TA CUN - 11001333704120200031001-(24-01-2022)

MEDIO DE CONTROL – Cumplimiento / ACCIÓN DE CUMPLIMIENTO - Artículos 15, 16, 20 y 21 de la ley 1712 de 2014, acuerdo 42 de 2002, acuerdo 05 de 2013, acuerdo 02 de 2014 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación / ACCIÓN DE CUMPLIMIENTO – Procedencia

(…) la acción de cumplimiento no procederá cuando lo pretendido sea la protección de derechos que pueden ser garantizados mediante la acción de tutela, pues en tal caso, es ese trámite el que deberá darse a la solicitud del accionante; así mismo, tampoco proc ederá cuando se tenga otro instrumento judicial para lograr el efectivo cumplimiento de la norma o acto administrativo, a menos que exista un perjuicio irremediable. Es de señalarse que para que sea procedente la acción de cumplimiento deben darse los siguientes presupuestos: 1. Que la obligación que se pida hacer cumplir a la autoridad esté expresamente consignada en la ley o acto administrativo. 2. Que el mandato sea imperativo, inobjetable y que efectivamente esté radicado en aquella autoridad a la cual la decisión del Juez imponga el cumplimiento. Para evitar una decisión frente a quien no está obligado a cumplir, la ley señala la obligación de indicar quién es la autoridad competente para tomar la decisión y en todo caso el Juez, por el principio de efi cacia, tiene que decidir frente a la realmente obligada. Si no lo es, la decisión adoptada en la Acción de Cumplimiento no produce efectos generales sino para el caso concreto. 3. Que se pruebe que la autoridad obligada a cumplir la norma está renuente a h acerlo, a pesar de haberle solicitado su cumplimiento. En este caso, debe acreditarse el requisito de

concreto. 3. Que se pruebe que la autoridad obligada a cumplir la norma está renuente a h acerlo, a pesar de haberle solicitado su cumplimiento. En este caso, debe acreditarse el requisito de procedibilidad o de requerimiento previo para promover la acción. 4. Cuando se trate de actos de contenido particular y concreto, el deber omitido debe se r claro y preciso, para que el Juez de esta manera pueda ordenar su cumplimiento. 5. que no se demande la protección de derechos fundamentales que puedan ser garantizados mediante acción de tutela; que no haya otro medio judicial para lograr su cumplimient o y, finalmente, que no se pretenda el cumplimiento de normas que establezcan gastos. (…)

ACCIÓN DE CUMPLIMIENTO - Artículos 15, 16, 20 y 21 de la ley 1712 de 2014, acuerdo 42 de 2002, acuerdo 05 de 2013, acuerdo 02 de 2014 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación / INFORMACIÓN CONTENIDA EN HOJAS DE VIDA DE CONTRATISTAS DEL ESTADO – No es reservada y debe ser publicada siempre y cuando los datos dados a conocer no invadan la órbita de privacidad e intimidad de la persona / PUBLICACIÓN DE INF ORMACIÓN

CONTRACTUAL

(…) una vez revisados los expedientes referenciados por el accionante, se deduce que la entidad no ha dado cumplimiento a las ordenes legales contenidas para el archivo de sus procesos con la totalidad de los expedientes, por lo tanto, existe un incumplimiento a las normas de carácter legal que imponen esta obligación, en este sentido la presente acción resulta procedente para solicitar el cumplimiento respecto de los artículos 20 y 21 de la Ley 1712 de 2014, en tanto de las prueb as

imponen esta obligación, en este sentido la presente acción resulta procedente para solicitar el cumplimiento respecto de los artículos 20 y 21 de la Ley 1712 de 2014, en tanto de las prueb as obrantes en el expediente, no encuentra esta Sala argumento alguno que impida que los precitados contratos sean visibles al público de manera completa, respetando el orden en el que fueron expedidos. (…) se advierte que la totalidad de la información contenida en las hojas de vida, no gozan del carácter reservado mencionado en el artículo 24 de la Ley 1437 de 2011, mucho menos cuando se trata de contratistas del estado, pues tal como lo considero la jurisprudencia, por regla general la información debe ser publicada, lo anterior siempre y cuando los datos dados a conocer no invadan la órbita de privacidad e intimidad de la persona. (…) le asiste razón al accionante al expresar y reprochar el incumplimiento de las normas a cargo del Departamento de Antioqu ia, toda vez que existe una obligación clara con respecto a la información contractual que debe reposar en los expedientes, por lo tanto no debe escudar esta falta en documentos de carácter reservado que como ya lo expreso lajurisprudencia, no todos los datos contenidos en ella son reservados, para lo cual se debe implementar lo consagrado en el artículo 20 y 21 de la Ley 1712 de 2014, en referencia a mantener el expediente al día con todos los documentos y visible al público la información que no afecte l a privacidad e intimidad de los contratistas. De acuerdo con lo expuesto, encuentra esta Colegiatura que si bien el expediente revisado por el a quo, cumplía con todos los lineamentos establecidos por la normatividad y la entidad accionada, esto no implica que respecto de los expedientes referenciados y demás a cargo

expediente revisado por el a quo, cumplía con todos los lineamentos establecidos por la normatividad y la entidad accionada, esto no implica que respecto de los expedientes referenciados y demás a cargo de la entidad se cumpla con dichos parámetros, en consecuencia se procederá a revocar la decisión del 3 de marzo de 2021, mediante la cual el Juzgado Cuarenta y Uno (41) Administrativo del Circ uito Judicial de Bogotá – Sección Cuarta, negó las pretensiones de la acción y en su lugar se declarará el incumplimiento por parte del Departamento de Antioquia de lo consagrado en el numeral 3 del artículo 24 de la Ley 1437 de 2011 y ordenará al Departam ento de Antioquia para que dé cumplimiento a lo consagrado en los artículo 20 y 21 de la Ley 1712 de 2014, en referencia al principio de publicidad de las hojas de vida de los contratistas del Estado y en el sentido de complementar los expedientes de contratación con el respectivo índice de información clasificada y reservada, junto con la información aducen es de carácter reservada pero como se expresó se puede divulgar parcialmente siempre que cumpla con las prerrogativas establecidas en la jurisprudencia referenciada en la presente providencia. (…)

NOTA DE RELATORÍA : Sobre el carácter reservado o no de la información de las hojas de vida, consultar: C onsejo de Estado. Rad. 11001 -03-15-000-2020-04985-00. 28 de enero de 2021.

Magistrado Ponente. Julio Roberto Piza Rodríguez.

FUENTE FORMAL: Constitución Política (Art. 87); Ley 1712 de 2014 (Art. 15, 16, 20 y 21 ); acuerdo

Magistrado Ponente. Julio Roberto Piza Rodríguez.

FUENTE FORMAL: Constitución Política (Art. 87); Ley 1712 de 2014 (Art. 15, 16, 20 y 21 ); acuerdo 42 de 2002, acuerdo 05 de 2013, acuerdo 02 de 2014 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación; Ley 393 de 1997.REPÚBLICA DE COLOMBIA

RAMA JUDICIAL DEL PODER PÚBLICO

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE CUNDINAMARCA

SECCIÓN TERCERA - SUB SECCIÓN B

Bogotá D.C., veinticuatro (24) de enero de dos mil veintidós (2022) Magistrado Ponente: HENRY ALDEMAR BARRETO MOGOLLÓN Radicado: 11001– 33 – 37 – 041 – 2020 – 00310 – 01

Accionante: Hermann Gustavo Garrido Prada

Accionado: Departamento de Antioquia

Acción: De cumplimiento

Instancia: Segunda

Procede la Sala a resolver el recurso de impugnación presentado por la parte actora en el proceso de la referencia, contra el fallo del 03 de marzo de 2021, proferida por el Juzgado Cuarenta y Uno (41) Administrativo del Circuito Judicial de Bogotá – Sección Cuarta, que decidió negar las pretensiones formuladas por la parte actora.

I. ANTECEDENTES

Mediante escrito presentado el 01 de diciembre de 2021, el ciudadano Hermann Gustavo Garrido Prada en nombre propio instauró acción de cumplimiento contra la Gobernación de Antioquia en atención al

I. ANTECEDENTES

Mediante escrito presentado el 01 de diciembre de 2021, el ciudadano Hermann Gustavo Garrido Prada en nombre propio instauró acción de cumplimiento contra la Gobernación de Antioquia en atención al incumplimiento de los artículos 15, 16, 20 y 21 de la Ley 1712 de 2014, del Acuerdo 42 de 2002, Acuerdo 05 de 2013, y Acuerdo 02 de 2014, expedidos por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación. Para el efecto formuló las siguientes:

1.1. Pretensiones

La parte actora expresó sus peticiones así:Radicado: 11001–33–37–041–2020–00310–01

Accionante: Hermann Gustavo Garrido Prada Accionado: Departamento de Antioquia Acción de cumplimiento Fallo de segunda instancia

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“PRIMERA: Que se declare el incumplimiento de los artículos 15, 16, 20 y 21 de la Ley 1712 de 2014, por parte de la GOBERNACIÓN DE

ANTIOQUIA.

SEGUNDA: En consecuencia, se ORDENE al Gobernador de Antioquia se sirva (i) adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos, el cual deberá integrarse con las funciones administrativas de la Gobernación de Antioquia y deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia; (ii) asegurarse de que existan dentro de la

con las funciones administrativas de la Gobernación de Antioquia y deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia; (ii) asegurarse de que existan dentro de la Gobernación de Antioquia procedimientos claros para la creación, gestión, organización y conservación de sus archivos, los cuales deberán observar los lineamientos que en la materia sean producidos por el Archivo General de la Nación; (iii) mantener un índice actualizado de los actos, documentos e informaciones calificados como clasificados o reservados, de conformidad a la Ley 1712 de 2014, el cual incluirá sus denominaciones, la motivación y la individualización del acto en que conste tal calificación; y, (iv) en aquellas circunstancias en que la totalidad de la información contenida en un documento no esté protegida por una excepción contenida en la Ley 1712 de 2014, deberá hacerse una versión pública que mantenga la reserva únicamente de la parte indispensable, observando que la información pública que no cae en ningún supuesto de excepción sea entregada a la parte solicitante, así como ser de conocimiento público, y que la reserva de acceso a la información opera respecto del contenido de un documento público, pero no de su existencia.

TERCERA: Que se declare el incumplimiento del Acuerdo 42 de 2002, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, por parte de la GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA.

CUARTA: En consecuencia, se ORDENE al Gobernador de Antioquia se sirva, aplicar los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, de acuerdo con los artículos 8º y 9º de la

CUARTA: En consecuencia, se ORDENE al Gobernador de Antioquia se sirva, aplicar los criterios que deben seguirse para la organización de los archivos de gestión, de acuerdo con los artículos 8º y 9º de la Ley 594 de 2000, fijados en el Acuerdo 42 de 2002, organizando los archivos de gestión de conformidad con sus Tab las de Retención Documental y en concordancia con los manuales de procedimientos y funciones de la respectiva entidad - art. 2º-; conformando el jefe de unidad administrativa los archivos de gestión con fundamento en la Tabla de Retención Documental aprobada, velando por laRadicado: 11001–33–37–041–2020–00310–01

Accionante: Hermann Gustavo Garrido Prada Accionado: Departamento de Antioquia Acción de cumplimiento Fallo de segunda instancia

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conformación, organización, preservación y control de los archivos de gestión, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística, siendo el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, - art. 3º -, aplicando los criterios para la organización de archivos de gestión señalados en el artículo 4º, permitiendo la consulta de documentos en los archivos de gestión, por parte de otras dependencias o de los ciudadanos, para lo cual deberá permitir el acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte, -art. 5º -; adoptando el Formato Unico de Inventario Documental de acuerdo con el instructivo de que trata el artículo 7º, según el cual se deben observar las siguientes instrucciones:

acceso a los documentos cualquiera que sea su soporte, -art. 5º -; adoptando el Formato Unico de Inventario Documental de acuerdo con el instructivo de que trata el artículo 7º, según el cual se deben observar las siguientes instrucciones:

1. Entidad remitente. Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.

2. Entidad productora. Debe colocarse el nombre completo o razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.

3. Unidad administrativa. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora.

4. Oficina productora. Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones.

5. Objeto. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias, Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado, desvinculación.

6. Hoja número. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará el total de hojas del inventario.

7. Registro de entrada. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia (año, mes, día). En NT se anotará el número de la transferencia.Radicado: 11001–33–37–041–2020–00310–01

Accionante: Hermann Gustavo Garrido Prada Accionado: Departamento de Antioquia Acción de cumplimiento

transferencia.Radicado: 11001–33–37–041–2020–00310–01

Accionante: Hermann Gustavo Garrido Prada Accionado: Departamento de Antioquia Acción de cumplimiento Fallo de segunda instancia

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8. Número de orden. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de conservación.

9. Código. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o asuntos relacionados.

10. Nombre de las series, subseries o asuntos. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor corno consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión y/o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación.

En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones asignadas.

Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto aquellos documentos qu e guarden relación con la misma función de la oficina productora.

Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético.

11. Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola

11. Fechas extremas. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita (asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año. Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará esta. Cuando la documentación no tenga fecha se anotará s.f.

12. Unidad de conservación. Se consignará el número asignado a cada unidad de almacenamiento. En la columna "otro", se registrarán las unidades de conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la cantidad o el número correspondiente.

13. Número de folios. Se anotará el número total de folio s contenido en cada unidad de conservación descrita.

14. Soporte. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK, DVD), etc.

15. Frecuencia de consulta. Se debe consignar si la documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno. Para talRadicado: 11001–33–37–041–2020–00310–01

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efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta de la oficina responsable d e dicha documentación. Esta columna se diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados.

16. Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas,

acumulados.

16. Notas. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan registrado en las columnas anteriores.

Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones, memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: Faltantes, saltos por error en la numeración y/o repetición del número consecutivo en diferentes documentos.

Para los expedientes deberá regist rarse la existencia de anexos: Circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías o cualquier objeto del cual se hable en el documento principal. De estos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo; ejemplo: Una hoja con 5 fotografías o 5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (si lo tiene), ciudad, fecha, asunto o terna de cada anexo.

Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información.

A los impresos se les asignará un número de folio y se registrará el número de páginas que lo componen.

Así mismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación especificando el tipo de deterioro: Físico (rasgaduras, mutilaciones, perforaciones, dobleces y faltantes); químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.).

17. Elaborado por. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y

hongos, insectos, roedores, etc.).

17. Elaborado por. Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.

18. Entregado por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.Radicado: 11001–33–37–041–2020–00310–01

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19. Recibido por. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.

QUINTA: Que se declare el incumplimiento de Acuerdo 05 de 2013, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, por parte de la GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA.

SEXTA: En consecuencia, se ORDENE al Gobernador de Antioquia se sirva aplicar el Acuerdo 05 de 2013 organice los documentos de archivo, desarrollando de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción e implementando procesos de organización para toda la documentación que apoye la gestión administrativa, -art. 3º-; creando, conformando, clasificando, ordenando, conservando, describiendo y facilitando el acceso y consulta de sus archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística -art. 4º-; desarrollando procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de

procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística -art. 4º-; desarrollando procesos de clasificación documental, cuyo resultado es el cuadro de clasificación de documentos, representado en los siguientes niveles y subniveles: fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subsane, unidad documental compuesta, unidad documental s imple – art. 5º-; velando porque las diferentes dependencias de la Gobernación, con fundamento en el Cuadro de Clasificación Documental y la Tabla de Retención Documental (TRD), efectúen la clasificación de los documentos que conforman los archivos de gestión, mediante la identificación de los tipos documentales producidos en desarrollo de la gestión administrativa, la agrupación de los mismos en expedientes, subseries y series, atendiendo a los principios de procedencia, orden original y demás requisitos exigidos en la normatividad que sobre esta materia expida el Archivo General de la Nación – art. 6º-; conformando un archivo central institucional, responsable de recibir, organizar, custodiar, describir, controlar y prestar el servicio de consulta de los documentos recibidos en transferencia primaria de los distintos archivos de gestión de la Gobernación, teniendo en cuenta que la clasificación documental en el archivo central institucional debe responder al Cuadro de Clasificación Documental, siguiendo de manera jerárquica la estructura orgánico-funcional de la entidad, reflejada en las distintas agrupaciones documentales y niveles a los que hace referencia el artículo 5° del presente acuerdo, en virtud del principio de procedencia – art. 7º-; en caso de que no se hayan creado Archivos Generales Territoriales, y ante la imposibilidad de realizar

que hace referencia el artículo 5° del presente acuerdo, en virtud del principio de procedencia – art. 7º-; en caso de que no se hayan creado Archivos Generales Territoriales, y ante la imposibilidad de realizar transferencias secundarias, la Gobernación deberá conformar archivos históricos institucionales, para conservar sus acervos históricos y facilitar su consulta para el público, teniendo presente queRadicado: 11001–33–37–041–2020–00310–01

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la clasificación de los documentos en el Archivo General Territorial y en el archivo histórico institucional debe resp onder a la estructura en fondos documentales compuestos de manera jerárquica, respecto de la estructura orgánico-funcional de la Gobernación, y que está representada de forma que refleje las secciones, subsecciones, Series, subseries y/o asuntos administrativos, resultantes de la aplicación de la tabla de retención o tabla de valoración documental según se trate de archivos de gestión o fondos acumulados – art. 8º-; desarrollando procesos de ordenación documental, garantizando la adecuada disposición y control de los documentos en cada una de las fases de archivo, permitiendo su disponibilidad durante el tiempo de permanencia establecido en las Tablas de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental – art. 9º-; observando los principios de la ordenación documental en las entidades del Estado – art. 10º-; desarrollando un programa de descripción documental y elaborando diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo,

de la ordenación documental en las entidades del Estado – art. 10º-; desarrollando un programa de descripción documental y elaborando diferentes instrumentos de descripción que permitan conocer y controlar las unidades documentales que conforman el archivo, apoyar y estimular la difusión de la información y consulta por el ciudadano así como la investigación a partir de las fuentes primarias, participar en la recuperación de la memoria, así como en la formación y consolidación de la identidad cultural, teniendo en cuenta que debe implementar programas de descripción documental mediante la utilización de normas y principios universales y sistemas informáticos basados en las normas de descripción adoptadas por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) de manera que la estructura de los datos y la información sea compatible con los sistemas utilizados por el Archivo General de la Nación y demás archivos generales territoriales, permitiendo la homogenización de la descripción archivística, el intercambio de la información entre diferentes sistemas automatizados de archivo y la consulta de documentos conservados en los archivos públicos independientemente de su ubicación geográfica – art. 11º-; desarrollando procesos de descripción para la consulta en línea de sus actos administrativos, contratos, licencias y demás tipos de expedientes siempre que 6 dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley – art. 15º-; disponiendo de espacios de difusión y consulta de sus fondos a través de la página web de la Gobernación, y, en caso de que no se disponga de los citados medios tecnológicos, deberá publicar y mantener actualizada la Guía General del Archivo General Territorial o Archivo Histórico institucional según corresponda, así como los catálogos de fondos documentales disponibles para la consulta por

disponga de los citados medios tecnológicos, deberá publicar y mantener actualizada la Guía General del Archivo General Territorial o Archivo Histórico institucional según corresponda, así como los catálogos de fondos documentales disponibles para la consulta por parte de los ciudadanos siempre que no contengan información de carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley – art. 16º-; y, teniendo en cuenta las pautas generales para la descripción documental de que trata el artículo 18º.Radicado: 11001–33–37–041–2020–00310–01

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SÉPTIMA: Que se declare el incumplimiento de Acuerdo 02 de 2014, expedido por el Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, por parte de la GOBERNACIÓN DE ANTIOQUIA.

OCTAVA: En consecuencia, se ORDENE al Gobernador de Antioquia se sirva aplicar el Acuerdo 02 de 2014 teniendo en cuenta que el expediente es la base de la organización archivística sobre la cual se establecen las series y subseries documentales que conforman un archivo el cual reúne de manera orgánica los documentos que se producen o reciben en desarrollo de un mismo trámite o actuación y se acumulan de manera natural reflejando el orden en que dicho trámite es ejecutado -art. 1º-; creando y conformando expedientes de archivo con la totalidad d e los documentos y actuaciones que se gestionen en desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original e

trámite es ejecutado -art. 1º-; creando y conformando expedientes de archivo con la totalidad d e los documentos y actuaciones que se gestionen en desarrollo de un mismo trámite o procedimiento, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original e integridad, así como a conformar las unidades documentales simples en el caso de documentos del mismo tipo documental, clasificando, organizando, conservando, describiendo y facilitando el acceso y consulta de sus unidades documentales durante todo el ciclo de vida -art. 4º-; conforme con lo establecido en el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, con los documentos que por mandato de la constitución o de la Ley tengan el carácter de reservado y obren dentro de un expediente, se haga un cuaderno o expediente separado, el cual se conservará integrado al expediente principal -art. 29º-; y, de acuerdo con lo establecido en el artículo 36 de la Ley 1437 de 2011, cualquier persona tendrá derecho a examinar los expedientes en el estado en que se encuentren, salvo los documentos o cuadernos sujetos a reserva -art. 30º-.”

1.2. Hechos

El accionante refiere que el 9 de junio de 2020, vía correo electrónico se dirigió a la Gobernación de Antioquia elevando requerimiento previo para interponer acción de cumplimiento en los siguientes términos:

“(…)por el presente escrito respetuosamente solicito se sirvan darle cumplimiento a las disposiciones legales que más adelante enunciaré, respecto de los EXPEDIENTES CONTRACTUALES, llevados en la SIF en general, teniendo en cuenta que el expediente ha de ser la esencia de las actuaciones de la administración,

cumplimiento a las disposiciones legales que más adelante enunciaré, respecto de los EXPEDIENTES CONTRACTUALES, llevados en la SIF en general, teniendo en cuenta que el expediente ha de ser la esencia de las actuaciones de la administración, debiendo reunir de manera orgánica los documentos que seRadicado: 11001–33–37–041–2020–00310–01

Accionante: Hermann Gustavo Garrido Prada Accionado: Departamento de Antioquia Acción de cumplimiento Fallo de segunda instancia

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producen o reciben en desarrollo de un mismo trámite o actuación y deben por tanto ser acumulados de manera natural reflejando el orden en que dicho trámite es ejecutado, siendo la base de la organización archivística sobre la cual se establecen las series y subseries documentales que conforman un archivo, lo cual no acontece con dichos expedientes en general, y, en especial con los siguientes contratos y/o convenios suscritos entre el Departam