UNGRD - Concepto 2025IE05531 de 2025

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2025IE05531

COMUNICACIÓN INTERNA

PARA: MARITZA HERRERA MOLINA

Coordinadora Grupo de Talento Humano

DE: JORGE ALEJANDRO MALDONADO GUTIERREZ

Jefe de Oficina Asesora Jurídica

ASUNTO: RESPUESTA 2025IE04340 – Revisión de documentos convenio.

FECHA: 25/06/2025

Respetada Coordinadora,

En cumplimiento de las funciones legalmente asignadas a la Oficina Asesora Jurídica (OAJ), en virtud de lo dispuesto en el Decreto Ley 4147 de 2011, modificado por el artículo 3° del Decreto 2672 de 2013 y en atención a su comunicación relacionada con el a sunto “Revisión de documentos convenio” , esta delegada se permite emitir el siguiente concepto, con base en el análisis del marco jurídico aplicable y los antecedentes presentados:

I. COMPETENCIA

La competencia de la OAJ de la UNGRD para atender la presente consulta, tiene fundamento en el numerales 1 del artículo 12 del Decreto Ley 4147 de 2011, modificado por el artículo 3 del Decreto 2672 de 2013.

En todo caso, atendiendo a que en la consulta se solicita manifestarse sobre la viabilidad de una determinación jurídica para la suscripción de unos documentos , debe aclararse

por el artículo 3 del Decreto 2672 de 2013.

En todo caso, atendiendo a que en la consulta se solicita manifestarse sobre la viabilidad de una determinación jurídica para la suscripción de unos documentos , debe aclararse que esta dependencia, en los términos del artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, sólo puede manifestarse sobre las implicaciones jurídicas de una decisión y no aprobar o improbar los mismos.

Por lo tanto, pese a que este despacho se encuentra presto a asesorar al Director General y a las dependencias de la Unidad en los asuntos jurídicos relacionados con la UNGRD, la emisión del pr esente concepto no implica el reemplazo de las funciones y/o responsabilidades propias de otras dependencias o entidades involucradas en la consulta bajo estudio.

De todas maneras, dado el carácter no vinculante del presente concepto, de conformidad con lo dispuesto el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, se hará una exp osición de lo________________________________________________________________________________ Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres

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contemplado en el negocio jurídico objeto de consulta, con el fin de apoyar al área solicitante en el entendimiento y el cumplimiento del rol de la UNGRD frente al mismo.

II. ANÁ LISIS JURÍDICO En atención a su solicitud de revisión y análisis del radicado 2025IE04340, presentado por el Grupo de Talento Humano, referente a la formalización de un "convenio" con la

II. ANÁ LISIS JURÍDICO En atención a su solicitud de revisión y análisis del radicado 2025IE04340, presentado por el Grupo de Talento Humano, referente a la formalización de un "convenio" con la Compañía de Seguros Bolívar S.A. para que los colaboradores de la UNGRD accedan a un programa de protección familiar, esta Oficina Asesora Jurídica se permite emitir el siguiente concepto. El análisis se fundamenta en los documentos allegados y las políticas

institucionales de contratación de seguros, así:

1. Naturaleza Juríd ica de la Propuesta: Discrepancia entre Libranza y Contrato de Seguro Colectivo Si bien el Grupo de Talento Humano ha referido el negocio como un "convenio de libranza", un estudio de la documentación anexa revela que la oferta de Seguros Bolívar S.A. trasciende la mera gestión de descuentos de nómina, configurándose en realidad como la propuesta de suscripción directa de un contrato de seguro colectivo.

Al respecto se observa, la propuesta de fecha 24 de abril de 2025 suscrita por GERMAN ALONSO DAZA OTALORA, Director Comercial Vida Afines - Grupos Homogéneos de Seguros Bolívar S.A. dirigida a la UNGRD con el objetivo explícito de "formalizar el convenio de libranza... y que sus colaboradores libre y voluntariamente pueden acceder a nuestro programa de Protección Familiar", ya que dentro de los "COMPROMISOS DE SEGUROS BOLÍVAR" se menciona el envío mensual de la "relación de los funcionarios asegurados para realizar el respectivo descuento por nomina" y la "renovación... automática con periodic idad anualizada" . Adicionalmente, los "COMPROMISOS DEL

asegurados para realizar el respectivo descuento por nomina" y la "renovación... automática con periodic idad anualizada" . Adicionalmente, los "COMPROMISOS DEL TOMADOR" incluyen "Descontar mensualmente el valor de las primas de seguros de la nómina de los empleados que tengan su seguro de vida vigente" y "Realizar el pago de las primas descontadas a Seguros B olívar S.A." . Todas estas menciones a "seguros," "primas," y "funcionarios asegurados" evidencian que el núcleo de la propuesta , no es otra cosa que, un producto asegurador. Esta conclusión se refuerza con el documento, titulado " SOLICITUD DE SEGURO TOMADOR", que detalla la "Información del Tomador", el "Ramo" del seguro (Vida, Accidentes Personales, etc.), la "Periodicidad de Pago" y "Forma de Pago" (incluyendo "Libranza"). Este formulario es, en esencia, la aplicación para la contratación de una póliza de seguro, requiriendo la "FIRMA DEL CLIENTE O REPRESENTANTE LEGAL Y SELLO SI ES PERSONA JURÍDICA". La solicitud incluso establece condiciones para la inclusión de asegurados, como el diligenciamiento de solicitudes y declaraciones de asegurabilidad, y la práctica de exámenes médicos. Finalmente, el documento denominado "CONVENIO DE LIBRANZA" establece en su CLÁUSULA PRIMERA, OBJETO, que "La empresa descontará mensualmente el valor________________________________________________________________________________ Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres

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de las primas de seguros de la nómina de sus empleados que haya celebrado un contrato de seguros, con SEGUROS BOLÍVAR". Esto corrobora que la libranza es meramente el mecanismo de recaudo para un contrato de seguro subyacente. En este sentido, resulta relevante señalar que, de conformidad con las políticas y procedimientos internos de la UNGRD para la gestión de seguros, la entidad tiene establecido un corredor de seguros, Jargu S.A., a través del cual debe canalizar la suscripción de cualquier póliza o servicio de seguros . Por lo tanto, l a propuesta de Seguros Bolívar S.A., al implicar la contratación directa de un seguro colectivo por parte de la UNGRD, contraviene esta política institucional.

2. Análisis d etallado de los Anexos A continuación, se presenta un análisis específico de cada anexo, justificando la recomendación de no proceder con la suscripción del contrato en los términos actuales: Anexo 1: Formulario "Conocimiento del Cliente Ordinario"  Este formulario está diseñado para la recopilación de datos con el fin de prevenir y controlar el lavado de activos y la financiación del terrorismo (SARLAFT), atendiendo a las disposiciones e instrucciones de la Superintendencia Financiera de Colombia.

 La UNGRD, en su calidad de entidad pública, está sujeta a un régimen de

atendiendo a las disposiciones e instrucciones de la Superintendencia Financiera de Colombia.

 La UNGRD, en su calidad de entidad pública, está sujeta a un régimen de supervisión y control distinto al de las entidades financieras y privadas en materia de SARLAFT. Las bases de datos y archivos que tienen por finalidad la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo, conforme al literal b) del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, no les son aplicables las disposiciones de protección de datos personales, ya que su utilización proviene de la ley.

 Sin embargo, la firma de este formulario por parte de la UNGRD implicaría una sumisión a requisitos de información financiera y de personería jurídica diseñados para el sector privado y financiero, que resultan redundantes o inapropiados para una entidad pública que ya rinde cuentas a órganos de control estatal y no opera bajo el mismo esquema de riesgo de lavado de activos que una empresa comercial o entidad financiera. Además, la " DECLARACIÓN DE VERACIDAD DE LA INFORMACIÓN, ORIGEN DE RECURSOS Y AUTORIZACIONES PARA CONSULTA, REPORTE Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN" incluye autorizaciones para reportar comportamiento financiero y crediticio a centrales de información financiera, lo cual es más propio de relaciones de crédito comercial y no de la función de una entidad pública actuando como intermediaria de descuentos de nómina para seguros de sus empleados.________________________________________________________________________________ Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres

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 Por consiguiente, se recomienda desde e sta OAJ no diligenciar ni suscribir el Anexo 1, ya que no es aplicable a la naturaleza y régimen jurídico de la UNGRD como entidad pública exenta de la supervisión SARLAFT de la SFC en los términos propuestos. Anexo 2: Formulario "CONVENIO DE LIBRANZA"  Aunque el objeto de este convenio es el descuento de primas de seguro, existen dos cláusulas específicas que resultan problemáticas para los intereses y la responsabilidad de la UNGRD:

CLÁUSULA SEXTA: ADVERTENCIA. - Establece que "SEGUROS BOLÍVAR, no responderá al empleado - Asegurado - en caso de ocurrir un siniestro, si el dinero de las primas descontadas, no ha sido consignado por la EMPRESA en las cuentas bancarias de SEGUROS BOLÍVAR de conformidad con lo convenido en la cláusula segunda" . Esta clá usula traslada de manera indebida el riesgo y la responsabilidad de un eventual siniestro y la consecuente falta de amparo al empleado-asegurado, por un incumplimiento que, aunque se origine en la gestión de la UNGRD (como "LA EMPRESA"), debería ser un riesgo cubierto en la relación entre la aseguradora y el tomador/asegurado, no entre la aseguradora y el

de la UNGRD (como "LA EMPRESA"), debería ser un riesgo cubierto en la relación entre la aseguradora y el tomador/asegurado, no entre la aseguradora y el beneficiario final de forma que este último quede desprotegido. La UNGRD, al actuar como agente de recaudo, no debería asumir una posición que pueda perjudicar directamente a sus colaboradores, quienes tienen una expectativa legítima de cobertura una vez se les ha descontado el valor de la prima de su nómina. Esta disposición podría generar futuras reclamaciones contra la UNGRD por parte de los empleados afectados, aun cuando la responsabilidad final recaería en la aseguradora. Por ende, se sugiere la eliminación de esta cláusula, ya que vulnera los derechos del empleado y expone indebidamente a la UNGRD a controversias.

CLÁUSULA SÉPTIMA: Propone que las di ferencias que surjan entre las partes serán sometidas a la decisión de un " Tribunal de arbitramento, compuesto por tres árbitros" . Si bien el arbitraje es un mecanismo válido de resolución de conflictos, las entidades públicas como la UNGRD, por principio general, deben someter sus controversias a la jurisdicción natural del contrato. Aunque existen excepciones y la posibilidad de pactar arbitraje en ciertas condiciones para las entidades estatales, la inclusión de una cláusula arbitral en un convenio de li branza de esta naturaleza, sin un análisis previo y explícito de su conveniencia y legalidad para la administración pública en este contexto particular, podría resultar imprudente y no alineada con los procedimientos estándar de resolución de disputas de u na entidad pública. Se recomienda la supresión de esta cláusula para mantener la

administración pública en este contexto particular, podría resultar imprudente y no alineada con los procedimientos estándar de resolución de disputas de u na entidad pública. Se recomienda la supresión de esta cláusula para mantener la competencia de la jurisdicción ordinaria o contencioso -administrativa, según corresponda, para dirimir cualquier controversia futura, salvaguardando los principios de la función pública. Anexo 3: Formulario "SOLICITUD DE SEGURO TOMADOR"________________________________________________________________________________ Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres

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 Este documento representa una solicitud directa de contratación de un seguro por parte de la UNGRD como tomador.

 Como se ha indicado previamente, la política institucional de la UNGRD establece que la adquisición de cualquier tipo de seguro debe realizarse a través de su corredor de seguros oficial, Jargu S.A. La suscripción directa de este formulario por parte de la UNGRD significaría un bypass de este proceso establecido, contraviniendo las di rectrices internas sobre la contratación de servicios de seguros. El corredor de seguros juega un papel fundamental en la asesoría, selección de pólizas, negociación de condiciones y gestión de siniestros, garantizando la optimización de recursos y la adecuada protección de los intereses de la entidad y sus colaboradores.

 En consecuencia, este formulario no puede ser firmado por la UNGRD en su capacidad de tomador directo, debido a que la contratación de seguros debe ser

de la entidad y sus colaboradores.

 En consecuencia, este formulario no puede ser firmado por la UNGRD en su capacidad de tomador directo, debido a que la contratación de seguros debe ser canalizada exclusivamente a través de Jargu S.A.

Anexo 4: Carta o comunicado de formalización del "convenio de libranza"  Este documento, aunque en su encabezado se refiere a un "convenio de libranza", es la prueba concluyente de que la oferta de Seguros Bolívar S.A. es un "programa de Protección Familiar" que opera como un seguro.

 Los compromisos detallados por la aseguradora, como la "renovación automática con periodicidad anualizada" y la "convertibilidad si el asegurado se retira de la empresa y desea continuar con el programa", son características propias de los contratos de seguro, no de simples acuerdos de recaudo.

 Este anexo reafirma la naturaleza de seguro del producto ofrecido y, por lo tanto, la inviabilidad de que la UNGRD lo suscriba directamente, dada su obligación de contratar todos los seguros a través de su corredor Jargu S.A.

III. RESPUESTA Y RECOMENDACIONES Una vez realizado el análisis jurídico de la documentación remitida con el radicado

2025IE04340, esta Oficina Asesora Jurídica concluye de manera inequívoca que la propuesta de la Compañía de Seguros Bolívar S.A., si bien se presenta o denomina como un "convenio de libranza" para facilitar el acceso a un " programa de protección familiar" es, en su esencia y alcance, una oferta para la suscripción directa de un contrato de seguro colectivo.

un "convenio de libranza" para facilitar el acceso a un " programa de protección familiar" es, en su esencia y alcance, una oferta para la suscripción directa de un contrato de seguro colectivo. Bajo este contexto y dado que la UNGRD, por política y procedimientos institucionales y legales debidamente establecidos, debe canalizar la contratación de todos sus seguros________________________________________________________________________________ Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres

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a través de su corredor oficial, Jargu S.A., se advierte que no resulta procedente celebrar directamente contratos de seguro con aseguradoras. Así las cosas, se recomienda no suscribir ningún contrato o formulario con la Compañía de Seguros Bolívar S.A. en los términos propuestos. La suscripción de estos documentos contraviene el régimen de contratación de seguros de la UNGRD, por lo que, expondría a la entidad a asumir responsabilidades no deseadas (como las derivadas de la Cláusula Sexta del convenio de libranza) y la sometería a un régimen de supervisión (SARLAFT) y resolución de controversias (arbitraje) que no son los aplicables o convenientes para una entidad pública en esta materia. Se sugiere que, si el Grupo de Talento Humano desea ofrecer beneficios de seguro a los colaboradores a través de descuentos por nó mina, se canalice esta iniciativa a través de nuestro corredor de seguros Jargu S.A., quien podrá asesorar sobre las opciones

colaboradores a través de descuentos por nó mina, se canalice esta iniciativa a través de nuestro corredor de seguros Jargu S.A., quien podrá asesorar sobre las opciones disponibles y asegurar que cualquier contratación se realice dentro del marco legal y las políticas internas de la UNGRD. La presente posición jurídica se suscribe en los términos del artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, artículo modificado por el artículo 1º de la Ley 1755 de 2015, en virtud del cual, los conceptos emitidos p or las autoridades son recomendaciones de carácter no vinculante, no serán de obligatorio cumplimiento, constituyéndose simplemente en un criterio orientador, por lo que, no pueden considerarse una justificación, ni mucho menos una autorización para la toma de decisiones de las áreas competentes.

Agradecemos su atención y quedamos atentos a cualquier requerimiento adicional.

Cordialmente,

JORGE ALEJANDRO MALDONADO GUTIÉRREZ Jefe Oficina Asesora Jurídica Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres-UNGRD

Analizó y Elaboró: Cindy Constanza Mesa Morales - Abogada OAJ.

Primera Revisión: Danilo Muñoz – Profesional Especializado OAJ.

Segunda Revisión y Aprobó: Sandra LozanoContratista OAJ.Juridica Juridica <juridica@gestiondelriesgo.gov.co> RESPUESTA 2025IE04340 – Revisión de documentos convenio1 mensaje jefe oaj <jefe.oaj@gestiondelriesgo.gov.co> 26 de junio de 2025, 13:25Para: Maritza Herrera <maritza.herrera@gestiondelriesgo.gov.co>Cc: Cindy Constanza Mesa Morales <cindy.mesa@gestiondelriesgo.gov.co>, Danilo Muñoz Salas <danilo.munoz@gestiondelriesgo.gov.co>, SANDRA LOZANO USECHE<sandra.lozano@gestiondelriesgo.gov.co>, Juridica Juridica <juridica@gestiondelriesgo.gov.co>

PARA: MARITZA HERRERA MOLINA

Coordinadora Grupo de Talento Humano DE: JORGE ALEJANDRO MALDONADO GUTIERREZ Jefe de Oficina Asesora Jurídica ASUNTO: RESPUESTA 2025IE04340 – Revisión de documentos convenio.

RADICACION 2025IE05531

Oficina Asesora JuridicaJorge Alejandro Maldonado Gutierrezjefe.oaj@gestiondelriesgo.gov.coTeléfono: 6015529696Av. Calle 26 # 92 – 32, Edificio G4 | Bogotá, Colombiawww.gestiondelriesgo.gov.co El contenido del presente mensaje enviado por correo electrónico, incluyendo los archivos adjuntos, contiene información de carácter confidencial y de uso reservado para laUnidad Nacional para la Gestión del Riesgos de Desastres – UNGRD, y se establece para uso privilegiado de sus destinatarios. Así mismo, la información de datospersonales que se hayan recogido a través de este medio serán tratados de conformidad con lo establecido en la ley 1581 de 2012 y la ley 1266 del 2008 de HabeasData. Si por error, usted ha recibido este mensaje y no es el destinatario, por favor, notifíquese al remitente y no use, informe, distribuya, imprima, copie o difunda estemensaje por ningún medio, en caso contrario podrá ser objeto de sanciones legales conforme a las Leyes o Normativas vigentes. 2025IE05531F.pdf487K 14/7/25, 13:01 Correo de Unidad Nacional para Gestión del Riesgo de Desastres - RESPUESTA 2025IE04340 – Revisión de documentos convenio https://mail.google.com/mail/u/2/?ik=6e74c28107&view=pt&search=all&permthid=thread-f:1836017064773240250&simpl=msg-f:1836017064773240250 1/1