TA CUN - 12179-(03-02-2000)

SANCION POR IRREGULARIDADES EN LIBROS DE CONTABILIDADImprocedencia / LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES – No es obligatoriedad para entidades / LIBROS DE CONTABILIDAD – Reflejo financiero situación económica y financiera de la sociedad En cuanto al libro de inventarios y balances, se advierte que en el sub exámine no está demostrado que por su inexistencia, la contabilidad de la sociedad no permitió ejercer un control efectivo fiscal, por el contrario, como quedó visto precedentemente, ésta refleja su situación económica y financiera, por lo que, por este aspecto y de acuerdo a las normas y a la jurisprudencia transcrita, y al concepto unificado de la dirección de impuestos y aduanas nacionales no. 1 de julio de 1982, según el cual para los contribuyentes vigilados por la superintendencia bancaria -como es el caso de la actora- “no existe la obligación de llevar el libro de inventarios y balances, toda vez que dentro de las prescripciones fijadas por la mencionada superintendencia sobre libros de contabilidad, no se contempla la obligación de llevar tal libro” tampoco resulta procedente la sanción impuesta. El asunto se contrae a establecer si hay lugar o no a la sanción que le fuere impuesta a la sociedad actora por no llevar ni tener registrados en la Cámara de Comercio los libros Diario e Inventarios y Balances. Al respecto, observa la Sala que en el Acta de Libros de Contabilidad de 11 de diciembre de 1995, elaborada por la Administración en desarrollo de la inspección

Diario e Inventarios y Balances. Al respecto, observa la Sala que en el Acta de Libros de Contabilidad de 11 de diciembre de 1995, elaborada por la Administración en desarrollo de la inspección tributaria ordenada a la sociedad mediante Auto No. 200 de 20 de noviembre de 1995, el funcionario visitador dejó constancia de la exhibición de los Libros Mayor 1, 2, 3, 4, 5, 6, y 7, e indicó en relación con cada uno de ellos que se encuentra registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá, señalando el número de registro y fecha, el número de hojas útiles, el número de folios utilizados, y los números de folios en donde se encuentra registrado el movimiento del período a investigar, y como observaciones anotó: “... NO TIENE REGISTRADOS EN LA CAMARA DE COMERCIO, LOS LIBROS DIARIO NI INVENTARIOS Y BALANCES. EL LIBRO MAYOR Y BALANCES, SE LLEVA CON EL MOVIMIENTO DIARIO.” Ahora bien, para decidir los cargos precedentemente expuestos, la Sala retoma lo dicho por el H. Consejo de Estado en sentencias de 19 de marzo y de 28 de mayo de 1999, Expedientes Nos. 9141 y 9467, respectivamente, Consejero Ponente Doctor Daniel Manrique Guzmán, relativas, en su orden, a la Inexistencia del Libro Diario, y a la obligatoriedad de diligenciar el Libro de Inventarios y Balances por parte de las entidades financieras. Respecto a la Inexistencia del Libro Diario, el H. Consejo de Estado dijo: “…

obligatoriedad de diligenciar el Libro de Inventarios y Balances por parte de las entidades financieras. Respecto a la Inexistencia del Libro Diario, el H. Consejo de Estado dijo: “… Del texto de la norma contenida en el literal a) del artículo 654 del Estatuto Tributario se infiere que lo que la ley sanciona es la inexistencia o la insuficiencia de la contabilidad, cuando exista la obligación legal de llevarla, y no el hecho de que el deber se cumpla mediante la utilización de determinados u obligatorios libros, siempre y cuando que los existentes permitan verificar la realidad económica de la sociedad. En este sentido se pronunció la Sala en la sentencia de 30 de abril de 1998, Expediente 8790, actor Eduardo Martínez e Hijos y Cía. Ltda., en los siguientes términos que ahora se reiteran:“…la contabilidad no es otra cosa que el registro cifrado de la situación patrimonial de un ente económico, de suerte que con él se refleje ‘la historia clara completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios’ (artículos 48 y siguientes del Código de Comercio y 774 del Estatuto Tributario). El llevar la contabilidad es uno de los principales deberes que la ley le impone a algunas personas, en especial a los comerciantes. Igualmente determina la ley que la contabilidad ha de llevarse en libros, que si bien en un comienzo la propia ley se encargaba de determinarlos con precisión, en la actualidad se le ha dado a los entes económicos obligados a llevar contabilidad libertad para establecer el número y la importancia de los

determinarlos con precisión, en la actualidad se le ha dado a los entes económicos obligados a llevar contabilidad libertad para establecer el número y la importancia de los mismos, a condición de que el sistema utilizado tenga valor jurídico contable y que refleje la historia completa y fidedigna de la situación económica. No sobra llamar la atención sobre el hecho de que la ley a veces confunde la obligación de llevar contabilidad con aquella relativa al diligenciamiento de los libros. No obstante, una cosa es la obligación de llevar contabilidad y otra distinta que dicha obligación se cumpla a través de la confección de libros (artículo 19 del Código de Comercio)”. A propósito de lo anterior, la Sala también considera útil precisar lo que ha de entenderse por libro de comercio en general y por libro de contabilidad en particular. Al efecto no resulta ocioso traer a colación la definición que de libro trae el Diccionario de la Lengua Española, esto es, el “conjunto de muchas hojas de papel, vitela, etc., ordinariamente impresas, que se han cosido o encuadernado juntas…, y que forman un volumen… En buena hora el anterior criterio ha sido revaluado para ser ampliado y comprender en él todos los progresos que la tecnología ha puesto al servicio de los actores u operadores de los procesos económicos (Cfr. D 2649/93, art. 128). El citado texto, en lo pertinente y en desarrollo de lo preceptuado en el artículo 48 del Código de Comercio, estatuye: “ART. 128.- Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimiento de reconocido

texto, en lo pertinente y en desarrollo de lo preceptuado en el artículo 48 del Código de Comercio, estatuye: “ART. 128.- Forma de llevar los libros. Se aceptan como procedimiento de reconocido valor técnico contable, además de los medios manuales, aquellos que sirven para registrar las operaciones en forma mecanizada o electrónica …” Además, el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil contiene una imagen ampliada del concepto de libro, a propósito de la enumeración de documentos, al indicar que son los “escritos, impresos…, y, en general, todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativo…” …el artículo 1396 del Código de Comercio, en concordancia con los artículos 48 y 56 ib., hace referencia a “documento idóneo” , aspecto que complementa la descripción de documento dada por el Código de Procedimiento Civil. De lo anterior se deduce, de suyo y necesariamente, que el concepto de libro de comercio en general y de libro de contabilidad en particular, ostenta un carácter bastante amplio y comprende, tanto el concepto tradicional de haz de hojas como también los citados cintas, magnetofónicas, video tapes, microfichas, disquetes y demás documentos que, como ya se dijo, los adelantos tecnológicos han puesto al servicio de los procesos económicos y que pueden ser autorizados por vía de reglamento (art. 2035 C. Co.). Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar la contabilidad. …”

reglamento (art. 2035 C. Co.). Este concepto amplio de libro ha de tenerse en cuenta cuando quiera que deba calificarse el cumplimiento de la obligación legal de llevar la contabilidad. …” Y en cuanto a la obligatoriedad de llevar el Libro de Inventarios y Balances por parte de las entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria, el H. Consejo de Estado expresó:“... “Bajo los anteriores parámetros procede al análisis de la situación que se plantea en relación con el ‘libro de Inventarios y Balances’ y su exigibilidad al amparo de la normatividad aplicable. Dispone el artículo 773 del Estatuto Tributario: ‘Forma y requisitos para llevar la contabilidad. Para efectos fiscales, la contabilidad de los comerciantes deberá sujetarse al título IV del libro I, del Código de Comercio y:

‘1. Mostrar fielmente el movimiento diario de compras. Las operaciones correspondientes podrán expresarse globalmente, siempre que se especifiquen de modo preciso los comprobantes externos que respalden los valores anotados.

‘2. Cumplir los requisitos señalados por el Gobierno mediante reglamentos, en forma que, sin tener que emplear libros incompatibles con las características del negocio, haga posible, sin embargo, ejercer un control efectivo y reflejar en uno o más libros, la situación económica y financiera de la empresa.’

“Como se resalta en la norma transcrita, la misma ley tributaria consagra la posibilidad de que los contribuyentes puedan omitir la confección de libros que no sean adecuados o necesarios teniendo en cuenta las características de su negocio y ella misma exige

“Como se resalta en la norma transcrita, la misma ley tributaria consagra la posibilidad de que los contribuyentes puedan omitir la confección de libros que no sean adecuados o necesarios teniendo en cuenta las características de su negocio y ella misma exige que la contabilidad cumpla además de los requisitos establecidos en el Código de Comercio, con aquellos que señale el Gobierno mediante reglamentos, normas todas ellas que consagran la libertad contable. “Esta observación es más relevante en la actualidad si se tiene en cuenta la reglamentación prevista en la Ley 222 de 1995 (arts. 34 a 47) que alude a los llamados ‘estados financieros’, expresión que sustituye con ventaja las denominaciones anteriores contempladas en la ley y los reglamentos. “... “Ahora bien una cosa es el ‘inventario de activos’ y otra el ‘Balance’, luego si se parte de la premisa según la cual la sociedad tiene libertad para elegir los medios que permitan ajustar su contabilidad a las previsiones legales, es obvio que la omisión en el diligenciamiento del libro de ‘inventarios’ no apareja la del libro de ‘balances’ como en efecto lo exigen las normas generales contenidas en el Código de Comercio y los reglamentos de la Superintendencia Bancaria. “De otra parte ha de tenerse en cuenta que tratándose de entidades sometidas a la vigilancia de la Superintendencia Bancaria, como es la actora, el manejo de su contabilidad debe ceñirse a las instrucciones expedidas por dicha entidad en relación con el manejo de sus libros de contabilidad (art. 95 D. 663 de 1993), y según estas

contabilidad debe ceñirse a las instrucciones expedidas por dicha entidad en relación con el manejo de sus libros de contabilidad (art. 95 D. 663 de 1993), y según estas instrucciones se considera que no existe razón para exigir a las entidades financieras que lleven como libro principal de contabilidad el de ‘Inventarios y Balances’, toda vez que este se suple ampliamente con el balance mensual que presentan las entidades vigiladas ante la entidad supervisora, y dadas las características de los activos y pasivos de tales entidades resulta ‘impráctico, complejo y poco útil’ (Concepto No. 92005711-2 de mayo 26 de 1992 –Superbancaria). No sobra aclarar que el Código de Comercio dejó vigentes las normas existentes en materia financiera (art. 2033) y permitió además que la Superintendencia Bancaria diera aplicación en lo de su resorte al cúmulo de facultades establecidas en el citado Código.“Tales prescripciones, estima la Sala, no contradicen ni desconocen las previsiones que al respecto consagran las normas fiscales, sino que por el contrario corresponden al desarrollo armónico de la normatividad tributaria contable, y además hacen posible la flexibilidad que en el manejo de la contabilidad se concede a las entidades financieras en los términos del artículo 95 del Estatuto Orgánico Financiero que dispone: ‘Contabilidad. 1. Régimen general. Las entidades vigiladas deberán observar las reglas generales que en materia contable dicte la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de su autonomía para escoger y utilizar métodos accesorios, siempre que éstos no se

‘Contabilidad. 1. Régimen general. Las entidades vigiladas deberán observar las reglas generales que en materia contable dicte la Superintendencia Bancaria, sin perjuicio de su autonomía para escoger y utilizar métodos accesorios, siempre que éstos no se opongan, directa o indirectamente, a las instrucciones generales impartidas por la Superintendencia…’ (Se destaca) “Así las cosas, solo podría justificarse la actuación de la Administración, si ésta hubiera demostrado, que por la inexistencia del libro de ‘Inventarios y Balances’, la contabilidad de la sociedad actora no permitió ejercer un efectivo control fiscal y que tampoco refleja su situación económica y financiera, pues solo en este evento, como lo prevé el mismo legislador, se considera que la contabilidad no cumple con los requisitos legales establecidos de manera general en el Código de Comercio y de manera específica en las normas tributarias y las reglas editadas por la entidad supervisora, en este caso representada por la Superintendencia Bancaria. …”

Para el caso, y en lo que hace relación al Libro Diario, la Sala advierte que a solicitud de la parte demandante, en el proceso se ordenó y practicó un experticio a los libros de contabilidad de la sociedad, en el cual los señores peritos contadores, previa referencia a los documentos examinados, concluyeron: “Revisados los documentos que anteceden, se halló que para la fecha de la inspección tributaria con base en la cual se profirieron las resoluciones objeto del presente proceso, la sociedad CITITRUST tenía registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá, Registro No.

“Revisados los documentos que anteceden, se halló que para la fecha de la inspección tributaria con base en la cual se profirieron las resoluciones objeto del presente proceso, la sociedad CITITRUST tenía registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá, Registro No. 477932, un libro denominado genéricamente MAYOR BALANCES, en el cual figura registrada la totalidad de sus operaciones contables, asentadas en orden cronológico por resúmenes globales no superiores a un mes, a partir de los cuales se pueden obtener los estados financieros de los activos, pasivos, patrimonio y de resultados de utilidades y/o pérdidas. En el libro MAYOR BALANCES registrado por la sociedad Cititrust en la Cámara de Comercio se encuentran incluidos los datos y exigencias del libro denominado Diario, razón por la cual encontramos que la sociedad Cititrust en efecto, sí tenía para la fecha de la inspección tributaria realizada por la Administración de Impuestos, debidamente registrado en la Cámara de Comercio un libro principal que cumplía con la exigencia legal de registrar en orden cronológico las operaciones efectuadas, conocido como Libro Diario. Se anexa al presente experticio el Certificado de Libros de Contabilidad expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá y un listado de los folios del Libro Mayor Balances con registros de Libro Diario, como soportes y pruebas para su fundamentación. Los suscritos dejan expresa constancia de que han realizado un análisis exhaustivo de cada una de las pruebas allegadas al expediente que permitieron llegar a las conclusiones que anteceden.” ...”Conforme a lo anterior, la Sala observa que la sociedad lleva sus registros contables de

Los suscritos dejan expresa constancia de que han realizado un análisis exhaustivo de cada una de las pruebas allegadas al expediente que permitieron llegar a las conclusiones que anteceden.” ...”Conforme a lo anterior, la Sala observa que la sociedad lleva sus registros contables de acuerdo a lo señalado en las normas legales vigentes contenidas en el Código de Comercio y en los artículos 773 del Estatuto Tributario y 125 del Decreto 2649 de 1993, y que permite establecer la situación económica y financiera de la sociedad. Así, se encuentra demostrado que la actora, para la fecha de la inspección tributaria realizada por la Administración de Impuestos, cumple la exigencia legal de registrar en orden cronológico las operaciones efectuadas , en un libro denominado genéricamente MAYOR BALANCES, registrado en la Cámara de Comercio de Bogotá, bajo el No. 477932, en el cual figura registrada la totalidad de sus operaciones contables, asentadas en orden cronológico por resúmenes globales no superiores a un mes, a partir de los cuales se puede conocer la situación económica y financiera de la sociedad, de donde se desprende que no existe fundamento para la sanción impuesta. Y en cuanto al Libro de Inventarios y Balances, se advierte que en el sub exámine no está demostrado que por su inexistencia, la contabilidad de la sociedad no permitió ejercer un control efectivo fiscal, por el contrario, como quedó visto precedentemente, ésta refleja su situación económica y financiera, por lo que, por este aspecto y de acuerdo a las normas y a la jurisprudencia transcrita, y al Concepto Unificado de la Dirección de Impuestos y Aduanas

situación económica y financiera, por lo que, por este aspecto y de acuerdo a las normas y a la jurisprudencia transcrita, y al Concepto Unificado de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales No. 1 de julio de 1982, según el cual para los contribuyentes vigilados por la Superintendencia Bancaria -como es el caso de la actora- “no existe la obligación de llevar el Libro de Inventarios y Balances, toda vez que dentro de las prescripciones fijadas por la mencionada Superintendencia sobre libros de contabilidad, no se contempla la obligación de llevar tal libro”, tampoco resulta procedente la sanción impuesta. En este orden de ideas, la Sala anulará los actos administrativos demandados, y a título de restablecimiento del derecho declarará que la sociedad no está obligada a pagar la sanción que le fuere impuesta por aquéllos. (Sentencia del 3 de febrero del 2000. Sección Cuarta. Ponente: Dra. STELLA

JEANNETTE CARVAJAL B. Exp. 12179. Actor: CITITRUST COLOMBIA S.A.

SOCIEDAD FIDUCIARIA CITITRUST S.A.)