UNGRD - Circular 035 del 4 de mayo de 2026

E UNGRD

35CIRCULAR No.

PARA: SUBDIRECTORES Y SUPERVISORES DE CONTRATOS DEL FNGRD, UNGRD

Y FONBUENAVENTURA.

CARLOS ALBERTO CARRILLO ARENAS

D¡rector General - UNGRD Ordenador de Gasto FNGRD y FONBUENAVENTURA ASUNTO: Lineamientos para la implementación de la Matriz de Seguimiento Estratégico y el desarrollo de Sesiones de Seguim¡ento Contractual del FNGRO,

UNGRD y FONBUENAVENTURA.

Cordial saludo,

OBLIGATORIEDAD Y DILIGENCIAMIENTO DE LA MATRIZ OE SEGUIMIENTO

ESTRATÉGICO.

Con el propósito de fortalecer el control técnico, adm¡n¡strativo y f¡nanc¡ero sobre la ejecución de los negoc¡os jurídicos suscritos a través del FNGRD, la UNGRD y FONBUENAVENTURA, se adopta como herram¡enta de reporte obligatorio la Matr¡z de Seguimiento Estratégico1 . La presente directrlz aplica a todos los contratos y/o conven¡os perfecc¡onados a part¡r del 11 de marzo de 2024, sin distinción de su naturaleza misional o func¡onal, que se encuentren en ejecución o terminados. lgualmente, aplica a los instrumentos contractuales asociados a la 0 4 l,tAY 2026 ) DE: En ejercicio de las competencias conferidas a la Un¡dad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres (UNGRD), en virtud del Decreto 4147 de 2011 y la Ley 1523 óe 2012, y en su cal¡dad

de entidad coord¡nadora del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres (SNGRD), la Dirección General, con el propósito de fortalecer el control gerenc¡al sobre la ejecución de los recursos públicos, consolidar las capac¡dades ¡nstitucionales y garantizar la adecuada implementac¡ón de la Política Nacional de Gest¡ón del R¡esgo de Desastres, imparte las siguientes d¡rectr¡ces de obligatorio cumplimiento, orientadas al monitoreo de los contratos y demás negocios iuríd¡cos, así como a la delimitac¡ón clara de responsabilidades en el marco de la gestión institucional. 1 lnstrumento dinomico de gest¡ón y supervisíón que centralizo lo informac¡ón técnica, fimnciera y jurídica de los compromisos controctuotes. Su firnlidod es focilitar o la Dírección Generol y a los orgonismos de control lo visualizoción oportuno del estodo de los provectos, garant¡zondo que la ejecución de los recursos del FNGR?, Io UNGRD y FONBUENAVENTURA se reolice en cumplimiento de los objetiyos misiono[es y los cronogromos establecidos. t.s UNGRD atenc¡ón de las fases de respuesta y recuperación mediante ratificac¡ón, tales como órdenes de proveeduría, junto con sus respectivos mecanismos de control y seguimiento, cuando haya lugar. En consecuencia, las Subdirecciones deberán diligenciar, actualizar y remitir la información requerida en la Matriz de Seguimiento Eskatégico de manera mensual, con corte al último día

calendario de cada mes, a través de los canales definidos por la Dirección General de la UNGRD. El reporte deberá contener ¡nformac¡ón completa, consistente y verificable, incluyendo como mínimo los siguientes aspectos: i) porcentaje real y soportado de ejecución técnica; ¡i) estado actualizado de la ejecuc¡ón financiera; iii) vigencia y estado de las garantías contractuales; e iv) ident¡ficac¡ón de alertas tempranas relacionadas con riesgos que puedan afectar el cronograma, la ejecuc¡ón o el cumpl¡miento del objeto contractual. l.'1. Lineamientos oara la imDlementac¡ón v dilioenciamiento de la Matriz Para la adecuada implementación de la herram¡enta adoptada mediante la presente circular, se establecen los s¡gu¡entes lineamientos de obl¡gator¡o cumplimiento: Designación de responsables. El d¡ligenciamiento de la Matriz de Segu¡miento Estratégico estará a cargo, de manera preferente, de los supervisores naturales y/o delegados de cada negocio.jurídico al ¡nterior de las Subdirecciones. No obstante, cuando la supervisión reca¡ga en cabeza de los Subdirectores de Manejo, Reducción o Conocimiento, estos deberán designar formalmente un funcionario o contrat¡sta responsable del diligenciamiento y consolidac¡ón de la información, conforme a la organ¡zación interna de la dependencia y a la asignación de funciones de superv¡s¡ón o de apoyo a la supervisión. Designación de enlaces m¡sionales. Cada Subdirección deberá designar un enlace misional, quien será responsable de coordinar al interior de su dependencia la

recolección, validación y consolidación de la ¡nformación que alimenta la Matr¡z de Seguimiento Estratég¡co, asi como de art¡cular la comunicación con el enlace técnico designado por la Direcc¡ón General. Capac¡tac¡ón y social¡zac¡ón. Con el fin de garantizar la correcta ¡mplementac¡ón de Ia herramienta, la Dirección General convocará a jornadas de capac¡tación en modal¡dad virtual, dirig¡das a Subd¡rectores, superv¡sores y enlaces misionales, en las cuales se ¡mpartirán l¡neamientos sobre el dil¡genc¡amiento de la Matriz, su estructura, criter¡os de reporte y el cronograma de entrega. Enlace técnico de la Matr¡z. La Direcc¡ón General des¡gnará un enlace técn¡co encargado de la coordinación, administración y soporte funcional de la Matriz de Seguim¡ento Estratégico, qu¡en brindará acompañamiento permanente, resolverá ¡nquietudes relacionadas con el diligenciamiento del instrumento y canalizará las solrc¡tudes de ajuste o mejora de la herramienta.s UNGRDlE¡5Ft¡.Ér-at.-bSubsanación de informac¡ón. En caso de evidenciarse incons¡stencias, errores u omisiones en la ¡nformación reportada, la D¡rección General podrá requer¡r a la respectiva dependencia para que realice los ajustes correspondientes dentro de un plazo máximo de dos (2) días háb¡les, contados a partir de la comunicación del requerimiento. Cumpl¡miento del cronograma. El diligenciamiento y remisión de la Matriz de

Seguimiento Estratégico deberá efectuarse estrictamente dentro de los plazos establecidos en el cronograma de reporte adoptado por la Dirección General, el cual fúa las fechas de corte y entrega mensual de la información. r.2. Con el fin de garantizar la estandarizac¡ón, calidad, integridad y oportunidad de la informac¡ón reportada, la Dirección General adopta y pone en conocim¡ento el Manual Operativo y Técnico de la Matriz de Segu¡miento Estntégico,2 el cual se adjunta como documento anexo a la presente circular. El referido manual es de consulta y aplicación obligatoria, y cont¡ene las ¡nstrucciones detalladas para el diligenciamiento de la Matriz, incluyendo el paso a paso para el reg¡stro de la información, la descripción de las variables de carácter técnico, financiero y.iurídico, así como los criterios para la ¡dentificación y clasificac¡ón de alertas. Su observancia estr¡cta constituye un requis¡to esencial para garanlizat la confiabilidad de la información y el seguimiento efectivo de los negoc¡os jurídicos asociados al FNGRD, la UNGRD y FONBUENAVENTURA. En consecuencia, los Subdirectores, superv¡sores y enlaces m¡sionales deberán asegurar la correcta aplicación de los lineamientos contenidos en el Manual, así como la coherencia entre la informac¡ón reportada en la Matriz y los soportes documentales que reposan en cada exped¡ente contractual. Los campos, estructura y opciones parametrizadas de la Matriz de Seguimiento Estratégico se

encuentran definidos en el Anexo Técnico No. 1, el cual hace parte integral de la presente circular y es de obligatorio cumpl¡miento. En desarrollo de lo anterior, y con el propósito de un¡ficar criterios, se enuncian a cont¡nuación las s¡gu¡entes variables mínimas que deberán ser d¡ligencladas por cada Subdirección en la Matriz de Seguim¡ento Estratégico: ? lnstrumento técnico de carácter obtigatorio adoptado por [a Dirección Generat, que estabtece los tineamientos metodotógicos, operativos y funcionates para et ditigenciamiento de la Matriz de Seguimiento Estratégico. lnctuye ta definición de variabtes técnicas, financieras y juridicas, los criterios para et registro, vatidación y reporte de l,a información, así como tos parámetros para ta identificación, ctasificacion y gestión de atertas en el seguimiento de los negocios jurídicos.E UNGRDlEúr.Lú.¡a-.-C-- l. ldentificación del instrumento contractual. Registrar de manera completa el tipo de instrumento (contrato, convenio u orden de proveeduría), su número, la dependencia responsable, el nombre del supervisor o interventor des¡gnado y, cuando aplique, el contratista o aliado correspondiente.

2. Estado de ejecución técnica. Reportar el porcentaje de avance técnico real del contrato, debidamente sustentado en los informes de supervisión o interventoría, el cual deberá guardar correspondenc¡a con las act¡vidades efectivamente e.iecutadas frente al alcance

del objeto contractual.

3. Ejecución financiera. Registrar el valor total del instrumento contractual, el valor ejecutado, los pagos realizados, los valores causados no pagados, y el saldo pendiente de ejecución, asegurando la coherencia con la informac¡ón financiera oficial.

4. Estado de las garantías. lndicar la vigencia, suficiencia y estado de las pólizas o garantías contractuales, incluyendo cualquier novedad relevante asoc¡ada a su actualización, mod¡ficación, aprobación o vencim¡ento.

5. Alertas y riesgos. ldent¡f¡car, clas¡ficar y describir las situaciones que puedan afectar el cumpl¡m¡ento del cronograma, la e.jecución contractual o el logro del objeto, señalando su nivel de cr¡t¡cidad y las acciones de mitigación adoptadas o previstas.

6. Observaciones relevantes. lncluir información ad¡cional que resulte pertinente para el seguimiento estratégico del instrumento contractual, especialmente aquella que incida en la toma de dec¡s¡ones o evidencie situaciones atípicas en la ejecuc¡ón.

ll. JORNADA DE SEGUIMIENTO CONTRACTUAL DEL FNGRO, UNGRD Y

FONBUENAVENTURA.

Como complemento a la implementación de la herramienta de reporte adoptada en la presente c¡rcular, la Dirección General d¡spondrá la real¡zación de la Jornada de Segu¡m¡ento Contractual del FNGRD, UNGRD y FONBUENAVENTURA, la cual tendrá como f¡nal¡dad revisar, anal¡zar y adoptar dec¡siones frente a la ejecución de aquellos contratos que, con ocasión del

diligenc¡am¡ento de la Matriz de Seguim¡ento Estratégico, presenten alertas, desviaciones significativas o s¡tuaciones que requ¡eran atención prioritaria por parte del Ordenador del Gasto. Dicha jornada será convocada y pres¡dida por la Direcc¡ón General, qu¡en def¡nirá el alcance, periodicidad y orden del día de cada sesión, con base en la ¡nformación reportada en la Matriz y en los criterios de priorización que se establezcan para tal efecto. En la ses¡ón participarán obl¡gatoriamente las Subdirecciones responsables de la supervisión y segu¡miento de los contratos convocados, a través de sus respectivos Subdirectores, supervisores y/o enlaces misionales, quienes deberán sustentar técnica, financiera y jurídicamente el estado de ejecución de los instrumentos contractuales objeto de revisión.Así mismo, la Oficina de Control lnterno y el Grupo de Gestión Contractual participarán en calidad de invitados permanentes, con el fin de emitir observaciones, recomendaciones y alertas en el marco de sus competencias. La Jornada de Seguimiento Contractual se desarrollará con una period¡c¡dad mensual, conforme lo d¡sponga la Dirección General, y tendrá como finalidad revisar el estado de ejecución de aquellos contratos que presenten alertas, desviaciones relevantes o situaciones que ameriten seguimiento especial. En consecuencia, la D¡rección General definirá, con base en la información reportada en la Matriz de Seguimiento Estratégico, los instrumentos contractuales obieto de rev¡s¡ón y los responsables que deberán ser convocados a la respectiva sesión.

Las sesiones serán convocadas por la Dirección General y podrán desarrollarse de manera presencial o virtual, según se ¡nd¡que en la respectiva citación, en la cual se establecerán las condiciones de participación, el orden del día y los contratos priorizados para análisis. La Jornada contará con una Secretaría Técnica, des¡gnada por la Dirección General, la cual estará a cargo de un funcionario o contratista responsable de efectuar las convocator¡as, coordinar el desarrollo de la sesión y elaborar el acta correspond¡ente. El acta deberá de,ar constancia de los temas tratados, las observac¡ones formuladas, las decis¡ones adoptadas y los comprom¡sos defin¡dos, indicando responsables y plazos de cumpl¡miento, y tendrá carácter de instrumento de seguim¡ento para las actuaciones que se deriven de la respectiva sesión. S¡n perjuicio de lo anterior, la no realizac¡ón de la jornada en un periodo determ¡nado, su reprogramación o la variación en su periodic¡dad no exime, en ningún caso, a las Subdirecciones, superv¡sores y enlaces mis¡onales del cumplimiento de la obligación de d¡l¡genciar, actualizar y remitir la Matriz de Seguimiento Estratégico en los términos y plazos establecidos en la presente circular. En tal sentido, se establece que, el reporte de la Matr¡z constituye un deber autónomo, permanente e independiente de la realización de las ses¡ones de seguimiento, cuyo incumplimiento contrariaría el marco de Ias dispos¡ciones v¡gentes.

Para el desarrollo de la sesión se observarán los siguientes parámetros 1. lnstalación de la sesión. La Dirección General realizará la apertura formal de la jornada y establecerá los objetivos, alcance y prioridades del espacio de seguimiento.

2. Presentac¡ón de resultados de la Matriz de Seguimiento Estratégico. La Dirección General, o quien esta designe, presentará los resultados consolidados de la Matriz, identificando los contratos que registren alertas, desviaciones relevantes o situac¡ones que requieran intervención. fllt' UNeRO §-=gs 11.1. Parámetros oenerales para el desarrollo de la Jornada de Sequimiento Contractual& UNGRD 3. lntervención de las Subdirecciones y supervis¡ones contractuales. Las Subdirecciones responsables, a través de sus supervisores o enlaces destgnados, deberán sustentar el estado de ejecución de los contratos convocados, identificar las causas de las alertas o desviaciones y exponer las acc¡ones correctivas implementadas o previstas. 4. lntervención de ¡nstanc¡as de control y apoyo. La Oficina de Control lnternoyel Grupo de Gestión Contractual em¡tirán observaciones y/o recomendaciones orientadas al fortalecimiento de los mecanismos de control, segu¡miento y gestión contractual, en el marco de sus competencias.

5. Espacio de análisis y retroalimentación. Bajo la coordinación de la Dirección General, se adelantará el anális¡s de los casos presentados, identificando riesgos, oportunidades de mejora y acciones de segu¡miento requeridas.

6, Conclusiones y def¡nlc¡ón de comprom¡sos. La Dirección General consolidará las conclus¡ones de la sesión y definirá los comprom¡sos a que haya lugar, señalando responsables y plazos de cumplimiento, los cuales serán de obligatorio segu¡m¡enlo.

III. SEPARACIóN FUNCIONAL DE ROLES Y PRINCIPIO DE CONFIANZA.

En concordanc¡a con lo dispuesto en la Resolución No. 1272 de 2025 y en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, la Dirección General reitera que la función de superv¡sión e ¡nterventoría comporta una labor de vigilancia integral de carácter técn¡co, administrativo, financiero, contable y juríd¡co, la cual es autónoma, permanente e indelegable en sus elementos sustanciales. En el marco de la estructura administrativa del FNGRD, la UNGRD y FONBUENAVENTURA, la ordenación del gasto ejerce una func¡ón de dirección, coordinación y decisión, orientada a la adopción de medidas en la gest¡ón contractual. En tal sentido, se precisa que el Ordenador del Gasto no suple, no reemplaza ni asume, bajo ninguna circunstancia, las labores operativas propias de la supervisión o interventoría, tales como Ia verificación en campo, el control directo de la ejecuc¡ón o la certif¡cac¡ón de rec¡bo a satisfacción de b¡enes y servicios. En consecuencia. toda actuación del Ordenador del Gasto en el marco de trámites administrativos, autorizaciones de desembolso o pagos, se sustenta en el principio de confianza

legítima y en la presunción de legalidad, veracidad y sufic¡enc¡a de la información contenida en los informes, certificaciones y demás documentos suscritos por el supervisor o interventor designado. Corresponde, por tanto, a los supervisores e ¡nterventores la responsabil¡dad directa sobre la veracidad, integr¡dad y oportunidad de la información reportada, así como sobre el seguim¡ento efectivo de la ejecución contractual, asumiendo las responsabilidades de carácter disciplinario, fiscal, civil y penal a que haya lugar por acc¡ón u omisión en el ejercicio de sus funciones.

IV. CONTROL JERÁRQUICO Y PREVENCIÓN OEL DAÑO ANTIJURÍDICO.& UNGRD La Dirección General instruye de manera perentoria a los Jefes de Oficina y Subd¡rectores Técnicos a ejercer el control jerárquico y la vigilancia intrainstitucional sobre las act¡vidades de supervisión contractual a su cargo, garant¡zando que los supervisores bajo su dependencia den cumplimiento estr¡cto, oportuno y verificable al diligenciamiento mensual de la Matriz de Segu¡m¡ento Estratégico, en los térm¡nos establecidos en la presente circular.

Se adv¡erte que la omisión, negligenc¡a, ¡nexactitud, incons¡stenc¡a u ocultamiento de información en el cumplimiento de las obligaciones de reporte y vigilancia dará lugar al traslado a las ¡nstancias competentes y a la act¡vación de las actuac¡ones administrativas, disciplinarias, fiscales y penales a que haya lugar, en los términos de la Ley 1474 de 2011 (Estatuto

Ant¡corrupción) y demás normas concordantes. Agradeciendo su atención, se informa que la presente c¡rcular rige a partir de su expedición y es de obligatorio cumplimiento para todos sus destinatarios. Atentamente,

CARLOS AL] RTO CA

Director General UNGRD ElaboÉ Davrd Alelando Hernández Tones - Contratrste SDG Revrsó Mária Lucía Malinez Mendoza - Confatrsta DG { Rev6ó Juanria Elizabeth López Chaparo - Contratrsta DG lr '.';1,.i furobó. Rcárdo Andrés Palañio Mondragón - Contratista D '",\ En desarrollo del principio de prevención del daño antilurídico y del deber de protecc¡ón del patrimonio público, los Jefes de Oflcina y Subdirectores deberán adoptar las medidas de seguimiento, verificación y control necesarias para asegurar la cal¡dad, integridad y veracidad de la ¡nformación reportada, así como la gestión oportuna de las alertas ¡dentificadas.

ARENASl: ll