UNGRD - Circular 052 del 19 de agosto de 2025

COLOMBIA L'lhUNGRDPOTENCIA DE LA a Unidad Nacional para ¡a Gest¡ón del Rieggo de Desastres VIDA vv Sistama Naclonalde Gcat¡óñ dcl Rlcsgo da Oealr6

52CIRCULAR No.' ( 1 s AGo 2025 )

PARA: SUPERVISORES Y APOYOS A LA SUPERVISIÓN DE

CONTRATOS/CONVENIOS.

DE MICHAEL OYUELA VARGAS Secretario General ASUNTO: Aclaración sobre el estado de gestión de trámites en SIGOB para la aprobación de cuentas de cobro.

FEcHA: 1g A§,02025

Cordial saludo, La presente circular tiene como objetivo aclarar y unificar el criterio para la aprobación de cuentas de cobro de los contratos de prestación de servicios, en relación con el requisito establecido en el ítem 33 del formato FR-1605-GF-46;

FNGRD LISTA DE CHEQUEO PARA OBLIGACIONES.

Dicho ítem estipula que el estado de gestión del SIGOB debe estar sin comunicaciones vencidas. No obstante, hemos identificado situaciones en las que, debido a la naturaleza de ciertos trámites, el tiempo de respuesta puede exceder el plazo establecido en la plataforma, generando un estado de "vencido" a pesar de que el contratista se encuentra ejecutando sus labores de manera diligente y correcta. En este sentido, y con el fin de ajustar nuestros procedimientos a la realidad actual de la entidad, informamos que la Secretaría General se encuentra trabajando en la tramitación de un nuevo procedrmiento que aclare y precise este aspecto. No obstante, lo anterior, nos permitimos aclarar por el momento: Potestad del Supervisor: El supervisor de la Orden de Prestación de Servicios (OPS)

tramitación de un nuevo procedrmiento que aclare y precise este aspecto. No obstante, lo anterior, nos permitimos aclarar por el momento: Potestad del Supervisor: El supervisor de la Orden de Prestación de Servicios (OPS) está facultado para generar una nota aclaratoria, sea mediante nota escrita o en su defecto mediante correo electrónico, que deberá anexarse a la cuenta de cobro del contratista, únicamente cuando se encuentren trámites vencidos. Esta medida busca agilizar el proceso y dar celeridad al pago.

Contenido de la Nota: Dicha nota debe hacer referencia explícita al ítem 33 de la lista de chequeo y especificar de forma clara y concisa que, si bien el sistema SIGOB refleja un estado de trámite "vencido", el supervisor ha verificado que el contratistaCOLOMBIA f"íTII .llPOTENCIA DE LA a -I{t'LUNGRD Un¡dad Nacional para la Gest¡ón del Riesgo de Desastres vIDA vv

9!1.m. N.cloñrl d. G6tlóñ dcl Rlqo dc t»srl6 se encuentra activamente trabajando en la respuesta o en la gestión del trámite en cuestión.

Procedencia del Pago: La nota aclaratoria del supervisor será considerada como el soporte necesario para dar procedencia al pago, en cumplimiento con el espíritu de la norma, aun cuando el sistema muestre compromisos o comunicaciones vencidas, siempre y cuando se confirme la correcta ejecución de las labores del contratista.

En virtud de lo expuesto, recae sobre la potestad y el criterio de cada superuisor la responsabilidad de evaluar y documentar adecuadamente estas situaciones. Finalmente, y en aras de la transparencia y el correcto funcionamiento de nuestros

En virtud de lo expuesto, recae sobre la potestad y el criterio de cada superuisor la responsabilidad de evaluar y documentar adecuadamente estas situaciones. Finalmente, y en aras de la transparencia y el correcto funcionamiento de nuestros procesos, se insta a todos los supervisores a realizar un seguimiento estricto y proactivo de los trámites y compromisos de todos los contratistas bajo su supervisión, con el fin de minimizar cualquier inconsistencia futura en los reportes de SIGOB. Agradecemos su atención y compromiso con la gestión eficiente de los recursos de la entidad. Atentamente, Firmado digitalmente por

OYUELA VARGAS

MICHAEL

MICHAEL OYUELA VARGAS Secretario General Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres Elaboró: Engelberto Manuel Cañavera Espinosa -lngeniero Contratista FNGRD -SG (EMoE) Aprobó: María Daniela Castaño De La Torre -Abogada Contratista FNGRD -rOlW Y