TSMP - Resolución 000566 de 2024

REPÚBLICA DE COLOMBIA

MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE LA JUSTICIA

PENAL MILITAR Y POLICIAL RESOLUCIÓN NÚMERO 000566 DE 2024 ( 2 6 JUL 2024 ) "Por la cual se adopta el software para la imp lementación del Sistema Integrado de Gestión de la Justicia Penal Militar y Policial y se definen lineamientos para su gestión y administración." EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE LA JUSTICIA PENAL MILITAR Y POLICIAL En desarrollo de los principios que rigen la función administrativa señalados en el artículo 209 de la Constitución Política, y en aplicación a lo dispuesto en el numeral 4° y 12º del artículo 54º de la Ley 1765 de 2015, numerales 4° y 13° del artículo 7° del Decreto 312 de 2021, y en cumplimiento a lo establecido en el Decreto 2482 de 2012, por el cual se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. CONSIDERANDO Que, a la Unidad Administrativa Especial de la Justicia Penal Militar y Policial, le corresponde la administración de la jurisdicción especializada, así como de implementación de políticas, planes, programas, proyectos de la Entidad, realizar el control y seguimiento al cumplimiento de la planeación y gestión Institucional. Que, la Justicia Penal Militar y Policial la integran la Fiscalía Penal Militar y Policial, el Cuerpo Técnico de Investigación, Tribunal Superior Militar y Policial y Jueces, así como las dependencias de apoyo administrativo de la Unidad Administrativa Especial de Justicia Penal Militar y Policial1. Que, son objetivos estratégicos de la Justicia Penal Militar y Policial el "Implementar sistemas

de apoyo administrativo de la Unidad Administrativa Especial de Justicia Penal Militar y Policial1. Que, son objetivos estratégicos de la Justicia Penal Militar y Policial el "Implementar sistemas de información, herramientas logísticas y tecnológicas que simplifiquen y agilicen los procesos en el marco de una cultura digital"2, así como el "Desarrollar y fortalecer los procesos institucionales, que garanticen la misionalidad de la Justicia Penal Militar y Policial". 3 1 Ley 1765 de 2015. Por la cual se reestructura la Justicia Penal Militar y Policial, se establecen requisitos para el desempeño de sus cargos, se implementa su Fiscalía General Penal Militar y Policial, se organiza su cuerpo técnico de investigación, se señalan disposiciones sobre competencia para el tránsito al sistema penal acusatorio y para garantizar su plena operatividad en la Jurisdicción Especializada y se dictan otras disposiciones. 23 de julio de 2015. O.O. No. 49582. Título. II Estructura de la justicia penal militar y policial, Capítulo. l. Integración, Artículo 3º. Integración. 2 Resolución No. 000009 de 2024 [Unidad Administrativa Especial de la Justicia Penal Militar y Policial]. Por medio de la cual se adopta la Misión, Visión y objetivos Estratégicos de la Justicia Penal Militar y Policial. 2 de enero de 2024. Articulo 3 #10.

3 Resolución No. 000009 de 2024 [Unidad Administrativa Especial de la Justicia Penal Militar y Policial]. Por medio de la cual se adopta la Misión, Visión y objetivos Estratégicos de la Justicia Penal Militar y Policial. 2 de enero de 2024. Articulo 3 #6.Hoja Nº 2 de la Resolución Nº Q Q Q 5 6 6 de 2 6 JUL 2024. "Por la cual se adopta el sofiware para la implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Justicia Penal Militar y Policial y se definen lineamientos para su gestión y administración" Que, en el Decreto 1083 de 20154 el Gobierno Nacional integra en un sólo sistema todas aquellas herramientas de gestión, y presenta a las entidades el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, el cual recoge el Sistema de Desarrollo Administrativo, el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano, el Sistema de Gestión de la Calidad y el MECI, que se configuró como la herramienta de seguimiento y control del Modelo. Que, a través de la Resolución 000023 del 11 de enero de 20245 se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG por la Justicia Penal Militar y Policial. Que, teniendo en cuenta el avance en la ejecución del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, se hace necesario la configuración, parametrización e implementación, del software denominado DARUMA (en adelante Daruma) para el Sistema Integrado de Gestión de la Justicia Penal Militar y Policial. Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE ARTÍCULO 1. LA ADOPCIÓN DEL SOFTWARE DENOMINADO DARUMA PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA JUSTICIA PENAL MILITAR Y POLICIAL.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE ARTÍCULO 1. LA ADOPCIÓN DEL SOFTWARE DENOMINADO DARUMA PARA EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA JUSTICIA PENAL MILITAR Y POLICIAL.

Adoptar la utilización del software denominado DARUMA, de manera obligatoria, adquirido como servicio, para la implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Justicia Penal Militar y Policial. ARTÍCULO 2. DEFINICIÓN. Daruma es el conjunto de servIcIos tecnológicos, sistematizados, que facilita la gestión de los funcionarios para el cumplimiento de las políticas públicas y la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), bajo parámetros de usabilidad, accesibilidad, soporte, gerencia de datos, seguridad de la información y seguridad informática ARTÍCULO 3. SERVICIOS DEL SOFTWARE PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA JUSTICIA PENAL MILITAR Y POLICIAL. Daruma, implementado en la Justicia Penal Militar y Policial, lo componen los siguientes módulos y servicios, disponibles para los usuarios, de acuerdo con el rol correspondiente, dentro del sistema y los permisos asignados:

1. Módulos de Gestión. Contiene la aplicación de actividades y tareas, que se utilizan para planificar, revisar y gestionar documentos, auditorias, indicadores, pianes de acción, estrategias, riesgos, incidentes, procesos, actas, entre otros. 1.1. Módulo de Documentos: Permite a los usuarios gestionar, definir, crear y controlar los diferentes componentes documentales así: • Configurar las plantillas de los tipos documentales a estandarizar en la e Entidad para el control operacional de los procesos. • Disponer de planillas documentales precargadas y personalizadas.

controlar los diferentes componentes documentales así: • Configurar las plantillas de los tipos documentales a estandarizar en la e Entidad para el control operacional de los procesos. • Disponer de planillas documentales precargadas y personalizadas. • Gestionar de forma automática el ciclo documental y definir responsables. • Elaborar y realizar los diferentes tipos de documentos (formatos, manuales, procedimientos, entre otros). \o- " • Definir el control y permisos de acceso a los documentos de su Entidad. • Generar los listados maestros de los documentos de la Entidad. ,, 4 Decreto 2482 de 2012. Por el cuE:I se establecen los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión. 3 de diciembre de 2012. O.O. No. 48634. 5 Decreto 1083 de 2015 [Decreto compilatorio]. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública. 26 de mayo de 2015. O.O.Hoja Nº 3 de la Resolución N° O Q Q 5 6 6 de 2 6 JLJL 2024 "Por la cual se adopta el software para la implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Justicia Penal Militar y Policial y se definen lineamientos para su gestión y administración,, 1.2. Módulo de Auditorias: Permite a los usuarios, planear, programar y definir las actividades para el desarrollo de las auditorias programadas de la ,P'ntidad así: • Registrar los sistemas y modelos de gestión, con los requisitos y relacionarlos con los procesos. • Planear y programar los diferentes ciclos de auditorías. • Parametrizar los tipos de auditorías, hallazgos y roles. • Elaborar los planes de auditoría. • Elaborar listas de chequeo.

relacionarlos con los procesos. • Planear y programar los diferentes ciclos de auditorías. • Parametrizar los tipos de auditorías, hallazgos y roles. • Elaborar los planes de auditoría. • Elaborar listas de chequeo. • Definir las variables de calificación de los auditores y consolidar su calificación. • Generar hallazgos de auditoría y planes de mejoramiento. • Generar informes, estadísticas y planes a partir de las auditorías realizadas. • Presentar los "Documentos legales y externos" que se encuentren relacionados al proceso para la planeación de la auditoria. • Mostrar el cumplimiento de los procesos por medio de reportes tipo radar. 1.3. Módulo de Indicadores6 : Permite a los usuarios visualizar, monitorear, cargar, definir, administrar y medir los diferentes indicadores institucionales, así: • Crear y asociar indicadores de cualquier dependencia o proceso, para ser medidos y controlados y mejorar su desempeño. • Definir indicadores por tipos, por clases, áreas y procesos. • Realizar monitoreo a los indicadores en la frecuencia definida por la Entidad ( diaria, semanal, mensual, anual, entre otros). • Cargar automáticamente archivos en Excel para convertirse en indicadores. • Visualizar reportes históricos de los indicadores de los valores capturados, bitácoras de fallas asociadas, planes de acción y Pareto de fallas comunes. • Mantener los registros históricos del monitoreo. • Realizar el seguimiento a cualquier tipo de indicador a través de semáforos de colores interactivos, estableciendo de forma simple las metas de cumplimiento del indicador. • Relacionar el cumplimento de indicadores con la generación de planes de acción.

• Realizar el seguimiento a cualquier tipo de indicador a través de semáforos de colores interactivos, estableciendo de forma simple las metas de cumplimiento del indicador. • Relacionar el cumplimento de indicadores con la generación de planes de acción. 1.4. Módulo de Planes: Permite a los usuarios, formular, generar, realizar seguimiento y control a las diferentes actividades que conformen planes de acción, así: • Generar planes de acción. • Definir los roles de responsable de ejecución, seguimiento y efectividad de cada uno de los planes cargados. • Introducir widgets de planes de acción a los indicadores de gestión. • Asociar los planes de acción por área, procesos y Sistemas Integrados de Gestión. • Asociar planes a los hallazgos de las auditorias, indicadores, servicios no conformes, riesgos y estrategias. • Generar reportes estadísticos de los planes. • Hacer seguimiento a los planes y programas, así como el control del presupuesto asignado a los planes. 6 Marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar, hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio.Hoja Nº 4 de la Resolución Nº Ü Ü Ü 5 6 6 de 2 6 JLJL 2024 "Por la cual se adopta el software para la implementación del Sistema Integrado de'Gestión de la Justicia Penal Militar V Policial V se definen lineamientos para su gestión V administración" 1.5. Módulo de Estrategia: Permite a los usuarios, definir, estructurar, ejecutar y monitorear el cumplimento de los lineamientos estratégicos, así:

1.6.

lineamientos para su gestión V administración" 1.5. Módulo de Estrategia: Permite a los usuarios, definir, estructurar, ejecutar y monitorear el cumplimento de los lineamientos estratégicos, así: 1.6. • Establecer el tipo de estrategias y los contextos para su desarrollo. • Visualizar los resultados de la gestión integra de todas las áreas y procesos. • Asociar sus estrategias a indicadores y planes de acción. • Contar con un semáforo7 de cumplimiento de las estrategias para el seguimiento oportuno de la Entidad. • Definir una estructura jerárquica de los diversos niveles de dependencia. • Difundir y ponderar los valores alimentados en las metas de resultados. • Hacer seguimiento al cumplimiento del Modelo Estándar de control Interno. • Disponer de un cuadro de mando estratégico asociado a objetivos. • Navegar y monitorear los planes de acción a través de la relación directa para gestionar planes de acción.

Módulo de Riesgos: controles y evaluar institucionales, así: Permite a los usuarios, en las diferentes etapas formular, identificar, generar de administración de riesgos • Registrar los diferentes ti pos de riesgos, de corrupción, de gestión o de seguridad de la información. • Identificar sus causas, efectos y definir fácilmente su contexto. • Evaluar los controles asigna dos a los riesgos. • Establecer y asociar planes de tratamiento y generar informes. • Contar con una matriz de calor para los diferentes tipos de riesgos. • Supervisar el comportamiento de los riesgos y el seguimiento a los controles definidos. • Administrar de forma integral todos los riesgos. • Administrar permisos de consulta y aprobación de Riesgos.

• Contar con una matriz de calor para los diferentes tipos de riesgos. • Supervisar el comportamiento de los riesgos y el seguimiento a los controles definidos. • Administrar de forma integral todos los riesgos. • Administrar permisos de consulta y aprobación de Riesgos. • Monitorear la materialización de los diversos riesgos, incluyendo gráficos y reportes para el análisis consolidado de probabilidad e impacto. l. 7. Módulo de Incidentesª: Permite a los usuarios, registrar y caracterizar el tipo de evento ya sea incidente o condición insegura, así: • Registrar, analizar y tratar los incidentes por actos o condiciones inseguras. • Relacionar las áreas o procesos involucrados y los responsables del análisis. • Contar con un listado maestro del estado corregido del incidente o condición insegura de acuerdo con las acciones determinadas en el registro. • Contar con un reporte histórico de los eventos de incidentes o condiciones inseguras de la Entidad. 1.8. Módulo de Procesos9 : Permite a los usuarios, interactuar de manera sistematizada con los diferentes componentes identificados por procesos, así: • Cargar el mapa de procesos. • Elaborar las caracterizaciones de los procesos. • Ingresar al mapa de procesos de la Entidad y navegar a través de sus procesos. • Registrar actividades de los procesos a través del enfoque PHVA. 7 Es una herramienta de análisis de datos mediante el cual se aplican diferentes rangos o parámetros que permiten interpretar el avance

procesos. • Registrar actividades de los procesos a través del enfoque PHVA. 7 Es una herramienta de análisis de datos mediante el cual se aplican diferentes rangos o parámetros que permiten interpretar el avance en la ejecución de una meta a tra\iés de la aplicación de un color verde (cumplido al 100%) y rojo (incumplido), según corresponda. 8 Un incidente, se define como cualquier evento o condición insegura que afecta o puede afectar negativamente las operaciones, la seguridad o el bienestar de !as personas, equipos o el entorno. Este concepto abarca tanto los sucesos inesperados como las condiciones potencialmente peligrosas que requieren ser identificadas, registradas, analizadas y corregidas. La gestión de incidentes implica un proceso sistemático que incluye el registro detallado del incidente, el análisis para determinar sus causas y consecuencias, y la implementación de acciones correctivas para prevenir su recurrencia y mitigar cualquier daño asociado. 9 Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.Hoja N° 5 de la Resolución Nº Q Q Q 5 6 6 de 2 6 JUL 2024 "Por la cual se adopta el software para la implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Justicia Penal Militar y Policial y se definen lineamientos para su gestión y administración" • Interactuar con los documentos internos y externos, formatos, planes, normograma e indicadores cargados en el aplicativo. 1.9. Módulo de Actas: Permite a los usuarios, programar, asignar y revisar las diferentes fases para crear un acta de reunión desde su programación, así: • Programar reuniones, definir los temas y enviar notificaciones a los asistentes.

1.9. Módulo de Actas: Permite a los usuarios, programar, asignar y revisar las diferentes fases para crear un acta de reunión desde su programación, así: • Programar reuniones, definir los temas y enviar notificaciones a los asistentes. • Contar con consecutivos automáticos de las reuniones y sus actas. • Asignar tareas a los asistentes de las reuniones. • Revisar los avances y cierres de las tareas o compromisos de la reunión. • Identificar por colores la asistencia de los invitados a las reuniones. • Realizar la correlación entre temas y funciones de un comité a partir de un Sistema de Votación. • Establecer permisos para visualizar las actas con niveles de privacidad o confidencialidad. • Definir los roles de secretario para construir y modificar el acta. • Contar con un listado para acceder a todas las actas de las reuniones en las que el usuario ha participado. 1.10. Módulo de Marco Legal: Permite a los usuarios, administrar el marco normativo externo que aplique al cumplimiento de la Entidad, así: • Registrar los documentos legales y externos de la Entidad. • Controlar las modificaciones y derogaciones en los documentos legales. • Inactivar los documentos legales que no apliquen a la Entidad. • Administrar el cumplimiento de cada requisito de la entidad, permitiendo asociar a los diferentes Sistemas de Gestión impactado, los procesos y áreas responsables. • Asociar las acciones necesarias para tratar los requisitos legales incumplidos por la Entidad. • Definir el impacto que cualquier documento legal y externo pueda tener sobre la Entidad. • Parametrizar las entidades a las cuales se requiera enviar observaciones encontradas en la norma.

incumplidos por la Entidad. • Definir el impacto que cualquier documento legal y externo pueda tener sobre la Entidad. • Parametrizar las entidades a las cuales se requiera enviar observaciones encontradas en la norma. • Implementar vigilancia a paginas fuentes, en las cuales se pueda detectar de manera automática si las mismas presentaron un cambio en su contenido. 1.11. Módulo de Oportunidades de Mejora: Permite a los usuarios, registrar y enlistar todas las oportunidades de mejora de la Entidad por área y/o proceso, así: • Configurar los distintos planes de acción que se quieran documentar. • Establecer los planes de mejoramiento, planes de trabajo, planes de acción, entre otros. • Realizar la descripción detallada de cada oportunidad de mejora para tener registro histórico de la evolución. • Dar una valoración de impacto y la justificación de las oportunidades de mejora para priorizarlas y generar planes de acción al respecto. 1.12. Módulo de Activos de Información: Permite a los usuarios, parametrizar, definir y registrar los activos de información, así: • Priorizar los activos de acuerdo con las condiciones definidas. • Configurar y organizar los parámetros. • Mantener de manera organizada los activos de información de la organización para su consulta y trazabilidad.

2. Módulo Administrativo. Corresponde a funcionalidades para la gestión de administración de la organización Institucional, informes y tableros de control de la Unidad Administrativa Especial de la Justicia Penal Militar y Policial.Hoja Nº 6 de la Resolución Nº O Ü Ü 5 6 6 de 2 6 JUL 2024 "Por la cual

se adopta el software para la implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Justicia Penal Militar y Policial Y se definen lineamientos para su gestión y administración" ARTÍCULO 4. GOBIERNO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA JUSTICIA PENAL MILITAR Y POLICIAL. Corresponde a la Unidad Administrativa Especial de la Justicia Penal Militar y Policial, disponer e implementar acciones estratégicas para apropiar, mejorar y aprovechar el Sistema del Sistema Integrado de Gestión de la Justicia Penal Militar y Policial, dentro de la Planeación Estratégica. ARTÍCULO 5. GESTIÓN DEL CAMBIO Y APROPIACIÓN. La gestión del cambio hace parte del proceso de implementación del Sistema Integrado de Gestión de la Justicia Penal Militar y Policial, el objetivo es lograr el uso y apropiación de Daruma para todos los funcionarios que integran la Justicia Penal Militar y Policial. La Oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Control Interno de Gestión serán las responsables de impulsar su implementación a través de capacitaciones en los diferentes módulos, con apoyo de la Escuela de la Justicia Penal Militar y Policial. Los lideres de procesos deberán propiciar acciones para su implementación. ARTÍCULO 6. VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias. Dada en Bogotá D.C., a los 2 6 JUL 2024 PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE fi Director General Sandra Mi rey a Medina Rodriguez fi-A,.,., Alejandro Wigberto Beltran Martinez fi..?i Jefe (E) 9fi cw Jefe 'vfi· 1 • Oficina Asesora de Planeación' fi Oficina Asesora Jurídica

fi Director General Sandra Mi rey a Medina Rodriguez fi-A,.,., Alejandro Wigberto Beltran Martinez fi..?i Jefe (E) 9fi cw Jefe 'vfi· 1 • Oficina Asesora de Planeación' fi Oficina Asesora Jurídica Carlos Ariel Useda Gomez Contratista Asesor Dirección General Tatiana Páez Forerofi,l::: (' Profesional de Defensa 4 Oficina Asesora de Planeación Yilen Osorio Zuluaga 1fit0 :, fi Asesor Dirección General