TSMP - Manual de Políticas Contables - Versión 3

MANUAL DE POLÍTICAS CONTABLES UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE LA JUSTICIA PENAL MILITAR Y POLICIAL julio de 2024PROCESO FINANCIERO Página 1 de 59

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TABLA DE CONTENIDO

Contenido

1. OBJETIVO ..................................................................................................................... 6

2. ALCANCE ...................................................................................................................... 6

3. AMBITO DE APLICACIÓN .............................................................................................. 6

4. MARCO LEGAL .............................................................................................................. 6

5. DEFINICIONES ............................................................................................................. 7

6. RESPONSABLES ............................................................................................................ 8

7. CARACTERISTICAS CUALITATIVAS DE LA INFORMACIÓN CONTABLE ........................... 8

8. CARACTERÍSTICAS FUNDAMENTALES ........................................................................... 8

9. PRINCIPIOS DE LA CONTABILIDAD PÚBLICA ............................................................... 9

10. SISTEMAS DE INFORMACIÓN ..................................................................................... 10

11. SOPORTES CONTABLES .............................................................................................. 11

12. SOSTENIBILIDAD CONTABLE ..................................................................................... 12

13. POLITICAS CONTABLES Y OPERATIVAS ...................................................................... 14 13.1. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO ............................................................ 16 13.1.1. Referencia técnica ............................................................................................ 16 13.1.2. Definiciones ...................................................................................................... 16 13.1.3. Reconocimiento ................................................................................................ 16 13.1.4. Clasificación ...................................................................................................... 16 13.1.5. Medición ........................................................................................................... 16 13.1.6. Baja en cuentas ................................................................................................ 17 13.1.7. Revelaciones ..................................................................................................... 17 13.2. CUENTAS POR COBRAR ......................................................................................... 18

13.1.5. Medición ........................................................................................................... 16 13.1.6. Baja en cuentas ................................................................................................ 17 13.1.7. Revelaciones ..................................................................................................... 17 13.2. CUENTAS POR COBRAR ......................................................................................... 18 13.2.1. Referencia técnica ............................................................................................ 18 13.2.2. Definiciones ...................................................................................................... 18 13.2.3. Reconocimiento ................................................................................................ 18 13.2.4. Clasificación ...................................................................................................... 18 13.2.5. Medición ........................................................................................................... 18 13.2.6. Baja en cuentas ................................................................................................ 19 13.2.7. Deterioro .......................................................................................................... 19 13.2.7.1. Periodicidad .................................................................................................. 20 13.2.7.2. Responsables ................................................................................................ 20PROCESO FINANCIERO Página 2 de 59

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13.2.8. Revelaciones ..................................................................................................... 20 13.3. INVENTARIOS ...................................................................................................... 21 13.3.1. Referencia técnica ............................................................................................ 21 13.3.2. Generalidades ................................................................................................... 21 13.3.3. Revelaciones ..................................................................................................... 21 13.3.4. Responsables .................................................................................................... 22 13.4. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO ............................................................................ 23 13.4.1. Referencia técnica ............................................................................................ 23 13.4.2. Generalidades ................................................................................................... 23 13.4.3. Adiciones y Mejoras .......................................................................................... 23 13.4.4. Reparaciones y Mantenimiento ......................................................................... 23 13.4.5. Cuantía mínima para el reconocimiento en Propiedades, Planta y Equipo ......... 23 13.4.6. Depreciación ..................................................................................................... 24

13.4.4. Reparaciones y Mantenimiento ......................................................................... 23 13.4.5. Cuantía mínima para el reconocimiento en Propiedades, Planta y Equipo ......... 23 13.4.6. Depreciación ..................................................................................................... 24 13.4.6.1. Método de depreciación ................................................................................ 24 13.4.6.2. Valor depreciable .......................................................................................... 24 13.4.6.3. Periodicidad .................................................................................................. 24 13.4.7. Revelaciones ..................................................................................................... 25 13.4.8. Responsables .................................................................................................... 25 13.5. ACTIVOS INTANGIBLES ........................................................................................ 26 13.5.1. Referencia técnica ............................................................................................ 26 13.5.2. Generalidades ................................................................................................... 26 13.5.3. Amortización..................................................................................................... 26 13.5.3.1. Método de amortización ................................................................................ 26 13.5.3.2. Periodicidad .................................................................................................. 26 13.5.4. Vida útil ............................................................................................................ 27 13.5.5. Revelaciones ..................................................................................................... 27 13.5.6. Responsables .................................................................................................... 27 13.6. CUENTAS POR PAGAR ........................................................................................... 28 13.6.1. Referencia técnica ............................................................................................ 28 13.6.2. Definiciones ...................................................................................................... 28 13.6.3. Reconocimiento ................................................................................................ 28 13.6.4. Clasificación ...................................................................................................... 28 13.6.5. Medición ........................................................................................................... 28 13.6.6. Baja en cuentas ................................................................................................ 29PROCESO FINANCIERO Página 3 de 59

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13.6.7. Revelaciones ..................................................................................................... 29

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13.6.7. Revelaciones ..................................................................................................... 29 13.7. BENEFICIOS A EMPLEADOS .................................................................................. 30 13.7.1. Referencia técnica ............................................................................................ 30 13.7.2. Generalidades ................................................................................................... 30 13.7.3. Reconocimiento ................................................................................................ 30 13.7.4. Revelaciones ..................................................................................................... 31 13.7.5. Responsables .................................................................................................... 31 13.8. PROVISIONES....................................................................................................... 32 13.8.1. Referencia técnica ............................................................................................ 32 13.8.2. Definiciones ...................................................................................................... 32 13.8.3. Reconocimiento ................................................................................................ 32 13.8.4. Medición ........................................................................................................... 33 13.8.5. Revelaciones ..................................................................................................... 35 13.8.6. Responsables .................................................................................................... 35 13.9. INGRESOS ............................................................................................................ 36 13.9.1. Referencia técnica ............................................................................................ 36 13.9.2. Definiciones ...................................................................................................... 36 13.9.3. Reconocimiento ................................................................................................ 36 13.9.3.1. Ingresos sin contraprestación ....................................................................... 36 13.9.3.2. Ingresos por Transferencias ......................................................................... 37 13.9.3.3. Otros ingresos ............................................................................................... 37 13.9.4. Medición ........................................................................................................... 37 13.9.5. Devolución de Ingresos .................................................................................... 37 13.9.6. Revelaciones ..................................................................................................... 38 13.10. ACTIVOS Y PASIVOS CONTINGENTES ............................................................... 39 13.10.1. Referencia técnica ......................................................................................... 39 13.10.2. Definiciones .................................................................................................. 39

13.9.6. Revelaciones ..................................................................................................... 38 13.10. ACTIVOS Y PASIVOS CONTINGENTES ............................................................... 39 13.10.1. Referencia técnica ......................................................................................... 39 13.10.2. Definiciones .................................................................................................. 39 13.10.3. ACTIVOS CONTINGENTES .............................................................................. 40 13.10.3.1. Reconocimiento ............................................................................................ 40 13.10.3.2. Revelaciones ................................................................................................. 40 13.10.4. PASIVOS CONTINGENTES .............................................................................. 40 13.10.4.1. Reconocimiento ............................................................................................ 40 13.10.4.2. Revelaciones ................................................................................................. 41 13.11. PRESENTACIÓN ESTADOS FINANCIEROS .......................................................... 42PROCESO FINANCIERO Página 4 de 59

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13.11.1. Referencia técnica ......................................................................................... 42 13.11.2. Presentación ................................................................................................. 42 13.11.3. Finalidad de los estados financieros .............................................................. 43 13.11.4. Conjunto completo de estados financieros .................................................... 43 13.11.5. Estructura y contenido de los estados financieros ........................................ 44 13.11.5.1. Estado de Situación Financiera ...................................................................... 44 13.11.5.2. Estado de Resultados .................................................................................... 45 13.11.5.3. Estado de Cambios en el Patrimonio ............................................................. 46 13.11.5.4. Estado de Flujos de Efectivo .......................................................................... 46 13.11.5.5. Notas a los Estados Financieros .................................................................... 48 13.11.6. Materialidad .................................................................................................. 49

13.11.5.4. Estado de Flujos de Efectivo .......................................................................... 46 13.11.5.5. Notas a los Estados Financieros .................................................................... 48 13.11.6. Materialidad .................................................................................................. 49 13.11.7. Presentación de Información Financiera a entes de control .......................... 49 13.12. CAMBIOS EN ESTIMACIONES CONTABLES......................................................... 50 13.12.1. Referencia Técnica ........................................................................................ 50 13.12.2. Definiciones .................................................................................................. 50 13.12.3. Cambios en una estimación contable ............................................................ 50 13.12.4. Corrección de errores de periodos anteriores ............................................... 51 13.13. HECHOS OCURRIDOS DESPUÉS DEL PERÍODO CONTABLE ................................. 53 13.13.1. Referencia técnica ......................................................................................... 53 13.13.2. Hechos ocurridos después del período contable que implican ajuste ............ 53 13.13.3. Hechos ocurridos después del período contable que no implican ajuste ....... 53 13.13.4. Revelaciones ................................................................................................. 54 13.14. POLÍTICA DE MATERIALIDAD ........................................................................... 55 13.14.1. Referencia Técnica ........................................................................................ 55 13.14.2. Definiciones .................................................................................................. 55 13.14.3. Generalidades ............................................................................................... 56 13.14.4. Materialidad general ..................................................................................... 56

14. LINEAMIENTOS GENERALES ....................................................................................... 58 14.1. Manejo SIIF NACIÓN II ........................................................................................ 58 14.2. Publicación de información contable .................................................................... 58 14.3. Responsabilidades áreas relacionadas con el proceso contable ............................ 58PROCESO FINANCIERO Página 5 de 59

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14.2. Publicación de información contable .................................................................... 58 14.3. Responsabilidades áreas relacionadas con el proceso contable ............................ 58PROCESO FINANCIERO Página 5 de 59

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INTRODUCCIÓN

El Artículo 44 de la Ley 1765 del 23 de julio 2015, transformó la Dirección Ejecutiva de la Justicia Penal Militar del Ministerio de Defensa Nacional en La Unidad Administrativa Especial de la Justicia Penal Militar y Policial, como entidad descentralizada de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional, con personería jurídica, autonomía administrativa y financiera y patrimonio propio, adscrita al Ministerio de Defensa Nacional, cuyo objetivo fundamental es la organización, funcionamiento y administración de la jurisdicción especializada. Con la expedición de los decretos 312, 313 y 314 del 26 de marzo de 2021, se estableció su estructura interna y planta de personal.

La Contaduría General de la Nación, mediante Resolución 193 del 5 de mayo de 2016, incorporó en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable. Este procedimiento establece que la entidad debe contar con un Manual de Políticas Contables, acorde con el marco normativo y en procura de lograr información financiera que cumpla con las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el Régimen de Contabilidad Pública.

El presente manual contiene las principales políticas, lineamientos y prácticas contables, que deben ser considerados en el proceso de reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos

Régimen de Contabilidad Pública.

El presente manual contiene las principales políticas, lineamientos y prácticas contables, que deben ser considerados en el proceso de reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos, así como orientar el proceso contable de La Unidad Administrativa Especial de la Justicia Penal Militar y Policial , en procura de producir información financiera que reúna las características señaladas en el régimen.

En ningún caso, el presente Manual de Políticas Contables estará en contravía de lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública, ya que este último constituye la base para el desarrollo normativo, instrumental y doctrinal del regulador y por ende, tiene valor normativo superior.PROCESO FINANCIERO Página 6 de 59

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1. OBJETIVO

Establecer las políticas contables y los criterios normativos para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos de La Unidad Administrativa Especial de la Justicia Penal Militar y Policial, en adelante La Unidad, teniendo en cuenta los procedimientos contables, las guías de aplicación, el catálogo general de cuentas y la doctrina contable, expedidos por la Contaduría General de la Nación, con el propósito de suministrar información confiable y oportuna que revele la situ ación financiera y contribuya con la rendición de cuentas y la toma de decisiones.

2. ALCANCE

El presente Manual de Políticas Contables inicia con la identificación y clasificación de los hechos económicos, transacciones y operaciones que se realicen por las diferentes dependencias de La Unidad,

2. ALCANCE

El presente Manual de Políticas Contables inicia con la identificación y clasificación de los hechos económicos, transacciones y operaciones que se realicen por las diferentes dependencias de La Unidad, susceptibles de ser reconocidos contablemente y finaliza con la presentación y revelación en los estados financieros.

3. AMBITO DE APLICACIÓN

Este documento debe ser aplicado en su totalidad por todos los funcionarios de La Unidad, para garantizar la efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable.

4. MARCO LEGAL

El Manual de Políticas Contables se encuentra sustentado en las siguientes normas:

Resolución 533 de 2015, expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se incorpora, en el Régimen de Contabilidad Pública, el marco normativo aplicable a Entidades de Gobierno, conformado por Marco conceptual para la preparación y presentación de información financiera; Normas para el reconocimiento, medición, revelación y presentación de los hechos económicos; los Procedimientos contables; las Guías de aplicación; el Catálogo general de cuentas y la Doctrina contable pública.

Resolución 628 de 2015, expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se incorpora, como parte integrante del Régimen de Contabilidad Pública, el Referente Teórico y Metodológico de la Regulación Contable Pública, el cual define el alcance d el Régimen de Contabilidad Pública y sirve de base para desarrollar este instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera.

Resolución 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se incorpora, en

base para desarrollar este instrumento de normalización y regulación, en el contexto de la convergencia hacia estándares internacionales de información financiera.

Resolución 193 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la evaluación del control interno contable, con el fin de medi r la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera de las entidades públicas y garantizar, razonablemente, la producción de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, definidas en el marco conceptual del marco normativo que le sea aplicable a la entidad, de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública.

Resolución 706 de 2016, expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se establece la información a reportar, los requisitos y los plazos de envío a la CGN, indicando el ámbito de aplicación de la información, requisitos y plazos que se establecen en la presente re solución son de obligatorio cumplimiento para las entidades públicas sujetas al ámbito de aplicación del Régimen de contabilidad pública.

Resolución 182 de 2017, expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se Incorpora, en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el Procedimiento para la preparación y publicación de los informes financieros y con tables mensuales, que deban publicarse dePROCESO FINANCIERO Página 7 de 59

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conformidad con el numeral 36 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002.

Resolución 109 de 2020, expedida por la Contaduría General de la Nación, por la cual se adiciona un formulario de reporte en los términos del artículo 7° de la Resolución No. 706 de diciembre 16 de 2016 (modificada por las resoluciones No. 043 de febrero 8 de 2017, 097 de marzo 1 5 de 2017 y 441 de diciembre 26 de 2019), para la presentación y reporte de la información financiera específica, correspondiente a los periodos abril - junio de 2020 y siguientes hasta que duren los impactos generados por el COVID-19.

Resolución 285 de 2023, expedida por la Contaduría General de la Nación, Por la cual se modifican las Normas para el Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hecho s Económicos del Marco Normativo para Entidades de Gobierno.

Resolución 421 de 2023, expedida por la Contaduría General de la Nación, Por la cual se modifican procedimientos contables del Marco Normativo para Entidades de Gobierno, de acuerdo con los ajustes realizados al Catálogo General de Cuentas con posterioridad a la expedición de los procedimientos.

5. DEFINICIONES

Activos: son recursos controlados por la entidad que resultan de un evento pasado y de los cuales se espera obtener potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros. Un recurso controlado es un elemento que otorga, entre otros, el derecho de: Usar un bien para producir o suministrar bienes o

espera obtener potencial de servicio o generar beneficios económicos futuros. Un recurso controlado es un elemento que otorga, entre otros, el derecho de: Usar un bien para producir o suministrar bienes o servicios, Ceder el uso para que un tercero produzca o suministre bienes o servicios, Convertir el recurso en efectivo a través de su disposición , Beneficiarse de la revalorización de los recursos, o Recibir una corriente de flujos de efectivo.

Pasivos: un pasivo es una obligación presente producto de sucesos pasados para cuya cancelación, una vez vencida, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos o un potencial de servicio.

Patrimonio: el patrimonio comprende el valor de los recursos públicos (representados en bienes y derechos) deducidas las obligaciones, que tiene la entidad para cumplir las funciones de cometido estatal.

Ingresos: son los incrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como salidas o decrementos de los pasivos) que dan como resultado aumentos del patrimonio y no están relacionados con los aportes para la creación de la entidad. Los ingresos de las Entidades de Gobierno surgen de transacciones con y sin contraprestación.

Gastos: son los decrementos en los beneficios económicos o en el potencial de servicio producidos a lo largo del periodo contable (bien en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos) que dan como r esultado decrementos en el patrimonio y no están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos, ni con la distribución de excedentes.

la generación o aumento de los pasivos) que dan como r esultado decrementos en el patrimonio y no están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos, ni con la distribución de excedentes.

Costos: son los decrementos en el potencial de servicio o en los beneficios económicos producidos a lo largo del periodo contable, los cuales están asociados con la adquisición o producción de bienes y la prestación de servicios, vendidos, con independencia de que se recuperen o no los costos en el intercambio, y que dan como resultado decrementos en el patrimonio.

Contaduría General de la Nación: CGN

Contraloría General de la República: CGRPROCESO FINANCIERO Página 8 de 59

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Sistema Integrado de Información Financiera: SIIF.

Sistema Consolidador de Hacienda e Información Pública - SCHIP: es un sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Unidad Administrativa Especial de la Justicia Penal Militar y Policial – UAE -JPMP: La Unidad.

6. RESPONSABLES

Para asegurar que el presente manual cumpla los objetivos para los que se concibió y se mantenga actualizado, se establecen los siguientes responsables, de acuerdo con el ámbito de su competencia:

• La Secretaria General, el Coordinador del Grupo Financiero y el Contador de La Unidad, serán los responsables de actualizar el Manual de Políticas Contables, siempre que exista un nuevo hecho económico o cambio normativo que influencie el mismo.

• La Secretaria General, el Coordinador del Grupo Financiero y el Contad