UNGRD - Circular 057 de 02 de septiembre de 2025

UNGRD w thld¡d ll¡dood pr¡ l¡ Grüúr¡ ddE¡¡f doD¡úrCIRCULAR NO " 57 ( 0 2 sEP 2025 )

PARA: FUNCIONAR¡OS Y CONTRATISTAS

DE MICHAEL OYUELA VARGAS Secretario General ASUNTO: Lineamientos e información relevante sobre el proceso de pagos Cordial saludo, Se informa a todos los colaboradores de la UNGRD y de los Patrimonios Autónomos sobre los cuales se ejerce ordenación del gasto, que en razón al proceso de mejora continua que se está implementando para optimizar el procedimiento de pagos:

1. A partir del 01 de septiembre de 2025, se modificó la forma de radicación de las cuentas de cobro ante el Grupo de Apoyo Financiero y Contable-GAFC.

La radicación de las cuentas de cobro ante el Grupo de Apoyo Financiero y ContableGAFC se realizará exclusivamente por el enlace financiero de cada dependencia, a través del aplicativo para radicación de pagos (RADPAG) que se ha creado con esta finalidad. La radicación de las cuentas únicamente podrá realizarse en horario hábilde lunes a viernes entre las 8:00 AM y las 5:00 PM, y conforme al calendario para pagos que ha venido siendo socializado desde el GAFC. Para la radicación de la cuenta, elenlace financiero de cada dependencia contará con un usuario asociado exclusivamente al correo institucional autorizado para radicación de pagos. A través de este usuario el enlace financiero podrá ingresar al apllcativo RADPAG, y sólo desde allí podrá realizar la radicación de las cuentas de cobro ante el GAFC.

un usuario asociado exclusivamente al correo institucional autorizado para radicación de pagos. A través de este usuario el enlace financiero podrá ingresar al apllcativo RADPAG, y sólo desde allí podrá realizar la radicación de las cuentas de cobro ante el GAFC. La cuenta de cobro que se radique por parte del enlace financiero debe estar dividida en dos PDF: Uno que se denomina Soportes cuenta y otro que se denomina Soportes ejecución; está división busca agilidad al momento de efectuar la revisión de las cuentas tanto en el GAFC como en Fiduprevisora, sin perder la rigurosidad sobre el seguimiento a la ejecución contractual que debe mantener el supervisor del contrato.\ Unidad Nacional para Ia Gestión del Riesgo de Desastres

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LÍnea gratuita nacional: (+57) 01 8000 113200UNGRD lrdd X¡dord pr¡ t¡ Gqüór¡ daf nE¡cgedoDos E Para la generac¡ón de los PDF correspond¡entes, el enlace financiero, el contrat¡sta y el supervisor, deben observar lo establecido en el instructivo de la lista de chequeo para pago de obligaciones derivadas de contratos (FR-1605-GF-46).

Una vez el enlace financiero radique la cuenta de cobro, de acuerdo con el procedimiento definido, elaplicativo generará un correo electrónico automático dirigido al contratista y al enlace respectivo, en donde se indicará el número de radicado de la cuenta, la fecha y la hora. Ante posibles observaciones que se presenten sobre los documentos que se aportan

al contratista y al enlace respectivo, en donde se indicará el número de radicado de la cuenta, la fecha y la hora. Ante posibles observaciones que se presenten sobre los documentos que se aportan con la solicitud de pago generada por el supervisor del contrato, el enlace y el contratista recibirán la notificación detallando los documentos e información que deben ser subsanados. Una vez el contratista y el supervisor subsanen lo requerido por el GAFC, el enlace financiero deberá cargar los documentos finales de la cuenta de cobro a través del aplicativo RADPAG, para la continuación deltrámite. El enlace financiero, el supervisor y el contratista son los responsables de presentar la información y documentos para la cuenta de cobro de manera completa y correcta, de acuerdo con el procedimiento vigente para pagos y a los formatos dispuestos en Neogestión para este tipo de trámites, Observaciones 5l NO Elenlace El ordenador del EIGAFC recibe la recibe la El GAFC revisa EI GAFC gasto revisa y SD y envía la cuenta cuenta y la la cuenta emite SD firma la SD a Fiduprevisoraradica ante el ,l GAFC Lunes a Viernes 8:ül AM a 5:ü) PM Esta herramienta permitirá una mayor trazabilidad en el trámite, optimizará los procesos de respuesta y reducirá las posibles devoluciones.

Excepción única: En atención al calendario establecido institucionalmente para la recepción de paqos misionales, la radicación que se realice de estos, entre el 01 y el 05 de septiembre de 2025, se efectuará bajo el procedimiento anterior, es decir, a través de correo electrónico y cargue en el DRIVE.\ Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres

el 05 de septiembre de 2025, se efectuará bajo el procedimiento anterior, es decir, a través de correo electrónico y cargue en el DRIVE.\ Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres

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Línea gratuita nacional: (+57) 01 8000 113200UNGRD lffidll¡don¡lpat¡G¡d&rd.tE rfpd.D¡úuApartirdet '16 de septiembre de 2025,!a radicación de pagos misionales se real¡zará a través del aplicativo RADPAG, sin que esto modifique el calendario definido para este t¡po de trámites.

En caso de requerir soporte técnico sobre el aplicativo, los enlaces financieros de cada dependencia pueden solicitarlo enviando un correo electrónico a la cuenta app.secqeneral@qestiondelriesqo.qov.co. Estas solicitudes se atenderán de lunes a viernes en horario 8:00 AM a 5:00 PM. El procedimiento antes indicado y la capacitación sobre el funcionamiento del aplicativo RADPAG, fue socializado de manera directa y presencial a los enlaces financieros de las diferentes áreas los días 29 de agosto y 01 de septiembre de 2025.

2. A partir del 01 de septiembre de 2025, se @ Desde el 01 de septiembre de2025 están a su disposición en Neogestión las nuevas verslones del informe de supervisión (FR-1604-GCON-01) y de la lista de chequeo para pago de obligaciones derivadas de contratos (FR-1605-GF-46).

Desde el 01 de septiembre de2025 están a su disposición en Neogestión las nuevas verslones del informe de supervisión (FR-1604-GCON-01) y de la lista de chequeo para pago de obligaciones derivadas de contratos (FR-1605-GF-46). Las actualizaciones a la lista de chequeo para paqo de obliqaciones derivadas de contratos (FR-1 605-GF-46), corresponden a: a El formato ahora cuenta con un instructivo. Antes del diligenciamiento del formato este instructivo debe leerse con detenimiento. a Elformato de lista de chequeo es uno sólo, y aplicará para pagos derivados de contratos con recursos de la UNGRD, del FNGRD, de FONBUENAVENTURA o de Regalías. a Elformato establecerá los documentos que deban presentarse según la unidad ejecutora del gasto (Fuente del recurso), el tipo de contratista, el tipo de contrato y eltipo de pago. Las actualizaciones al informe de supervisión (FR-1604-GCON-01), corresponden a a En un sólo formato se encuentran todas las opciones para realizar un informe por parte de los supervisores: pagos, modificaciones, terminaciones anticipadas, liquidaciones o cierres de contratos. a El formato cuenta con un instructivo específico para cada tipo de trámite que se requiere adelantar, esta información deben conocerla el contratista y el supervisor antes de diligenciar el formato. a El formato establece de manera puntual las certificaciones sobre la ejecución del contrato que debe generar todo supervisor. a El formato es aplicable a cualquier tipo de contrato.\ Unidad Naciona! para !a Gestión del Riesgo de Desastres

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Línea gratuita nacional: (+57) 01 8000 113200UNGRD thd.d ]a.dñf pú. i. G.dón ddEorgod.Oúü - Estas modificaciones buscan simplificar el proceso y asegurar que todos los documentos sean gest¡onados de manera más ágil y completa.

3. Se estableció un periodo de transición, ante el nuevo proceso de radicación y la actualización de formatos, el cual regirá entre el 1" y el 15 de septiembre de2025.

Durante el lapso mencionado se podrán radicar, bajo la versión anterior, los formatos para informe de supervisión y las listas de chequeo para pago, slempre y cuando hayan sido expedidos por el supervisor y tengan como fecha de diligenciamiento antes del 31 de agosto de 2025 o ese mismo día. La radicación de estos trámites excepcionales sólo podrá efectuarse hasta el 15 de septiembre de 2025 a las 5:00 PtV; el 16 de septiembre de 2025 los formatos que se radiquen ante el GAFC deben ser obligatoriamente los actualizados en Neogestión. Todos los formatos para informe de supervisión y lista de chequeo para pago que se qeneren con fecha del 01 de septiembre de 2025 en adelante deben corresponder a los formatos que fueron actualizados en Neogestión desde el01 de septiembre de 2025. Este periodo de transición permitirá adaptarse a las nuevas herramientas sin interrumpir el flujo de trabajo.

a los formatos que fueron actualizados en Neogestión desde el01 de septiembre de 2025. Este periodo de transición permitirá adaptarse a las nuevas herramientas sin interrumpir el flujo de trabajo.

4. Se determinó la realización de una jornada de articulación entre el equipo financiero y de pagos de Fiduprevisora y el GAFC de la UNGRD, la cual se realizará el día 08 de septiembre de 2025 desde las 9.00 am hasta las 12 del mediodia razón por la cual en dicha fecha ninguna de las entidades (Fiduprevisora y UNGRD) gestionará Solicitudes de Desembolso (SD), salvo situaciones de carácter excepcional y urgente definidas por el Director General.

Esta sesión es fundamental para garantizar que los procesos para pago se ejecuten de manera armónica. Lo indicado nte, tiene como objetivo agilizar significativamente los trámites y los procesos. VARGAS Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres

Elaboró: Daniela Cárdenas Sánchez/Contrat¡st4¿.

Andrea Lizeth Moreno Cuervo/Profesional Especializado

Revisó: Valentina Rendón Ocampo/Contratista '1h.rc', Carolina Jlménez ZapatalProfesional Especializado orq Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres

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