TA BOY - 15001333301120140007601-(25-02-2016)

CAJA MENOR - Funcionamiento como facultad de las entidades territoriales.

En lo que compete a la las cajas menores a nivel nacional, podemos mencionar que la Ley 1485 de 2011, en su artículo 17, dispuso lo concerniente en los órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación, lo siguiente: (…) " Es decir que la caja menor fue prevista para los sujetos y/o órganos que conforman el Presupuesto General de la Nación y las entidades nacionales; sin que ello, sea óbice en su aplicación para las entidades territoriales que también están prestar al cumplimiento de las normas orgánicas de presupuesto. Lo anterior, como quiera que la organización y/o planeación de los fines del Estado, en escala territorial, deben ser suficientes para que se permitan cumplir de forma oportuna y adecuada a las políticas básicas de todo Gobierno. Valga la pena referirnos que la Contaduría General de la Nación, sobre el tema se pronunció, mediante concepto No. 4225 de julio 28 de 1997 de la siguiente manera: (…) A lo sumo, la viabilidad para la constitución de las cajas menores, la considera bajo su órbita, cada entidad y por ende, establece por sí mismo los procedimientos que le sean propios para su manejo adecuado y oportuno, y apoyándose en lo suyo en las directrices de los órganos del nivel central que sobre el tema existan. (…) Es de señalar que la Resolución No. 033 del 12 de enero de 2012, sobre la cual se establece y reglamenta el

funcionamiento de la caja menor para el año 2012, fue emitida con el uso de atribuciones otorgada por la Constitución y la ley al Alcalde Municipal de la localidad de Chiquinquirá. Nótese que la Constitución Política de 1991, las Leyes 136 de 1994, 489 de 1998, y el Decreto 111 de 1996 le consagraron autonomía administrativa y financiera a las entidades territoriales y con ello, se dio la facultad de ser las directamente responsables de establecer las cajas menores para el manejo de recurso de primera necesidad en la localidad. Así las cosas, son las entidades territoriales, en el caso de autos, el Municipio de Chiquinquirá, quien podrá adoptar, constituir y reglamentar dentro de los límites de su autonomía, las cajas menores, estableciendo las dependencias a las que va dirigido el recurso, así como la cuantía, destinación, prohibiciones, apertura de libros, requisitos para el primer giro, legalización, reembolsos, cancelación de la caja menor y los mecanismos de administración de estos dineros (cuenta corriente, cuentas de ahorro o efectivo), entre otros. Por tanto, del acto administrativo impugnado se observa que la vigencia establecida es la correspondiente solo al año 2012, la cuantía se estableció en la suma de $6.000.000, proveniente de rubros presupuéstales tales como "materiales y suministros, comunicaciones y transporte, seguros, gastos imprevistos, gastos protocolarios por servicios, gastos protocolarios por compras", y por lo tanto, la cuantía a

manejar es mínima. También se estableció la responsabilidad del gasto, en cabeza de la Directora Técnica del Área de Hacienda y Tesorería; el trámite a surtirse, su destino y legalización; así como quedó claro las prohibiciones en el manejo del recurso, y su manejo en el pago, liquidación y reembolso, entre otros asuntos, que amparar la utilización adecuada de la caja menor. De igual manera, se expidió el certificado de disponibilidad presupuestal; y aunado a ello, mediante el Decreto No. 067 del 12 de diciembre de 2011 "por el cual se liquida el acuerdo No. 20 de 2001, y se fija el presupuesto de rentas, recursos de capital y gastos del Municipio de Chiquinquirá y sus establecimientos públicos, para la vigencia fiscal 2012", se dispuso en su artículo 20, que sería la Secretaría de Hacienda del Municipio, la instancia competente para expedir la resolución que regiría la constitución y funcionamiento de las cajas menores, lo cual es armónico con la expedición del acto impugnado, pues además se contó con el certificado de disponibilidad presupuestal y se respetó la destinación del gasto. Con fundamento en el marco normativo aplicable, se concluye entonces, que las erogaciones que pueden efectuar los entes públicos, como lo es el Municipio de Chiquinquirá, con los recursos de las cajas menores, está restringido a gastos urgentes, eventuales, fortuitos, inaplazables e imprescindibles para el funcionamiento de la entidad, salvo las prohibiciones que el

mismo acto administrativo comprenda, además de las de la Constitución y la ley. Valga la pena precisar, que las prohibiciones que deben quedar consignadas o que se deben aplicar por disposición de la ley, es, verbi gracia, a contratos que requieran constar por escrito; es decir, no es viable pagar con este tipo de recursos - cajas menorescontratosde menor cuantía que en los términos del artículo 39 de la Ley 80 de 1993 deban constar por escrito, pues no puede trastocar el proceso de contratación obligatorio para las entidades estatales o lo que sería atenderlo con la contratación directa por tratarse de menor cuantía conforme al artículo 34, 1 lit. b) de la ley 80/93. Ahora bien, no encuentra la Sala prosperidad en la causal de nulidad por falsa motivación del acto, pues los fundamentos jurídicos Constitucionales y legales en que se basó el acto, son los justamente adecuados y bien se utilizaron resoluciones aplicables por las entidades nacionales, ello debe entenderse que se hace para amparar efectivamente el recurso público y como directriz del manejo adecuado, sin que sea óbice para desecharlo del mundo jurídico, puesto que se sabe que la órbita de la autonomía es relativa, y por tanto, el manejo de los recursos deben estar prestos para ser atendidos conforme a la ley y a la Constitución, lo cual se advierte no se trasgrede en esta oportunidad.

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