos documentos recibidos y producidos, para luego ser almacenados en leSharePoint de la entidad en las carpetas creadas para tal fin.

CUARTO: ENTREGA DE RADICADOS DE ENTRADA. - El Grupo de GestiónDocumental Archivo y Correspondencia tendrá a su cargo la gestión de recibir,clasificar y distribuir las comunicaciones oficiales de usuarios internos y externosque lleguen a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para talefpeto, se implementarán los siguientes parámetros:alt. Se diligenciara la planilla de comunicaciones oficiales la cual sera entrega demanera física al designado por el coordinador y/o jefe de cada una de las áreascorrespondientes junto con los documentos y anexos debidamente digitalizados.|4.2. A su vez, los directivos, jefes de oficina y coordinadores deberán efectuar elrespectivo reparto al interior de sus grupos de trabajo o personal del área dejandoAA del reparto a través de la planilla de comunicaciones oficiales. 4.B. Se deberá seguir el procedimiento consignado en el sistema de gestión decalidad de la entidad, respecto de los flujos de los diferentes trámites y otrosprocedimientos administrativos, respetando en todo caso el derecho al turno. ' t Pagina 5 de 9

L. NOMBRE Y CARGO 7 PROCESO Elaboró Cristhiam Armando ffIvan Camilo ErazoMarin Margarita Eplacaldo ¿A Grupo Atención at UsuarioGrupo Atencion at UsuarioGrupo Gestion DocumentalRevisó y Aiproda hon Fredy Lopok Pfanco A={Los ariba figpanics declaramos que hemos revisado el ESDIRECGIÓN A NOTIFICAR “ajustado a las noms y disposiciones legales vigentes y por do tanto, bajo nuestra responsabilidad lo presentaivos para la Jima”

Dirección: EmpresarialConmutadolLinea gratui alle 24 No. 59-42 Torre 4, Piso 3 Centroarmiento Angulo: (+601) 307 8038ta: 01 8000 119703

Código: FORGDO-330-013Fecha aprobación: 05/06/2024Versión: 20——

20253000002067CS , Y 8/4/2025, 4:50:00 p. m $; SUPERIENTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVA ; .Supervigilancia Mal | Resolución N° : QUINTO: ASIGNACIÓN DE RADICACIÓN DE SALIDA. - El Grupo de GestiónDocumental Archivo y Correspondencia a través de la ventanilla única decorrespondencia asignará el consecutivo de los radicados de salida, teniendo encuenta los siguientes lineamientos: 5.1. El Grupo de Gestién Documental Archivo y Correspondencia asignará unnúmero de radicación manual el cual contendrá los siguientes campos: número deconsecutivo, fecha, hora, No. de folios, anexos, nombre del radicador, nombre delremitente y área competente. 5.2. Para documentos de salida se dispondrá del siguiente formato: AÑO (cuatrodígitos) /CODIGO DE AREA (tres digitos) / CONSECUTIVO (seis digitos) / TIPODOCUMENTAL (un digito) /CS (Contingencia de Salida). Para un total de 16caracteres. 5.3. Las tipologías para las comunicaciones oficiales de salida de la entidad seasignarán así: Tipo Documental Código |Memorandos Terminado en 3 |Circulares Terminado en 5 iAutos Terminado en 8 iResoluciones Terminado en 7Oficios Terminado en 1 'Fuente de informaci6n: Tablas de Retencién Documental ‘

5.4. Los códigos de las Dependencias y Grupos internos de la entidad para lascomunicaciones oficiales se asignarán asi: Página 6 de 9 ' NOMBRE Y CARGO PROCESO Elaboró Cristiiam Armando G Grupo Atención al UsuarioIvan Camilo Erazo Grupo Atención al UsuarioMaria Margarita Barat Grupo Gestión DocumentalRevisó y Aprodó Jhon Fredy Lopez pa ECos ariba firmantes.que hemes revisadoel 7 102 ajusiadoa las normas y disposiciones legales vigonies $ por fo tanto, bajo muera To presentaros para fa ra

DIRECCION A NOTIFICAR +i

Dirección: Calle 24A No, 59-42 Torre 4 Piso 3 CentroEmpresarial Sarmiento AnguloConmutador: (+601) 307 8038Linea gratuita: 01 8000 119703

! + Código: FORGDO-330-013Fecha aprobación: 05/06/2024Versión: 20 ‘Supervigilancia 20253000002067CS 8/4/2025, 4:50:00 p. m.SUPERIENTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVA(Dep: SECRETARÍA GENERALFalla: @ Anexos 0Usurarto: PRESENCIAL

Resolución N° 100 |DESPACHO SUPERINTENDENTEDE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA: DESPACHO 110 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNOSUPERINTENDENTE DE 120 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN100 VIGILANCIA Y 121 [GRUPO DEMEJORAMIENTO INSTITUCIONAL — ”SEGURIDAD PRIVADA 130 OFICINA ASESORA JURÍDICA133 [GRUPO DECOBRO COACTIVO149 JOFICINA DESISTEMAS| 150 {GRUPO GACINi| 200 — [SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL CONTROLSUPERINTENDENCIA .200 DELEGADA PARA EL 210 GRUPO DE INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS PRELIMINARESCONTROL 220 |GRUPO DE INSPECCIÓN230 [GRUPO DE SANCIONES 300 [SECRETARÍA GENERAL 310 [GRUPO DERECURSOS HUMANOS390 [GRUPO DE RECURSOS FINANCIEROS300 SECRETARIA GENERAL 330 [GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL, ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA340 [GRUPO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO350 GRUPO DE RECURSOSFÍSICOS Y ADQUISICIONES 7 360 [GRUPO DECONTRATOS 370 [GRUPO DEATENCIÓN AL USUARIO 400 — [SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA LA OPERACIÓN"SUPERINTENDENCIA = 400 DELEGADA PARALA 2 ; :OPERACION 410 [GRUPO DE PERMISOSDE ESTADO EMPRESARIALES420. [GRUPO DE ESQUEMASDE AUTOPROTECCIÓN430 GRUPO CONSULTORÍA Y CAPACITACIÓNFuente i Información: Tablas de Retención Documental y Organigrama de la entidad.

Eje» 20253000000017cS (ANO) emplo: 20253000000017CS equivalente para una Resolucién<pedida por Secretaria General (CODIGO DE LA DEPENDENCIA O GRUPO)(CONSECUTIVO)(TIPO DOCUMENTAL)(CONTINGENCIA DE SALIDA) 5.5. Las comunicaciones oficiales, con destino interno y externo, generadas por la entidad deberán estar firmadas por los funcionarios autorizados. Página 7 de 9 WA NOMBRE Y CARGO PROCESOCristhiam a JR Grupo Atención al UsuarioElaboró Ivan Camilo ErazoZ. & Grupo Atención al UsuarioMaria Margwita Baracaldo 2 “Grupo Gestión DocumentalRovisó y Aprobó Jhon Fredy Lopez Franco AZ ~Los arriba Hynanies declaramos que henwos revisado el dí y da ajustado a las normas y disposiciones legales vigentesy por lo fanto, bajo nuesto lo para la fens DIRECGIÓN A NOTIFICAR ' Dirección:EmpresarialConmutado|Línea gratu alle 24A No, 59-42 Torre 4 Piso 3 Centrojarmiento Angulo: (+60!) 307 8038ta: 01 8000 119703

Código: FORGDO-330-013Fecha aprobación: 05/06/2024Versión: 20Usuarto; PRESENCIALtender -- - pt - aeh 20253000002067CSY SUPERIENTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGUR DAD PRIVASupervigilancia PRA ' RESUIUCION NY 5.6. El Grupo de Gestión Documenta! Archivo y Correspondencia digitalizará tódoslos documentos producidos para luego ser almacenados en un repositorio definidopor el grupo.

5.7. El Grupo de Atención al Usuario deberá realizar la comunicación | y/onotificación de los actos administrativos expedidos por las diferentes Dependenciasy Grupos de la entidad, i 5.8. Para los memorandos y oficios, cada grupo será el encargado de realizar lagestión administrativa correspondiente para el envío de sus comunicacionesoficiales. SEXTO. GESTIÓN DE TRÁMITES Y PETICIONES. - Las comunicaciones oficialesen soporte papel o electrónico, se elaborarán en las plantillas aprobadas por elSistema de Gestión de Calidad que se encuentran en la Suite Visión Empresarial. SÉPTIMO. NOTIFICACIÓN. El Grupo de Atención al Usuario se encargará denotificar los actos administrativos, para la gestión de dicha notificación se deberecibir, clasificar, digitalizar, distribuir e indexar la documentación recibida yproducida ya sea para envió por correo físico o electrónico, garantizando elprocedimiento de notificaciones. OCTAVO. RESTABLECIMIENTO DEL GESTOR DOCUMENTAL. Una vezsuperado el periodo de contingencia se deberán seguir los siguientes lineamientos: 9.1. Se emitirá un acto administrativo mediante el cual se decretará la superacióndel periodo de contingencia y el restablecimiento del uso del Gestor Documentalde la Entidad. | t 9.2. Restablecido el Gestor Documental se garantizará la integridad del repositoriodocumental y se parametrizará para realizar consultas de todas las ComunicacionesOficiales generadas durante el periodo de contingencia. De acuerdo a lo anteriorcada área. : 9.3. Una vez restablecido el Gestor Documental, cada grupo como usuarios delsistema, será responsable de la carga, clasificación de los trámites y tiposdocumentales generados durante el periodo de contingencia, conforme a loslineamientos establecidos para su correcta integración al sistema. ; Página 8 de 9

Página 8 de 9 A NOMBRE Y CARGO PROCESOGristhiam Armando Gf Grupo Atención al UsuarioElaboró Ivan Camilo Erazo = | Ggupo Atención al Usuario |Maria Margarita ee Grupo Gestión Documental iRevisó y Aprobó Jhon Fredy Lopez Franco Sp-———- me 1Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el yo “ajustado a las normasy disposiciones legales vigentes y por lo lanto, bajo mucsue ¡dad lo para la firma HU DIRECCIÓN A NOTIFICAR

Dirección: Calle 24A No, 59-42 Torre 4 Piso 3 CentroEmpresarial Sarmiento AnguloConmutador: (+601) 307 8033Línea gratuita: 01 8000 119703

Código: FORGDFecha aprobación:Versión: 20 '0-330-013{95/06/2024e 20253000002067CSY 8/4/2025, 4:50:00 p.m.

+ SUPERIENTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVA Resolución N° DÉCIMO. DIVULGACIÓN. Comuníquese a través de los canales institucionales laspresentes directrices a los grupos de interés. + DÉCIMO PRIMERO. La presente Resolución rige a partir de la fecha depublicación. Dada en Bogotá a los 08 días del mes de abril de 2025.|i| PUBLIQUESE Y CUMPLASE' \ DAOJUAN DIEGO ANGARITA OSPINASecretario GeneralSuperintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada|

Página 9 de 9 NOMBRE Y CARGO PROCESO Revisó y Aprobo ‘Thon Fredy Lopez Franco | Cristhiam Armando Grupo Atención al UsuarioElaboró Ivan Camilo Era e Grupo Atención al Usuario| Maria Margacitafgart > Grupo Gestión Documental fo y lo encontramos ajustado a Ins morasy disposiciones legales vigentesy por lo tanto, bayo muestra itLos anita fifvantes declaramos que hemos revisado el docu i para ia firmaDIRECGION A NOTIFICAR Dirección: Galle 24A No, 59-42 Torre 4 Piso 3 CentroEmpresarial Sarmiento AnguloConmutadof: (+601) 307 8038Línea gratuita: 0] 8000 119703 "código: FORGDO-330-013Fecha aprobación: 05/06/2024Versión: 20