UNGRD - Resolución 0332 marzo 28 de 2018

República de Colombia libertad y Orden Unidad Nacional para la Gestión de Riesgos de Desastres Resolución No:- • - 3 3 2 < ,2 8 MAR 2018> "Por la cual se reglamentan los procedimientos administrativos para el trámite de comisiones y desplazamientos al interior y exterior del País" EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD NACIONAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES en uso de las facultades constitucionales y legales, en especial, las conferidas en el Decreto 4147 de 2011, y CONSIDERANDO: Que acorde con lo establecido en los numerales 10 y 13 del Decreto 4147 de 2011, corresponde al Director General de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres expedir los actos administrativos que se requieran para el buen funcionamiento de esta entidad pública, así como dirigir la administración del personal conforme las normas correspondientes. Que para el desarrollo del objeto y las funciones asignadas a la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, se requiere la ejecución de labores, actividades y asistencia a eventos, en diferentes sitios dentro y fuera del territorio nacional, lo cual hace necesario autorizar y conferir comisiones de servicio a funcionarios y/o desplazamientos de contratistas de la UNGRD y a los que se encuentren vinculados por medio del Fondo Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, para el cumplimiento propio de sus funciones u obligaciones fuera de la sede habitual de trabajo. Que los artículos 61 y 71 del Decreto Nacional 1042 de 1978 señalan que los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos, como al pago de los gastos de transporte,

Que los artículos 61 y 71 del Decreto Nacional 1042 de 1978 señalan que los empleados públicos que deban viajar dentro o fuera del país en comisión de servicios tendrán derecho al reconocimiento y pago de viáticos, como al pago de los gastos de transporte, de acuerdo con la reglamentación especial del gobierno. Que el Gobierno Nacional, mediante decreto, anualmente fija la escala de viáticos para los empleados públicos a que se refieren los literales a), b) y c) del artículo 1 de la Ley 4 de 1992, que deban cumplir comisiones de servicio en el interior o en el exterior del país, debiendo por lo tanto, los organismos y Entidades fijar el valor de los viáticos según la remuneración mensual del empleado comisionado, la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, teniendo en cuenta, entre otros criterios, el sitio a donde ésta deba cumplirse, hasta por el valor máximo de la escala fijada.RESOLUCIÓN No.fi - 3 3 2 De ·2 .. B MAR 2018 Página 2 de 15 Continuación de la Resolución "Por la cual se reglamentan los procedimientos administrativos para el trámite de comisiones y desplazamientos al interior y exterior del País" Que el Artículo 2.2.5.10.1 del Decreto 1083 de 2015 establece que "la comisión de servicios es una de las situaciones administrativas en que pueden encontrarse los servidores públicos". Que el Artículo 2.2.5.10.18 del Decreto 1083 de 2015 establece que "el empleado se encuentra en comisión de servicios cuando, por disposición de autoridad competente, ejerce funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumple

encuentra en comisión de servicios cuando, por disposición de autoridad competente, ejerce funciones propias del empleo en un lugar diferente al de la sede del cargo, cumple misiones especiales conferidas por los superiores, asiste a reuniones, conferencias o seminarios o realiza visitas de observación, que interesen a la administración o que se relacionen con el ramo en que presta sus servicios". Que el artículo 2.2.5.5.27 del Decreto 648 de 2017, establece que "El empleado en comisión de servicios en una sede diferente a la habitual tendrá derecho al reconocimiento de la remuneración mensual que corresponde al cargo que desempeña y al pago de viáticos y, además, a gastos de transporte, cuando éstos últimos se causen fuera del perímetro urbano. El valor de los viáticos se establecerá de conformidad con los lineamientos y topes señalados en el decreto anual expedido por el Gobierno Nacional. Cuando la totalidad de los gastos que genere la comisión de servicios sean asumidos por otro organismo o entidad, no habrá lugar al pago de viáticos y gastos de transporte. Tampoco habrá lugar a su pago cuando la comisión ·de servicios se confiera dentro de la misma ciudad. Si los gastos que genera la comisión son asumidos de forma parcial por otro organismo o entidad, únicamente se reconocerá la diferencia". Que la circular No. 2 del 4 de enero de 2018, definió lineamientos para el reconocimiento de viáticos y gastos de desplazamiento para los integrantes del equipo

USAR COL.

Que ante un llamamiento internacional para el apoyo adicional y subsidiario en una situación de desastre, el Equipo de Búsqueda y Rescate Urbano del Gobierno de Colombia - USAR COL debe trasladarse de manera inmediata al país que solicita la

USAR COL.

Que ante un llamamiento internacional para el apoyo adicional y subsidiario en una situación de desastre, el Equipo de Búsqueda y Rescate Urbano del Gobierno de Colombia - USAR COL debe trasladarse de manera inmediata al país que solicita la intervención, a quienes la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres le suministra los elementos mínimos necesarios para ejecutar las labores de búsqueda, rescate y/o aquellas requeridas por el país afectado. Que en ocasiones esos elementos mínimos suministrados no satisfacen todas las necesidades de los funcionarios y/o contratistas de la UNGRD y el FNGRD que pertenecen al equipo USAR, por tal razón, se establecerán los lineamientos o porcentajes que se deberán tener en cuenta para la liquidación de los viáticos y/o gastos de desplazamiento, conforme a la base de liquidación estipulada en el Decreto Anual de viáticos expedidos por el Gobierno Nacional. Que es necesario actualizar y reglamentar los trámites para conferir, reconocer y pagar las comisiones de servicio y viáticos a los funcionarios de la Unidad Nacional de Gestión del Riego de Desastres -UNGRD-, y los gastos de desplazamiento a los contratistas de la UNGRD y el Fondo Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres-FNGRD-, dentro y fuera del país. Que en mérito de lo expuesto, - ¿,,.. ...,r, -.RESOLUCIÓN Nqfi © 3 3 2 De 2 8 MAR 2018 Página 3 de 15 Continuacil>n de la Resolución "Por la cual se reglamentan los procedimientos administrativos para el trámite de comisiones y desplazamientos al interior y exterior del Pafs"

RESUELVE:

TITULO 1

Objeto, alcance y definiciones

Continuacil>n de la Resolución "Por la cual se reglamentan los procedimientos administrativos para el trámite de comisiones y desplazamientos al interior y exterior del Pafs"

RESUELVE:

TITULO 1

Objeto, alcance y definiciones ARTÍCULO 1. Objeto. Reglamentar el otorgamiento de comisiones y desplazamientos al interior y exterior del país, de los funcionarios y contratistas de la UNGRD y contratistas del FNGRD en desarrollo de las funciones y obligaciones asignadas y que deban ejecutarse fuera de la sede habitual de trabajo. Así mismo, establecer el procedimiento para su autorización y legalización. ARTÍCULO 2. Alcance. La presente resolución se aplicará a todos los servidores públicos de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres. Parágrafo. La presente resolución se aplicará igualmente a los contratistas que prestan sus servicios a la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres y a los que se encuentren vinculados, mediante contrato de prestación de servicios, a través del Fondo Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, a quienes se les reconocerá gastos de desplazamiento y permanencia, cuando en cumplimiento de sus obligaciones contractuales requieran realizar actividades fuera de la sede contractual, siempre y cuando tales pagos se encuentren pactados en el respectivo contrato. ARTÍCULO 3. Definiciones. Para efectos de la aplicación de las disposiciones contenidas en el presente acto administrativo, se establecen las siguientes de definiciones: 3.1. Área o sede habitual de trabajo. Hace referencia a la ciudad, municipio o distrito en donde se encuentra ubicada la sede en la que el funcionario desarrolla sus funciones habitualmente. 3.2. Certificado de permanencia .Es el documento expedido por autoridad o persona

3.1. Área o sede habitual de trabajo. Hace referencia a la ciudad, municipio o distrito en donde se encuentra ubicada la sede en la que el funcionario desarrolla sus funciones habitualmente. 3.2. Certificado de permanencia .Es el documento expedido por autoridad o persona natural o jurfdica_ competente, en el que se certifica el sitio de estadfa, el día de llegada y de salida de un empleado público o contratista de prestación de servicios de la UNGRD en cumplimiento de una comisión o una autorización de desplazamiento y permanencia. En el documento se debe indicar el nombre, apellido, cargo y entidad del empleado que certifica, el lugar y fecha de expedición del mismo. 3.3. Comisión de servicios. Situación administrativa en la cual el empleado ejerce temporalmente funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo, o atiende transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular. 3.4. Conferir. Otorgar permiso al funcionario para prestar el servicio fuera de la sede habitual de trabajo. 3.5. Gastos de desplazamiento: Valor que corresponde a gastos de alojamiento y manutención que se ocasionen como consecuencia de los desplazamientos que deban realizar los contratistas vinculados por prestación de servicios, con el \RESOLUCIÓN No. 0 ,a = ·3 3 2 De • 2 8 MAR 2018 Página 4 de 15 Continuación de la· Resolución "Por la cual se reglamentan los procedimientos administrativos para el trámite de comisiones y desplazamientos al interior y exterior del País" propósito de atender diligencias propias del objeto contractual, cuando así lo estipule el respectivo contrato, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente.

comisiones y desplazamientos al interior y exterior del País" propósito de atender diligencias propias del objeto contractual, cuando así lo estipule el respectivo contrato, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente. 3.6. Gastos de viaje. Valor que corresponde al combustible y peajes cuando para el cumplimiento de la comisión o autorización de desplazamiento deban utilizar automotores de propiedad de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres y del Fondo Nacional de Gestión del Riesgo. 3.7. Gastos de transporte. Valor de los transportes en que incurren los funcionarios y/o contratistas en desarrollo de comisiones de servicio o desplazamientos dentro del país o en el exterior, tales como: tiquetes aéreos nacionales e internacionales, terrestres como transporte intermunicipal, marítimo, fluvial y férreo, éstos últimos cuando las condiciones de desplazamiento lo exijan para llegar al destino. 3.8. Lugar de ejecución del contrato. Hace referencia a la ciudad, municipio o distrito pactado en el contrato, en donde el contratista presta sus servicios profesionales o de apoyo a la gestión 3.9. • Reconocimiento y pago. Aprobar y pagar los valores correspondientes por concepto de viáticos, gastos de desplazamiento y permanencia y gastos de viaje. 3.10. Viáticos. Valor que se reconoce a los servidores públicos de la UNGRD, por concepto de gastos de alojamiento y manutención, en los sitios donde se les otorgue una comisión de servicios, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente y la expedición del acto administrativo correspondiente.

TITULO 2

Otorgamiento de las comisiones de servicio a funcionarios y desplazamientos de

otorgue una comisión de servicios, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la normatividad vigente y la expedición del acto administrativo correspondiente.

TITULO 2

Otorgamiento de las comisiones de servicio a funcionarios y desplazamientos de contratistas al interior del país

CAPITULO 1

Trámite para solicitudes de comisiones de servicio a funcionarios y desplazamiento de contratistas ARTÍCULO 4. Solicitud de comisión de servicio y desplazamiento. Las solicitudes de comisiones de servicios de funcionarios o de desplazamiento de contratistas de la UNGRD y el FNGRD deberán ser solicitadas con una antelación de cinco (5) días hábiles a la fecha de inicio de la comisión o desplazamiento, con la respectiva firma del jefe inmediato para funcionarios, o supervisor para contratistas. Ésta debe ser presentada ante al grupo de talento humano para su visto bueno y posteriormente tramitada ante el ordenador del gasto para su aprobación. Parágrafo 1. Para el trámite de solicitudes de comisiones o de desplazamiento, es requisito indispensable haber legalizado las conferidas o autorizadas con anterioridad. Si el funcionario o contratista no ha legalizado dos o más comisiones, no podrá tramitar nuevas solicitudes hasta tanto cumpla con este requisito, sin perjuicio de la responsabilidad que se derive por la omisión. (\ 'RESOLUCIÓN No. - - a· 3 2 De 2 8 MAR 2018 Página 5 de 15 Continuación de la Resolución "Por la cual se reglamentan los procedimientos administrativos para el trámite de comisiones y desplazamientos al interior y exterior del Pafs" Parágrafo 2. Todas las dependencias deberán realizar dicho trámite a través de los

Continuación de la Resolución "Por la cual se reglamentan los procedimientos administrativos para el trámite de comisiones y desplazamientos al interior y exterior del Pafs" Parágrafo 2. Todas las dependencias deberán realizar dicho trámite a través de los medios dispuestos y ajustados a los parámetros de control que la UNGRD ponga a disposición, -respetando para ello los principios de planeación, ejecución y eficiencia administrativa. ARTÍCULO 5. Contenido de la solicitud. Las solicitudes de comisiones de servicios de funcionarios o de desplazamiento y permanencia de contratistas, deberán tramitarse con mínimo cinco (5) días hábiles de anticipación a la fecha de inicio del viaje, en los formatos establecidos por la entidad para tal fin, los cuales deben contener, mínimo, la siguiente información:

1. Nombres y apellidos del funcionario.

2. Número de cédula

3. Tipo de vinculación.

4. Dependencia, área o grupo al que pertenece el funcionario.

5. Ingreso mensual (salario básico).

6. Fecha a partir de la cual inicia la comisión y fecha de finalización, puntualizando el número de días de la comisión, teniendo en cuenta días de ida y regreso.

7. Lugar de origen y lugar de destino donde se ejecutará la comisión.

8. Objeto y justificación de la solicitud, con los correspondientes soportes documentales.

9. Indicación de la ruta aérea y/o terrestre que se va a transitar, si aplica, indicando claramente qué parte del trayecto se cubrirá por tierra y vía acuática y qué partes vía aérea. 1 O. Nombre y firma del solicitante, del jefe inmediato y del ordenador del gasto.

claramente qué parte del trayecto se cubrirá por tierra y vía acuática y qué partes vía aérea. 1 O. Nombre y firma del solicitante, del jefe inmediato y del ordenador del gasto.

11. Para los contratistas del FNGRD y de la UNGRD, cuyo pago de gastos de desplazamiento se realice con recursos del FNGRD, la solicitud se realizará mediante formato establecido que contenga la información anterior y el número del contrato.

Parágrafo 1. Para el trámite de solicitudes de com1s1ones o desplazamiento y permanencia, es requisito indispensable haber legalizado las conferidas o efectuadas con anterioridad. Si el funcionario o contratista no ha legalizado dos o más comisiones, no podrá tramitar nuevas solicitudes hasta tanto cumpla con este requisito, sin perjuicio de la responsabilidad que se derive por la omisión. Parágrafo 2. Si la comisión o el desplazamiento implican la emisión de tiquetes aéreos por parte de la UNGRD, se podrá solicitar la reserva, pero éstos solo podrán ser expedidos hasta que sea autorizado por el ordenador del gasto. ARTÍCULO 6. Contenido del acto administrativo. El acto administrativo que confiere la comisión o autoriza el reconocimiento de gastos de desplazamiento y permanencia al interior del país del servidor púbico o contratista contendrá como mínimo:

1. Nombre e identificación del servidor público y/o contratista, con especificación del cargo, asignación mensual, número del contrato y honorarios.

2. El lugar, objeto y el término de duración de la comisión y/o desplazamiento.

3. El número del CDP con cargo al cual se asumirán los viáticos y/o gastos de desplazamiento y permanencia.

2. El lugar, objeto y el término de duración de la comisión y/o desplazamiento.

3. El número del CDP con cargo al cual se asumirán los viáticos y/o gastos de desplazamiento y permanencia.

4. Valor total de los viáticos y/o gastos de desplazamiento y permanencia. \f . k· J.··' ·•RESOLUCIÓN No. - .... 3 3 .2 De 2 8 MAR 2018 Página 6 de 15

Continuación de la Resolución "Por la cual se reglamentan los procedimientos adminis trativos para el trámite de comisiones y desplazamientos al interior y exterior del Pafs"

5. Instrucción sobre el procedimiento para la legalización de la comisión y/o desplazamiento.

Parágrafo. No podrá expedirse acto administrativo de comisión y reconocimiento de gastos de desplazamiento, si no se cuenta con disponibilidad presupuesta! que ampare los gastos que se causen. ARTÍCULO 7. Registro Presupuesta/. Una vez proferido el acto administrativo que confiere la comisión de servicios y/o se ordena el pago de gastos de desplazamiento y permanencia, el Grupo de Talento Humano deberá realizar el registro presupuesta! en el Sistema de Información Financiera - SIIF, o enviar copia del acto administrativo al Grupo de Apoyo Financiero y Contable para el correspondiente registro presupuesta!, según el caso. ARTÍCULO 8. Traslado. El funcionario podrá trasladarse fuera de su sede habitual de trabajo a cumplir con la comisión de servicio, sólo en aquellos casos donde esté debidamente autorizado mediante acto administrativo. Parágrafo 1. Para contratistas de la UNGRD, cuyo reconocimiento de gastos de desplazamiento sean con recursos de la UNGRD, debe estar debidamente autorizado

debidamente autorizado mediante acto administrativo. Parágrafo 1. Para contratistas de la UNGRD, cuyo reconocimiento de gastos de desplazamiento sean con recursos de la UNGRD, debe estar debidamente autorizado mediante acto administrativo. Parágrafo 2. Para contratistas de la UNGRD y el FNGRD, cuyo reconocimiento de gastos de desplazamiento sean con recursos del FNGRD, debe estar autorizado mediante formato establecido. Parágrafo 3. En caso de emergencias, el funcionario y/o contratista se podrá desplazar de manera inmediata, con la autorización del jefe inmediato o supervisor, quien pondrá en conocimiento del Grupo de Talento Humano la situación. No obstante, el área respectiva a donde pertenezca el funcionario o contratista dará aplicación al inciso y parágrafos anteriores de este artículo. ARTÍCULO 9. Valor de los Viáticos. El valor de los viáticos para los servidores públicos de la UNGRD, a los que se les confiera comisión de servicios, será el establecido en el decreto anual que expide el Gobierno Nacional, conforme a las siguientes: vr__

• Reglas

1. Si se requiere pernoctar.- Se reconocerá hasta el cien por ciento (100%) del valor de los viáticos diarios.

2. Si no requiere pernoctar.- Se reconocerá hasta cincuenta (50%) de ese valor.

• Excepciones

1. En las comisiones de servicio o desplazamiento a municipios aledaños a la

ciudad de Bogotá D.C., ubicados hasta 50 Kilómetros de distancia, no se autoriza pernoctar y se reconocerán viáticos y/o gastos de desplazamiento hasta el 25% del valor máximo de las cantidades señaladas en el decreto

ciudad de Bogotá D.C., ubicados hasta 50 Kilómetros de distancia, no se autoriza pernoctar y se reconocerán viáticos y/o gastos de desplazamiento hasta el 25% del valor máximo de las cantidades señaladas en el decreto nacional, teniendo en cuenta la naturaleza de los asuntos que le sean confiados y las condiciones de la comisión, el costo de vida del lugar o sitio """ JRESOLUCIÓN No!""' - 3 3 fi De 2 6 MAR 2018 Página 7 de 15 Continuación de la Resolución "Por la cual se reglamentan los procedimientos administrativos para el trámite de comisiones y desplazamientos al interior y exterior del Pafs" donde deba llevarse a cabo la labor.

2. Se autorizará pernoctar, cuando las razones que motivan la comisión y/o desplazamiento o las condiciones específicas del lugar de destino la hagan aconsejable o por necesidad del servicio, situaciones que serán debidamente fundamentadas por el Jefe inmediato o supervisor del contrato que solicite la comisión de servicio o desplazamiento, las cuales serán aprobadas por el ordenador del gasto de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, e informado oportunamente al grupo de Talento

Humano. Parágrafo. A los contratistas se les reconocerá los gastos de desplazamiento en los términos previamente establecidos en el contrato de prestación de servicios. ARTÍCULO 1 O. Pago de viáticos y/o gastos de desplazamiento. Realizado el respectivo registro presupuesta!, y antes del desplazamiento del comisionado, el responsable de caja menor de viáticos y/o gastos de desplazamiento procederá a realizar el pago del 100% del valor de las sumas de dinero reconocidas a funcionarios o

respectivo registro presupuesta!, y antes del desplazamiento del comisionado, el responsable de caja menor de viáticos y/o gastos de desplazamiento procederá a realizar el pago del 100% del valor de las sumas de dinero reconocidas a funcionarios o contratistas de la UNGRD. Cuando los gastos tengan como fuente de recurso un rubro presupuesta! diferente al de Caja Menor, el Grupo de apoyo Financiero y Contable, una vez realizado el Registro Presupuesta!, procederá a realizar el pago del 100% del valor de las sumas de dinero reconocidas a funcionarios y contratistas de la UNGRD. Lo anterior si las solicitudes han sido radicadas ante el Grupo de Talento humano 5 días hábiles antes del viaje programado. Para el reconocimiento de viáticos o gastos de desplazamiento a través del FNGRD, estos serán reconocidos una vez se haya efectuado la legalización de la comisión o desplazamiento. Parágrafo. El valor por concepto de viáticos y/o gastos de desplazamiento ordenados, será efectuado por transferencia electrónica para los servidores públicos y contratistas, en la cuenta bancaria de pago de nómina o aquella que reporten para dicho pago y de la cual sea titular. ARTÍCULO 11. Gastos de transporte. El contratista tendrá derecho al reconocimiento de gastos de transporte para ejecutar sus actividades relacionadas con el objeto contractual fuera del perímetro urbano, incluyendo aquel tipo de transporte no tradicional, previamente autorizado en lugares de difícil acceso como semovientes, chalupa, lancha entre otros. Parágrafo 1. Se reconocerá el pago de transporte en taxi desde y hacia al aeropuerto, conforme a las tarifas que anualmente se estipulen en las ciudades cuyos aeropuertos

entre otros. Parágrafo 1. Se reconocerá el pago de transporte en taxi desde y hacia al aeropuerto, conforme a las tarifas que anualmente se estipulen en las ciudades cuyos aeropuertos se ubiquen fuera del perímetro urbano. Parágrafo 2. No se realizarán pagos de transporte terrestre expreso, pago de combustible, ni peajes y transportes especiales (incluye alquiler de vehículos). Parágrafo 3. No se reconocerá gastos de transporte cuando el contratista decida viajar por su voluntad en vehículos de su propiedad. La Unidad Nacional para la Gestión del /' \. fi .. -- •. fi -4 ,RESOLUCIÓN No.- - 3 3 j De -2 B MAR 2018 Página 8 de 15 Continuación de ·1a Resolución "Por la cual se reglamentan los procedimientos administrativos para el trámite de comisiones y desplazamientos al interior y exterior del País" Riesgo de Desastres queda exenta de cualquier responsabilidad ante eventualidades que se presenten por viajar en vehículo propio. ARTÍCULO 12. Transporte Aéreo. En el evento que la Unidad tenga vigente contrato para el suministro de tiquetes aéreos para el personal que preste sus servicios en la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, incluidos los contratos suscritos con el Fondo Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, el Grupo de Talento Humano expedirá los tiquetes de acuerdo a la solicitud realizada para el desplazamiento mediante el formato establecido, previa autorización del ordenador del gasto, de acuerdo a las condiciones del contrato vigente. ARTÍCULO 13. Traslado conductores UNGRD. A los conductores de la Unidad

desplazamiento mediante el formato establecido, previa autorización del ordenador del gasto, de acuerdo a las condiciones del contrato vigente. ARTÍCULO 13. Traslado conductores UNGRD. A los conductores de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres que cumplan comisiones en vehículos oficiales de ésta, el Grupo de Apoyo Administrativo reconocerá los gastos que demande el vehículo o su movilización. En ningún caso se reconocerán pagos por este concepto a los funcionarios que cumplan comisiones en vehículos personales. Parágrafo. Los gastos se deben legalizar con la factura de compra de combustible, expedida, a nombre de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres - NIT 900478966-6, por parte de la Estación de Servicio, así como con los recibos del pago de la tasa de peaje. ARTÍCULO 14. Reporte de salida y llegada a comisión y/o desplazamiento. Todo .servidor público y/o contratista al que se le haya otorgado comisión y/o desplazamiento al interior del país deberá efectuar el respectivo reporte de salida y llegada conforme a los mecanismos definidos al interior de la Unidad. ARTÍCULO 15. Presentación de informe de actividades. Todo servidor público y/o contratista que haya efectuado comisión de servicios y/o desplazamiento, deberá presentar ante el superior inmediato o supervisor del contrato, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al término de la comisión y/o desplazamiento, un informe detallado de las actividades desarrolladas. Parágrafo. El archivo de los informes de comisión, deberá reposar en la oficina financiera cuando hay reconocimiento de viáticos o gastos de desplazamiento, de lo

detallado de las actividades desarrolladas. Parágrafo. El archivo de los informes de comisión, deberá reposar en la oficina financiera cuando hay reconocimiento de viáticos o gastos de desplazamiento, de lo contrario, se archiva en la carpeta del funcionario o contratista, por parte del Grupo de Talento Humano y oficina del Grupo de Gestión Contractual. ARTÍCULO 16. Legalización de la comisión o desplazamiento. Finalizada la comisión y/o desplazamiento los funcionarios y/o contratistas que la hayan cumplido, deberán legalizarla dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su vencimiento; para tal efecto, deberá presentar ante el Grupo de Talento Humano de la UNGRD, los siguientes documentos para su legalización:

1. Informe de comisión debidamente diligenciado y firmado, con el visto bueno del Jefe inmediato.

2. Copia del acto administrativo que autoriza la comisión (funcionarios) o se ordena el pago por concepto de gastos de desplazamiento (contratistas UNGRD cuyo pago es a través de la UNGRD) o formato de información de desplazamiento (contratistas FNGRD y UNGRD, con pago a través FNGRD).

J\ \\1 RESOLUCIÓfi No.,fi -3 3 2 De ,2 8 MAR 2018 • Página 9 de 15 \ .. Continuación de la Resolución "Por la cual se reglamentan los procedimientos administrativos para el trámite de comisiones y desplazamientos al interior y exterior del País"

3. Formato de solicitud de liquidación de viáticos o gastos de desplazamiento.

4. Certificado de permanencia del cumplimiento de la comisión, expedido por el funcionario o, autoridad competente. Cuando se trate de una representación

3. Formato de solicitud de liquidación de viáticos o gastos de desplazamiento.

4. Certificado de permanencia del cumplimiento de la comisión, expedido por el funcionario o, autoridad competente. Cuando se trate de una representación jurídica o proceso disciplinario, se debe anexar acta de audiencia o diligencia judicial.

5. Constancia de asistencia a cursos, seminarios, talleres, capacitaciones, cuando aplique.

6. Pasabordos y/o comprobantes de gastos de transporte, según el caso. El comprobante de gastos de transporte deberá presentarse en papel membretado de la compañía transportadora, salvo que se trate de medios de transporte inusuales como chalupa o vehículos particulares que ofrezcan este servicio en zonas de difícil acceso para el transporte público. Dicho comprobante deberá contener: nombre, NIT, o cédula de ciudadanía, firma de quien prestó el servicio, fecha y hora de desplazamiento y el valor en letras y números.

7. Recibo original cuando se trate de sobre costos por exceso de equipaje por traslado de equipos necesarios para la realización de la comisión.

8. Para contratistas, cuando sea pago por primera vez conforme al contrato suscrito; deben anexar certificación bancaria, RUT, copia del contrato.

9. Para contratistas, se debe anexar formato de declaración juramentada establecido por el grupo de apoyo financiero. 1 O. Para funcionarios de la UNGRD, cuando el pago es realizado por primera vez a través de FNGRD, debe anexar certificación bancaria.·

11. Reporte de salida a misión conforme a formato establecido.

Parágrafo. Los documentos entregados no deben contener enmendaduras. ARTÍCULO 17. Legalizaciones pendientes. No se podrá otorgar comisión ni

11. Reporte de salida a misión conforme a formato establecido.

Parágrafo. Los documentos entregados no deben contener enmendaduras. ARTÍCULO 17. Legalizaciones pendientes. No se podrá otorgar comisión ni desplazami