SUPERVIGILANCIA - Resolución 20253000002067CS de 2025

' fi lt';',¡j v Supervigilancia 20253000002067CS 8/4/20a5, 4:50:00 p. m.

SUPERIENTENDENCIA DE VIGILANCIA V SEGURIDAD PRIVA fip, stcll!rARIA GENERAi.

Foh,, !I Anno: a Usuaria; PREUNCl41. Resolución Nº 1 ! Por la cual se dictan medidas de contingencia para la recepción y emisión de ' comunicaciones oficiales en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada y se dictan otras disposiciones

EL SECRETARIO GENERAL DE LA

SUPERINTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

1 En ejercicio de sus facultades legales y reglamentarias, en especial las conferidas pór el decreto 2355 de 2006, articulo 13 numerales 4 y 12, y CONSIDERANDO Que, es obligación del Estado propugnar por el fortálecimierito de la infraestructura y j Ia organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. Que el Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de l lo¡, archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. 1 QLe el Artículo 2 de la Ley 594 de 2000 establece que las reglas generales que rfigulan la función archivística del Estado le son aplicables a las entidades que c fi mplen funciones públicas. Q e el objetivo de los archivos es tener la documentación organizada, para que la in ormación institucional sea recuperable para uso de la administración, del

rfigulan la función archivística del Estado le son aplicables a las entidades que c fi mplen funciones públicas. Q e el objetivo de los archivos es tener la documentación organizada, para que la in ormación institucional sea recuperable para uso de la administración, del cifidadano y como fuente de la historia para garantizar la ef(;!ctividad de los pr¡incipios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los 1 , , af¡cten, segun preve la ley. Qfie el Artículo 3 de la Ley ibídem, establece que el archivo público es el conjunto dé documentos pertenecientes a entidades oficiales y que la función archivística sd encuentra compuesta por actividades relacionadas con la totalidad del quehacer afichivístico, las cuales nacen con la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Q\Je el Artículo 4 de la Ley ibídem, basa los principios generales que rigen la función archivística en la utilidad para el servicio al ciudadano, como fuente de la historia, m'ecanismo para la toma de decisiones basadas en antecedentes y eventualmente cdmo patrimonio cultural, patrimonio de la identidad nacional y parte esencial de lal memoria colectiva, así mismo como institucionalización de las decisiones aqministrativas para la gestión económica, política, cultural del Estado y de la a ministración de justicia y como función probatoria, garantizadora y p rpetuadora. Página l de 9

1 , NOMBRE Y CARGO PROCESO

' Cristhiam Armando Grupo Atención a! Us1.1ario 1 Elaboró 1 Ivan Camilo Eraz¡t,/;¡,,,J,-' Grupo Atención nl Usuario

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1 , NOMBRE Y CARGO PROCESO

' Cristhiam Armando Grupo Atención a! Us1.1ario 1 Elaboró 1 Ivan Camilo Eraz¡t,/;¡,,,J,-' Grupo Atención nl Usuario Maria Margarita B a do Grupo Gestión Documental ' i i Revisó y A'probó Jhon Fredy Lopez Franco Los miba r,,:i.,,1111cs dfilnramos que hcn,o,¡ re,i:llldo fi• docmm.,llltl }' lo ellCOfl1Tnm0< u_¡uSllldo a las ru;,ru>:is y dispo,icianes Jegale,; ,ige¡,1e, f por lo ¡3nw, bajo nufisu,, rcspm,<11bl11d:,d Jo prllient11n1<>1 para la firm:,

DlRECQlÓN A NOTIFICAR

Código: FORGD0-330-013

Fecha""aprobaclón: 05/06/2024

Versión: 20®J Supervigiianda

20253000002067CS 8/4/202!., 4:50:00 p. m.

SUPERIENUNDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVA Dt.p: SECRlTAll[A GENERAl foM.,, a Anewo: a

U&uatlo: PRESENCIAL Resolución N º Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 2 de la Ley 594 de 2000, se desprende que el conjunto dfi documentos en su ciclo vital perteneciente la la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada hace parte del Sistfima Nacional de Archivos y, por ende, su tratamiento deberá desarrollar los principios establecidos en el artículo 4 de la misma norma.

Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada hace parte del Sistfima Nacional de Archivos y, por ende, su tratamiento deberá desarrollar los principios establecidos en el artículo 4 de la misma norma. Que el Acuerdo nro. 001 de 2024 emitido por el archivo general de la Nación, el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se define criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano fijan otras disposiciones", prevé los lineamientos y procedimientos para cumplimiento a los programas de gestión documental y programas conservación integrándose a los procesos de archivos de gestión, central históricos. 'Por los se dar de s e Que el artículo 16 de la Ley 594 de 2000 refiere que «(. . .) Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientfis a las entidades públicas, a cuya carga estén los archivos públicos, tendráh la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organiza'ción y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos». ' i Que los numerales 21 y 22 del Artículo 4 del Decreto nro. 2355 de 2006, establecen como funciones de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada la de:, 21) atender los reclamos de la ciudadanía sobre los servicios de vigilanc(a y seguridad privada prestados por los vigilados y las denuncias sobre la presta,ción de estos servicios por personas naturales o jurídicas no autorizadas y 22) adelantar

1. atender los reclamos de la ciudadanía sobre los servicios de vigilanc(a y seguridad privada prestados por los vigilados y las denuncias sobre la presta,ción de estos servicios por personas naturales o jurídicas no autorizadas y 22) adelantar una gestión adecuada de las peticiones quejas y reclamos para identificar ffillas recurrentes por parte de los prestadores de servicios de vigilancia y segur:¡·dad privada, entre otros». !

Que una de las funciones de la Secretaría General es controlar el manejo! del archivo y la correspondencia de la Superintendencia y velar por la segurida de estos, tal y como lo establece el numeral 12 del Artículo 13 del Decreto ibide Que el Artículo nro. 2.2.22.3.8 del Decreto previamente citado expresa qu en cada entidad se integrará un Comité Institucional de Gestión y Desemp ño, encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, que sustituirá a los demás comités relacionados¡ con el Modelo y que no sean obligatorios por mandato legal. Que de acuerdo con el Decreto nro. 1499 de 2017, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño absorbe los siguientes comités: ! • Comité de Archivo, (Art 4 Acuerdo 12 de 1995; en el orden nací nal derogado por Decreto nro. 2578 de 2012.), • Comité de Racionalización de Trámites (Recomendación Guías FP), • Comité de Capacitación y Formación para el Trabajo (Decreto Ley nro. 567 de 1998), • Comité de Incentivos (Art 27 Decreto nro. 1567 de 1998, art 127 Dec¡reto

• Comité de Capacitación y Formación para el Trabajo (Decreto Ley nro. 567 de 1998), • Comité de Incentivos (Art 27 Decreto nro. 1567 de 1998, art 127 Dec¡reto nro. 1572 de 1998 (derogado) Decreto nro. 1227 de 2005) 1

Página 2 de 9 NOMBRE Y CARGO PROCESO Cristhiam Armando G j Grupa Atenci6n a! Usuario \ Elaboró· lvan Camilo Er:u:o fifl...- _,__,,. 1 GmpoAtenci6n al Usuario 1 MariaMargnrita 6'rficlfdo ,,..,,.,,,.- i Grupo Ges1ióu Documi:ntal ' Revisó y Aprobó Jbon Fredy Lo pez Franco .... ;,_ j 1 Los arribfi firn13n1es declaramos que hemos 1ov1sado d docu,otl'nto }' lo encon1mmos a;1111fidu a !as ""'""'•} disposkione, le!!'!ICS vi$Crl!C'l r por Jo lan10, bajo nu.-,;trn rc,ponsobilid!ld lo prcsenlill11os par.l 1fi firmo

1 DIRECCIÓN A NOTIFICAR

1 1 1

Dirección: Calle 24A No. 59--42 T01re 4 Piso j Centro Empresarial Sarmiento Angulo Conmutador: (+ó0I) 307 8038

Código: FORGDb-330-013

Fecha aprobación: !oS/06/2024

Vecslón, 20 1 Línea gratuitn: 01 8000 119703 1 1 ' 1' i ' M [;1) Supervígilancia '---- -- -- --

Vecslón, 20 1 Línea gratuitn: 01 8000 119703 1 1 ' 1' i ' M [;1) Supervígilancia '---- -- -- -- 20253000002067CS 8/4/2025, 4i50:00 p. '"·

SUPERIENTENDENCIA D! VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVA

Dep1 SECUfAllfA GENtfiAL FoMo: 11 Aneota: 11

Usuatla: PIIUENCIAL Resolución N º • Comité de Capacitación y Estímulos (Estímulos: Artículo 17 Decreto - Ley nro. 1567 de 1998) (Decreto nro. 1227 de 2005). • Comité de Gobierno en Línea (Decreto nro. 1151 de 2008) Q0e mediante Resolución número 2020-0008067 del 20 de febrero de 2020 por medio de la cual se adoptan los Comités Internos de la Superintendencia de vigilancia y Seguridad Privada y se deroga la Resolución nro. 201812100069057 de 2018, se creó el Comité Institucional de Gestión y Desempeño· como instancia oi'ientadora del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, a través del cual se dificutirán temas referentes a las políticas de gestión, desempeño institucional, ' gobierno y seguridad digital y demás componentes del modelo.

Que de acuerdo con el Artículo 61 de la Resolución citada, se adoptaron como políticas y desempeño institucional las de transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, servicio al ciudadano, participación ciudadana en la gestión pública,

políticas y desempeño institucional las de transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción, fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos, servicio al ciudadano, participación ciudadana en la gestión pública, ra'cionalización de trámites, administración de archivos, gestión documental, gobierno y seguridad digitales. QLe dentro de las funciones del Comité Institucional de Gestión y Desempeño se ' e 1 cuentran las siguientes: 1 ' «h) Ejercer como Comité Interno de Archivo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 2.8.2.1.15 del ,Decreto 1080 del 2015, que lo define como instancia asesora en materia de aplicación de la Política de Administración de Archivos y Gestión documental. i) El Comité Institucional de Gestión y Desempeño en concordancia con el artículo 2.8.2.1.16. del Decreto 1080 de 2015, deberá cumplir las funciones del Comité Interno de Archivo.» 1 ! Q\Je, de acuerdo con informe calendado 02 de abril de 2025 emitido por el Jefe de lalüficina de Sistemas, se puso en conocimiento de este despacho la afectación a \a1 infraestructura tecnológica que soporta la operatividád de la entidad, cfintingencia tecnológica que ha afectado airectamente la expedición, suscripción y hotificación oportuna de actos administrativos, asi como la adecuada trazabilidad d1 los procedimientos mencionados. Qfie mediante Resolución 20251300001897CS del 07 de abril, la entidad se vio aV,ocada a ordenar suspender los términos en los procesos administrativos,

d1 los procedimientos mencionados. Qfie mediante Resolución 20251300001897CS del 07 de abril, la entidad se vio aV,ocada a ordenar suspender los términos en los procesos administrativos, dificiplinarios, de jurisdicción coactiva, peticiones y demás actuaciones acjministrativas en trámite de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada desde el día 07 de abril del 2025 hasta que se superen los hechos que dieron origen a la suspensión. Qle el instructivo de comunicaciones oficiales (IN S-GD0-330-002) de la entidad Pfirvé el Plan de Contingencia como una «( ... ) serie de medidas encaminadas a reptaurar el funcionamiento normal del proceso de radicación de Comunicaciones Of¡iciales tras una alteración producida por fallas en el Gestor Documental o un Elaboró 1 i Página) de9

NOMBRE Y CARGO .

lvan Camilo Erazo Cristhiarn Arma fi do fi-- María 1,,,Iargruita . alJICaldo .,..fi

Revisó y A: probó Jhon Fredylopezrranco ..

PROCESO Grupo Atención al Usuario !lrupo Atención al Usuario Grupo Gestióu Documental Lo$ arril,a fio,"1n1es declarumos ,¡ue hen1os nfi••isado cl don,men10 y lo cr.contmmos ajuSlado a la• non,i:i•y dispaslcio,oes legales ,iger,lc!) por Jo l:uno, bajo nl>eS!ra ,c,ponsabilidad lo prc,;cnta,uos pam la f111113

DIREC(¡ION A NOTIFICAR Direccíón: fialle 24A No. 59-42 To1Te'4 Piso 3 Centro Empresarial anniento Angulo Conmutado : (+601) 307 8038 Llne-a gratu¡ta: 01 8000 119703

Código: FORGD0-330-013

Fecha aprobación: 05/06/2024

Versión: 20 ' lt Supervigilancia - -· - ----20253000002067CS 8/4/2025, 4:50:00 p. m.

SUPERIENTENDENCIA DI! VIGILANCIA y SEGURIDAD PRIVA Oep, stCA.ETAAIAG!NlllAl Follo: 9 Anuo: a Usunla,: ,R!SENCIAL Resolución N º factor externo al sistema (Cortes de energía, fallos en la prestación del servicJO de internet, etc.) o propio del sistema (Fallos en los servidores donde se encufintra instalada la solución)». Que de acuerdo con lo anterior, se convocó de manera extraordinaria al Co ité Institucional de Gestión y Desempeño de la entidad a efectos de adoptar y apr bar un plan de contingencia que permita dar continuidad a los procesos misionales y administrativos de la entidad, el cual tuvo lugar el día 08 de abril de 2024. Que, en mérito de lo expuesto el Secretario General de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, RESUELVE PRIMERO. MEDIDAS DE CONTINGENCIA. - Ordenar la aplicación de medidas de contingencia para recibir, radicar, gestionar, acceder, consultar, producir, fif¡mar y dar continuidad a los flujos documentales de los diferentes trámites y otros

RESUELVE PRIMERO. MEDIDAS DE CONTINGENCIA. - Ordenar la aplicación de medidas de contingencia para recibir, radicar, gestionar, acceder, consultar, producir, fif¡mar y dar continuidad a los flujos documentales de los diferentes trámites y otros procedim ientos administrativos, par a las co municaciones oficiales efi la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada en tanto persistan las fallas críticas que afecten el correcto funciona miento del gestor doc[! mental de la enti¡:lad, de conformidad con las co nsideraciones expuestas en la pa rte motiva del presente acto admini strativo. SEGUNDO. RECEPCIÓN DE DOCUM ENTOS. - Para efectos de dar cumpli miento a la norm atividad sobre recepción de documentos en la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, se tendrán en cuenta los siguientes canal es habilitados para la recepción de docume ntos dura nte el término de la contingencia: 2.1. Med ios físicos: Los docume ntos radicados de manera física se recibiráh en la ventanilla única de correspondencia de la Superintendenc ia de Vigilancia y Seguridad Privada ubicada en la Calle 24A No. 59-42, Torre 4, Piso 3 de la ciydad de Bogota D.C. 2.2. Sede el ectrónica: Durante el tiempo que perdure la contingencia, la sede electrónica https: //sedeelectronica .supervig ilancia .gov .co/SedeElectronica J se encon trará deshabilitada. 2.3. Cana les virtuales: Los docu mentos radicados de ma nera virtual se reci irán única mente a través del correo electrónico contactenos@ supervigilancia.gov 1o y

J se encon trará deshabilitada. 2.3. Cana les virtuales: Los docu mentos radicados de ma nera virtual se reci irán única mente a través del correo electrónico contactenos@ supervigilancia.gov 1o y para el • caso de las notificaciones judiciales notificacionesjudiciales@supervigilancia.gov .co ¡ 2.4. Correos electrónicos in stitucional es de funcionarios y contratistas. Toda petición, trámite, solic itud o denuncia que ingrese a los correos institucion ales de los funcionarios y contratistas deberá rem itirse al correo electréjnico contactenos@superviqilancia.g ov.co a efectos de que el Grupo de Ge9tión Documental asigne radicado de entrada . : Página 4 de 9 NOMBRE Y CARGO Cristhiam ArnrnndfiG• fi.. '°"' , Gi;upo Atención 11! Uwario Elaboró lvan Camilo Ernm { fi 1 GrupÍ:l;,\tención ni Usuario fififi--f-M:;¡; •ccria c=, Margarita Ba !do i Grupo Gestióo Docurmmtal Revisó y Aprobó man Fredy Lopez: neo • 'v 1 Lo5 :miba fimo3nlCS dcclafiJrnos que hemos ,.,,l.,.do d dO(.-.,ne.rl}' lo cm:anlmmos aj11s1ado a b9 norm:i,y dispo,!donos lega le:,; ,➔gemosy por Jo lanto, b.\)o nU<:slil!rc,ponsabl!/ckid lo prcsenlllmM p,1ro la íirn.,

) DIRECCIÓN A NOTIFICAR

1

Dirección: Calle 24A No. 59-42 Tone 4 Piso 3 Centro

) DIRECCIÓN A NOTIFICAR

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Dirección: Calle 24A No. 59-42 Tone 4 Piso 3 Centro Empresario! Sarmiento Angulo Conmutador: (+601) 307 8038

Linea gratuita: 01 8000 119 703

Código: FORGDi)-330-013

Fecha aprobación: !oS/06/2024

Versión: 20' 1 f

Supervigilanci¡-1 20253000002067CS 8/4/2025, 4!50:00 p.m. SUPERIENTENDENCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVA Dep: UCRETAIÚAC.INtRAL folo: 8 Anno: o Usu1tm: PRESENCIAL , Resoluc1on 'Nº Tf:RCERO: ASIGNACIÓN DE RADICACIÓN DE ENTRADA. - Para efectos de la asignación de radicación de entrada, se tendrán en cuenta los siguie ntes lirieam ientos: Rkspecto del número de consecutivo deberá asignár sele los siguientes caracteres r , d s 1 gun correspon a: • Para documentos de entrada se dispondrá del siguient e formato: AÑO i (cuatro dígitos) /CONS ECUTIVO (seis dígitos iniciando desde el número 1) 1 : /CE (Contingencia de Entrada). Para un total de 12 caracteres, Ejemplo: ' 2025000001CE. ' 3.jl. El Grupo de Gestión Documental Archivo y Correspondencia asignará un n 1 mero de radicación manual para la recepción de documentos: 1 • Por_canales virtuales, el formular io contendrá los siguientes campos : i número de consecutivo, fecha, hora, nro. de folios, anexos, nombre del

n 1 mero de radicación manual para la recepción de documentos: 1 • Por_canales virtuales, el formular io contendrá los siguientes campos : i número de consecutivo, fecha, hora, nro. de folios, anexos, nombre del radicador, nombre del remitente, área competente, correo electrónico y descripción. • Por medios físicos, el formulario para imprimir el sticker contendrá los siguientes campos: número de consecutivo, fecha, hora, nro. de folios, anexos, nombre del radicador, nombre del remitente y área competente. 3.f. Los números asignados se deberán registrar en el formato planilla de comunicaciones oficiales, conforme al cons ecutivo manual asignado al trámite. 3.fi. El Grupo de Gestión Documental Archivo y Correspondencia digitalizará todos lofi documentos recibidos y producidos, para luego ser almacenados en le SliarePoint de la entidad en las carpetas creadas para tal fin . l CUARTO: ENTREGA DE RADICADOS DE ENTRADA. - El Grupo de Gestión D?cumental Archivo y Correspondencia tendrá a su cargo la gestión de recibir, clasificar y distribuir las comunicaciones of iciales de usuarios internos y externos qJ e lleguen a la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada, para tal effcto, se implementará n los siguie ntes parámetros: 4.¡1. Se diligenciará la planilla de comun icaciones ofic iales la cual será entrega de mt3nera física al designado por el coordinador y/o jefe de cada una de las áreas c9rrespondientes junto con los documentos y anexos debidamente digitalizados. 4J2, A su vez, los directivos, jefes de oficina y coordinadores deberán efectuar el r'J spectivo reparto al interior de sus grupos de trabajo o personal del área dejando c 1

4J2, A su vez, los directivos, jefes de oficina y coordinadores deberán efectuar el r'J spectivo reparto al interior de sus grupos de trabajo o personal del área dejando c 1 nstancia del reparto a través de la planilla de comunicaciones oficiales. 4.fi. Se deberá seguir el procedimiento consigna do en el sistema de gestión de calidad de la entidad, respecto de los flujos de los diferentes trámites y otros pfiocedimientos administrativos, respetando en todo caso el derecho al turno. Página 5 de 9 ,I NOMBRE Y CARGO PROCESO Cristhiam Armando ' Grupo Atención al Usuario Elaboró Ivan Camilo Efil, ;•fi dmpo A!Gnción al Usuario Mari11 Margarita mea[ o Grupo GeSÍión Documental Revisó y firobó Jhon Fredy Lo Pl'anco ..,,. Los arriba Ji >l:lrllCS dcdarfimo, qfie hemos redsado el d<ICUI o y lo enc:onlr:unOll ajustado a lasnonu:isy disposiciones lfi!l'llcsfigeme,y por lo tanto, boj<, nuestra re,iponsi,bllidad lo presen\111uo, p,,r:i la n,.,., 1 DIRECC IÓN A NOTIFICAR Dirección: ( alle 24A No. 59--42 Tmre 4, Piso 3 fientro Empresarial anniento Angulo Código: FORGD0-330-013

Conmutado : (+601) 307 8038 Fecha aprobación: 05/06/2024

Lmca gr11tu\ta: 01 8000 119703 Versión. 20 e ' !20253000002067CS 8/4/202S, 4:50:00 P. m.

Lmca gr11tu\ta: 01 8000 119703 Versión. 20 e ' !20253000002067CS 8/4/202S, 4:50:00 P. m.

SUPERIENTENDENCIA DE VIGILANCIA y SEGURIDAD PRIVA

Dep, SICA.EfAIIIA CUNlltAL

Faha: I Ano"' Q usuatla: PRESENCIAL Resolución N º QUINTO: ASIGNACIÓN DE RADICACIÓN DE SALIDA. • El Grupo de Gefitión Documental Archivo y Correspondencia a través de la ventanilla única de correspondencia asignará el consecutivo de los radicados de salida, teniendo en

cuenta los sigu ientes lineami entos: ' 5.1. El Grupo de Gestión Documental Archivo y Correspondencia asignarfi un número de radicación manual el cual contendrá los siguientes campos : número de consecutivo, fecha, hora, No. de folios, anexos, nombre del radic ador, nombre del remitente y áréa competente. 5.2. Para documentos de salida se dispondrá del siguiente formato: AÑO (c1.1a tro dígitos) /CÓDIGO DE ÁREA (tres dígitos) / CONSE CUTIVO (seis dígitos) / TIPO DOCUMEN TAL (un dígito) /CS (Contingencia de Salida). Para un total de 16 car acteres. 5.3. Las tipologías para las comunicaciones oficiales de salida de la entidad se asignarán así: Tipo Documental Código Memorandos Terminado en 3 Circulares Terminado en 5 Autos Terminado en 8 Resoluciones Terminado en 7 Oficios Terminado en 1 . , ., Fuente de mformac1on: Tablas de RetencIon Documental

Memorandos Terminado en 3 Circulares Terminado en 5 Autos Terminado en 8 Resoluciones Terminado en 7 Oficios Terminado en 1 . , ., Fuente de mformac1on: Tablas de RetencIon Documental 5.4. Lbs códigos de las Dependencias y Grupos comunicaciones oficiales se asignarán así : internos de la entidad para las Elaboró i Revisó y Aprobó , c,;,,,i,m Acmm,do GL¡fp lva11 Camilo Erazo I Maria Margarita Sarafi! o A/" Jhon F1cdy Lopez Franco Página 6 de 9

NOMDRE Y CARGO

!

PROCESO

Grupo Atención al Usuario 1 Grupo Atención al Usuario , Grupo Gestión Documental 1 ' 7 1 Los arriba fir,nonto• declnr.imo, que hemos rc,•isado el docm y lo encon1tnm<1S ojnstado a k11 POnn:u y difipos11:10,.,, lel!"le• vl¡:cn1c1 .• por lo l:lnl<>, bajo noatra responsabihdad k> presrnurrno, par., la f,rn,:, ! DIRECClON A N . .c"O::cTc::IF:..:IC=A.::R;_ ___ ___ __ __ __ __ ___ __ __ _ __ ___ __ .,_i _ _ -'i 1

Dirección: Calle 24A No. 59-42 ToJTe 4 Piso 3 Centro Empresflrial Sflnniento Angnlo Conmutador: {+601) 307 8038

Línea firatuita: 01 8000 119 703

Código: FORGD0-330-013

Fecha aprobación: 05/06/2024

Versión: 20M

Conmutador: {+601) 307 8038

Línea firatuita: 01 8000 119 703

Código: FORGD0-330-013

Fecha aprobación: 05/06/2024

Versión: 20M

·fifi Supervigilancía 20253000002067CS 8/4/2025, 4:50:00 p.m.

SUPER.IENTl!NDl!NCIA DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVA Dip, SECRETARIAGENERAl fnla: 1 Afino: a

U,11.Atlo: PIU!SENCIAL

Resolución N º

100 DESPACHO SUP Ef,UNTEN DENTEbEVIGIL ANCIA Y SEGURIDAIT PRIVADA·

100 200 300 400 Fuente

DESPACHO 110

SUPERINTEN DENTE DE 120

VIGIL ANCIA Y 121

SEGURIDAD PRIVADA 130

133 140 150

SUPERINTENDENCIA 200

DELEGADA PARA EL

CONTROL 210

220 230 300 310 320

SECRETARÍA GEN ERAL 330

340 350 360 370

SUPERINTENDENCIA 400

DELEGADA PARA LA

OPE RACIÓN 410

420 430

. OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

OFICINA ASESORA DE PLANEACI N

GRUPO DE MEJORAMI ENTO INSTITUCIONAL

OFICINA ASESORA JUR DICA

GRUPO DE COBRO COACTIVO

OFICINA DE SISTEMAS

GRUPO GACIN

SUPE RÍNTENDENCIÁ DELEGADA PARA EL CONTROL

GRUPO DE INVESTIGACIONESADM INIS TRATIVAS PRELIMI NARES

GRUPO DE INSPECCI N

OFICINA DE SISTEMAS

GRUPO GACIN

SUPE RÍNTENDENCIÁ DELEGADA PARA EL CONTROL

GRUPO DE INVESTIGACIONESADM INIS TRATIVAS PRELIMI NARES

GRUPO DE INSPECCI N

GRUPO DE SANCIONES

SECRETARÍA GEN ERAL

GRUPO DE RECURSOS HUMANOS

GRUPO DE RECU RSOS FINANCIE ROS

GRUPO DE GESTI N DOCUM ENTAL.A RCHIVO Y CORRESPONDE NCIA

GRUPO DE CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO

GRUPO DE RECURSOS F SICOSY ADQUIS ICIONES

GRUPO DE CONTRATOS

GRUPO DE ATENCI N AL USUARIO

,,

SUPE RINTENDEN CIA DELEGADA PARA LA OP ERACIÓN"

GRUPO DE PERMISOS DE ESTADO EMP RESARIALES

N GRUPO CONSULTOR A Y CAPACITACI . ' e información: Tablas de Retención Documental y Organi grama de la entidad. E1em plo: 20253000000017CS equ ivalente para una Resolución eped ida por Secretaría General

2025 (AfiO) 300 (CODIGO DE LA DEPENDENC IA O GRUPO) 000001 (CONSECU TIVO)

(TIPO DOCUM ENTAL) es (CONTING ENC IA DE SALIDA) 5. >, Las comunicaciones oficiales, con destino interno y externo, generadas por la er tidad deberán estar firmadas por los funcionarios autorizados. Página 7 de 9

/ NOMBRE Y CARGO PROCESO

Cristhiam Armand: z• fi · Grupo Atención al Usuario Elaboró lvan Camilo Erazo - _. Gn,¡po Ate11ci6n al U1J1Jario

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/ NOMBRE Y CARGO PROCESO

Cristhiam Armand: z• fi · Grupo Atención al Usuario Elaboró lvan Camilo Erazo - _. Gn,¡po Ate11ci6n al U1J1Jario Mar in Margnrita Baraca!do _ ',drupo Ges1ióu ·oo,cumen1al Revisó y In robó füon Fredy Lopez Franco .

Losorriba fi nanl,:s declnrJmos qu<: hemos rc\"isadoel docu o y lo cocontrnmo!I zj11stado • L,, normas y dispo<icio,..,, le¡;;,lcs ,igentes y por Jo l:mm, bo.jo n,.,,.¡rfi responsabilidad lo pn:sentnmos pam fa flmn DIRECI lON A NOTIFlCAR' Dirección: r alle 24A No. fi9-42 T01Te 4 Piso 3 Centro Empresarial Rarmiento Angulo Código: FORGD0-330-013

Conmutado : (+601) 307 803fi Fecha aprobación: 05/06/2024

Línea grntu ta: 01 8000 119703 Versión: 20

1 1 1Supervigilancia 20253000002067CS 8/4/202$, 4:50:00 p. m. SUP!RIENTl!ND!NCIA DI! VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVA Dep, 5ECRETAII.IAGENEll.l.L Follo:1 Ann<>: B UsuarlG; l'IU.HNCIAI. l"'lt::fiUIUCIOn rt ""' 5.6. El Grupo de Gestión Documental Archivo y Correspondencia digitalizará t6dos los documentos producidos par a luego ser almacenados en un repositorio defihido por el grupo.

l"'lt::fiUIUCIOn rt ""' 5.6. El Grupo de Gestión Documental Archivo y Correspondencia digitalizará t6dos los documentos producidos par a luego ser almacenados en un repositorio defihido por el grupo. 5.7. El Grupo de Atención al Usuario deberá realizar la comunicac1on y/o notificación de los actos administrativos expedidos por las diferentes Depende cias y Grupos de la entidad. 5.8. Para los memorandos y oficios, cada grupo será el gestión administrativa correspondiente para el envío oficiales. encargado de realiz\'Jr la de sus comunicaciones 1 ! SEXTO. GESTIÓN DE TRÁMITES Y PETICIONES. - Las comunicaciones oficiales en soporte papel o electrónico, se elaborarán en las plantillas aprobadas por el Sistema de Gestión de Calidad que se encuentran en la Suite Visión Empresafi1al. SÉPTIMO. NOTIFICACIÓN . El Grupo de Atención al Usuario se encargará de notificar los actos administrativos, para la gestión de dicha notificación se debe recibir, clasificar , digitalizar, distribuir e indexar la documentación recibida y producida ya sea para envió por correo físico o electrónico, gara ntizando el procedimiento de notificaciones. OCTAVO. RESTABLECIM IENTO DEL GESTOR DOCUME NTAL. Una • vez superado el periodo de contingencia se deberán seguir los siguientes lineamie ntos: 9.1. Se emitirá un acto administrativo mediante el cual se decretará la supera,ción del periodo de contingencia y el restablecimiento del uso del Gestor Documental de la Entidad. 1 ¡ 9.2. Restablecido el Gestor Documental se ga rantizará la integridad del repositorio documental y se para metrizará para realizar consultas de todas las Comunicaci,;>nes

de la Entidad. 1 ¡ 9.2. Restablecido el Gestor Documental se ga rantizará la integridad del repositorio documental y se para metrizará para realizar consultas de todas las Comunicaci,;>nes Oficiales generadas durante el periodo de contingencia. De acuerdo a lo anterior cada área. 9.3. Una vez restablecido el Gestor Documental, cada grupo como usuariofi del sistema, será responsable de la carga, clasificación de los trámites y fipos documentales generados durante el periodo de contingencia, conforme a los lineam ientos establecidos para su correcta integración al sistema. Página 8 de 9

_¿,' NOMDRE Y CARGO i PROCESO

1 C'risthi"m Am1n11do • n ¡ Gropo Atención al Us11ario Elaboró lvanCamilo Erazo J' L _,,.,__,,,, •• ¡ GcupoAtención al Usuario Maria Margarita gl.';fio -fi i Grupo Ges1ión Docum.-ntal ¡ Revisó y Aprobó Jlmn Fredy Lope:1: fr;n-00 •, I' 1 LN arrílm finnarnes declarnmO!lquc llel\!05 re..·iSlldo d doc1n o y lo ern;ontmmos,ji,,tado" las no:rin:asy difisido,oe, leg¡,Ifi, \'Ígcn!es ¡ por Jo lamo, b:ljo nuestra rcsponS11hilldad lo pr=nmu!O'I l}'lr.J la firma

i DIRECCIÓN A NOTIFICAR

! 1 ¡ 1 1 1 ! 1 Dirección: Calle 24A No. 59-42 ToJTe 4 Piso 3 Centro Empresarial Sanniento Angulo Conmutatlor: (+601) 307 8038

! 1 ¡ 1 1 1 ! 1 Dirección: Calle 24A No. 59-42 ToJTe 4 Piso 3 Centro Empresarial Sanniento Angulo Conmutatlor: (+601) 307 8038

Línea gratuita: 01 8000 l 19703

Código: FORGD0-330-013

Fecha aprobación: !oS/06/2024

Versión: 20fi 20253000002067CS S/4/2025, 4:50:00 p.m. fi] • SUPElllENTENDE.NCIA DE VIGILANCIA Y SE.GUPJDAD PRIVA Supcrv igilanda foUo:9Anfta:0

U&u.atlo: PRESENCIAL --- --- ---- - -- -- Resolución N º Dfi CIMO. DIVULGAC IÓN. Comuníquese a través de los canal es institucionales las pfiesentes _directrices a los grupos de interés. DÉ CIMO PRIMERO. La presente Resolución rige a partir de la fecha de pfib licación. Dada en Bogotá a los 08 días del mes de abril de 2025. 1

PUBLÍQUESE Y CUM PLASE

fiv--\)bfi6\ ,Q. JUAN DIEGO AN GARITA OSPINA

Secretario General Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada ' Página 9 de 9

: ,/ NOMARE Y CARGO PROCESO

1 Cristhiam Armando .,.. Grupo Atención al Usuario Elaboró Ivan Camilo Er, , fiº fi Gmpo Atención al Usuario

Mari: i. Margruit Grupo Gest