UNGRD - Manual de comunicación en emergencia

DE COMUNICACIÓN

EN EMERGENCIA

ManualDE COMUNICACIÓN

EN EMERGENCIA

ManualIván Duque Márquez Presidente de la República Eduardo José González Angulo Director Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres (UNGRD) Anamaría Escobar Fernández Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones Primera Edición Digital2017 Carlos Iván Márquez Pérez Edición Actualizada Eduardo José González Angulo Director Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres (UNGRD) Autores Anamaría Escobar Fernández Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones

Samuel Eduardo Lancheros Morales Profesional Especializado

Silvia Ballén Profesional Especializado

Revisión de estilo Stephany Salgado Oficina Asesora de Comunicaciones

Diseño y diagramación Jonatan Reyes Garzón Oficina Asesora de Comunicaciones

Fotografía Daniel Felipe González Palacio Oficina Asesora de Comunicaciones Impresión Imprenta Nacional de Colombia © Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, 2018 Está prohibida la reproducción total o parcial de esta publicación con fines comerciales. Para utilizar información contenida en ella se requiere citar la fuente.Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres 3 CONTENIDO MARCO ESTRATÉGICO Capítulo I: La importancia de la información en una emergencia 1.1 Importancia de la información en una emergencia o desastre

1.2 ¿Cómo debe estar conformado el equipo de comunicaciones? 1.3 Objetivos de la comunicación en emergencia Capítulo II: Planificación de la información 2.1 Importancia de planificar 2.2 ¿Qué se puede y se debe planificar?

Capítulo III: Información durante la emergencia 3.1 ¿Qué se debe informar? 3.2 Responsabilidades del equipo de comunicaciones 3.3 ABC del periodista 3.4 Manejo de boletines, comunicados, redes sociales y portales web en una emergencia Capítulo IV: Los medios de comunicación 4.1 Manejo de los medios de comunicación en una emergencia 4.2 Cómo llegar a los medios de comunicación 4.3 El vocero oficial 4.4 Monitoreo de la información 4.5 ¿Qué se debe informar pasada la emergencia?Manual de Comunicaciones en Emergencia

4 La Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres –UNGRD-, tiene como Misión, “Dirigir, orientar y coordinar la Gestión del Riesgo de Desastres en Colombia, fortaleciendo las capacidades de las entidades públicas, privadas, comunitarias y de la sociedad en general, con el propósito explícito de contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de las personas y al desarrollo sostenible, a través del conocimiento del riesgo, su reducción y el manejo de los desastres asociados con fenómenos de origen natural, socio-natural, tecnológico y humano no intencional” . Y como visión, “Al 2017 la Unidad habrá logrado empoderar a las autoridades nacionales e internacionales, entidades públicas o privadas y a la sociedad en general, sobre su responsabilidad en cuanto a la gestión del riesgo de desastres se refiere, impulsando la participación social en la vigilancia del desempeño institucional, promoviendo el uso óptimo de la tecnología en la materia y

general, sobre su responsabilidad en cuanto a la gestión del riesgo de desastres se refiere, impulsando la participación social en la vigilancia del desempeño institucional, promoviendo el uso óptimo de la tecnología en la materia y disminuyendo significativamente las condiciones de riesgo, la pérdida de vidas y los costos asociados a los desastres” . Teniendo en cuenta lo anterior, la UNGRD dentro de su estructura cuenta con la Oficina Asesora de Comunicaciones, la cual es transversal con todas las actividades y compromisos que la UNGRD adquiere y que se deben cumplir como generadora de acciones que muestren al interior de la entidad y al exterior de la misma, lo que hace como coordinadora del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres –SNGRDen aras del cumplimiento de la misión, la visión y la implementación de la Gestión del Riesgo en el país. La Oficina Asesora de Comunicaciones –OACtiene como objetivo: “diseñar e implementar estrategias de comunicación que permitan la construcción y fortalecimiento de una cultura de la Gestión del Riesgo en cada uno de los ejes estratégicos de comunicación dispuestos para tal fin y que lleve al cumplimiento de la normatividad existente” . Por eso, desde la OAC se han definido líneas de trabajo que permiten establecer y trazar objetivos claros enmarcados en estrategias de comunicación interna y externa, haciendo énfasis en las acciones que se realizan en el marco del manejo de los desastres y cubrimiento de las emergencias, exaltando las labores realizadas por todo el SNGRD y la UNGRD como coordinadora de este sistema. Cabe destacar que dicho cubrimiento va más allá de la noticia del evento y su atención, también se enfatiza en la implementación de

labores realizadas por todo el SNGRD y la UNGRD como coordinadora de este sistema. Cabe destacar que dicho cubrimiento va más allá de la noticia del evento y su atención, también se enfatiza en la implementación de todos los procesos de la Gestión del Riesgo, como son el conocimiento y reducción del riesgo. MARCO ESTRATÉGICOUnidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres 5 Colombia es un país que cuenta con una geografía especial y con un clima de trópico que genera dos temporadas de lluvias (15 de marzo al 15 de julio y 15 de septiembre al 15 de diciembre) y dos temporadas secas (16 de julio al 14 de septiembre y 16 de diciembre al 14 de marzo) que demandan preparación constante para reducir el riesgo en zonas vulnerables a eventos de carácter natural o antropogénico, y fortalecer las acciones en Gestión del Riesgo como el conocimiento de las comunidades frente a sus riesgos y de las entidades territoriales, técnicas y operativas en la construcción de herramientas que mitiguen la vulnerabilidad. En cuanto a los públicos objetivos, la OAC ha identificado grupos focales como son el público interno y el público externo, este último tiene diversos grupos como son, los comunicadores de las entidades territoriales, miembros y comunicadores de las entidades del SNGRD, periodistas de medios de comunicación masiva, cooperantes internacionales, red de bibliotecas del país, universidades y comunidad. Esto permite focalizar, tener mayor impacto y multiplicación de la información de acuerdo al objetivo de la comunicación o mensaje que se esté transmitiendo. Es así como se establece una serie de lineamientos que permiten trabajar en la comunicación estratégica e informar la labor que lleva a cabo la UNGRD.

información de acuerdo al objetivo de la comunicación o mensaje que se esté transmitiendo. Es así como se establece una serie de lineamientos que permiten trabajar en la comunicación estratégica e informar la labor que lleva a cabo la UNGRD. La necesidad tener una guía clara y específica sobre cómo comunicar una emergencia, surge con cada evento que se cubre y como se ha venido haciendo desde la creación del Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres en el año 1985. Desde la tragedia de Armero (noviembre de 1985) el cubrimiento de noticias sobre eventos naturales era incipiente, así como lo era la cultura de gestión del riesgo en el país. Debido a que en Colombia el periodismo dejó de ser una profesión para convertirse en un oficio, cabe analizar la forma cómo los comunicadores utilizan las herramientas que tienen a la mano para el cubrimiento de las emergencias. Sin entrar a polemizar sobre la forma actual de cubrir una emergencia, es importante que quienes informan tengan herramientas suficientes y necesarias para comunicar de manera adecuada lo qué se hace, cómo se hace, quién lo hace, dónde se hace y para qué se está haciendo. Buscar las repuestas a estas cinco preguntas es parte de la comunicación en emergencia, sin embargo estas mismas preguntas se deben hacer en las diferentes etapas de un evento, incluyendo cuando la emergencia o punto álgido ya ha pasado.Manual de Comunicaciones en Emergencia 6 Este manual tiene como objetivo brindar herramientas y generar espacios de reflexión sobre la manera como se da el cubrimiento periodístico de las emergencias por parte del equipo de la Oficina Asesora de Comunicaciones de la UNGRD, como fuente oficial y responsable de entregar información a los medios de comunicación. Cabe destacar que la forma de cubrir una emergencia depende

emergencias por parte del equipo de la Oficina Asesora de Comunicaciones de la UNGRD, como fuente oficial y responsable de entregar información a los medios de comunicación. Cabe destacar que la forma de cubrir una emergencia depende de la ética profesional y personal de los comunicadores, sin embargo es necesario respetar y acatar normas y recomendaciones en terreno, que abarcan desde el respeto por los afectados hasta la protección personal. La Unidad Nacional de la Gestión del Riesgo de Desastres –UNGRD-, como coordinadora del Sistema Nacional para Gestión del Riesgo de Desastres –SNGRDen el país, debe mostrar sus acciones y más allá de ello, saber cómo hacerlo y guiar debidamente a quienes multiplican la información, con el propósito último de conseguir que las comunidades o quiénes sean los públicos objetivo, obtengan información de manera oportuna y veraz.

ESTRUCTURA DEL SISTEMA NACIONAL DE GESTIÓN DEL RIESGO

PRESIDENCIA DE LA

REPÚBLICA Consejo Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastre UNGRD Oficina Asesora de Comunicaciones Comité Nacional para la Reducción CDGRD CMGRD Comité Nacional para el Manejo de Desastres Comité Nacional para el ConocimientoUnidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres 7

LA IMPORTANCIA

DE LA INFORMACIÓN EN

UNA EMERGENCIA

CAPÍTULO IManual de Comunicaciones en Emergencia 8 LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN EN UNA EMERGENCIA 1.1 Importancia de la información en una emergencia o desastre En un evento de emergencia o desastre la comunicación y la información ocupan lugares preponderantes dentro de la cadena de acciones a

8 LA IMPORTANCIA DE LA INFORMACIÓN EN UNA EMERGENCIA 1.1 Importancia de la información en una emergencia o desastre En un evento de emergencia o desastre la comunicación y la información ocupan lugares preponderantes dentro de la cadena de acciones a desarrollarse. La información se convierte en uno de los bienes más preciados y deseados por todos, no solo los medios de comunicación, sino las entidades del estado, la comunidad, en fin, convirtiéndose en la principal herramienta para la toma de decisiones, para ganar o perder visibilidad y credibilidad y sobre todo, para poder brindar una respuesta oportuna, rápida y adecuada a las personas afectadas por un desastre o emergencia. La información es esencial en el proceso de evaluación de daños y necesidades, facilita la coordinación y la toma de decisiones en situaciones de emergencia, influye y condiciona poderosamente las decisiones para movilizar recursos nacionales e internacionales y a su vez, posibilita el análisis, la evaluación y la búsqueda de lecciones aprendidas. En conclusión, los aspectos de comunicación pública y social y la relación con los medios de comunicación se han convertido en una variable esencial para la gestión eficiente de la emergencia. 1.2 ¿Cómo debe estar conformado el equipo de comunicaciones? Cada situación de emergencia o desastre es diferente porque ocurre en circunstancias de tiempo, modo y lugar particulares, en escenarios distintos, con niveles de vulnerabilidad y de capacidad de respuesta muy diferentes. En ese sentido, el Equipo de Comunicaciones no solo debe hacer presencia en el escenario de emergencia, sino que debe adaptarse a las condiciones y necesidades de la zona afectada. Sin embargo, esas responsabilidades parten de una detallada lista de tareas, que en el caso de los responsables de comunicación y gestión de

en el escenario de emergencia, sino que debe adaptarse a las condiciones y necesidades de la zona afectada. Sin embargo, esas responsabilidades parten de una detallada lista de tareas, que en el caso de los responsables de comunicación y gestión de información están agrupadas en dos grandes áreas:Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres 9

1. Gestión de la información

2. Comunicación

1. Gestión de la información: Elaborar informes de situación y colaborar en la elaboración de propuestas de proyectos y otros documentos técnicos.

Coordinar las acciones de divulgación y distribución oportuna y eficiente de la información. Coordinar las acciones de intercambio de la información con las principales entidades que forman parte del Sistema Nacional de Gestión del riesgo de desastres - SNGRD. Recopilar, organizar y preservar informes y/o datos técnicos o científica sobre la emergencia o desastre.

2. Comunicación: Contribuir a la planificación de la comunicación y la gestión de la información.

Promover, facilitar y/o producir contenidos comunicativos para la respuesta del sector. Asesorar al Director de la UNGRD en el manejo de los medios de comunicación o a quien él delegue. Retroalimentación dentro del equipo de comunicación. Contribuir con el manejo de los medios de comunicación y con la divulgación de mensajes claves. Monitorear la difusión de la información en los diferentes medios de comunicación oral, escritos o virtuales. Facilitar y promover las acciones de visibilidad del sector.

1.3 Objetivos de la comunicación en emergencia General Informar oportunamente las acciones que desde la Unidad Nacional para laManual de Comunicaciones en Emergencia 10 Gestión del Riesgo de Desastres –UNGRD-, como coordinadora del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, se realizan en cualquier emergencia generada por un evento natural o antropogénico (generado por el hombre). Específicos Establecer los mecanismos para comunicar oportunamente a los periodistas en la zona de emergencia los hechos que se registren. Los cuales deben estar enmarcados en el cuándo, cómo y/o quién informará sobre el evento. Guiar de manera oportuna a los periodistas sobre la forma adecuada de cubrir la información noticiosa que desde allí se emite. Crear con los comunicadores del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo –SNGRDacciones para informar debidamente sobre las acciones que cada entidad realiza durante una emergencia. Generar lineamientos que permitan direccionar el Plan Específico para que sea conocido por el público objetivo destinado, que en este caso es el de los afectados. Determinar acciones de comunicación para mantener informados a los medios de comunicación sobre el desarrollo de las actividades que se cumplen. Ejes estratégicos Los ejes estratégicos de la comunicación en emergencia se basan en establecer los protocolos de comunicación de emergencia con directrices y funciones para apoyar comités de emergencias, en caso de ser necesario. Asistir a las reuniones necesarias para estar informados de las acciones adelantadas por las entidades del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres. Atención inmediata, respuesta, recuperación para el desarrollo (etapas que competen a la atención de una emergencia). Adelantar las ruedas de prensa (de ser necesario) para mantener informados debidamente a los medios de comunicación.

de Desastres. Atención inmediata, respuesta, recuperación para el desarrollo (etapas que competen a la atención de una emergencia). Adelantar las ruedas de prensa (de ser necesario) para mantener informados debidamente a los medios de comunicación. Realizar los boletines de prensa para informar oportunamente. Mantener a (o los) vocero (s) informados para que entreguen las declaraciones del caso.Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres 11 Capacitar a los voceros para las declaraciones a los medios de comunicación y/o para las reuniones a las que asistan. Realizar las entrevistas necesarias para los temas internos que sean necesarios. Realizar las fotografías y videos para las acciones necesarias al interior de la entidad. Las acciones en redes sociales deben darse dependiendo de la situación. Desarrollar con el vocero o encargado de suministrar la información, planes concretos de suministro de la misma, es decir, establecer mecanismos como horarios, ruedas de prensa, entrevistas individuales o encuentros “off the record” . Capacitar a los voceros en temas de comunicación para informar debidamente a las comunidades frente a la crisis. Coordinar con las instituciones (jefe de prensa) que participan en la emergencia, para hablar un único lenguaje y que exista un vocero que informe debidamente. Realizar seguimiento a la información que suministran los medios de comunicación para tener una lectura de cómo nos ven y qué piensa la comunidad frente a la actuación del SNGRD. Es una obligación de la Oficina Asesora de Comunicaciones entregar información de forma oportuna para evitar que los periodistas desinformen (tener presente cierres de los medios y las necesidades primarias de ellos). En este sentido,

comunidad frente a la actuación del SNGRD. Es una obligación de la Oficina Asesora de Comunicaciones entregar información de forma oportuna para evitar que los periodistas desinformen (tener presente cierres de los medios y las necesidades primarias de ellos). En este sentido, imágenes para televisión, escrita (para los medios que la realicen), vocero (para atender a los medios en el momento en que sea necesario); igualmente hay que explicarles que el o los voceros están listos, pero que existen circunstancias que los impulsa a no atender de manera inmediata sus requerimientos, pero que serán atendidos. (De aquí la importancia de tener un plan de medios para poyarlos en esto). Funciones de la Oficina Asesora de Comunicaciones - OAC: Dentro de las acciones fundamentales de la OAC se encuentran el manejo de la información pública, lo que significa que el trabajo de los comunicadores de la UNGRD es de suma importancia porque en sus manos está el informar debidamente las acciones desarrolladas durante cualquier situación, en este caso lo que nos compete que es la emergencia.Manual de Comunicaciones en Emergencia 12 El Decreto 4147 de 2011, que genera las funciones de la OAC, también indica el uso de las redes sociales y las acciones con el tema tecnológico; además que para la generación de la estrategia se requiere del apoyo de las entidades del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres –SNGRD-, sin dejar de lado que como coordinadores del SNGRD somos lo que debemos sugerir los lineamiento.

JEFE DE

COMUNICACIÓN

Gráfica Interna Externa Digital Audiovisual centro DocumentalUnidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres 13

PLANIFICACIÓN

DE LA INFORMACIÓN

CAPÍTULO IIManual de Comunicaciones en Emergencia 14

COMUNICACIÓN

Gráfica Interna Externa Digital Audiovisual centro DocumentalUnidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres 13

PLANIFICACIÓN

DE LA INFORMACIÓN

CAPÍTULO IIManual de Comunicaciones en Emergencia 14 2.1 Importancia de planificar Es casi imposible imaginar la planificación de la comunicación sin relacionarla con estrategias, diseño de materiales y acciones mediáticas que lleven a la población mensajes que le permitan mitigar el riesgo y ser más resilientes. Pero cuando se trata de emergencias y desastres, planificar la comunicación se vuelve una tarea más compleja y desafiante. Incluye la compilación, sistematización, producción y divulgación de información que permita la toma de decisiones y la movilización de recursos; exige identificar fuentes y actores clave; priorizar audiencias y definir los mensajes que se llevarán a la población, a la comunidad internacional, a los donantes, a los medios de comunicación y a las entidades del SNGRD. Requiere entonces conocer y reconocer bien el entorno y las necesidades de información, tanto de la población como de las Entidades del SNGRD. Es ese manejo sólido de la situación lo que permitirá optimizar recursos y mejorar la calidad y la organización del trabajo antes, durante y después de una situación de emergencia o desastre. La planificación de la comunicación y de la gestión de la información son los puntos de partida para decidir qué y cómo se va a comunicar, hacia quiénes se dirigen los mensajes, a través de qué medios y en qué contextos. La planificación de la comunicación y de la gestión de la información debe guardar coherencia con los planes de emergencia y los programas de gestión del riesgo que las autoridades nacionales impulsan en el país o en las zonas afectadas. La planificación se debe hacer así:

La planificación de la comunicación y de la gestión de la información debe guardar coherencia con los planes de emergencia y los programas de gestión del riesgo que las autoridades nacionales impulsan en el país o en las zonas afectadas. La planificación se debe hacer así: ¿Cómo está la situación? ¿Para qué? ¿A quiénes? ¿Cómo? ¿Cuándo? ¿Cuándo? ¿Quiénes? ¿Con qué? ¿Funciona? Diagnóstico Cronograma de actividades Estrategias, programa y herramientas Público meta Objetivos Seguimiento y evaluación Recursos Diagnóstico Responsables > > > > > > > > >Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres 15 2.2 ¿Qué se puede y se debe planificar? Designar un coordinador, vocero o responsable de la recepción y entrega de la comunicación. Definir y actualizar los contactos con las entidades del SNGRD. Enumerar los equipos técnicos y recursos humanos disponibles. Especificar las condiciones logísticas y de transporte. Analizar las acciones de comunicación y gestión de información puestas en marcha en anteriores situaciones de desastre. Estudiar las mejores prácticas y las lecciones aprendidas. Identificar las necesidades prioritarias de la población y los medios. Establecer los objetivos que atiendan esas necesidades. Definir acciones prioritarias de comunicación y de gestión de información. Determinar los recursos y plazos necesarios para implementarlas. Realizar un mapeo de las iniciativas de comunicación que estén en curso. Actualizar el inventario de materiales informativos y educativos disponibles. Actualizar y/o establecer la relación entre las Entidades del SNGRD y los medios de comunicación. Socializar la directriz del Director General de la UNGRD. Manejar con propiedad los protocolos de visibilidad de la UNGRD.

Actualizar el inventario de materiales informativos y educativos disponibles. Actualizar y/o establecer la relación entre las Entidades del SNGRD y los medios de comunicación. Socializar la directriz del Director General de la UNGRD. Manejar con propiedad los protocolos de visibilidad de la UNGRD. Establecer el registro del proceso de planificación y ejecución de tareas que facilite la evaluación del trabajo. Revisar periódicamente los mecanismos de monitoreo y evaluación. ¿Cómo actuar en la etapa de respuesta de una emergencia desde la Oficina Asesora de Comunicaciones? Una vez se llegue al terreno donde se presenta la emergencia se debe desarrollar la siguiente dinámica para definir la estrategia con la que se debe atender a los medios de comunicación.Manual de Comunicaciones en Emergencia 16 ¿Cómo actuar en la etapa de respuesta de una emergencia desde la O/f_icina Asesora de Comunicaciones?

1. Analizar la situación para plantear los mecanismos de atención e información a los medios informativos.

2. De/f_inir con el vocero autorizado la forma cómo se va a plantear la entrega de información a los medios informativos.

3. Cómo se va a desarrollar el trabajo de la UNGRD y el SNGRD.

4. Buscar generar con/f_ianza con los afectados por la emergencia.

Esta etapa, hace parte de la dinámica con que se inicia la fase de respuesta de la emergencia desde la UNGRD. Se analiza la situación, se plantea la atención, hacia dónde se va y cómo actuar, para mirar los objetivos que buscan en últimas generar la confianza de los afectados para trabajar de manera coordinada con las entidades que conforman el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres

–SNGRD.

hacia dónde se va y cómo actuar, para mirar los objetivos que buscan en últimas generar la confianza de los afectados para trabajar de manera coordinada con las entidades que conforman el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres

–SNGRD.

Durante este espacio se crean los niveles jerárquicos, y las acciones que cada entidad del SNGRD debe cumplir. De allí que la comunicación juega un papel importante para que se consiga una sinergia interinstitucional, lo que le permitirá a la Oficina Asesora de Comunicaciones tener las herramientas necesarias que le permitirá guiar oportunamente a los medios de comunicación hacia dónde pueden dirigirse y evitar la mala información o tergiversación de la misma. El comunicador de Gestión del Riesgo del Gobierno Nacional, debe realizar investigación, analizar la situación y el contexto que se involucra; es importante conocer las leyes existentes en dicha situación, así se puede orientar mejor a los periodistas que se encuentren en la zona realizando su trabajo especial. Es importante unificar con el vocero oficial y con quien coordina las acciones de respuesta, la aprobación de mensajes que se van a emitir, seguir el protocolo que se tiene en la entidad para evitar complicaciones al momento de emitir los mensajes. Cuando la situación requiera la presencia de equipos de prensa de la Presidencia de la República, se debe trabajar de la mano con los mismos sin dejar de ladoUnidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres 17 que la UNGRD es la coordinadora de la situación, que el vocero sigue siendo el Director de la entidad, a no ser que esté presente el Presidente de la República. También es importante tener claras las capacidades de los voceros oficiales y guiarlos en los mensajes que se deben emitir. Frente a los medios de comunicación, cuando se presenta una emergencia es

Director de la entidad, a no ser que esté presente el Presidente de la República. También es importante tener claras las capacidades de los voceros oficiales y guiarlos en los mensajes que se deben emitir. Frente a los medios de comunicación, cuando se presenta una emergencia es importante identificar a los periodistas que se encuentren en la zona para evitar que otras personas que no hacen parte de estas organizaciones, puedan generar complicaciones al momento de realizarse cualquier cubrimiento de comunicación. En esta etapa también se debe tener presente el proceso de elaboración de mensajes bien definidos, porque en manos de los comunicadores se encuentra la información que debe llegar a la comunidad y al público en general, la cual debe ser clara, directa y concisa. Es importante ayudar a que la comunidad tenga confianza en las acciones que cumple el Sistema Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres –SNGRD-, y esto se logra con los medios de comunicación cuando informan debidamente sobre las acciones que se realizan. Crear mecanismos de diálogo directo entre vocero (s) de la UNGRD y/o SNGRD y la comunidad sobre la naturaleza del riesgo, posibles lugares de ubicación temporal, generación de resiliencia mientras se restablece la situación. Generar información clara sobre la forma de ayuda, atención inmediata y sitios de orientación. Brindar acompañamiento y asesoría a los periodistas para prevenir que acudan a información no oficial que pueda tergiversar el desarrollo de la misión que se esté cumpliendo. Para atender una emergencia es importante que desde la OAC se cuente con los elementos mínimos para poder realizar su labor. Se aconseja tener una maleta Pelikan, en la que se tengan los insumos necesarios, cámara de video, cámara fotográfica, grabadora de voz, resma de papel, computador, pilas doble A y triple A, un listado de medios de comunicación

Se aconseja tener una maleta Pelikan, en la que se tengan los insumos necesarios, cámara de video, cámara fotográfica, grabadora de voz, resma de papel, computador, pilas doble A y triple A, un listado de medios de comunicación (impreso) que permita establecer a quiénes se puede acudir en la zona de afectación. Es importante tener presente que en una emergencia, se puede dar el caso que no se cuente con estructura física donde se opere y es en este tipo de situaciones que estos elementos serán de vital importancia para la labor de la Oficina Asesora de Comunicaciones.Manual de Comunicaciones en Emergencia 18

CAPÍTULO III

INFORMACIÓN DURANTE

LA EMERGENCIAUnidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres 19 INFORMACIÓN DURANTE LA EMERGENCIA Las situaciones de emergencia o desastres se producen en momentos inesperados, generando confusión, lo que contribuye negativamente en la generación de contenido. Para ello es necesario establecer con antelación protocolos y procedimientos que permitan obtener contenidos veraces y oportunos. Si bien una situación en emergencia produce dificultades, estas no implican una limitante, ni mucho menos una justificación para no producir y circular información. Es muy probable que durante las primeras horas del desastre la información no sea abundante ni muy fiable. En esa etapa, el mayor desafío es garantizar que la información que circula sea clara y que refleje las necesidades prioritarias de la población afectada. El segundo gran desafío es que la información se produzca y se actualice periódicamente en la medida que se va incorporando más información de la operación. Hoy en día, con la puesta en marcha de miles de canales de información, en

población afectada. El segundo gran desafío es que la información se produzca y se actualice periódicamente en la medida que se va incorporando más información de la operación. Hoy en día, con la puesta en marcha de miles de canales de información, en especial las redes sociales y las publicaciones virtuales, se hace necesaria la producción continua y actualizada de información. Este trabajo permite brindar mayor cobertura al impacto del desastre, a las necesidades de las poblaciones y a los mecanismos de respuesta que han sido establecidos. También es frecuente que llame la atención de la opinión pública sobre la responsabilidad de las entidades del Estado en la atención del desastre y sobre