UIAF - Sistema Estadistico ALA-CFT - Supervisores -Documento Tecnico e Instructivo

SISTEMA ESTADÍSTICO ALA/CFT Página 1 de 10 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE

INFORMACIÓN ESTADÍSTICA ALA/CFT

(SUPERVISORES)

UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO

DOCUMENTO TECNICO E INSTRUCTIVO DEL REPORTE DE INFORMACIÓN

PERIÓDICA

SISTEMA ESTADÍSTICO ALA/CFT

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Última actualización: Enero de 2020

CONTENIDO

1.  OBJETIVO ................................................................................................................. 2

2.  DESCRIPCIÓN .......................................................................................................... 2

3.  ESPECIFICACIONES DEL ARCHIVO ...................................................................... 2 3.1.  Encabezado ............................................................................................................... 2 3.2.  Cuerpo del formato .................................................................................................... 3 3.3.  Cola ............................................................................................................................ 5

4.  CONSIDERACIONES A LA HORA DE REALIZAR EL REPORTE ........................... 6

5.  ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DE LOS REPORTES ................................ 7 5.1.  Envío de los reportes ................................................................................................. 7 5.2.  Proceso de envío de los reportes .............................................................................. 7 5.3.  Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío ........................................... 8 5.4.  Solicitud de anulación para corrección de reporte ..................................................... 9 5.5.  Certificado de cargue de los reportes ........................................................................ 9

6.  SOPORTE ............................................................................................................... 10

CUADROS Cuadro 1. Encabezado del Archivo del Reporte de información est adística ALA/CFT para Supervisores ......................................................................................................................... 3 Cuadro 2. Cuerpo del Archivo del Reporte de información estadís tica ALA/CFT para

CUADROS Cuadro 1. Encabezado del Archivo del Reporte de información est adística ALA/CFT para Supervisores ......................................................................................................................... 3 Cuadro 2. Cuerpo del Archivo del Reporte de información estadís tica ALA/CFT para Supervisores ......................................................................................................................... 4 Cuadro 3. Cola del Archivo del Reporte de información estadísti ca ALA/CFT para Supervisores ......................................................................................................................... 6SISTEMA ESTADÍSTICO ALA/CFT Página 2 de 10 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE

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1. OBJETIVO Este documento presenta los lineamientos técnicos e instruccion es a seguir por las entidades reportantes de información estadística (Supervisores) para el sistema ALA/CFT a la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF).

2. DESCRIPCIÓN Las entidades que posean información estadística (Supervisores) para el sistema ALA/CFT deben reportar trimestralmente a la UIAF de acuerdo con las esp ecificaciones técnicas definidas en el presente anexo.

3. ESPECIFICACIONES DEL ARCHIVO El Archivo que la entidad debe enviar a la UIAF contiene inform ación específica con las cifras requeridas para estructurar el reporte trimestral estadí stico ALA/CFT. Dentro del archivo en mención se debe incluir 3 tipos de registros: encabezado (registro tipo 1), cuerpo del formato (registro tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

Formato para el nombre del archivo: SIESSUPSSTTTCCCMMAA, donde SIESSUP es la

del formato (registro tipo 2) y cola (registro tipo 3).

El formato del archivo es: archivo plano.

Formato para el nombre del archivo: SIESSUPSSTTTCCCMMAA, donde SIESSUP es la sigla usada para identificar que el reporte corresponde al Sist ema Estadístico ALA/CFT Supervisores, SS identifica el sector, la TTT el tipo de entidad y CCC el código de la entidad, asignados por SIREL, MM para mes y AA para año del reporte.

El archivo debe tener extensión .txt y debe venir grabado en co dificación de texto ANSI CP1252.

La longitud de registro es de 51 posiciones.

Todos los campos son obligatorios.

A continuación se presentan el diseño y la descripción detallad a de los registros que contiene el Archivo.

3.1. Encabezado Es el encabezado del archivo. Recoge la identificación de la entidad reportante. Sólo existe un registro de este tipo por archivo.

Este registro se genera de acuerdo con la siguiente información:SISTEMA ESTADÍSTICO ALA/CFT Página 3 de 10 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE

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Cuadro 1. Encabezado del Archivo del Reporte de información estadística ALA/CFT para Supervisores No. Campo Posición Inicial Posición Final Longitud Formato Contenido Campo obligatorio 1 Número consecutivo de registro 1 2 2 Numérico -Siempre el valor 0. -Alineado a la derecha. Sí 2 Código de entidad 3 10 8 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el

de registro 1 2 2 Numérico -Siempre el valor 0. -Alineado a la derecha. Sí 2 Código de entidad 3 10 8 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (Ej. 01), TTT el tipo de entidad (Ej. 021) y la CCC el código de la entidad (Ej. 001) asignados por SIREL. -Alineado a la izquierda. Sí 3 Fecha de corte 11 20 10 Fecha -Corresponde al último día del período reportado. -Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (Ej. 2021), MM es el mes (Ej. 09) y DD es el día (Ej. 30). -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. Tercer trimestre del 2025 será 2025-09-30. Sí 4 Número total de registros 21 25 5 Numérico -Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo. -Alineado a la derecha. Sí 5 Fin de registro 26 51 26 Alfanumérico -Llenado con X hasta completar las 51 posiciones. Sí

3.2. Cuerpo del formato Este tipo de registros contienen la información referente a vis itas y sanciones realizadas a entidades supervisadas en el trimestre reportado.

Cada registro corresponde a una fecha en la cual se haya genera do alguno de los conceptos: visita o sanción.

Este tipo de registros contienen la información referente a vis itas y sanciones realizadas a entidades supervisadas en el trimestre reportado.

Cada registro corresponde a una fecha en la cual se haya genera do alguno de los conceptos: visita o sanción.

Para cada uno de los registros debe reportar la información de los siguientes campos:

• Número consecutivo de registro: es el número único de cada uno de los registros reportados en el archivo, inicia en 1.

• Fecha de ocurrencia: es la fecha en la cual la entidad reportante realiza la visita o sanción al supervisado. Para las visitas, si la duración de est as es por un periodo de tiempo, envíe la fecha de finalización de la misma.SISTEMA ESTADÍSTICO ALA/CFT Página 4 de 10 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE

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• Número de visitas in-situ: corresponde al número de visitas in situ realizadas en la fecha de ocurrencia. Si no hubo visitas in-situ en la fecha indicada, registrar ‘00000’.

• Número de visitas extra-situ: Corresponde al número de visitas extra-situ realizadas en la fecha de ocurrencia. Si no hubo visitas extra-situ en la fecha indicada, registrar

‘00000’.

• Número de sanciones: Corresponde al número de sanciones realizadas en la fecha de ocurrencia. Si no hubo sanciones en la fecha indicada, registrar ‘00000’.

• Tipo de Sanción: Corresponde al tipo de sanción impuesta, por favor reporte: 1Amonestación o llamado de atención, 2Multa pecuniaria, 3Suspensión o inhabilitación,

4Remoción de los administradores, directores, representantes legales o de los revisores fiscales, 5Clausura de las oficinas de representaci ón, si no hubo sanciones en la fecha indicada, registrar 0 – No aplica.

• Valor de sanciones: Corresponde el monto en pesos de sanciones realizadas en la fecha de ocurrencia. Si el tipo de sanción no es “2-Multa pecuniaria” o no hubo sanciones en la fecha indicada, registrar ‘000000000000000’.

• Cantidad de capacitaciones LA/FT: Corresponde al número de capacitaciones en materia de LA/FT impartidas a las entidades supervisadas.

La longitud y el formato que debe tener cada uno de los anterio res campos descritos es la siguiente: Cuadro 2. Cuerpo del Archivo del Reporte de información estadística ALA/CFT para Supervisores No. Campo Posición Inicial Posición Final Longitud Formato Contenido Campo obligatorio 1 Número consecutivo de registro 1 5 5 Numérico -Inicia en 1. -No se puede repetir. -Alineado a la derecha. Sí 2 Fecha de ocurrencia 6 15 10 Fecha -Formato AAAA-MM-DD donde AAAA es el año (Ej. 2021), MM es el mes (Ej. 10) y DD es el día (Ej. 01). -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con

donde AAAA es el año (Ej. 2021), MM es el mes (Ej. 10) y DD es el día (Ej. 01). -Si el día o el mes tiene un solo dígito, se debe llenar el otro dígito con “0”. Ej. Enero 1 del 2025 será 2025-01-01. Sí 3 Número de visitas in-situ 16 20 5 Numérico -Sólo números, relleno con ceros a la izquierda. Sí 4 Número de visitas extra21 25 5 Numérico -Sólo números, relleno con ceros a la izquierda. SíSISTEMA ESTADÍSTICO ALA/CFT Página 5 de 10 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE

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No. Campo Posición Inicial Posición Final Longitud Formato Contenido Campo obligatorio situ 5 Número de sanciones 26 30 5 Numérico -Sólo números, relleno con ceros a la izquierda. Sí 6 Tipo de sanción 31 31 1 Numérico -Diligencie: 0-No Aplica, 1-Amonestación o llamado de atención, 2Multa pecuniaria, 3Suspensión o inhabilitación, 4Remoción de los administradores, directores, representantes legales o de los revisores fiscales, 5Clausura de las oficinas de representación. Sí 7 Valor de sanciones 32 46 15 Numérico -Sólo números, relleno con ceros a la izquierda.

fiscales, 5Clausura de las oficinas de representación. Sí 7 Valor de sanciones 32 46 15 Numérico -Sólo números, relleno con ceros a la izquierda.

Sí 8 Cantidad de capacitaciones LA/FT 47 51 5 Numérico - Sólo números, relleno con ceros a la izquierda. Sí

3.3. Cola Es el último registro del archivo. Tiene como objetivo realizar una verificación de la información entregada. Así, se incluye un registro en el que se totalizan los registros tipo 2 que contiene el archivo.

Este registro se elabora a partir de la siguiente información:SISTEMA ESTADÍSTICO ALA/CFT Página 6 de 10 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE

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Cuadro 3. Cola del Archivo del Reporte de información estadística ALA/CFT para Supervisores No. Campo Posición Inicial Posición Final Longitud Formato Contenido Campo obligatorio 1 Número consecutivo de registro 1 2 2 Numérico -Siempre el valor 0. -Alineado a la derecha. Sí 2 Código de entidad 3 10 8 Alfanumérico -Formato SSTTTCCC, donde SS identifica el sector (Ej. 01), TTT el tipo de entidad (Ej. 021) y la CCC el código de la entidad (Ej. 001) asignados por SIREL. -Alineado a la izquierda. Sí 3 Número total de registros reportados 11 15 5 Numérico

CCC el código de la entidad (Ej. 001) asignados por SIREL. -Alineado a la izquierda. Sí 3 Número total de registros reportados 11 15 5 Numérico -Es el número total de registros tipo 2 (cuerpo del formato) reportados en el archivo. -Alineado a la derecha. Sí 4 Fin de Registro 16 51 36 Alfanumérico -Llenado con X hasta completar las 51 posiciones. Sí

4. CONSIDERACIONES A LA HORA DE REALIZAR EL REPORTE En general, para la escritura de variables con formato numérico se debe tener en cuenta lo

siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la derecha. • En ningún caso se deben dejar espacios antes del dato, o agre gar espacios después del dato.

En general, para la escritura de variables con formato alfanumé rico se debe tener en consideración lo siguiente:

• Todas estas variables deben estar alineadas a la izquierda. • En ningún caso se debe completar con ceros a la izquierda o a la derecha del dato. • Todas las letras incluidas en la información relacionada debe n ser escritas en MAYÚSCULA. • No deben contener caracteres como puntos, guiones.

Para ayudar al correcto diligenciamiento de la información solicitada, en la página Web de la UIAF (www.uiaf.gov.co) podrá descargar:

• Utilidad en Excel que le permitirá generar el archivo plano s i su entidad no cuenta con los mecanismos para la creación del reporte que cumpla con las especificaciones técnicas del presente anexo, su uso no es obligatorio.SISTEMA ESTADÍSTICO ALA/CFT

• Utilidad en Excel que le permitirá generar el archivo plano s i su entidad no cuenta con los mecanismos para la creación del reporte que cumpla con las especificaciones técnicas del presente anexo, su uso no es obligatorio.SISTEMA ESTADÍSTICO ALA/CFT Página 7 de 10 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE

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Para que exista un adecuado análisis de la información, es de s uma importancia para la UIAF que el reporte sea oportuno, veraz y de calidad.

5. ESPECIFICACIONES PARA EL ENVÍO DE LOS REPORTES 5.1. Envío de los reportes El medio de envío de los reportes realizados por las entidades reportantes de información estadística (Supervisores) para el sistema ALA/CFT es el Sistem a de Reporte en Línea

(SIREL) de la UIAF.

La entidad usuaria de la información enviada por los reportantes es la UIAF.

Los reportes deben entregarse con una periodicidad trimestral y contener la información solicitada correspondiente al trimestre inmediatamente anterior (es decir, la fecha de corte de la información es el último día de cada trimestre).

La fecha de entrega de los reportes corresponde a los primeros 20 días calendario del mes siguiente a la fecha de corte del período trimestral. Así, el r eporte del primer trimestre del año (Enero-Marzo) se debe entregar los primeros 20 días calenda rio de mes de Abril. El reporte del segundo trimestre del año (Abril-Junio) se debe ent regar los primeros 20 días calendario de Julio. El reporte del tercer trimestre del año (J ulio-Septiembre) se debe

reporte del segundo trimestre del año (Abril-Junio) se debe ent regar los primeros 20 días calendario de Julio. El reporte del tercer trimestre del año (J ulio-Septiembre) se debe entregar los primeros 20 días calendario de Octubre y el reporte del cuarto trimestre del año (Octubre-Diciembre) se debe entregar los primeros 20 días calendario de mes de Enero del siguiente año.

Antes de enviar la información, cada entidad debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigidas, porque el sólo hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace el reporte.

Si durante el período de reporte no se contó con alguna visita o sanción que haya dado lugar al Reporte de información estadística ALA/CFT (Supervisor es) motivo de este anexo técnico, la entidad reportante debe realizar, a través de SIREL, el reporte negativo (reporte de ausencia) durante los primeros 20 días del mes siguiente al periodo de reporte.

5.2. Proceso de envío de los reportes Para enviar los reportes a la UIAF, cada entidad reportante debe contar con un usuario que le permitirá ingresar a SIREL y realizar el cargue de los reportes.SISTEMA ESTADÍSTICO ALA/CFT Página 8 de 10 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE

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La entidad debe registrarse a través de la página web de la UIA F www.uiaf.gov.co en el enlace SIREL – Solicitud de Código en Línea, seleccionando sect or: Oficial y el tipo de entidad que aplique.

Luego de obtener el código de entidad, ésta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL

enlace SIREL – Solicitud de Código en Línea, seleccionando sect or: Oficial y el tipo de entidad que aplique.

Luego de obtener el código de entidad, ésta debe solicitar el usuario para acceder al SIREL a través del enlace SIREL – Solicitud de Usuario.

Cada usuario está ligado al número de identificación de quien se registra. Por lo tanto, si la persona encargada de realizar el ingreso a SIREL cambia, la ent idad reportante debe solicitar un nuevo usuario asociado al documento de identificación de la nueva persona encargada. Así mismo, la entidad debe solicitar la cancelación del anterior usuario a través del módulo de PQRS dispuesto en la página web de la UIAF.

Recuerde solicitar las siguientes actualizaciones a través del módulo PQRS:

• La actualización de datos de los usuarios en el SIREL: sólo se actualizarán correos electrónicos, datos de contacto. • La cancelación de los usuarios retirados de la entidad reportante. • La cancelación de la entidad reportante • La asociación de entidades a un usuario registrado y activo en el SIREL.

5.3. Estado de los reportes respecto a los tiempos de envío Los reportes enviados pueden presentar 3 situaciones:

• Recibido: la UIAF considera que el reporte fue recibido a tiempo cuando el cargue EXITOSO fue realizado dentro del período estipulado y de confor midad con todas las especificaciones establecidas en el presente Anexo. También cua ndo el reporte fue enviado dentro del período estipulado con cargue FALLIDO y al c orregir tuvo cargue EXITOSO a más tardar 10 días calendario después de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si debe reportar los primeros 20 días del mes sigu iente a la fecha de corte

enviado dentro del período estipulado con cargue FALLIDO y al c orregir tuvo cargue EXITOSO a más tardar 10 días calendario después de la fecha límite de reporte. Por ejemplo, si debe reportar los primeros 20 días del mes sigu iente a la fecha de corte y las correcciones se hacen hasta el día 30 del mes, el reporte queda clasificado como recibido a tiempo.

• Recibido extemporáneo: la UIAF considera que el reporte fue recibido extemporáneo cuando el primer cargue EXITOSO fue realizado fuera del período estipulado. También cuando el reporte fue enviado dentro del período estipulado con cargue FALLIDO y al corregir tuvo cargue EXITOSO después de los 10 días calendario que transcurren luego de la fecha límite de reporte.

Por ejemplo, si la entidad reportante obtuvo cargue FALLIDO el día 18 del mes y el cargue EXITOSO fue el día 02 del mes siguiente, el reporte qued a clasificado como recibido extemporáneo.SISTEMA ESTADÍSTICO ALA/CFT Página 9 de 10 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE

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• No recibido: la UIAF considera que un reporte fue no recibido cuando en la base de datos de la UIAF, no se encuentra ningún registro de reporte co rrespondiente a uno o más períodos.

5.4. Solicitud de anulación para corrección de reporte Puede suceder que una vez cargado el archivo en forma exitosa, la entidad reportante o la UIAF identifique inconsistencias en la información enviada. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archi vo completo. Los pasos a seguir son los siguientes:

UIAF identifique inconsistencias en la información enviada. En este caso la entidad reportante debe corregir la información y retransmitir el archi vo completo. Los pasos a seguir son los siguientes: • Paso 1: La entidad reportante debe diligenciar el formato de solicitud de anulación para la corrección de reportes que encontrará en la página web de la UIAF www.uiaf.gov.co, sección SIREL-Formatos y tablas generales.

• Paso 2: La entidad reportante debe ingresar al módulo PQRS de la págin a web de la UIAF www.uiaf.gov.co, en tipo de solicitud debe seleccionar “Peticiones”, luego “Soporte” y, por último, “Solicitud Anulación para corrección de Reportes” y adjuntar el formato. El módulo de PQRS le entregará un código para hacer el seguimiento a su solicitud.

• Paso 3: Una vez que la UIAF recibe la solicitud y hace la verificación , pone en estado fallido el reporte y le comunica a la entidad reportante (respuesta a la PQRS) que puede realizar nuevamente el cargue.

• Paso 4: La entidad reportante debe realizar el cargue de información c orregida tan pronto reciba respuesta a la PQRS. Esta información quedará car gada como ENVÍO

CORREGIDO.

Antes de enviar la información, cada entidad reportante debe verificar que la información se encuentra completamente ajustada a las especificaciones exigida s. Por ejemplo, sólo el hecho que algún dato esté corrido una posición, implica que ese registro no sea cargado adecuadamente y se rechace la información. Asimismo, los reportantes deben verificar que sea incluida la información de los campos obligatorios.

5.5. Certificado de cargue de los reportes Una vez que la entidad reportante envíe cada uno de los reporte s que le correspondan,

sea incluida la información de los campos obligatorios.

5.5. Certificado de cargue de los reportes Una vez que la entidad reportante envíe cada uno de los reporte s que le correspondan, recibirá mediante SIREL el certificado de recibo de la informac ión, en donde se indicará el número de radicación, entidad, usuario, fecha y hora de cargue, fecha de corte de la información, número de registros, tipo de reporte y el estado d el envío: EXITOSO O FALLIDO. Este certificado puede ser impreso o almacenado en formato .pdf.

En el evento en el que el cargue sea FALLIDO, el sistema informará a la entidad los errores y ésta deberá corregir la información y cargarla nuevamente has ta que el estado del envíoSISTEMA ESTADÍSTICO ALA/CFT Página 10 de 10 DOCUMENTO TÉCNICO E INSTRUCTIVO PARA EL REPORTE DE

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sea EXITOSO. La entidad reportante tendrá un plazo único de 10 días calendario para realizar el cargue exitoso de la información después de finalizado el plazo inicial.

6. SOPORTE Con el objetivo de solucionar sus inquietudes, la UIAF cuenta con los siguientes canales de comunicación para atención a las entidades reportantes y/o sujetos obligados:

• Línea Telefónica: en Bogotá el PBX: 288 5222 Ext. 450, a nivel nacional la línea gratuita: 018000-11 11 83.

• Chat Técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 11:30 a.m. y de 2:30 p.m. a 4:00 p.m.

018000-11 11 83.

• Chat Técnico: disponible de lunes a viernes de 8:30 a.m. a 11:30 a.m. y de 2:30 p.m. a 4:00 p.m.

• Módulo PQRS (Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes): en www.uiaf.gov.co / Contáctenos / Peticiones, Quejas, Reclamos y Solicitudes - (PQRS).