TA CUN - 00-0808-(16-01-2001)

. fi·. RECURSO DE INSISTENCIA /RESERVA DOCUMENTAL -Motivaci6n legal TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE CUNDINAMARCA ;u"A 0. 6 2 J' / · < J fi t SECCION PRIMERA , ,fi" ,fi ·,:i,, SUBSECCION A ! · : :fi ·- .. ') r ·. .• •. , ¡ . . · : . , .

MAG. PONENTE: DRA. MARTA ALVAREZ DE CASTILLO.

REF.: EXP. No 00-0808 Recurso de Insistencia

REMITENTE: DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES "DIAN" La Jefe Grupo Secretaría División Jurídica Tributaria de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales - DIAN-, dando cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 21 de la Ley 57 de 1985, remitió a este Tribunal la actuación de la referencia relacionada con la solicitud de expedición de copias de las actas de las Asambleas de Copropietarios del edificio Zulied que deben inscribirse en la DIAN, para sacar el NIT, al igual que la certificación sobre si las anteriores actas fueron allegadas o no, validamente por el representante legal de dicho edificio, para poder firmar los formularios de retención en la fuente.

ANTECEDENTES Mediante escrito presentado el día 4 de septiembre del dos mil, y radicado con el No 097015, el señor CARLOS SUAREZ RUEDA, elevó petición, entre otras, con la finalidad de obtener copia de las actas de la Asamblea general de propietarios donde se nombró al administrador, para efectos de solicitar el N.I.T. y de registrar los libros correspondientes, o la

entre otras, con la finalidad de obtener copia de las actas de la Asamblea general de propietarios donde se nombró al administrador, para efectos de solicitar el N.I.T. y de registrar los libros correspondientes, o la certificación de si las mismas fueron o no llevadas para su trámite legal apropiado (fl 71 s.s.). El 20 de septiembre del 2000, el Administrador de Impuestos de las Personas Jurídicas de Bogotá, comunica con oficio No 0030-001, al solicitante que, no corresponde a la DIAN certificar o expedir fotocopias de las actas de asamblea donde se nombró al administrador, toda vez que dicha entidad no cumple la función de registro. Además, tampoco sería posible expedir copia de dichos documentos, pues atendiendo a los conceptos Nos 090056 del 26 de noviembre de 1996 y 030601 de marzo 31 del 2000, emitidos por la Oficina de Normativa y Doctrina de la DIAN, señalan que a la administración no le está permitido suministrar información documentos o datos de los contribuyentes, a terceras personas no autorizadas por la ley o por el contribuyente (fl. 41 ). Ante esta situación, el peticionario interpuso recurso de reposición, y en subsidio de apelación contra la anterior decisión, e igualmente, insiste en la solicitud de las copias de las actas o de las certificaciones pedidas, aduciendo que no es un particular, ni una tercera persona no autorizada por Bogotá D.C., enero dieciséis ( 16) del dos mil uno (2001).. ' el contribuyente, por cuanto los documentos requeridos se refieren precisamente al edificio donde tiene una propiedad y por lo tanto, tiene la

Bogotá D.C., enero dieciséis ( 16) del dos mil uno (2001).. ' el contribuyente, por cuanto los documentos requeridos se refieren precisamente al edificio donde tiene una propiedad y por lo tanto, tiene la calidad de socio, mas no de tercero y por ende la calidad contribuyente. (fl.26) La Administradora Especial de Impuestos de las Personas Jurídicas de Bogotá D.C., en respuesta al recurso interpuesto profirió la resolución No 000001 del 3 de noviembre del dos mil, negando el recurso de reposición y en subsidio el de apelación interpuestos por el señor Carlos Suárez Rueda y, atendiendo a la insistencia del peticionario dispuso remitir a éste Tribunal el citado acto administrativo, junto con la solicitud del peticionario, para que se adopte la decisión final. CONSIDERACIONES El recurso de insistencia, fue estatuido en el artículo 12 de la Ley 57 de 1985, como un mecanismo a través del cual los ciudadanos pueden acceder a la información, consultando documentos que reposen en las oficinas públicas y solicitando la expedición de copias de los mismos, excepto los que estén revestidos de reserva legal o se relacionen con la defensa o seguridad nacional. Este trámite comprende dos fases procesales, la primera que debe adelantarse ante la respectiva oficina pública y la segunda, se surte ante el Tribunal Administrativo. Así mismo, la Carta Magna de 1991, en su artículo 7 4, consagró el principio constitucional de la publicidad, estableciendo como regla general, que todo individuo tiene derecho a acceder a los documentos públicos; por excepción señala que estarán sometidos a reserva aquéllos

principio constitucional de la publicidad, estableciendo como regla general, que todo individuo tiene derecho a acceder a los documentos públicos; por excepción señala que estarán sometidos a reserva aquéllos que se encuentren previstos en la Constitución o en la Ley. De lo anterior se colige, que es la propia Constitución la que consagra la regla general de la publicidad, siendo la ley, la competente para precisar las excepciones a este principio; en consecuencia, ni el Gobierno en función reglamentaria, ni mucho menos otras autoridades inferiores de la administración, pueden hacerlo. Dicha salvedad tiene respaldo, si con la reserva de los documentos se pretende amparar la defensa o seguridad nacional, la alta inconveniencia pública o social, la eficacia del servicio, etc, buscando en todo caso, la prevalencia del interés general sobre el particular. Respecto a este tema, la Ley 57 de 1985, prevé: " Art. 12. toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas, y a que se les expida copia de los mismos, 2siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley, o no hagan relación a la defensa o seguridad nacional". ( ... ) "Artículo 14. Para los efectos previstos en el artículo 12, son oficinas públicas las de la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría General de la República, los Ministerios, los Departamentos Administrativos, las Superintendencias y las Unidades Administrativas Especiales, las Gobernaciones, las Alcaldías y secretarias de éstos despachos , así como las de las demás dependencias administrativas que creen las Asambleas Departamentales, y los Concejos Municipales o que

Especiales, las Gobernaciones, las Alcaldías y secretarias de éstos despachos , así como las de las demás dependencias administrativas que creen las Asambleas Departamentales, y los Concejos Municipales o que se funden con autorización de éstas mismas corporaciones, y las de los Establecimientos Públicos, las empresas industriales y comerciales ·del Estado y las sociedades de economía mixta en las cuales la participación oficial sea superior al cincuenta por ciento (50%) de su capital social, ya se trate de entidades nacionales, departamentales o municipales y todas las demás respecto de las cuales la Contraloría General de la República ejerce el control fiscal. (subrayado fuera de texto). " Artículo 15. La autorización para consultar documentos oficiales y para expedir copias o fotocopias, autenticadas si el interesado así lo desea, deberá concederla el jefe de la respectiva oficina o el funcionario en quién este haya hecho o delegado dicha función." " Artículo 21. La administración solo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos, mediante providencia motivada que señale su carácter reservado, indicando las disposiciones legales pertinentes. (subrayado fuera de texto). Si la persona interesada insiste en su solicitud, corresponderá al Tribunal Contencioso Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos decidir en única instancia si se acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente. Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le expida la copia requerida, el funcionario respectivo, enviará la documentación correspondiente al Tribunal para que éste decida dentro de

petición formulada o si se debe atender parcialmente. Ante la insistencia del peticionario para que se le permita consultar o se le expida la copia requerida, el funcionario respectivo, enviará la documentación correspondiente al Tribunal para que éste decida dentro de los diez ( 1 O) días hábiles siguientes. Se interrumpirá éste término en el caso de que el Tribunal solicite copia o fotocopia de los documentos sobre cuya divulgación deba decidir y hasta la fecha en el cual los recibe oficialmente." En el caso sub examine, el señor CARLOS SUAREZ RUEDA, solicitó a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN - se le expidiera copia de las actas en las que se nombró al administrador del Edifico Zulied, las cuales se debían inscribir en la DIAN, a fin de sacar el NIT, o la certificación de si las mismos fueron allegadas para darle el tramite legal 3apropiado. Ante la negativa obtenida, corresponde al Tribunal establecer si en el presente caso se está frente al carácter reservado de un documento ' cuya expedición ha sido negada por una entidad oficial. En primer lugar, es preciso señalar, en relación con la naturaleza jurídica de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN, que de acuerdo a lo preceptuado en el artículo 2º del Decreto 2117 de 1992, se trata de una Unidad Administrativa Especial, entidad de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por lo tanto, debe ser catalogada como una oficina pública, al tenor de lo dispuesto en el artículo 14 de la referida ley 57 de 1985. Ahora bien, examinando el caso que ocupa la atención de la Sala, y de

catalogada como una oficina pública, al tenor de lo dispuesto en el artículo 14 de la referida ley 57 de 1985. Ahora bien, examinando el caso que ocupa la atención de la Sala, y de acuerdo con los documentos allegados, se observa que la negativa de la entidad a expedir copia de los documentos solicitados, se fundamentó en el hecho de que a dicha entidad no le correspondía certificar o expedir fotocopia de las actas de asamblea donde se nombró al administrador, al igual que tampoco era posible expedir la copia de los mismos atendiendo a los conceptos de la Oficina de Normativa y Doctrina de dicha entidad, según los cuales a la Administración no le esta permitido suministrar información, documentos o datos de los contribuyentes. Sobre el particular, la entidad señaló: " ... Si bien es cierto se debe informar a la Administración el nombre del representante legal, cuando se hace la inscripción del R.U.T., no corresponde a la misma certificar o expedir fotocopia de las actas de la Asamblea, donde se nombró al administrador, por cuanto la DIAN no es una entidad de registro. Además en el caso de que existieran estos documentos e nuestros archivos, tampoco sería posible expedir copia de los mismos, como ya se dijo en la respuesta al Derecho de Petición radicado bajo el No. 068809 de agosto 31 del 2000, toda vez que lo ha señalado la Oficina de Normativa y Doctrina de la DIAN en los conceptos Nos. 090056 de noviembre 26 de 1996 y 030601 de marzo 31 de 2000: A la Administración "... no le está permitido suministrar información, documentos o datos de los contribuyentes, a terceras personas no autorizadas por la ley o por el contribuyente; y existiendo fuentes

la Administración "... no le está permitido suministrar información, documentos o datos de los contribuyentes, a terceras personas no autorizadas por la ley o por el contribuyente; y existiendo fuentes diferentes a los registros que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales administra para el ejercicio de sus funciones, no existen razones para que el particular se dirija a la administración tributaria para solicitar la información que el contribuyente ha suministrado para efectos de los procesos que deban adelantarse ... "", Emerge de lo visto, que'fa decisión negativa de la entidad, en ningún momento adujo motivación legal para señalar que las copias de las Actas de la Asamblea de Copropietarios, al igual que la certificación requerida eran considerados como documentos sujetos a reserva, pues no se 4' • , mencionó norma alguna que así lo ordenará, sino que la negativa de la administración, se fundamentó en conceptos emitidos por la Oficina de Normativa y Doctrina de la DIAN, de modo que no se logró atribuir en relación con aquellos el carácter de reservado, y menos aún, se mencionó norma alguna que así lo ordenará, por lo que en tales circunstancias, el Tribunal carece de competencia para proferir un pronunciamiento de fondfi, por ausefifia de un presupuesto materifi tal .. como puede concluirse de la mterpretación del articulo 19 del C.C.Al 1 que preceptúa: " Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley, o no hagan relación a la defensa o la seguridad nacional."

las oficinas públicas y a que se le expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la Ley, o no hagan relación a la defensa o la seguridad nacional." En relación con este tópico, la H. Corte Constitucional, en sentencia T-047, manifestó: " . . . Considera la Corporación que para el caso de documentos reservados, el artículo 74 de la C.P., en armonía con el artículo 21 de la ley 57 de 1985, precisa que todas las personas tienen derecho a acceder a documentos públicos, salvo los casos que establece la ley. Por consiguiente la decisión negativa debió motivarse señalando su carácter reservado e indicando las normas jurídicas pertinentes que establecen excepcionalmente la reserva, situación que no se cumplió en el oficio referido, con lo cual se desconoció la garantía al derecho de petición y el acceso a documentos públicos, así como el debido proceso administrativo, por cuanto limitó la posibilidad eventual del ciudadano para interponer el recurso de insistencia contra la decisión que para el caso concreto, era el único mecanismo judicial con que contaba el peticionario, el cual debía ser resuelto (art. 21 ley 57 de l 985)por el Tribunal Contencioso Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos; en consecuencia la tutela es el único mecanismo de defensa judicial que surge para proteger el derecho fundamental de petición y de acceso a los documentos públicos." r;: IEn consecuencia, la Sala se abstendrá de pronunciarse en los términos del artículo 21 de la ley 57 de 1985, pues como ya se vio, no fueron señaladas

acceso a los documentos públicos." r;: IEn consecuencia, la Sala se abstendrá de pronunciarse en los términos del artículo 21 de la ley 57 de 1985, pues como ya se vio, no fueron señaladas por la entidad, la norma o normas de rango legal, que dispusiesen expresamente las reserva de los documentos solicitados, siendo viable para el peticionario solicitar la copia de las actas de la Asamblea y la certificación requerida por vía de la acción de tutela, acorde con la jurisprudencia antes transcrita. En mérito de lo expuesto, el TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE CUNDINAMARCA, SECCION PRIMERA, SUBSECCION A, administrando justicia en nombre de la República y por mandato legal, 5·, . RESUELVE ABSTENERSE DE PRONUNCIARSE, de conformidad con lo expuesto en la parte motiva de ésta providencia.

NOTIFIQUESE Y CUMPLASE

(Discutido y aprobado en sesión de la fecha. Acta No. 32 ) Los Magistrados,

MARTAALVAREZDECASTILLO

WILLIAM GIRALDO GIRALDO

BEATRIZ MARTINEZ QUINTERO

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