TA CUN - 1100123240031998-0549-(21-08-1998)

( E.

rECURSO DE INSISTENCIA /DOCUMENTOS RELACIONADOS CON CONTRATACION

AMDINISTRATIVA -Reserva /PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA /DEFENSA Y SEGURIDAD

NACIONAL /REGISTRADtJRIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE CUNDINAMARC

-SECCION PRIMERA-

-SUI3SECCION "A"-

Santa Fe de Bogotá, D.C., Agosto veintiuno (21) de mil novecientos noventa y ocho (1.998).

F.R.I. No. 002.

Expediente No. 1100123240031998-0549

Magistrada Ponente: Dra. OLGA INES NAVARRETE BARRERO

Autoridad: REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL

Recurso de Insistencia. Procede la Sala a resolver el recurso de insistencia formulado a través de apoderado por la firma UNISYS DE COLOMBIA S.A., respecto de las decisiones de Febrero 19 de 1.998 y 01489 de Marzo 17 del mismo año, proferidas por el Registrador Nacional del Estado Civil que negaron la petición de expedición de copias de los términos de referencia anexos al contrato para el Proyecto de Modernización Tecnológica de la entidad, por considerar que son documentos reservados a tenor de lo dispuesto en el Decreto No. 1275 de 1.995 extensivo del Artículo 4° del Decreto No. 855 de 1.994 sobre Bienes y Servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional. Enviada la actuación por la REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL para decidir la impugnación presentada por la UNISYS, se procede al efecto.

Servicios que se requieren para la defensa y seguridad nacional. Enviada la actuación por la REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL para decidir la impugnación presentada por la UNISYS, se procede al efecto. El recurso de insistencia está reglamentado en la Ley 57 de 1.985 "Por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales", como la oportunidad que tiene el administrado de recurrir frente a la jurisdicción de lo contencioso administrativo para impugnar la decisión de la Administración de negarle copia de un documento o acceso a la información bajo el argumento de reserva consagrada en la Constitución Política o en la Ley.2 Exp. No. 98-0549 El Artículo 12 de la ley en mención establece : "Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en las oficinas públicas y a que se expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley , o no hagan relación a la defensa y seguridad nacional". El procedimiento está reglamentado de tal manera que si el peticionario insiste respecto de la petición de copias o del acceso a una documentación, no. es la Administración la que debe resolver el recurso sino que la competencia es del Tribunal Administrativo con sede en el lugar de la entidad el competente al efecto. El Artículo 21 de la Ley 57 de 1.985 establece : "La Administración solo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos mediante providencia motivada que señale su carácter de reservado, indicando las disposiciones legales pertinentes. Si la persona interesada insistiere en su solicitud, corresponderá al

solo podrá negar la consulta de determinados documentos o la copia o fotocopia de los mismos mediante providencia motivada que señale su carácter de reservado, indicando las disposiciones legales pertinentes. Si la persona interesada insistiere en su solicitud, corresponderá al Tribunal de lo Contencioso Administrativo que tenga jurisdicción en el lugar donde se encuentren los documentos decidir en única instancia si se acepta o no la petición formulada o si se debe atender parcialmente . . De conformidad con el postulado del Artículo 74 de la Constitución Política: "Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley"; en principio la documentación e información que repose en las entidades públicas puede ser consultada por cualquier persona, facultad que comprende la de obtener copia de la misma. Por excepción se puede negar tal acceso alegando reserva consagrada en la Constitución o en la ley o cuando la documentación hace referencia a un asunto de seguridad y de defensa nacional. En el caso en estudio se adujo como argumento para negar la expedición de copia de los términos de referencia anexos al Contrato de Modernización de la Registraduría Nacional del Estado Civil, el que fueron considerados documentos reservados, al hacerse extensiva la reserva de que trata el Decreto No. 855 de 1.994 sobre "Bienes y Servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional", en virtud de la expedición del Decreto No. 1275 de 1.995 que adicionó el Artículo 4° del mencionado Decreto 855.3 Exp. No. 98-0549 De la petición inicialmente formulada por UNISYS, se advierte que se accedió parcialmente a la misma en cuanto al peticionario se le entregó

Artículo 4° del mencionado Decreto 855.3 Exp. No. 98-0549 De la petición inicialmente formulada por UNISYS, se advierte que se accedió parcialmente a la misma en cuanto al peticionario se le entregó solamente copia del Contrato No. 197 de Noviembre de 1.997 "Proyecto de Modernización de la Registraduría Nacional del Estado Civil", pero no se accedió a entregar copia de los términos de referencia de la propuesta de contratación directa. P Para resolver el caso planteado tiene en cuenta la Sala que el 'Artículo 24 de la Ley 80 de 1.993 consagra el principio de transparencia mediante el cual el proceso de contratación, salvo excepciones, es de carácter público, consagración que posibilita a la comunidad estar al tanto de la actividad de la Administración y de los contratistas, en defensa del patrimonio público y del interés común. De conformidad con lo anotado solo lo referente a marcas, patentes y privilegios, que ostentan protección de la propiedad intelectual, no será de acceso ciudadano)) El principio de transparencia, además incluye que la escogencia del contratista se efectuará siempre a través de licitación pública, salvo los casos que cita en que se podrá contratar directamente y en el Literal i) se citan los bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional, como los que se pueden adquirir a través de la contratación directa. En el Parágrafo 2° del Artículo 24 se estableció que el Gobierno Nacional expedirá dentro del término de seis (6) meses siguientes a la promulgación de la Ley 80, un reglamento de contratación directa, cuyas disposiciones garanticen y desarrollen los principios de economía,

Nacional expedirá dentro del término de seis (6) meses siguientes a la promulgación de la Ley 80, un reglamento de contratación directa, cuyas disposiciones garanticen y desarrollen los principios de economía, transparencia y selección objetiva previstos en ella. De conformidad con la facultad anotada, el Decreto No. 855 de Abril 28 de 1.994 "Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 80 de 1993 en materia de contratación directa", estableció en el Artículo 1° que las entidades estatales podrán contratar directamente en los casos expresamente señalados en la Ley 80 de 1.993 y deberán ceñirse a lo establecido en dicho Reglamento, sin perjuicio de lo previsto en el Decreto No. 2681 de 1.993 y demás disposiciones complementarias. En el Artículo 4° se señala que para los efectos del Numeral 1° Literal i) del Artículo 24 de la Ley 80 de 1.993, se entiende por bienes y servicios que se requieran para la defensa nacional los citados en los Numerales 1° a 16° de dicho artículo, agregando que los contratos que se suscriban para la adquisición de los bienes a que se hace referencia se someterán en su celebración al procedimiento de contratación directa establecido en este Decreto, pero no obstante no se requerirá la publicación a que se refiere el Inciso 5° del Artículo 3° del mismo.4 Exp. No. 98-0549 Se agrega que en el texto de los contratos de que trata este artículo, solo se señalará la clase de bienes que se adquieren pero no será necesario establecer las características de los mismos que por su naturaleza no

Se agrega que en el texto de los contratos de que trata este artículo, solo se señalará la clase de bienes que se adquieren pero no será necesario establecer las características de los mismos que por su naturaleza no deben revelarse; estas se indicarán en un anexo, el cual no se publicará. Posteriormente mediante Decreto No. 1275 de Junio 27 de 1.995 se adicionó el Artículo 4° del Decreto No. 855 de 1.994, con el siguiente numeral : "18. Los bienes y servicios requeridos por la Organización Electoral - Registraduría Nacional del Estado Civil - , para la realización del proceso de modernización de la cedulación, identificación ciudadana y aquellos que requieran las entidades del Estado para acceder a los sistemas de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil". De manera que habiéndose comprendido los bienes y servicios detallados en el aparte anterior dentro de los que se requieren para la defensa y seguridad nacional, el procedimiento relativo a la publicación de los contratos que se suscriban para la adquisición de los mismos es el señalado en el Decreto No. 855 de 1.994, en que no se incluyen las características de dichos bienes y servicios. Ciertamente lo relativo a las características de los bienes y servicios requeridos por la Organización Electoral Registraduría Nacional del Estado Civil para la realización del proceso de modernización de la cedulación, identificación ciudadana y aquellos que requieran las entidades del Estado para acceder a los sistemas de información de la Registraduría Nacional del Estado Civil, deben ostentar carácter de reservado en tanto que guardan información cuyo acceso es restringido, estableciendo mecanismos de seguridad de los documentos de identidad y correlación con las entidades y organismos que por sus funciones

Registraduría Nacional del Estado Civil, deben ostentar carácter de reservado en tanto que guardan información cuyo acceso es restringido, estableciendo mecanismos de seguridad de los documentos de identidad y correlación con las entidades y organismos que por sus funciones pueden acceder a la información guardada en los archivos de la entidad. J De lo anterior se infiere que aunque dentro del proceso de contratación, las actuaciones de las autoridades serán públicas y los expedientes que las contengan estarán abiertos al público, y que se expedirá copia de las actuaciones y propuestas recibidas, respetando la reserva de que gocen legalmente las patentes, procedimientos y privilegios, no lo es menos que de conformidad con la reglamentación específica en relación con los bienes y servicios para la defensa nacional, el procedimiento conlleva a que no se haga público lo atinente con las características y especificaciones de tales bienes.)5 Exp. No. 98-0549 En el caso presente se ha solicitado por la firma UNISYS copia de los términos de referencia del contrato relativo al Proyecto para la Modernización Tecnológica de la Registraduría del Estado Civil, los cuales a tenor de lo dispuesto en el Numeral 5°del Artículo 24 de la Ley 80 de 1.993 deben citar: Requisitos objetivos necesarios para participar en el correspondiente proceso de selección; reglas objetivas justas, claras y completas que permitan la confección del ofrecimiento de la misma índole, aseguren una escogencia objetiva, eviten la declaratoria de desierta de la licitación o concurso; definición con precisión delas condiciones de costo y calidad de los bienes, obras y servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato; no se incluirán condiciones y exigencias de

o concurso; definición con precisión delas condiciones de costo y calidad de los bienes, obras y servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato; no se incluirán condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de datos, informes y documentos que se suministren; se definirán las reglas que no induzcan a error a los proponentes o contratistas y que impidan la formulación de ofrecimiento de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad; se definirá el plazo para la liquidación del contrato, cuando a ello hubiere lugar, teniendo en cuenta su objeto, naturaleza y cuantía. La información pertinente a las reglas de adjudicación del contrato igualmente serán contenidas en los avisos de publicación de apertura de la licitación o concurso y en los pliegos de condiciones o términos de referencia (Numeral 6° Artículo 24 Ley 80 de 1.993). De manera que en los términos de referencia no solo se contiene la información relativa a las condiciones y características, la que en relación con la adquisición de bienes y servicios con destino a la seguridad y defensa nacional no debe publicarse, sino que se incluyen otros aspectos como los relacionados en el Numeral 5° del Artículo 24 del Estatuto de Contratación Administrativa y por ende, solo tendría carácter de reservada la información atinente a las características y especificaciones de los bienes y servicios objeto de contrato, más no la restante que no atañe directamente con tal aspecto. Así las cosas que en relación con los términos de referencia anexos al Contrato Número 197 de Noviembre de 1.997 para la contratación de la solución al Proyecto de Modernización Tecnológica de la Registraduría

Así las cosas que en relación con los términos de referencia anexos al Contrato Número 197 de Noviembre de 1.997 para la contratación de la solución al Proyecto de Modernización Tecnológica de la Registraduría Nacional del Estado Civil, parte de su contenido atañe directamente con las características de los bienes y servicios contratados, que a tenor de las normas indicadas fueron elevados a la categoría de bienes para la defensa y seguridad nacional, pero otra parte se relaciona con otros6 Exp. No. 98-0549 aspectos de los que se deben incluir en dichos términos de referencia y que no ostentan carácter de reservado y tal como ser deduce de los documentos que en sobre cerrado obran anexos al cuaderno principal de la presente actuación.'>) De manera que el recurso de insistencia se decidirá no accediendo a la entrega de la información contenida en los términos de referencia que hacen relación a las características de los bienes y servicios objeto del Contrato No. 197 de Noviembre de 1.997 Proyecto de Modernización de la Registraduría Nacional del Estado Civil, que ostentan carácter de reservado y ordenando la entrega de la información contenida en dichos términos de referencia y que no ataña al punto que se ha indicado en esta providencia como alusivos a la defensa y seguridad nacional. Por lo expuesto, el TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE CUNDINAMARCA, SECCION PRIMERA, SUBSECCION "A", administrando justicia en nombre de la República de Colombia y por autoridad de la Ley,

RESUELVE:

1. No se accede a la entrega de información contenida en los términos de referencia que hacen relación a las características de los bienes y servicios objeto del Contrato No. 197 de Noviembre de 1.997autoridad de la Ley,

RESUELVE:

1. No se accede a la entrega de información contenida en los términos de referencia que hacen relación a las características de los bienes y servicios objeto del Contrato No. 197 de Noviembre de 1.997Proyecto de Modernización de la Registraduría Nacional del Estado Civilformulada por la firma UNISYS DE COLOMBIA S.A. a la

Registraduría Nacional del Estado Civil

2. Se accede a la entrega de la información que no atañe al punto anterior.

3. Reconocer personería al doctor Miguel Arturo Linero De Cambil, en los términos del poder obrante a folio 1.

4. Remitir el original de esta providencia a la REGISTRADURIA NACIONAL DEL ESTADO CIVIL y devuélvase la actuación.1 7 Exp. No. 98-0549

5. Comunicar al señor Registrador Nacional del Estado Civil esta decisión y una vez ejecutoriada, ARCHIVESE la restante.

NOTIFIQUESE Y CUMPLASE.

(Discutido y aprobado en sesión de la fecha. Acta No. 071).

MARTA ALVAREZ DE CASTILLO

Magistrada

BEATRIZ MARTINEZ QUINTERO

Magistrada

OLGA INES NAVARRETE BARRERO

Magistrada