SUPERVIGILANCIA - Procedimiento Auditoría Gestión y Seguimiento

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia FORMATO Página: de 6

Código: EI. -P-004

PROCEDIMIENTO AUDITORIA

(GESTION Y SEGUIMIENTO)

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Vigente a partir de:

Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial OBJETIVO: Evaluar de manera Independiente el cumplimiento de leyes, normas, políticas, procedimientos, planes, programas, proyectos y metas del Sector Defensa en cumplimiento de lo ordenado en la ley 87 de 1993 y concordantes.

ALCANCE: Inicia con el plan anual de auditorías o las denuncias, quejas o solicitudes recibidas, hasta el cierre de los planes de mejoramiento aplica para el Sector Defensa o hasta la declaración de cierre del asunto por circunstancias que lo justifiquen.

RESPONSABLE: jefe Oficina Control Interno Sectorial

PASO NO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE SALIDA

1 Iniciar la ejecución del Plan anual de auditorías, las denuncias, quejas o solicitudes recibidas Con base en el Plan anual de auditorías de la Oficina de Control Interno Sectorial, queja o denuncia recibida ; se determinan las fechas para adelantar las auditorias programadas, adicionalmente se reciben las solicitudes por parte de la Alta Dirección (Auditorias No Pro gramadas), las denuncias reportadas en la Línea del Honor, quejas escritas, virtuales o anónimos que ameriten un seguimiento. Jefe OCIS comunicación oficial 2 Designar auditor líder de la auditoria y servidores públicos que conformaran el equipo auditor de acuerdo con las competencias necesaria s para

un seguimiento. Jefe OCIS comunicación oficial 2 Designar auditor líder de la auditoria y servidores públicos que conformaran el equipo auditor de acuerdo con las competencias necesaria s para la auditoría. Determinar quiénes conformarán el equipo auditor para desarrollar la auditoria, así como el coordinador de esta. Igualmente podrá sustituir, modificar o complementar dicho equipo con unos auditores en formación. Jefe OCIS Correo electrónico y/o comunicación oficial 3 Planear la auditoría (Diseñar cronograma de auditoría y plan o programa de trabajo) Establecer la cronología para el desarrollo de la auditoría de acuerdo con el diagnóstico preliminar de riesgos y la necesidad de actividades para las pruebas pertinentes. El funcionario designado como líder de la auditoría o seguimiento elabora el plan de trabajo que incluya Jefe OCIS Formato Plan de trabajo de la auditoriaMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia FORMATO Página: de 6

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Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial el alcance, los temas a verificar, las tareas a desarrollar, los responsables de cada tarea e informa al funcionario responsable legal de la entidad, proceso, proyecto, programa o actividad a verificar, sobre el inicio del proceso de auditoría. 4 Preparar y elaborar comunicación Se envía al responsable de la entidad o proceso Oficio/Memorando, informando el inicio de la auditoria

entidad, proceso, proyecto, programa o actividad a verificar, sobre el inicio del proceso de auditoría. 4 Preparar y elaborar comunicación Se envía al responsable de la entidad o proceso Oficio/Memorando, informando el inicio de la auditoria Jefe OCIS o su delegado Memorando, Oficio, correo y/o acta de reunión Plan de trabajo de la auditoría 5 Llevar a cabo apertura de la auditoria. Realizar la reunión de apertura de auditoría con el representante legal o con los responsables del proceso a auditar, con el fin de presentar el objetivo y alcance de la auditoría, definir canales de comunicación y levantar acta de reunión inicial. Jefe OCIS o el auditor líder de auditoria Formato Acta de reunión (apertura). 6 Realizar el trabajo de campo de la auditoria Realizar trabajo de campo para recolectar evidencias aplicando las normas de auditoría de general aceptación (normas generales, personales, relativas a la ejecución de la auditoria), entrevistas personalizadas, o pruebas necesarias para aclarar lo concerni ente respecto del tema auditado. Durante el desarrollo de la auditoría los auditores comunicarán a los responsables sus observaciones, hallazgos o errores detectados, y darán la oportunidad de que se les presente evidencia en contrario. Líder de auditoría Equipo Auditor Formatos Papeles de trabajo diligenciados. 7 Llevar a cabo la reunión de cierre con el fin de presentar las conclusiones de la auditoria. Realizar reunión de cierre de auditoría con los auditados, y con los funcionarios superiores correspondientes, para presentar la evaluación de

Llevar a cabo la reunión de cierre con el fin de presentar las conclusiones de la auditoria. Realizar reunión de cierre de auditoría con los auditados, y con los funcionarios superiores correspondientes, para presentar la evaluación de la evidencia recibida, las conclusiones del informe Jefe OCIS, equipo auditor Acta de cierre de la auditoría mediante correo electrónicoMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia FORMATO Página: de 6

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Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial definitivo, los hallazgos evidenciados, así como efectuar un registro de los resultados en el acta de cierre. En esta etapa se los auditados podrán aportar evidencias o elementos probatorios para generar convencimiento a los auditores sobre la pertinencia de remover o modificar alguna de las observaciones. El acta será realizada por el auditor líder y por los miembros del equipo auditor. En caso de estar presente también la suscribirá el jefe de la Oficina de Control Interno Sectorial. 8

Remitir informe final

Con lo revelado en la reunión de cierre y las evidencias respectivas, el líder y el equipo auditor realizarán un informe detallado del proceso, del contexto observado, de la evaluación de riesgos, de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Éste se remitirá al auditado y las partes interesadas el informe final de conformidad con la ley.

realizarán un informe detallado del proceso, del contexto observado, de la evaluación de riesgos, de los hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Éste se remitirá al auditado y las partes interesadas el informe final de conformidad con la ley. Auditor líder Correo Electrónico Informe de auditoría 9 Aplicar evaluación de percepción a los auditados participantes en la reunión de cierre. Aplicación de encuestas de evaluación de la auditoria. Jefe de OCIS o su delegado Formato Encuestas de percepción diligenciado 10 Plan de mejoramiento El auditado debe presentar plan de mejoramiento para superar las causas motivo de los hallazgos y observaciones definidas en el informe, en un plazo de quince (15) días calendario a partir de la fecha de recibo del informe. El plazo podrá ser ampliado hasta en otro tanto solamente con la solicitud justificada del viceministro (a), secretario (a) o Jefe OCIS Equipo Auditor Comunicación Oficial Formato informe auditoriaMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia FORMATO Página: de 6

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Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial comandante respectivo. Para las entidades adscritas o vinculadas procederá la solicitud del representante legal. 11 Realizar consolidación documental de los papeles de la auditoria. El líder de auditoria recibe los papeles de trabajo

comandante respectivo. Para las entidades adscritas o vinculadas procederá la solicitud del representante legal. 11 Realizar consolidación documental de los papeles de la auditoria. El líder de auditoria recibe los papeles de trabajo para la conformación de una carpeta aplicando las normas de gestión documental, con e l fin de que reposen los soportes de la auditoria y la entrega debidamente foliada y rotulada al responsable de custodia en la OCIS. Líder de Auditoría Carpeta con soportes papeles de trabajo 12 Remitir informe de la auditoria a los entes interesados o grupos de interés y publicación en la Web Remitir informe a las autoridades correspondientes (internas y externas) y emitir información a terceros interesados, de conformidad con la ley (ej. quejoso o peticionario) de acuerdo con el resultado de la auditoria. En la página web se publicarán los informes de auditoría que no tengan reserva de la información de manera simultánea con el envío de este.

Jefe de OCIS Comunicación oficial. Formato informe de auditoría Publicación en página web 13 Realizar análisis y revisión por parte del auditor asignado, del plan de mejoramiento con el fin de verificar si mitiga la causa raíz de los hallazgos. Revisar y/o aprobar o rechazar plan de mejoramiento enviado por el auditado y verificar si las acciones de mejora planteadas mitigan la causa raíz que originó los hallazgos evidenciados en la auditoría y programar reunión de concertación del plan con el responsable del seguimiento al plan de mejora en la dependencia, proceso o empresa auditada.

las acciones de mejora planteadas mitigan la causa raíz que originó los hallazgos evidenciados en la auditoría y programar reunión de concertación del plan con el responsable del seguimiento al plan de mejora en la dependencia, proceso o empresa auditada. La revisión metodológica se realiza de acuerdo con lo establecido en el procedimiento NC y/o OM. Equipo Auditor Formato Seguimiento al plan de mejoramiento por procesosMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia FORMATO Página: de 6

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Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial 14 Revisar la ejecución del plan de mejoramiento. El auditor hace seguimiento a cada una de las actividades planteadas en el plan de mejoramiento concertado con el auditado, para lo cual deberá preparar cronograma que someterá a aprobación del jefe de la Oficina de Control Interno Sectorial. Auditor responsable Cronograma de seguimiento aprobado 15 Verificar la ejecución de las acciones planteadas en plan de mejoramiento. Realizar seguimiento al plan de mejoramiento en sitio para verificar su estricto cumplimiento, diligenciando el formato correspondiente. Equipo auditor designado y/o jefe de OCIS. Formato Seguimiento al plan de mejoramiento por procesos 16 Realizar seguimiento a las acciones planteadas y presentación de informe al jefe OCIS Preparar informe ejecutivo de seguimiento para

jefe de OCIS. Formato Seguimiento al plan de mejoramiento por procesos 16 Realizar seguimiento a las acciones planteadas y presentación de informe al jefe OCIS Preparar informe ejecutivo de seguimiento para revisión del jefe de Oficina, explicando el porcentaje de avance y cumplimiento del plan de mejoramiento. Equipo auditor Informe ejecutivo 17 Revisar, evaluar, aprobar o rechazar el avance del plan de mejoramiento. Revisar por parte del jefe de la Oficina de Control interno Sectorial el informe ejecutivo en caso de ser necesario el auditor procederá a ajustar el informe como evidencia de la verificación y cumplimiento de las acciones de mitigación de los hallazgos. Equipo auditor jefe Oficina Informe ejecutivo 18 Cerrar el hallazgo con el documento requerido. Una vez revisado el plan de mejoramiento, comunicar al responsable el informe de seguimiento, adicionalmente, el auditor asignado realiza informe de cumplimiento del plan de mejoramiento, es de aclarar que los planes de mejoramiento producto de este tipo de auditorías se presentan y se realizan los reportes de avance a través de los informes físicos.

Los cierres serán comunicados a los interesados. Jefe de OCIS Informe ejecutivoMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia FORMATO Página: de 6

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Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial Definiciones: Auditorías: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que al evaluarse de manera objetiva permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión con los requisitos establecidos.

Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría Líder de equipo auditor: Persona con la competencia de llevar una auditoría, que posee mayor experiencia para organizar el equipo auditor.

Auditado: funcionario responsable del proceso que se audita Equipo auditor: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario de expertos técnicos.

Alcance de la auditoría: extensión y límite de una auditoría en cuanto a organización, proceso, tiempo.

Programa de auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito.

Plan de Auditoría: Descripción de las actividades en el sitio y arreglos para una auditoría.

Criterios de auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

Hallazgos de auditoría: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría Evidencia de la auditoria: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables.

Conclusiones de auditoría: Resultados de una auditoría que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.

Plan de Mejoramiento : Es un instrumento para dirigir el rumbo de una institución educativa, con base en el análisis y reconocimiento de

todos los hallazgos de la auditoría.

Plan de Mejoramiento : Es un instrumento para dirigir el rumbo de una institución educativa, con base en el análisis y reconocimiento de su realidad, hacia el logro de unos objetivos establecidos de común acuerdo, con el fin de mejorar la gestión escolar en lo académico, administrativo, de comunidad y directa

Abreviaturas: UGG. Unidad Gestión General

OCIS: Oficina de Control Interno Sectorial Documentos asociados Normograma SUITE VE Formato Plan de trabajo de Auditoria Formato informe de auditoría

Formato Informe de SeguimientoMINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL República de Colombia FORMATO Página: de 6

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Vigente a partir de:

Este documento es propiedad del Ministerio de Defensa Nacional, no está autorizado su reproducción total o parcial Formato Acta de Reunión Formato encuesta de percepción Formato Informe Ejecutivo. Formato Papeles de Trabajo Guía de auditoria para las entidades públicas DAFP Formato Seguimiento al plan de mejoramiento por procesos

Fecha de Liberación:

Elaborado por: María Luisa Leal Arazán, Marina Barón Lezaca y Harold Mena Ossa Aprobado por: Orlando Vega Navas Responsable de Liberación: Cargo: Gestora de valor público Cargo: Jefe Oficina de Control Interno Sectorial Cargo: Asesora Grupo Gestión y Valor

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