SUPERVIGILANCIA - Circular 3 de 2009

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CIRCULAR EXTERNA NÚMERO 003 DE 2009

PARA: REPRESENTANTES LEGALES DE EMPRESAS TRANSPORTADORAS DE

VALORES, EMPRESAS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

AUTORIZADAS EN LA MODALIDAD DE TRANSPORTE DE VALORES,

EMPRESAS BLINDADORAS DE VEHICULOS.

DE: SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

ASUNTO: SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y

FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

FECHA: Marzo 20 de 2009

La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, con el propósito de acoger la normatividad regulatoria en materia de prevención y detección de lavado de activos y financiación del terrorismo expidió la Circular Externa 007 del 5 de junio de 2006, la cual se dirigió a las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia q ue operaran con dicha modalidad.

Los mencionados servicios de vigilancia y seguridad privada, responsables del cumplimiento de las disposiciones establecidas en la norma que se cita, conocen de la amenaza que genera el fenómeno de lavado de activos y l a financiación del terrorismo, para la estabilidad, el crecimiento y en general el progreso del sector, en virtud de lo cual es necesario continuar firmemente con su lucha, implementando otros mecanismos que buscan su fortalecimiento así:

crecimiento y en general el progreso del sector, en virtud de lo cual es necesario continuar firmemente con su lucha, implementando otros mecanismos que buscan su fortalecimiento así:

a. Vinculando en forma gradual y progresiva, en el cumplimiento de las políticas de prevención y detección de actividades ilícitas asociadas a los delitos de lavado de activos y financiación del terrorismo, a otras entidades vigiladas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que considerando su objeto, el crecimiento que ha tenido su operación y el mercado a quien se dirige, pueden en gran medida verse expuestos a dichas actividades ilícitas.

b. Fortaleciendo los controles y reportes que deben efectuar l as entidades a quienes se dirige esta circular.

c. Adaptando las normas regulatorias a las nuevas disposiciones que el Gobierno Nacional ha expedido sobre la materia, en especial la Ley 1121 de 2006 y las recomendaciones y estándares internacionales principalmente proferidos por el Grupo de Acción Financiera Internacional GAFI.

Es así como la presente Circular contiene directrices dirigidas a las empresas transportadoras de valores, empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad y empresas blindado ras de vehículos, vigiladas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, en cumplimiento de su función de instrucción y determinación de los criterios técnicos y jurídicos que deben cumplir las entidades vigiladas sobre la manera como deben administrar los riesgos implícitos en sus actividades, tal como el lavado de activos y la financiación del terrorismo.

1. Definición del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo

Para los efectos de esta Circular, se entiende por riesgo d e lavado de activos y financiación del

1. Definición del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo

Para los efectos de esta Circular, se entiende por riesgo d e lavado de activos y financiación del terrorismo la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una entidad vigilada por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos y/o canalizació n de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia

2. Adopción del sistema de administración de riesgo de lavado de activos y de financiación del terrorismo - SARLAFT – por parte de las empresas transportadoras de valores

Para la adecuada prevención, detección y administración del riesgo de exposición a actividades relacionadas con el lavado de activos y la financiación del terrorismo, los representantes legales, directores, administradores, oficiales de cumplimiento y funcionarios de las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operen con dicha modalidad, deberán ajustar su SIPLA al sistema de administración de riesgo de lavado de activo s y financiación del terrorismo – SARLAFT – que deberá contener los siguientes elementos:

2.1. Políticas

Son los lineamientos generales que deben adoptar las empresas transportadoras de valores, empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad en relac ión con el SARLAFT, que se

2.1. Políticas

Son los lineamientos generales que deben adoptar las empresas transportadoras de valores, empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad en relac ión con el SARLAFT, que se traducen en reglas de conducta y procedimientos que orienten la actuación de la entidad, frente a sus funcionarios, a sus clientes y a sus accionistas.

En todo caso, las políticas deben determinar como mínimo la obligatoriedad q ue tienen los órganos de administración y de control de las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad, del oficial de cumplimiento, así como de todos los funcionarios, de asegurar el cumplimiento de los reg lamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SARLAFT señalando las consecuencias y sanciones que genera su incumplimiento.

Las políticas deben incorporarse en un código de conducta de la entidad vigilada en esta materia, de acuerdo con los parámetros establecidos en la presente instrucción.

2.2. Procedimientos

Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad, deben establecer los procedimientos que se requieren para la adecuada implementación y funcionamiento de los elementos del SARLAFT. Los procedimientos que en esta materia adopten las entidades deben cumplir, como mínimo, con los siguientes requisitos:

a. Políticas de control y canales de comunicación de las sucursales y agencias, cuando éstas existan. b. Atención de requerimientos de información por parte de las autoridades competentes. c. Verificación de listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional. d. Consagrar las sanciones por incumplimiento a las nor mas relacionadas con el SARLAFT, así como los procesos para su imposición.

c. Verificación de listas internacionales vinculantes para Colombia, de conformidad con el derecho internacional. d. Consagrar las sanciones por incumplimiento a las nor mas relacionadas con el SARLAFT, así como los procesos para su imposición. e. Procesos de verificación periódica y actualización de la información suministrada por los clientes. f. Parámetros que se deben tener en cuenta para calificar una operación como inusu al o sospechosa.

2.3. Documentación

Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad deben adoptar mecanismos que les permitan conocer a sus clientes actuales y potenciales, conocer el mercado, identificar y a nalizar las operaciones inusuales y determinar y reportar las operaciones sospechosas.

2.3.1. Vinculación de clientes

El SARLAFT debe contar con procedimientos para obtener un conocimiento efectivo, eficiente y oportuno de todos los clientes actuales y p otenciales, así como para verificar la información y los soportes de la misma, para lo cual las entidades vigiladas que deben cumplir con lasCarrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia disposiciones de esta circular, deben diseñar y adoptar formularios de solicitud de vinculación de clientes. El f ormato de vinculación de clientes deberá incluir como mínimo, la siguiente información:

Para personas jurídicas:

a. Razón social b. Número de identificación tributaria – NIT c. Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a un mes.

información:

Para personas jurídicas:

a. Razón social b. Número de identificación tributaria – NIT c. Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a un mes. d. Actividad económica. e. Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso (puede ser un anexo). f. Domicilio, dirección y teléfono g. Nombre completo e identificación, dirección y teléfono de su representante legal y/o apoderado h. Composición accionaría y socios mayoritarios

1. Información financiera y patrimonial: estados financieros, declaración de renta, valor de los ingresos mensuales y origen de los recursos empleados en las operaciones realizadas a través de la transportadora.

j. Cuentas que posea en entidades financieras. k. Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo. l. Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera m. Firma y huella del solicitante

Para personas naturales nacional o extranjera: a. Nombre, número y tipo de documento de identificación b. Lugar y fecha de nacimiento. c. Actividad económica d. Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso (puede ser un anexo). e. Domicilio, dirección y teléfono f. Información financiera y patrimonial, estados financie ros, declaración de renta, valor de los ingresos mensuales y origen de los recursos empleados en las operaciones realizadas a través de la empresa. g. Cuentas que posea en entidades financieras. h. Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo.

1. Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera

j. Firma y huella del solicitante

g. Cuentas que posea en entidades financieras. h. Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo.

1. Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera

j. Firma y huella del solicitante

2.3.2. Confirmación de información Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad deben realizar las di ligencias necesarias para confirmar y actualizar los datos suministrados en el formulario de vinculación de clientes y que por su naturaleza puedan variar. 2.4. Estructura organizacional

Los órganos de dirección y administración deben apoyar el desarrollo de las políticas de prevención y detección de lavado de activos y financiación del terrorismo en sus empresas y en su desarrollo deberán cumplir como mínimo con las siguientes funciones.

2.4.1. Funciones de la junta directiva u órgano que haga sus veces

a. Señalar p olíticas y adoptar un código de conducta de la entidad en materia de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo, de acuerdo con los parámetros establecidos en la presente instrucción. Dichas políticas, deben también incluir los criterio s que empleará la entidad vigilada en la determinación de la documentación que se debe exigir a las distintas personas que desean vincularse como clientes. b. Aprobar el manual de procedimientos que se adopte, así como sus actualizaciones. c. Aprobar la estructura de mecanismos e instrumentos que compongan el SARLAFT de la entidad así como su identificación, medición y control.Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22

www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia d. Destinar el presupuesto necesario para el adecuado funcionamiento del SARLAFT, el mejoramiento de los mecanismos de prevención y el uso de nuevas tecnologías. e. Designar al oficial de cumplimiento de conformidad con las calidades y requisitos requeridos para ocupar dicho cargo. f. Evaluar periódicamente el funcionamiento del SARLAFT y adoptar las medidas necesarias para ajustarlo a nuevas necesidades o corregir sus fallas. g. Incluir en el orden del día de sus reuniones, la presentación personal del informe del oficial de cumplimiento. h. Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que presente el oficial de cumplimiento, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.

1. Pronunciarse sobre los informes presentados por la revisoría fiscal o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y hacer seguimiento a las observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la respectiva acta.

j. Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias responsables de la determinación. n. Designar la (s) instancia (s) responsable (s) del diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

2.4.2. Funciones del representante legal

El SARLAFT debe contemplar como mínimo las siguientes funciones a cargo del representante legal o quien haga sus veces:

a. Someter a aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones.

legal o quien haga sus veces:

a. Someter a aprobación de la junta directiva u órgano que haga sus veces en coordinación con el oficial de cumplimiento, el manual de procedimientos del SARLAFT y sus actualizaciones. b. Verificar que los procedimientos establecidos, desar rollen todas las políticas adoptadas por la junta directiva u órgano que haga sus veces. c. Garantizar que las bases de datos y la plataforma tecnológica cumplan con los criterios y requisitos establecidos en la presente circular. d. Proveer los recursos técnic os y humanos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento el SARLAFT. e. Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al oficial de cumplimiento. f. Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de integridad, confia bilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y confidencialidad de la información allí contenida. g. Aprobar los criterios, metodologías y procedimientos para la selección, seguimiento y cancelación de los contratos celebrados con terceros p ara la realización de aquellas funciones relacionadas con el SARLAFT que pueden realizarse por éstos, de acuerdo con lo señalado en la presente circular.

2.4.3. Oficial de cumplimiento

La junta directiva de las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad (o el órgano que haga sus veces), debe designar un oficial de cumplimiento y un suplente, para efecto de verificar el adecuado y oportuno cumplimiento de las disposiciones adoptadas en el Sistema de Administración de riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), así como la normatividad vigente en la materia.

disposiciones adoptadas en el Sistema de Administración de riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), así como la normatividad vigente en la materia. Tanto el oficial de cumplimiento como su suplente, deben ser empleados de la entidad vigilada y contar con el efectivo apoyo de las d irectivas, ser de alto nivel en la organización, tener capacidad decisoria, y estar apoyado por un equipo de trabajo humano y técnico que le permita cubrir adecuadamente las diferentes áreas de gestión. La asignación de funciones al oficial de cumplimiento y a su suplente, no exime de la obligación de prevención y detección de lavado de activos a los demás integrantes y empleados de la entidad vigilada, quienes deberán informar de manera inmediata al oficial de cumplimiento sobre alguna actividad anormal o sospechosa. Las funciones que se le asignen a este funcionario deberán incluir, como mínimo, las siguientes:Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia a. Verificar el oportuno y estricto cumplimiento de las normas legales establecidas para la prevención y detección de lavado de activos y financiación del terrorismo. b. Implementar y desarrollar los procedimientos generales y específicos que considere adecuados para hacer más efectiva la prevención y detección de estas conductas. c. Velar por el adecuado funcionamiento dentro de la entidad vigilada de l a totalidad de los mecanismos e instrumentos específicos diseñados que conforman el SARLAFT. d. Controlar y verificar periódicamente la ejecución de las medidas adoptadas en este

c. Velar por el adecuado funcionamiento dentro de la entidad vigilada de l a totalidad de los mecanismos e instrumentos específicos diseñados que conforman el SARLAFT. d. Controlar y verificar periódicamente la ejecución de las medidas adoptadas en este campo así como la información suministrada por los clientes de la entidad. e. Realizar los estudios necesarios para determinar si una operación inusual, reviste el carácter de sospechosa; f. Reportar en forma inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), las operaciones sospechosas realizadas o intentada s en el momento en que sean detectadas, de acuerdo con las instrucciones que para tal efecto se imparten en esta Circular. g. Informar a las directivas acerca de las posibles fallas u omisiones en los controles para la prevención de lavado de activos y financ iación del terrorismo, que comprometan la responsabilidad de los funcionarios y de la entidad. h. Presentar trimestralmente a la junta directiva o a quien haga sus veces, informes detallados acerca del cumplimiento de las labores a su cargo, en los cuales deb e referirse como mínimo a los siguientes aspectos:

1. Las políticas y programas desarrollados para cumplir su función y los resultados de la gestión realizada;

2. Los resultados de la retroalimentación dada por esta Superintendencia o por la UIAF, sobre el cumplimiento de las normas de prevención de lavado de activos;

3. Uso de los documentos publicados por las autoridades de inspección, control o vigilancia, en especial esta Superintendencia o por la UIAF, en materia de prevención del lavado de activos;

4. El cumplim iento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las

vigilancia, en especial esta Superintendencia o por la UIAF, en materia de prevención del lavado de activos;

4. El cumplim iento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las diferentes autoridades, en particular respecto a la oportunidad y calidad de la información;

5. Las políticas y programas adoptados para la actualización de la información de los clientes y el avance que se haya logrado sobre el tema en cada uno de los productos y servicios ofrecidos por la empresa supervisada o vigilada;

6. La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas adoptadas para corregir las fallas;

7. Las tendencias que se observen en las operaciones reportadas como sospechosas y las medidas adoptadas para la administración del riesgo asociado a éstas.

8. Los casos específicos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la entidad vigilada, así como, los resultad os de las ordenes impartidas por la Junta Directiva o quien haga sus veces en este campo.

9. Los correctivos que considere necesarios, incluidas las propuestas de actualización o mejora de los mecanismos e instrumentos de protección.

1. Diseñar y coordinar los planes de capacitación necesarios, para que los diferentes funcionarios de la institución estén debidamente informados y actualizados en la gestión del riesgo de lavado de activos.

j. Atender y coordinar cualquier requerimiento, solicitud o diligencia de aut oridad judicial o administrativa en materia de prevención y detección de lavado de activos y financiación del terrorismo. k. Colaborar con la instancia designada por la junta directiva en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o c uantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales.

k. Colaborar con la instancia designada por la junta directiva en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o c uantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las operaciones inusuales. l. Evaluar los informes presentados por la auditoria interna o quien ejecute funciones similares o haga sus veces, y los informes que presente el revisor fiscal y adoptar las medidas del caso frente a las deficiencias informadas. m. Diseñar las metodologías de segmentación, identificación, medición y control del SARLAFT.Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia n. Elaborar y someter a la aprobación de la junta directiva o el órgano que haga sus veces, los criterios objetivos para la determinación de las operaciones sospechosas, así como aquellos para determinar cuáles de las operaciones efectuadas por usuarios serán objeto de consolidación, monitoreo y análisis de inusualidad Parágrafo 1º : El nombre del oficia l de cumplimiento y del suplente, designados, deberán ser informados a esta Superintendencia dentro de los 30 días siguientes a su designación, anexándose copia del acta de junta directiva o del órgano equivalente en donde conste tal evento. Una vez se in forme a esta Superintendencia, debe remitirse a la UIAF el nombre, número de cédula de ciudadanía del oficial designado y del suplente. Esta información debe actualizarse tan pronto como se produzca alguna novedad al respecto.

evento. Una vez se in forme a esta Superintendencia, debe remitirse a la UIAF el nombre, número de cédula de ciudadanía del oficial designado y del suplente. Esta información debe actualizarse tan pronto como se produzca alguna novedad al respecto.

Parágrafo 2º: En caso de aus encia absoluta del oficial de cumplimiento titular, éste será remplazado por el suplente quien no podrá ejercer el cargo por un término superior a 3 meses.

No podrán contratarse con terceros las funciones asignadas al oficial de cumplimiento, ni aquellas relacionadas con la identificación y reporte de operaciones inusuales, así como las relacionadas con la determinación y reporte de operaciones sospechosas.

2.4.4. Revisoría fiscal

Adicional a las funciones asignadas en otras disposiciones y en las instr ucciones que sobre la materia imparta la autoridad de inspección control o vigilancia, la revisoría fiscal de la entidad vigilada debe adoptar los controles adecuados que le permitan detectar incumplimientos de las instrucciones que para la prevención de l avado de activos y financiación del terrorismo, determine esta Superintendencia, las cuales deberá poner en conocimiento del oficial de cumplimiento. Dicha gestión incluye el examen de las funciones que cumplen los administradores de la entidad incluido el oficial de cumplimiento en relación con el respectivo

SARLAFT.

El revisor fiscal de cada entidad deberá elaborar trimestralmente reportes especiales dirigidos a la Junta Directiva o al órgano que haga sus veces, en el que informe acerca de las conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre prevención y detección del lavado de activos y financiación del terrorismo.

2.5. Infraestructura tecnológica

conclusiones obtenidas en el proceso de evaluación del cumplimiento de las normas sobre prevención y detección del lavado de activos y financiación del terrorismo.

2.5. Infraestructura tecnológica

Las empresas transportadoras de valores y empresas de vigilancia que operan con dicha modalidad deben contar con la tecnología y los sistemas necesarios para garantizar la adecuada administración del riesgo de LA/FT. Para ello deben contar con un soporte tecnológico acorde con sus actividades, operaciones, riesgo y tamaño, que cumpla como mínimo con las siguientes características:

a) Contar con la posibilidad de captura y actualización periódica de la información de los distintos factores de riesgo. b) Consolidar las operaciones de los distintos factores de riesgo de acuerdo con los criterios establecidos por la entidad. c) Centralizar los registros correspondientes a cada uno de los factores de riesgo y en forma particular a cada uno de los clientes. d) Generar en forma automática los reportes internos y externos, distintos de los relativos a operaciones sospechosas, sin perjuicio de que todos los reportes a la UIAF sean enviados en forma electrónica.

2.6. Divulgación de la información

Las entidades vigiladas deben diseñar un sistema efectivo, eficiente y oportuno de reportes tanto int ernos como externos que garantice el funcionamiento de sus procedimientos y los requerimientos de las autoridades competentes.Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia Los siguientes son los reportes mínimos que deber tener en cuenta las entidades en el diseño

del SARLAFT:

www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia Los siguientes son los reportes mínimos que deber tener en cuenta las entidades en el diseño

del SARLAFT:

2.6.1. Detección de operaciones inusuales y reporte de operaciones sospechosas

2.6.1.1. Señales de alerta

Cada entidad deberá definir en sus procedimientos sus señales de alerta, entendiendo por estas todos aquellos hechos o circunstancias que rodean la realización de operac iones propias de los clientes y/o usuarios de las entidades vigiladas reportantes y que indican o sugieren un mayor análisis, las cuales deben ser objeto de un estudio cuidadoso y detallado por parte de dichas entidades y sus áreas de cumplimiento.

2.6.1.2. Operación inusual

Se entiende como operación inusual aquella cuya cuantía o características no guardan relación con la actividad económica del cliente, o que por su número, por las cantidades transadas o por sus características particulares, se s alen de los parámetros de normalidad establecidos por la entidad respectiva.

En el caso de identificación y análisis de las operaciones inusuales, las entidades deberán determinar cuáles de éstas resultan relevantes, teniendo en cuenta el riesgo al que la exponen, basados en los criterios previamente establecidos por las mismas.

Las entidades deben dejar constancia de cada una de las operaciones inusuales detectadas, así como del responsable o responsables de su análisis y los resultados del mismo.

2.6.1.3. Operación sospechosa

Se deberá entender por operación sospechosa, toda operación realizada por una persona natural o jurídica, que por su número, cantidad, o características no se enmarca dentro de los

2.6.1.3. Operación sospechosa

Se deberá entender por operación sospechosa, toda operación realizada por una persona natural o jurídica, que por su número, cantidad, o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios de una industria o sector determinado y que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate, no haya podido ser razonable.

2.6.1.3.1. Reporte de operaciones sospechosas

Las entidades vigiladas deberán reportar de manera inmediata y suficiente a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), cualquier información relacionada con la realización o intento de ejecución de operaciones sospechosas bajo las condiciones establecidas en los anexos de la presente circular.

Cuando se suministre esta clase de información no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para sus directivos o empleados, razón por la cual, el reporte respectivo se entregará a título informativo, no requerirá de fi rma y en ningún momento constituirá denuncia penal.

Las entidades vigiladas y sus funcionarios no podrán dar a conocer a las personas que hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han comunicado a la Unidad de Información y Análisi s Financiero información sobre las mismas, y deberán guardar reserva sobre dicha información.

El Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) deberá remitirse a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) en un formato único establecido para el efec to, contenido en el programa ROS STAND ALONE el cual debe ser solicitado directamente por las entidades vigiladas, mediante comunicación escrita a la UIAF.

Análisis Financiero (UIAF) en un formato único establecido para el efec to, contenido en el programa ROS STAND ALONE el cual debe ser solicitado directamente por las entidades vigiladas, mediante comunicación escrita a la UIAF. Los documentos originales de soporte se conservarán con las debidas seguridades, a fin de que puedan hacerse llegar de manera completa y oportuna, a las autoridades competentes que los requieran.Carrera 10 No. 26 – 71 Int. 106, 2, 3 y 4 piso / PBX: (57)1 327 40 00 / FAX: (57)1327 40 22 www.supervigilancia.gov.co Bogotá D.C., Colombia Parágrafo: En aquellos casos en que la entidad vigilada se abstenga de efectuar una transacción que sea considerada como sospechosa, subsistirá la obligación de reportarla a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF). Es obligatorio para las entidades vigiladas, el reporte de operaciones sospechosas y operaciones intentadas cuando sea del caso. Así mismo, el reporte no exime del deber denunciar ant e la Fiscalía General de la Nación si la empresa tiene conocimiento de la ocurrencia de un delito. 2.6.1.3.2. Reporte de operaciones intentadas o rechazadas

Corresponde a las entidades reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que determinen como sospechosas de acuerdo como lo determine la Unidad de Información y Análisis Financiero. Así mismo, las entidades deberán reportar las operaciones intentadas o rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas. Los reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos establecidos por la entidad.

rechazadas que contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas. Los repo