UNGRD - Circular 71 de 14 de agosto de 2026

UNGRD LHlH.F.¡.GdLrdÉ{eüfHE nJ tl

CIRCULAR No. 1 4 AGo 2026

PARA: PERSONAL DE PLANTA, CONTRATISTA, VISITANTES Y DEMÁS

COLABORADORES DE LA UNIDAD NACIONAL PARA LA GESTIÓN DEL

RIESGO DE DESASTRES - UNGRD.

DE: SECRETARIO GENERAL - MICHAEL OYUELA VARGAS ASUNTO: lmplementación del s¡stema de control de acceso biométrico y lineamientos para el ingreso a las instalaciones de la entidad. Cordial saludo, Dando alcance a las Circulares No. 046 de 2022 y 026 de 2023, donde se establecen los lineamientos para el ingreso y salida del personal a las instalaciones de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRD, y con el propósito de fortalecer las medidas de seguridad física, garantizar la estricla protección de los recursos y la información de la entidad, así como mantener un adecuado control de los horarios y del flujo de ¡ngreso y salida de personas (tanto ¡nternas como externas), la UNGRD informa que ha ¡mplementado un nuevo sistema de control de acceso mediante un sensor biométrico de reconocimiento facial. Esta medida se adopta con la finalidad primordial de salvaguardar la seguridad institucional y proteger la integridad de los servidores públicos, contratistas, visitantes y bienes de la entidad. El uso del s¡stema b¡ométrico facial no constituye la única forma de acceso a las instalaciones. En aquellos casos en que alguna persona decida no proporcionar su

registro biométrico facial se dispone la alternativa de ingreso a las instalaciones, mediante el registro en recepción, el cual corresponde a un conlrol de acceso diario y obligatorio, incluido en el Procedimiento Control de Acceso, código PR-1603-5A05, dicha decisión no implica ningún tipo de sanción o impedimenlo injustificado del desarrollo de sus actividades y funciones en la entidad. Un¡dad Nacional para la Gest¡ón del R¡esgo de Desástres

Dirección: Av. Calle 26 # 92 - 32, ed¡f¡cio Gold 4, p¡so 2 | Bogotá, Colombia conmutador: (+57) 601 552 9696

Línea gratuita nac¡onal: (+57) 01 8000 113200 Página l1 ( En consecuencia, a partir de la fecha que se comunique formalmente el presente acto administrativo, entrará en operación la implementación del sistema de ingreso a las instalaciones de la entidad, el cual se realizará prioritariamente a través del registro biométrico facial previamente habilitado para cada servidor público, contratista y demás personal autorizado. )UNGRD La UNGRD, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, informa que la recolección, almacenamiento y uso de los datos biométricos (considerados datos sensibles) se ha venido realizando en estricto cumplimiento de la Ley 1581 de2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normatividad vigente en Colombia sobre la materia (Habeas Data). La entidad garantiza la implementación de las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar

seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado, orientando su tratamiento exclusivamente a los fines de seguridad y control de acceso aquí descritos. El acceso de visitantes, proveedores y demás personas externas estará sujeto a la identificación, autorización, registro y acompañamiento que establezcan el procedimiento de control de acceso. Como parte de esta implementación, las puertas de acceso permanecerán cerradas de manera permanente y únicamente se habilitarán mediante la validación del registro biométrico facial correspondiente o por el control autorizado en recepción, salvo las excepciones autorizadas por la entidad para situaciones espec¡ales. Por lo anterior, se solicita a todos los colaboradores Realizar oportunamente el proceso de registro biométrico facial, para este fin, el Grupo de Tecnologías de la lnformación estará brindando asistencia en las oficinas de los edificios Gold 4 (piso 2) y Gold 9 (piso 2). El horario de atención será de lunes a viernes, en los siguientes turnos - De 11:00 a. m. a 12:00 m. - De 4:00 p. m. a 5:00 p. m. Utilizar el sistema biométrico o el mecanismo alternativo cada vez que ingresen o salgan de las instalaciones de la entidad. Abstenerse de facilitar el ingreso de terceros mediante la apertura manual de puertas o cualquier otra práctica que comprometa las med¡das de seguridad implementadas. Reportar de manera inmediata cualquier inconveniente técnico, falla o eventualidad relacionada con el ingreso o salida del personal ante el Grupo

de Apoyo Administrativo de la entidad, dependencia encargada de gestionar y resolver las novedades del control de ingreso y salida de personal de las instalaciones. Un¡dad Nac¡onal para la Gest¡ón del Riesgo de Desastres

Dirección: Av. Calle 26 # 92 - 32, ed¡ficio Gold 4, piso 2 I Bogotá, Colombia conmutador: (+57) 601 552 9696

Línea gratu¡ta nacional: (+57) 01 8000 113200 Página l2 t¡iH,a-idl p-. b G..aiú. .3 É.¡p ¡ fr..úr.UNGRDtlfltUF.bGúdEqrótdc NOTA. En caso de que el sistema de reconocimiento biométrico fac¡al presente fallas técnicas o no permita el reg¡stro de ingreso y/o salida, el servidor, contratista o colaborador deberá proceder al acceso ut¡lizando las alternativas de contingencia autorizadas como el registro manual en la recepción bajo la modal¡dad de visitante. Consecuentemente la persona afectada deberá reportar de manera inmediata la novedad env¡ando un correo electrónico al área Mesa Ayuda - Soporte lnfraestructura Tecnológica a la dirección ayuda qestiondelriesq o.qov.co , detallando sus datos completos para la correspondiente validación y soporte técnico. Así mismo, se recuerda que el personal de vigilancia y seguridad privada cumple funciones encaminadas a garantizar la protección de las instalaciones, los bienes institucionales y las personas que hacen parte de la entidad, actuando en cumplimiento de los protocotos y lineamientos establecidos por la UNGRD.

En ese sentido, se solicita a todos los servidores públicos, contratistas y colaboradores brindar un tralo respetuoso, cordial y colaborativo al personal de segur¡dad, atendiendo las instrucciones ¡mpartidas durante los controles de ingreso y salida, así como las demás medidas de seguridad que sean implementadas por la entidad. El cumplimiento de estos l¡neamientos contribuye al fortalecimiento de la cultura institucional de seguridad y a la protección del personal que desarrolla sus actividades en la UNGRD. La presente circular establece lineamientos generales de operación y no modifica las funciones, obligaciones ni responsabilidades asignadas mediante las normas, manuales, procedim¡entos, contratos o actos administrativos v¡gentes frente al presente tema. Agradecemos la disposición y colaboración de todos en la adopción de estas nuevas medidas, las cuales buscan garantizar un entorno más seguro, organizado y eficiente para el desarrollo de las actividades de la UNGRD. Cordialmente, Firmado dig¡talmente por

OYUELA VARGAS

MICHAEL

MICHAEL OYUELA VARGAS

Secretario General. Elaborói Stella foro / Profesional Especial¿ado GAAC Revrsó: Fanny Torres / Coordiñadora GAÉ¿r'¡.c: Aurora Wberth / Contratista SG}lUnidad Nacional para la Gest¡ón del R¡esgo de Desastres

Dirección: Av. Calle 26 # 92 - 32, edific¡o Gold 4, p¡so 2 I Bogotá, Colombia conmutador: (+57) 601 552 9696

Línea gratu¡ta nac¡onal: (+57) 01 8000 113200 Página l3