UNGRD - Resolución 1219 de 28 de noviembre 2023

REPUBLICA DE COLOMBIA UNIDAD NACIONAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES RESOLUCIÓN No. Nº 1 2 1 9 ( 2 8 NOV 202fi "Por la cual se adoptan e implementan las Tablas de Retención Documental en su segunda versión, de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres - UNGRO" El DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD NACIONAL PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO DE DESASTRES En uso de sus facultades legales, en especial las previstas en el artículo 11 de Decreto 414 7 de 2011 y demás normas concordantes y en ejercicio de sus facultades Constitucionales y legales en especial de las que confieren en el numeral 1 del Artículo 11 del Decreto 4147 de 2011, Decreto 4148 de 2011, Decreto 648 de2017, Decreto 676 de 2023. CONSIDERANDO Que la Ley 594 de 2000, del Archivo General de la Nación - AGN, "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones", tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, y en su artículo 24 dispone la obligatoriedad para las entidades del Estado de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental - TRD. Que Ley 1712 de 2014, "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho de acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones", dispuso en su artículo 13 que: "(. . .) Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos

13 que: "(. . .) Todo sujeto obligado deberá asegurarse de que sus Registros de Activos de Información cumplan con los estándares establecidos por el Ministerio Público y con aquellos dictados por el Archivo General de la Nación, en relación a la constitución de las Tablas de Retención Documental -TROy los inventarios documentales". Que el Decreto 103 de 2015, "Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones", en su artículo 4 expresa: "Publicación de información en sección particular del sitio web oficial" estableciendo la información mínima requerida a publicar, entre los cuales se encuentran las Tablas de Retención Documental, entre otros instrumentos archivísticos. Que la Resolución 445 de 2018 "Por la cual se actualiza el Sistema Integrado de Planeación y Gestión SIPLAG de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres" de la UNGRD, en su artículo 6°, establece los equipos de Trabajo temáticos con el propósito de gestión y ejecutar las diferentes actividades requeridas para la implementación e integración de las dimensiones y políticas del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG, donde se establece la Gestión Documental como política de Gestión y Desempeño. Que el Acuerdo 004 de 2019 del Archivo General de la Nación - AGN, "Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro único de Series Documentales - RUSO de las Tablas de Retención Documental - TRO Tablas de Valoración Documental - TVO" fiRESOLUCIÓN fifi '\ 2 1 9 De 2 8 NOV ¿u¿J Página 2 de 3

de las Tablas de Retención Documental - TRO Tablas de Valoración Documental - TVO" fiRESOLUCIÓN fifi '\ 2 1 9 De 2 8 NOV ¿u¿J Página 2 de 3 Continuación de la Resolución "Por la cual se adoptan e implementan /as Tablas de Retención Documental en su segunda versión, de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de DefiastresUNGRD ------------------------------------------------------------------------------------------- señala en su artículo 9, que: "(. . .) Las Tablas de Retención Documental - TRD o Tablas de ·, Valoración Documental - TVD deberán ser aprobadas por el Comité Interno de Archivo, fi, ,; integrado al Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo .. sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité." Que el artículo 11 del mencionado Acuerdo establece que: " ( ... ) Las instancias competentes ◄ deberán verificar que las Tablas de Retención Documental - TRD como mínimo cuenten con la documentación necesaria para adelantar el proceso de convalidación y de igual forma con los requisitos técnicos ( ... ) ". Que según el artículo 18 ibídem "Publicación"; expresa que: "Las Tablas de Retención Documental - TRD deberán publicarse en el sitio web de la entidad respectiva y mantenerse en dicho sitio permanentemente". Que el comité institucional de Gestión y Desempeño, aprobó las Tablas de Retención Documental de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo y Desastres, mediante Acta de Reunión Extraordinaria del 01 de abril de 2022. Que la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres adelantó ante el Archivo General de la Nación - Jorge Palacios Preciado, la actualización y convalidación de las Tablas

Reunión Extraordinaria del 01 de abril de 2022. Que la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres adelantó ante el Archivo General de la Nación - Jorge Palacios Preciado, la actualización y convalidación de las Tablas de Retención Documental - TRD, en cumplimiento de lo establecido en el Artículo 2.8.2.2.1 del Decreto 1080 de 2015 y el Acuerdo 004 de 2019. Que la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres, realizó la sustentación de las tablas de Retención Documental, ante Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación, en la sexta sesión del 29 de junio de 2023. Que el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nación procedió a la convalidación de las tablas de Retención Documental y mediante comunicación oficial con número de radicado 2-2023-009294 octubre 2 de 2023, ha remitido el certificado del Registro Único de Series Documentales - RUSO, bajo el número TRD-680. RESUELVE DISPOSICIONES GENERALES Artículo 1. Adopción. La presente resolución tiene por objeto adoptar la actualización de las Tablas de Retención Documental de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres -UNGRD, las cuales fueron convalidadas por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado. Artículo 2. Implementación. Ordénese a todas las áreas, implementar la segunda versión de las Tablas de Retención Documental de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres -UNGRD, de manera estricta y permanente, tanto para los documentos en soportes físicos como para los digitales, generados a partir del 1 de enero del 2023.

Desastres -UNGRD, de manera estricta y permanente, tanto para los documentos en soportes físicos como para los digitales, generados a partir del 1 de enero del 2023. Artículo 3. Publicación y Consulta. Las Tablas de Retención Documental se encuentran publicadas en la página web de la entidad, de conformidad con lo establecido en el artículo 18 del Acuerdo 004 de 2019, para su respectiva consulta. .. r. . RESOLUCIÓN No. De 2 8 NOV 2023 Página 3 de 3 Continuación de la Resolución "Por fa cual se adoptan e implementan las Tablas de Retención Documental en su segunda versión, de fa Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo de DesastresUNGRD Artículo 4. Seguimiento. El Grupo de Apoyo Administrativo será el responsable de realizar el seguimiento a la aplicación de las Ta bias de Retención Documental - TRD y en caso de encontrar novedades informará a la Oficina de Control Interno de la Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo y DesastresUNGRD a fin de realizar las revisiones pertinentes. Artículo 5. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación. PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dado en Bogotá o.e., a los 2 p Pr 1 2023

OLMEDO DE

Director General UNGRD

Elaboró: Brayam Steven Arévalo/Profesional Contratista GAA -fi Zuly Arias Ruiz/Profesional Especializado Contratista GAA'f Revisó: Adriana Marfn Marfn/Abogada Contratista GAA fi fi

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Zuly Arias Ruiz/Profesional Especializado Contratista GAA'f Revisó: Adriana Marfn Marfn/Abogada Contratista GAA fi fi ./ Ángela Patricia Calderón Palacio/Coordinadora GAA V: • #" JR. Diana Paola Ariza / Jefe Oficina Asesor;.1ridica .bYr4-fiprobó: Ana María Castafio/Secretaria General fi