SUPERVIGILANCIA - Circular Externa 20172000000465

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9HUVLyQ

CIRCULAR EXTERNA

Nº 20172000000465

FECHA:

PARA: LOS SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

CON ARMAS DE FUEGO O CON CUALQUIER OTRO MEDIO

HUMANO, ANIMAL, TECNOLÓGICO O MATERIAL,

SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE EMPRESAS

U ORGANIZACIONES EMPRESARIALES, PÚBLICAS O

PRIVADAS, SERVICIOS COMUNITARIOS DE VIGILANCIA Y

SERVICIOS DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE EMPRESAS

U ORGANIZACIONES EMPRESARIALES, PÚBLICAS O

PRIVADAS, SERVICIOS COMUNITARIOS DE VIGILANCIA Y

SEGURIDAD PRIVADA, SERVICIOS DE CAPACITACIÓN Y

ENTRENAMIENTO EN VIGILANCIA Y SEGURIDAD

PRIVADA, SERVICIOS DE ASESORÍA, CONSULTORÍA E

INVESTIGACIÓN EN SEGURIDAD, Y LOS DE

FABRICACIÓN, INSTALACIÓN, COMERCIALIZACIÓN Y

UTILIZACIÓN DE EQUIPOS PARA VIGILANCIA Y

SEGURIDAD PRIVADA.

DE: FERNANDO MARTÍNEZ BRAVO

SUPERINTENDENTE DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

ASUNTO: CIRCULAR COMPLEMENTARIA A LA CIRCULAR EXTERN A No

008 DEL 01 DE MARZO DE 2011. SIPLAFT 02/11/2017 ________________________________________________________________________

La Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, expide la p resente circular complementaria a la Circular Externa 008 del 01 de marzo de 2011, acogiendo sus sustentos normativos, con la finalidad de ejercer el control al riesgo de Lavad o de Activos (LA) y Financiación del Terrorismo (FT) sobre las operaciones realizadas por los servicios de vigilancia y seguridad privada.

Las disposiciones anteriores en materia de cumplimiento al Sistema de Administración de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SARLAFT) siguen estando vigentes en todo su contenido para las empresas Transportadoras de Valores y blindadoras.

Se hace necesario para el crecimiento, protección financiera y contratación legal 

Transportadoras de Valores y blindadoras.

Se hace necesario para el crecimiento, protección financiera y contratación legal  &hE/KEZ/KKE>/^d EKDZ dƌĂŵŝƚĂĚŽLJWƌŽLJĞĐƚĂĚŽƉŽƌ :D^Z/ZK>/^ ZĞǀŝƐĂĚŽƉĂƌĂĨŝƌŵĂƉŽƌ >h>EDKZ>^D>sZ

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detección y control de recursos ilícitos empleados en operaciones de blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, a los servicios aquí mencionados y que, son vigiladas por la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, que en función de su objeto, crecimiento del merca do objetivo se pueden ver expuestos a riesgos legales, reputacionales y riesgos de contagio.

b. Fortalecer los controles y reportes que deben enviar los sujetos vigilados a quienes se dirige esta circular.

c. Adaptar, en función de los distintos servicios de vigilancia y seguridad privada, las normas regulatorias a estándares internacionales proferidas en las 40 recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional GAFI1 y especialmente, a la legislación proferida por el Gobierno Nacional en la Ley 1121 de 2006 y en la ley 1778 de 2016.

d. “En materia de cooperación y coordinación nacional, est a circular acoge en su totalidad la segunda recomendación del GAFI en cuanto a l “desarrollo e implementación de políticas y actividades para combatir el lavado de activos, el financiamiento del terrorismo y el financiamiento de la proliferación de armas de destrucción masiva”2 Es así como la presente Circular contiene directrices dirigidas a las empresas y cooperativas de vigilancia y seguridad privada; Servicios Especiales; Servicio s

 ϭƐƚĂƐƌĞĐŽŵĞŶĚĂĐŝŽŶĞƐƉƵĞĚĞŶƐĞƌĐŽŶƐƵůƚĂĚĂƐĞŶůĂƉĄŐŝŶĂǁĞď͗ǁǁǁ͘ƵŝĂĨ͘ŐŽǀ͘ĐŽ ϮdŽŵĂĚŽĚĞůŵĂƚĞƌŝĂůĚŝĚĄĐƚŝĐŽĚĞůĂKĨŝĐŝŶĂĚĞEĂĐŝŽŶĞƐhŶŝĚĂƐĐŽŶƚƌĂůĂƌŽŐĂLJĞůĞůŝƚŽhEK–ƐƚĄŶĚĂƌĞƐ/ŶƚĞƌŶĂĐŝŽŶĂůĞƐ

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9HUVLyQ

Comunitarios; Servicios con Armas; Servicios sin Armas; Escuelas de Capacitación y Entrenamiento; Departamentos de Seguridad; Servicios de Asesoría, Consultoría e Investigación de Seguridad; Empresas dedicadas a l a Fabricación, Instalación, Comercialización y Utilización de Equipos para la Vigilancia y la Seguridad Privada, “ en cumplimiento de su función de instrucción y determinación de los criterios técnicos y jurídicos que deben cumplir las entida des vigiladas sobre la manera como deben administrar los riesgos implícitos en sus actividades, tal como el lavado de activos y la financiación del terrorismo. 3 En consecuencia, los sujetos vigilados en la presente circular deben adoptar y poner en práctica las siguientes metodologías y procedimientos propios de un Sistema Integral en la Prevención del Lavado de Activos y Financiación de l Terrorismo (SIPLAFT).

1. DEFINICIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL

TERRORISMO.

Sistema Integral en la Prevención del Lavado de Activos y Financiación de l Terrorismo (SIPLAFT).

1. DEFINICIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL

TERRORISMO.

Entiéndase en esta Circular, “por riesgo de lavado de activos y financiación d el terrorismo la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir una en tidad vigilada por su propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operacione s como instrumento para el lavado de activos y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades”3.

2. LINEAMIENTOS.

El SIPLAFT deberá ser adoptado por las empresas y cooperativas de vigilan cia y seguridad privada; Servicios Especiales; Servicio Comunitario; Servicios con Armas; Servicios sin Armas; Escuelas de Capacitación y Entrenamiento; Departamentos de Seguridad.

Los servicios de vigilancia y seguridad privada que se encuentran su jetos a los lineamientos de la presente Circular, deben garantizar que evitaran estar incursos de la utilización y beneficios de la actividad del contrabando y sus deriv ados, pues esta actividad es considerada como una modalidad de lavados de activos.

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&DOOH1R–7RUUH3LVR&HQWUR(PSUHVDULDO6DUPLHQWR$QJXOR 3%;/tQHDUDWXLWD1DFLRQDO ZZZVXSHUYLJLODQFLDJRYFR  6,67(0$(67,Ð1'(/$&$/,'$' &yGLJR)25' )HFKDDSUREDFLyQ 9HUVLyQ Para la implementación del SIPLAFT se tendrá en cuenta como mínimo los siguientes elementos:

Conocer las características del mercado sobre la actividad económica a la que se encuentran vinculados sus clientes, usuarios y beneficiarios finales;

a. Gestionar con la debida diligencia “due dilligence” la política al cliente, usuarios y beneficiario finales, en términos de conocer: (a) las transacciones comerciales, sin que sea necesario, la presencia de los clientes; (b) personas domiciliadas en países incluidos como paraísos fiscales4 o de baja regulación en prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT);

b. Capacitar a todos los funcionarios en materia de prevención, control y administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo

(LA/FT);

c. Enviar los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), una vez se tenga conocimiento

administración del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo

(LA/FT);

c. Enviar los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), una vez se tenga conocimiento sobre transacciones que no guarden relación con la actividad económica de los clientes, usuarios y beneficiarios finales y sobre los cuales se genere algún tipo de duda razonable que están siendo utilizados para transp ortar, custodiar, transferir, manejar, aprovechar o invertir dineros o recursos provenientes de Lavado de activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT);

d. Conservar durante mínimo cinco (5) años los archivos en forma física y digital sobre el debido cumplimiento de esta circular para atender con prontitud los requerimientos de información cuando sean solicitados por autoridad competente. Esto incluye la declaración de fondos sobre la constitución de las empresas autorizadas para la prestación de los servicios de vigilancia aquí mencionados.

3. MECANISMOS DE CONTROL GENERALES.

3.1. Responsabilidades de la junta directiva u órgano equivalente

Esta circular constituye los procedimientos que deben adoptar la junta directiva o del máximo órgano administrativo, que haga sus veces, para el adecuad o

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a. Cumplir con la debida diligencia las normas y legislación vigente sobre la prevención, control y administración del riesgo de lavado de activos, financiación del terrorismo y la proliferación.

b. Elaborar y adoptar un Código de Conducta para el servicio de vigilancia y seguridad privada en materia de prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo. Las guías, instructivos y formularios que los vigilados – aquí mencionados - deben exigir a las personas que vinculen como clientes, usuarios y beneficiarios finales, serán publicados en la página web: www.supervigilancia.gov.co, 120 días calendario después de la expedición de la presente circular.

c. Aprobar, adoptar y actualizar “El Manual de Procedimientos”.

d. Fijar los mecanismos de control del Sistema Integral de Prevención de

expedición de la presente circular.

c. Aprobar, adoptar y actualizar “El Manual de Procedimientos”.

d. Fijar los mecanismos de control del Sistema Integral de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (SIPLAFT).

e. Designar a un funcionario responsable del cumplimiento del SIPLAFT, en función f. de las cualidades personales y capacidades técnicas frente a la responsabilidades y requisitos para ocupar dicho cargo.

g. Realizar una evaluación periódica del Sistema Integral para la Prev ención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo y realizar los ajustes necesarios para su buen funcionamiento.

h. Elaborar un Mapa de Riesgos de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo soportado en la Guía Metodológica que indique la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada.

3.2. Funcionario responsable del cumplimiento del SIPLAFT

La Junta Directiva o el órgano que haga sus veces en las empresas de vigi lancia y seguridad mencionadas en la presente circular, designarán un funcionario y un suplente responsable de cumplimiento de adoptar las disposiciones adoptadas en el Sistema de Prevención del Lavado de Activos y Financiación del Terro rismo de la empresa. Su incumplimiento dará lugar a sanciones por omisión de control; por

parte de las autoridades competentes  &hE/KEZ/KKE>/^d EKDZ dƌĂŵŝƚĂĚŽLJWƌŽLJĞĐƚĂĚŽƉŽƌ :D^Z/ZK>/^ ZĞǀŝƐĂĚŽƉĂƌĂĨŝƌŵĂƉŽƌ >h>EDKZ>^D>sZ

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9HUVLyQ

Las funciones asignadas deben contener como mínimo los siguientes criterios:

a. Verificar el cumplimiento de las disposiciones legales para la prevención de lavado de activos y financiación del terrorismo;

b. Diseñar e implementar los procedimientos y puntos de control para la adecuada prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo;

c. Realizar el seguimiento de la debida implementación de los mecanismos e instrumentos del Sistema Integral de Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo;

d. Contar con una evaluación periódica de las medidas adoptadas en el SIPLAFT, especialmente, sobre la información suministrada por los clientes activos en desarrollo de las actividades económicas.

e. Enviar los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), una vez se haya realizado la respectiva valoración del ROS.

activos en desarrollo de las actividades económicas.

e. Enviar los Reportes de Operaciones Sospechosas (ROS) a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF), una vez se haya realizado la respectiva valoración del ROS.

f. Informar a las directivas sobre fallas u omisiones en los controles del SIPLAFT que vincule responsabilidad de funcionarios de la sociedad.

g. Capacitar a todos los niveles de la organización para que los funcionarios tengan claridad sobre el papel que deben desempeñar en la gestión d el riesgo de lavado de activos.

h. Atender y brindar respuesta oportuna a los requerimientos de las autoridades competentes en materia de prevención y control de lava do de activos y financiación del terrorismo.

Parágrafo 1°: El nombre del funcionario responsable de cumplimiento y del suplente designados por cada empresa y/o cooperativa, deberán ser informado s a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada dentro de los treinta (30) días siguientes a la designación, anexándose copia del Acta de Junta Direct iva o del órgano equivalente en donde conste tal designación.

Una vez se informe a esta Superintendencia, el funcionario responsable del cumplimiento debe registrarse en el aplicativo “Sistema de Reporte en Línea –  &hE/KEZ/KKE>/^d EKDZ

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Parágrafo 2: En caso de ausencia absoluta del funcionario responsable d e l cumplimiento, éste será remplazado por el suplente quien no podrá ejercer el cargo por un término superior a tres (3) meses.

3.3. Del Manual Específico de Procedimientos

cumplimiento, éste será remplazado por el suplente quien no podrá ejercer el cargo por un término superior a tres (3) meses.

3.3. Del Manual Específico de Procedimientos

Este documento debe ser aprobado por la Junta Directiva (o quien haga sus veces) y contiene los procedimientos que deben cumplir los funcionario s de nivel directivo, ejecutivo y operativo de las empresas; necesarios para prevenir, detectar y evitar que la empresa y sus operaciones sean utilizadas en operaciones d e blanqueo de capitales y financiación del terrorismo.

Esto incluye:

¾ Política de comunicaciones y mecanismos de control entre las sucursales y agencias, si es el caso específico.

¾ Procedimientos específicos y puntos de control de lavado de activos y financiación del terrorismo, indicadores y actualización anual de la base de datos de los clientes.

¾ Criterios para calificar una operación como inusual o sospechosa.

¾ Las otras que considere necesarias el servicio vigilado.

Parágrafo: “Los Manuales Específicos De Procedimientos” deberán estar a disposición de las autoridades judiciales o administrativas cuando se requieran e n desarrollo de sus funciones.

3.4. Detección de operaciones inusuales y reporte de operaciones sospechosas

3.4.1 Señal de alerta

Los servicios vigilados destinatarios de la presente circular definirá en su Manu al especifico de Procedimientos, un listado de las “Señales de Alerta”, entendiendo por estas, como: “aquellas situaciones que al ser analizadas se salen de los 

especifico de Procedimientos, un listado de las “Señales de Alerta”, entendiendo por estas, como: “aquellas situaciones que al ser analizadas se salen de los  &hE/KEZ/KKE>/^d EKDZ dƌĂŵŝƚĂĚŽLJWƌŽLJĞĐƚĂĚŽƉŽƌ :D^Z/ZK>/^ ZĞǀŝƐĂĚŽƉĂƌĂĨŝƌŵĂƉŽƌ >h>EDKZ>^D>sZ

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Este estudio orienta si se trata de una Operación Inusual o de una Oper ación Sospechosa.

3.4.2 Operación inusual

Se entiende como operación inusual la que: “no se enmarque dentro de las prácticas normales de los negocios”6.

3.4.3. Operación sospechosa

“Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de l a actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando s e detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas de manera inm ediata a

sector determinado y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de l a actividad que se trate, no ha podido ser razonablemente justificada. Cuando s e detecten esta clase de operaciones, deben ser reportadas de manera inm ediata a la UIAF. Se trata de una operación inusual que no está razonablement e justificada”7

3.4.4. Reporte de operaciones sospechosas (ROS)

Los vigilados deberán reportar de manera inmediata y suficiente a la “Unidad de Información y Anális is Financiero” (UIAF), cualquier información relacionada con la realización o intento de ejecución de operaciones sospechosas bajo las condiciones establecidas en el anexo de la presente circular. Este reporte es e l mismo al que se hace referencia en los anteriores numerales.

De acuerdo con lo establecido por el artículo 42 de la Ley 190 de 1995 , cuando se suministre esta clase de información no habrá lugar a ningún tipo de responsabilidad para la persona jurídica informante, ni para sus directivos o empleados, razón por la cual, el reporte respectivo se entregará a título informativo, no requerirá de firma y en ningún momento constituirá denuncia pena l.

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&DOOH1R–7RUUH3LVR&HQWUR(PSUHVDULDO6DUPLHQWR$QJXOR 3%;/tQHDUDWXLWD1DFLRQDO ZZZVXSHUYLJLODQFLDJRYFR  6,67(0$(67,Ð1'(/$&$/,'$' &yGLJR)25' )HFKDDSUREDFLyQ 9HUVLyQ Las empresas y sus funcionarios no podrán dar a conocer a las personas qu e hayan efectuado o intenten efectuar operaciones sospechosas, que han comunicado a la Unidad de Información y Análisis Financiero información sobre las mismas, y deberán guardar reserva sobre dicha información.

El Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS) deberá enviarse a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) a través del Sistema de Reporte en Línea – SIREL – el cual está disponible en el sitio web de la UIAF ( ǁǁǁ͘ƵŝĂĨ͘ŐŽǀ͘ĐŽ).

Los documentos originales de soporte se conservarán con las debidas seguridades, a fin de que puedan hacerse llegar de manera compl eta y oportuna, a las autoridades competentes que los requieran.

3.4.5. Ausencia de reporte de operaciones sospechosas (AROS)

seguridades, a fin de que puedan hacerse llegar de manera compl eta y oportuna, a las autoridades competentes que los requieran.

3.4.5. Ausencia de reporte de operaciones sospechosas (AROS)

Es obligatorio para las empresas, el reporte de operaciones sospechosas y operaciones intentadas cuando sea del caso. Así mismo, el reporte no exim e del deber denunciar ante la Fiscalía General de la Nación si la empresa tiene conocimiento de la ocurrencia de un delito.

3.5. Mecanismos de control especiales

3.5.1. Formato o formulario de vinculación del cliente:

Es la información inicial que debe conocer el vigilado destinatario de la pres ente circular, sobre las personas que aspiran a vincularse como clientes, esta información hace parte de la documentación de conocimiento del cliente. El formulario de vinculación de clientes, deberá incluir como mínimo la siguiente información:

Para personas jurídicas:

a. Nombre o Razón social. b. Número de identificación tributaria – NIT c. Certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a un mes. d. Actividad económica. e. Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso (puede ser un anexo).  &hE/KEZ/KKE>/^d EKDZ

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f. Domicilio, dirección y teléfono. g. Nombre completo e identificación, dirección y teléfono de su representante legal y/o apoderado. h. Composición accionaría y socios mayoritarios.

1. Información financiera y patrimonial: estados financieros, declaración de renta, valor de los ingresos mensuales y origen de los recursos empleados en las operaciones realizadas a través de la transportadora.

j. Información sobre las cuentas que posea en entidades financieras (tipo de producto, número del producto y nombre de la entidad).

renta, valor de los ingresos mensuales y origen de los recursos empleados en las operaciones realizadas a través de la transportadora. j. Información sobre las cuentas que posea en entidades financieras (tipo de producto, número del producto y nombre de la entidad). k. Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo. l. Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera. m. Firma y huella del índice derecho del solicitante.

Para personas naturales:

a. Nombre, número y tipo de documento de identificación. b. Lugar y fecha de nacimiento. c. Actividad económica. d. Declaración de origen de los bienes y/o fondos, según el caso (puede ser un anexo). e. Domicilio, dirección y teléfono. f. Información financiera y patrimonial, estados financieros, declaración de renta, valor de los ingresos mensuales y origen de los recursos empleados en las operaciones realizadas a través de la empresa. g. Información sobre las cuentas que posea en entidades financiera (tipo d el producto, número del producto y nombre de la entidad). h. Autorización para consulta y reporte a las centrales de riesgo.

1. Manifestación sobre la realización de actividades en moneda extranjera.

j. Firma y huella del índice derecho del solicitante

3.5.2. Documentación adicional

Como complemento de la información anterior, al momento de la vinculación se deberá allegar la siguiente documentación:

a. Copia del documento de identificación, para persona natural nacional o extranjera. b. Tratándose de personas jurídicas, certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a un mes. 

extranjera. b. Tratándose de personas jurídicas, certificado de existencia y representación legal con fecha de expedición no mayor a un mes.  &hE/KEZ/KKE>/^d EKDZ dƌĂŵŝƚĂĚŽLJWƌŽLJĞĐƚĂĚŽƉŽƌ :D^Z/ZK>/^ ZĞǀŝƐĂĚŽƉĂƌĂĨŝƌŵĂƉŽƌ >h>EDKZ>^D>sZ

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