TA SANT - 680012333000-2019-00018-00-(29-01-2019)

Rama judicial Consejo Suponer de la Judícaíisra Repúbhca de ColoTubsa JQLCL

SIGCMA-SGC

TRIBUNAL ADMINISTRATIVO DE SANTANDER Mag. Ponente IVÁN MAURICIO MENDOZA SAAVEDRA Bucaramanga, enco ^c\nS^^^ ('¿i) cele do¿ r>N\ diccíO«>evc: CZOl^i^

Radicado: 2019-00018-00

Demandante: José Femando Escobar Álvarez

Demandado: Empresa Colombiana de Petróleos - ECOPETROL S.A.

Referencia: Recurso de Insistencia Procede la Sala a pronunciarse sobre el Recurso de Insistencia presentado por el señor José Fernando Escobar Álvarez en contra de la Empresa Colombiana de Petróleos - ECOPETROL S.A., previa la siguiente reseña: ANTECEDENTES Petición de insistencia

(FIs. 1-9) • El 29 de junio de 2018h el señor José Fernando Escobar Álvarez elevó petición ante la Vicepresidencia de Talento Humano de ECOPETROL S.A., solicitando los siguientes documentos: "1. Copia íntegra -sin excepciones-, en medio físico y CD de toda la Historia y/o Expediente Laboral de mi representado, debidamente enumerado y foliado, organizado documentalmente por orden cronológico de conformidad con lo establecido en la circular 004 de 2003 y el Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación.

2. Solicito se me expida un documento índice donde se me brinde la relación detallada y pormenorizada, en el orden como se encuentran foliados, cada uno de los documentos que componen la integridad -sin excepcionesde la historia

General de la Nación.

2. Solicito se me expida un documento índice donde se me brinde la relación detallada y pormenorizada, en el orden como se encuentran foliados, cada uno de los documentos que componen la integridad -sin excepcionesde la historia y/o expediente Laboral de mi representado.

3. Copia integral y completa de las Tablas de Retención Documental de ECOPETROL S.A., que han sido elaboradas y que actualmente son aplicadas para el manejo y conservación de la documental que compone la Historia y/o Expediente Laboral de los trabajadores y ex - trabajadores de la sociedad, con todos sus códigos (ejemplo: Código 2351), series y registros.

FIs. 6-7 del expediente Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Consejo de Estado Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo de SantanderAuto decide recurso de insistencia Expediente No 680012333000-2019-00018-00

4. Que de conformidad con el Artículo 29 de la Ley 1437 de 2011, la sociedad ECOPETROL S.A., se sirva proveerme a mi costa, las copias solicitadas, no obstante, fijando para ello un precio que en ningún caso podrá exceder el valor de la reproducción."

• Mediante Oficio No. 2-2018-005-4534 adiado del 18 de septiembre de 2018, el Jefe de Oficina de Participación Ciudadana de ECOPETROL S.A., deniega parcialmente la solicitud del actor, bajo los siguientes argumentos: "En atención a la petición del asunto, y frente a las copias del expediente laboral del señor José Fernando Escobar Álvarez, es importante precisar que los documentos que se remiten refieren única y exclusivamente a los

parcialmente la solicitud del actor, bajo los siguientes argumentos: "En atención a la petición del asunto, y frente a las copias del expediente laboral del señor José Fernando Escobar Álvarez, es importante precisar que los documentos que se remiten refieren única y exclusivamente a los que se derivaron de la relación de la relación laboral directa de su representado con Ecopetrol, esto es tras la firma de cada contrato de trabajo. "En ese sentido documentos que correspondan a los procesos de selección previos a la vinculación con Ecopetrol, o que correspondan a documentos a los procesos de selección previos a la vinculación con Ecopetrol, o que correspondan a documentos que expidieron otro tipo de entidades diferentes a Ecopetrol, como lo son las copias de diplomas por estudios cursados, copias de notas de colegios o universidades, copia del documento de identificación, copia de los pasados judiciales, copia de los antecedentes disciplinarios de la Procuraduría, copia de certificaciones laborales de otras entidades, copia de cuentas bancadas, declaraciones juramentadas ante notario, copia de declaraciones juramentada de bienes y rentas del Departamento Administrativo de la Función Pública, copia de la hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Pública, copias de exámenes médicos o de renuncias médicas, entre otras, no son objeto de entrega por parte de Ecopetrol, ya sea porque no forman parte del dominio público por corresponder a todas las personas que participaron en el correspondiente proceso de selección, o porque forman parte de la historia clínica, con reserva especial que requieran sean solicitadas de forma puntual al área competente, o porque la entidad que las expidió es un ente ajeno a Ecopetrol.

personas que participaron en el correspondiente proceso de selección, o porque forman parte de la historia clínica, con reserva especial que requieran sean solicitadas de forma puntual al área competente, o porque la entidad que las expidió es un ente ajeno a Ecopetrol. "Realizadas las precisiones del caso, a continuación se detallan los documentos que reposan en el expediente laboral, así: • Folio 62 al 65 Contrato de trabajo a término indefinido, de fecha 17 de junio de 2008. • Folio 68 Carta de no afiliación a la USO y Adhesión al acuerdo 01 de 1977, de fecha 21 de julio de 2008. • Folio 69 a 71 Certificado de Seguro Colectivo de Vida, de fecha 21 de julio de 2008. Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Consejo de Estado Jurisdicción de lo Contencioso Administrativa de Santander 2Auto decide recurso de insistencia Expediente No 680012333000-2019-00018-00 • Folio 75 a 76 Carta de Plan de Bono variable por Resultados 2008 y Anexo - Cláusula adicional del contrato por Plan de Bono variable por resultados del 2008, de fecha 24 de noviembre de 2008, radicado bajo No. 1-2008-19343 el 04 de diciembre de 2008. • Folio 82 Anexo - Cláusula adicional al contrato de trabajo, recibido en la regional de Servicios al personal el 10 de agosto de 2009. • Folios 7 al 10 Comunicado de Asunto reintegro pago carente de justificación, de fecha 10 de noviembre de 2009. • Folio 11 al 13 Comunicado por mayo valor consignado a cuenta,

2009. • Folios 7 al 10 Comunicado de Asunto reintegro pago carente de justificación, de fecha 10 de noviembre de 2009. • Folio 11 al 13 Comunicado por mayo valor consignado a cuenta, de fecha 07 de fecha 10 de noviembre de 2009. • Folios 83 y 84 Carta de Promoción al cargo de Profesional I, de fecha 25 de enero de 2010, recibido en la Regional de Servicios al Personal Centro Sur el 28 de enero de 2010. • Folio 5 Solicitudes de Afiliación, Asociación Sindical de Profesionales de Ecopetrol S.A. - ASPEC, de fecha 24 de marzo de 2015. • Folio 99 Carta de Terminación unilateral del contrato de trabajo sin justa causa, de fecha 04 de noviembre de 2015. • Folio 26 Liquidación final de salarios y prestaciones, de fecha 19 de noviembre de 2015.

En lo que refiere al numeral 3, la Coordinación de Gestión Documental Y Datos Maestros, adjuntan la Tabla de Retención Documental de Talento Humano (GTH-TDR-026) "( ) aplicada para el manejo y conservación de la documentación que compone la Historia y/o Expediente Laboral está representada en 14 folios documentales." • Atendiendo a la respuesta suministrada por ECOPETROL S.A., el accionante presenta solicitud de insistencia (FIs. 14-15), argumentando que la entidad entregó información incompleta de su hoja de vida y/o expediente laboral, al omitir el suministro "de los documentos cuya foliatura superior derecha - foliatura

presenta solicitud de insistencia (FIs. 14-15), argumentando que la entidad entregó información incompleta de su hoja de vida y/o expediente laboral, al omitir el suministro "de los documentos cuya foliatura superior derecha - foliatura primigeniacorresponden a folios del 1 a 4, 6, del 14 al 25, del 27 al 61, del 72 a 74, del 77 al 81, del 85 al 89 y del 90 en adelante hasta su finalización." Así, dice que lo pretendido por este mecanismo es obtener la totalidad de la documentación contenida en el expediente laboral, y especialmente los documentos relacionados en la Tabla de retención documental Talento Humano GH-TRD-026 en el Código Serie 2351-1 y 1251-2. Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Consejo de Estado Jurisdicción de lo Contencioso Administrativa de Santander 3Auto decide recurso de insistencia Expediente No 680012333000-2019-00018-00 •A través de respuesta remitida el 31 de octubre de 2018 al correo del actor, ECOPETROL S.A., reitera el pago de las copias que pretenda su entrega; de otra parte, le informa que "Con relación a su solicitud de allegar copia de los procesos de selección donde el señor José Fernando Escobar Álvarez ha participado, reiteramos la respuesta con radicado 2018-005-4534 del día 18 de septiembre de 2018." Ahora bien, la autoridad accionada remitió la insistencia a la petición incoada por la parte actora mediante oficio No. 2-2018-033-2513 adiado del 1 de noviembre de

2018." Ahora bien, la autoridad accionada remitió la insistencia a la petición incoada por la parte actora mediante oficio No. 2-2018-033-2513 adiado del 1 de noviembre de 2018 (FIs. 1-5). En referido oficio, la autoridad señala que la información referente a los procesos de selección donde el señor José Fernando Escobar Álvarez ha participado, contiene de todos los participantes en tales procesos, de manera que, los datos y asuntos allí contenidos no hacen parte del dominio público, al contener información personal de éstos. Este Tribunal es competente para conocer del recurso de insistencia de conformidad en lo dispuesto en el artículo 26 de la Ley 1755 de 2015. Se contrae a determinar si le asiste razón a ECOPETROL S.A., negarle al aquí recurrente, la documentación que integra su expediente laboral, relacionada con los procesos de selección donde se registra también información personal de otros participantes. El artículo 74 de la Constitución Política consagra el derecho de toda a persona a acceder al conocimiento de los documentos públicos, salvo los casos en que la ley no lo permita. El ejercicio de ese derecho debe, pues, ceñirse a los postulados de la Constitución y la ley tal como lo dispone expresamente el artículo 74 de la Constitución.

CONSIDERACIONES

Competencia Problema Jurídico Solución al Problema Jurídico Planteado Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Consejo de Estado Jurisdicción de lo Contencioso Administrativa de Santander 4Auto decide recurso de insistencia Expediente No 680012333000-2019-00018-00

Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Consejo de Estado Jurisdicción de lo Contencioso Administrativa de Santander 4Auto decide recurso de insistencia Expediente No 680012333000-2019-00018-00 Las razones que puede esgrimir la autoridad pública para negar la copia de un documento o para no entregar información que se encuentra en su poder, estriban en la naturaleza del documento o información, en cuanto que estén taxativamente protegidos por reserva constitucional o legal, y las razones de defensa o seguridad nacional, y las que tengan que ver con la protección de la intimidad de las personas. Cabe precisar que el Art. 24 de la Ley 1755 de 2015, entre otras normas, consagra los documentos que ostentan el carácter de reservados, así: "Artículo 24. Informaciones y documentos reservados. Solo tendrán carácter reservado las informaciones y documentos expresamente sometidos a reserva por la Constitución Política o la ley, en especial:

1. Los relacionados con la defensa o seguridad nacionales.

2. Las instrucciones en materia diplomática o sobre negociaciones reservadas.

3. Los que involucren derechos a la privacidad e intimidad de las personas, incluidas en las hojas de vida, la historia laboral y los expedientes pensiónales y demás registros de personal que obren en los archivos de las instituciones públicas o privadas, así como la historia clínica.

4. Los relativos a las condiciones financieras de las operaciones de crédito público y tesorería que realice la nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a

público y tesorería que realice la nación, así como a los estudios técnicos de valoración de los activos de la nación. Estos documentos e informaciones estarán sometidos a reserva por un término de seis (6) meses contados a partir de la realización de la respectiva operación.

5. Los datos referentes a la información financiera y comercial, en los términos de la Ley Estatutaria 1266 de 2008.

6. Los protegidos por el secreto comercial o industrial, así como los planes estratégicos de las empresas públicas de servicios públicos.

7. Los amparados por el secreto profesional. 8. los datos genéticos humanos.

Parágrafo. Para efecto de la solicitud de información de carácter reservado, enunciada en los numerales 3, 5, 6 y 7 solo podrá ser solicitada por el titular de la información, por sus apoderados o por personas autorizadas con facultad expresa para acceder a esa información." Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Consejo de Estado Jurisdicción de lo Contencioso Administrativa de Santander 5Auto decide recurso de insistencia Expediente No 680012333000-2019-00018-00 Respecto de la reserva consagrada en el numeral 3 de la aludida ley (causal invocada por ECOPETROL S.A., para negar la entrega de documentos e información a la parte demandante), debe precisarse que la Honorable Corte Constitucional, en sentencia C-951 de 2014, estudió la constitucionalidad del contenido de esta tal disposición, señalando que no todos los datos que reposan en las hojas de vida, la historia laboral, los expedientes pensiónales y demás registros de personal están cobijados por la reserva, sino solo aquéllos que tocan

disposición, señalando que no todos los datos que reposan en las hojas de vida, la historia laboral, los expedientes pensiónales y demás registros de personal están cobijados por la reserva, sino solo aquéllos que tocan el ámbito privado e íntimo de las personas, los cuales han sido considerados como datos sensibles, por ende, no están sujetos a reserva aquella información que tenga relevancia pública y no encajen en la categoría de datos personales sensibles. Entiéndase por datos sensibles "aquellos que afectan la Intimidad del Titular o cuyo uso Indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promueva Intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos o las garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos blométrlcod"^ Este concepto fue analizado en sentencia C-748 de 2011, considerándose que es compatible con la Carta Política, siempre que no se entendiera como una lista taxativa, sino meramente enunciativa de datos sensibles, "pues los datos que pertenecen a la esfera íntima son determinados por los cambios y el desarrollo histórico". Así las cosas, la reserva legal contenida en el numeral 3 de la Ley 1755 de 2015, se justifica sólo para aquella información o datos que reposa en la hoja de vida, expedientes pensiónales, historia laboral, historia clínica, etc., que involucren el ámbito privado y de intimidad de las personas. Descendiendo al caso concreto, encuentra el Despacho que la parte actora solicita los siguientes documentos:

expedientes pensiónales, historia laboral, historia clínica, etc., que involucren el ámbito privado y de intimidad de las personas. Descendiendo al caso concreto, encuentra el Despacho que la parte actora solicita los siguientes documentos: 2 Artículo 5 de Ley Estatutaria 1581 de 2012 "Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales" Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Consejo de Estado Jurisdicción de lo Contencioso Administrativa de SantanderAuto decide recurso de insistencia Expediente No 680012333000-2019-00018-00

1. Copia íntegra -sin excepciones-, en medio físico y CD de toda la Historia y/o Expediente Laboral de mi representado, debidamente enumerado y foliado, organizado documentalmente por orden cronológico de conformidad con lo establecido en la circular 004 de 2003 y el Acuerdo 002 de 2014 del Archivo General de la Nación.

2. Solicito se me expida un documento índice donde se me brinde la relación detallada y pormenorizada, en el orden como se encuentran foliados, cada uno de los documentos que componen la integridad -sin excepcionesde la historia y/o expediente Laboral de mi representado.

3. Copia integral y completa de las Tablas de Retención Documental de ECOPETROL S.A., que han sido elaboradas y que actualmente son aplicadas para el manejo y conservación de la documental que compone la Historia y/o Expediente Laboral de los trabajadores y ex - trabajadores de la sociedad, con todos sus códigos (ejemplo: Código 2351), series y registros.

Al respecto, ECOPETROL S.A., deniega la solicitud la expedición de algunos

Expediente Laboral de los trabajadores y ex - trabajadores de la sociedad, con todos sus códigos (ejemplo: Código 2351), series y registros. Al respecto, ECOPETROL S.A., deniega la solicitud la expedición de algunos documentos contentivos de la hoja de vida y/o expediente laboral del actor, aduciendo que "Los procesos de selección donde el señor José Fernando Escobar Álvarez ha participado, forman parte integral del proceso de selección, los que no sólo involucran información particular del señor José Fernando Escobar Álvarez sino la de todos los participantes de dichos procesos. En tal sentido, los datos y asuntos allí contenidos no hacen parte del dominio público, por cuanto contienen información personal de otros candidatos y por lo mismo su circulación indiscriminada puede afectar el derecho a la intimidad o "Habeas Data", que se encuentra consagrada en el artículo 15 de nuestra Constitución Política y desarrollado por la ley estatutaria 1581 de 2012, en razón a lo cual no es viable suministrar los mismos. En razón a lo anterior, y con el objetivo de asegurar el derecho a la intimidad, Ecopetrol S.A., no suministra información, documentación, ni resultados de selección de talento humano, toda vez que los datos que hacen parte del proceso de selección no son del dominio público, por contener información con un alto contenido personal." Efectuado el cotejo de lo pedido con el referente normativo expuesto en el acápite precedente, considera la Sala que la información solicitada por el señor José Fernando Escobar Álvarez, no tienen el carácter de reservado. Ello, por cuanto, en primer lugar, quien está solicitando la documentación que reposa en la hoja de vida y/o expediente laboral es su titular, de manera que, tiene derecho

José Fernando Escobar Álvarez, no tienen el carácter de reservado. Ello, por cuanto, en primer lugar, quien está solicitando la documentación que reposa en la hoja de vida y/o expediente laboral es su titular, de manera que, tiene derecho Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Consejo de Estado Jurisdicción de lo Contencioso Administrativa de Santander 7Auto decide recurso de insistencia Expediente No 680012333000-2019-00018-00 a conocer y obtener copia de la misma, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012. Y, segundo, si bien los documentos solicitados por el señor Escobar Álvarez no sólo contiene información de su proceso de selección laboral, sino también el de otros participantes, no por ello puede considerarse como datos sensibles pues se trata más bien de información general de cada administrativo - empleado y/o contratistaque no traspasa su esfera personal y privada; de manera que, su conocimiento no amenaza el derecho fundamental a la privacidad e intimidad de aquéllos, ya que la divulgación de tal información no conlleva a generar discriminaciones o señalamientos por orientaciones, hábitos o aspectos de cualquier índole. En otras palabras, la documentación denegada al accionante no pertenece a la esfera íntima sino se refiere asuntos relacionados directamente con la contratación de personal por parte de la entidad, no avizorándose, como se señala en la respuesta dada por ECOPETROL S.A., una presunta vulneración del derecho a la intimidad o privacidad de aquéllos a la luz del concepto de datos sensibles previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y de la jurisprudencia de la Honorable Corte Constitucional.

derecho a la intimidad o privacidad de aquéllos a la luz del concepto de datos sensibles previsto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y de la jurisprudencia de la Honorable Corte Constitucional. Por lo anterior, se accederá a la insistencia del recurrente en el sentido de ordenar a la Empresa Colombiana de Petróleo - ECOPETROL S.A., expedir los documentos a continuación referidos i) Copia íntegra en medio físico y CD de la Historia y/o Expediente Laboral del accionante, debidamente foliado, por orden cronológico, y con el correspondiente índice temático, y ii) "Copia íntegra de las Tablas de Retención Documental de ECOPETROL S.A., que han sido elaboradas y que actualmente son aplicadas para el manejo y conservación de la documental que compone la Historia y/o Expediente Laboral de los trabajadores y extrabajadores de la sociedad, con todos sus códigos (ejemplo: Código 2351), series y registros." En mérito de lo expuesto, el Tribunal Administrativo de Santander, administrando justicia, en nombre de la República de Colombia y por autoridad de la Ley, Rama Judicial dei Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Consejo de Estado Jurisdicción de lo Contencioso Administrativa de SantanderAuto decide recurso de insistencia Expediente No 680012333000-2019-00018-00

RESUELVE: Primero. ACCEDER a la solicitud de expedición de documentos y entrega de información requerida por el señor José Fernando Escobar Álvarez, por las razones expuestas en este proveído.

Segundo. En consecuencia, ORDENAR a la Empresa Colombiana de Petróleos - ECOPETROL S.A., expedir los documentos a continuación referidos:

Álvarez, por las razones expuestas en este proveído. Segundo. En consecuencia, ORDENAR a la Empresa Colombiana de Petróleos - ECOPETROL S.A., expedir los documentos a continuación referidos:

1. Copia íntegra en medio físico y CD de la Historia y/o Expediente Laboral del accionante, debidamente foliado, por orden cronológico, y con el correspondiente índice temático. 2. "Copia íntegra de las Tablas de Retención Documental de ECOPETROL S.A., que han sido elaboradas y que actualmente son aplicadas para el manejo y conservación de la documental que compone la Historia y/o Expediente Laboral de los trabajadores y ex - trabajadores de la sociedad, con todos sus códigos (ejemplo: Código 2351), series y registros." Tercero: Notifíquese esta decisión a las partes, por el medio más expedito.

Ejecutoriada esta providencia, archívese lo actuado. NOTIFÍQUESE Y CÚMPLASE. Aprobado en Sala según Acta No. A_ de 2019. Rama Judicial del Poder Público Consejo Superior de la Judicatura Consejo de Estado Jurisdicción de lo Contencioso Administrativa de Santander