UPME - Resolución 445 de 2025

REPÚBLICA DE COLOMBIA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME RESOLUCIÓN No. 000445 de 2025

20251020004455 27-05-2025

Radicado : 20251020004455 “Por la cual se actualiza el reglamento del Comité de Conciliación y Defensa

Judicial” EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME En uso de las facultades legales que le confiere la Ley 489 de 1998, el artículo 115 de la Ley 2220 de 2022, especialmente el artículo 9 del Decreto 2121 de 2013 y C O N S I D E R A N D O: Que la Ley 143 de 1994 y el Decreto 2121 de 2023 establecen que la Unidad de Planeación Minero Energética - UPME es una Unidad Administrativa Especial de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía presupuestal, y régimen especial en materia de contratación. Que el artículo 75 de la Ley 446 de 1998 adicionó un artículo a la Ley 23 de 1991, que señala: “Artículo 65B. Las entidades y organismos de Derecho Público del orden nacional, departamental, distrital y municipal, en lo que respecta a las capitales de departamentos, así como los entes descentralizados en estos mismos niveles, deberán integrar un comité de conciliación, conformado por los funcionarios del nivel directivo que se designen, el cual cumplirá las funciones que se le señalen (…)”. Que el Decreto 1716 de 2009, compilado en el Decreto 1069 de 2015, dispuso en

funcionarios del nivel directivo que se designen, el cual cumplirá las funciones que se le señalen (…)”. Que el Decreto 1716 de 2009, compilado en el Decreto 1069 de 2015, dispuso en su artículo 2.2.4.3.1.2.1 que “Las normas sobre comités de conciliación contenidas en dicho Decreto son de obligatorio cumplimiento para las entidades de derecho público, los organismos públicos del orden nacional, departamental, distrital, los municipios que sean capital de departamento y los entes descentralizados de estos mismos niveles ”. Así mismo, la norma dispone que estas entidades tienen el deber de poner en funcionamiento los comités de conciliación, teniendo en cuenta las disposiciones previstas en el Decreto 1069 de 2015. Que mediante la Resolución UPME No. 032 de 2015 se conformó el Comité de Conciliación de la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME. F-DI-06 –V2RESOLUCIÓN No. 000445 de 27-05-2025 Página 2 de 14

Continuación de la Resolución : “Por la cual se actualiza el reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial” Que el Decreto 1167 de 2016, modificó el Decreto 1069 de 2015, en relación con la conformación de los comités de conciliación, entre otros asuntos.

Que mediante la Ley 2220 de 2022 se expidió el Estatuto de Conciliación y se creó el Sistema Nacional de Conciliación, el cual entró en vigor el 30 de diciembre de 2022. Que de conformidad con lo dispuesto en el a rtículo 117 de la Ley 2220 de 2022,

creó el Sistema Nacional de Conciliación, el cual entró en vigor el 30 de diciembre de 2022. Que de conformidad con lo dispuesto en el a rtículo 117 de la Ley 2220 de 2022, los Comités de Conciliación son una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas de prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Que según el numeral 11 del artículo 120 de la Ley 2220 de 2022, es función de los Comités de Conciliación dictar su propio reglamento. Que la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, mediante comunicación interinstitucional del 21 de diciembre de 2022, remitió a las entidades del Orden Nacional, el modelo de reglamento del Comité de Conciliación que contiene las disposiciones mínimas que debe incluir el documento, e instó a las entidades a modificar sus reglamentos con base en este modelo. Que el artículo 8 del Decreto 2121 de 2023, modificó la estructura de la Unidad de Planeación Minero Energética - UPME, indicando que tendrá la siguiente organización: consejo directivo, dirección general, oficina jurídica, oficina de planeación, oficina de tecnologías de la información, oficina de proyectos de fondos, subdirección de la información, , subdirección de demanda, subdirección de energía eléctrica, subdirección de hidrocarburos, subdirección de minera, secretaria general, órganos asesoría y coordinación, comité institucional de gestión y desempeño, comité institucional de coordinación de control interno y comisión de personal.

secretaria general, órganos asesoría y coordinación, comité institucional de gestión y desempeño, comité institucional de coordinación de control interno y comisión de personal. Que en cumplimiento de lo anterior, la UPME procedió con la revisión y actualización del reglamento del Comité el 19 de febrero de 2024 y expidió la Resolución UPME No. 080 de 2024 “ Por la cual se actualiza la conformación, el funcionamiento y el reglamento interno del Comité de Conciliación” Que los miembros del Comité de Conciliación, en la sesión ordinaria 010 del 22 de mayo de 2025, aprobaron el proyecto de acto administrativo y, en consecuencia, decidieron que se adoptaría mediante resolución expedida por el Director General. Que, en mérito de lo anterior,

R E S U E L V E:

CAPÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES F-DI-06-V2RESOLUCIÓN No. 000445 de 27-05-2025 Página 3 de 14

Continuación de la Resolución : “Por la cual se actualiza el reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial” Artículo 1. Adopción. Adoptar el reglamento del Comité de Conciliación de la Unidad de Planeación Minero Energética - UPME, contenido en los siguientes artículos del presente acto administrativo.

Artículo 2. Naturaleza. El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas para la prevención del daño antijurídico y la defensa de los intereses públicos a cargo de la entidad.

administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas para la prevención del daño antijurídico y la defensa de los intereses públicos a cargo de la entidad. Artículo 3. Principios rectores. Los miembros del Comité de Conciliación de la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, y los servidores públicos que intervengan en sus sesiones en calidad de invitados, obrarán con base en los principios de legalidad, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, y tendrán como propósito fundamental el reconocimiento efectivo de los derechos de los ciudadanos, la protección los intereses de la entidad y el patrimonio público. Dentro de este marco, deberán propiciar y promover la utilización efectiva de los mecanismos de solución de conflictos establecidos por la ley, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes. Así mismo, deberán analizar las sentencias de unificación proferidas por el Consejo de Estado, los precedentes jurisprudenciales reiterados y consolidados, en procura de evitar la prolongación innecesaria de los conflictos en el tiempo. Artículo 4. Funciones. El Comité de Conciliación de la Unidad de Planeación Minero Energética cumplirá las funciones previstas en el artículo 120 de la Ley 2220 del 2022 o las normas que la modifiquen o sustituyan, y en especial, las señaladas a continuación:

Minero Energética cumplirá las funciones previstas en el artículo 120 de la Ley 2220 del 2022 o las normas que la modifiquen o sustituyan, y en especial, las señaladas a continuación:

1. Formular, aprobar y ejecutar las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico de la entidad, de conformidad con los lineamientos emitidos por la Agencia

Nacional de Defensa Jurídica del Estado.

2. Involucrar en el proceso deliberativo previo a la aprobación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico a las funcionarias y los funcionarios del nivel directivo de las áreas administrativas y/o misionales donde se generan las fallas o actuaciones administrativas que ocasionan el daño antijurídico.

3. Garantizar la divulgación, socialización y apropiación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico al interior de la entidad, así como desarrollar acciones pedagógicas para evitar reincidencia en las causas generadoras de daño antijurídico.

4. Hacer seguimiento efectivo a las áreas responsables de la implementación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico.

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Continuación de la Resolución : “Por la cual se actualiza el reglamento del Comité de

Conciliación y Defensa Judicial”

5. Realizar retroalimentación permanente a las áreas responsables de la implementación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico.

6. Diseñar las políticas generales que orientan la defensa judicial de los intereses de la entidad. Para tal efecto, se deberán integrar los lineamientos y

implementación de la Política de Prevención del Daño Antijurídico.

6. Diseñar las políticas generales que orientan la defensa judicial de los intereses de la entidad. Para tal efecto, se deberán integrar los lineamientos y directrices que haya expedido la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado en materia sustancial y procesal.

7. Adoptar el Modelo de Gestión por Resultados diseñado por la Agencia Nacional

de Defensa Jurídica del Estado.

8. Estudiar y evaluar los procesos que cursen o hayan cursado en contra de la entidad para determinar: (i) las causas generadoras de los conflictos; (ii) el índice de condenas; (iii) los tipos de daño por los cuales resulta demandado o condenado; (iv) las deficiencias en las actuaciones administrativas de la entidad; y (v) las deficiencias de las actuaciones procesales por parte de los apoderados, con el objeto de proponer correctivos y acciones de mejora efectivas.

Aunado a lo anterior, se deberán analizar los datos generados a partir de los indicadores de gestión, resultado e impacto del Modelo de Gestión por Resultados.

9. Fijar directrices institucionales para la aplicación de los mecanismos de arreglo directo, tales como la amigable composición, la transacción, la conciliación y los pactos de cumplimiento, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto.

Las metodologías, lineamientos y demás instrumentos referentes a la

conciliación y los pactos de cumplimiento, sin perjuicio de su estudio y decisión en cada caso concreto. Las metodologías, lineamientos y demás instrumentos referentes a la aplicación de Mecanismos de Resolución de Conflictos expedidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado son de obligatorio cumplimiento. El Comité de Conciliación podrá fijar directrices internas de no conciliación cuando la entidad reciba un número significativo de solicitudes de conciliación con los mismos presupuestos facticos, técnicos y jurídicos, en las cuales, luego del análisis respectivo, se considere procedente no presentar fórmulas de arreglo.

10. Determinar, en cada caso, la procedencia o improcedencia de la conciliación y señalar la posición institucional que fije los parámetros dentro de los cuales quien ejerza la representación legal de la entidad o cuente con poder para ello actuará en las audiencias de conciliación y de pacto de cumplimiento. Para tal efecto, el Comité de Conciliación deberá analizar las sentencias de unificación proferidas por las altas cortes, así como las pautas jurisprudenciales consolidadas y reiteradas, de manera que se concilie en aquellos casos donde exista identidad fáctica y/o jurídica.

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Continuación de la Resolución : “Por la cual se actualiza el reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial” La decisión del Comité de Conciliación deberá soportarse en un estudio

Continuación de la Resolución : “Por la cual se actualiza el reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial” La decisión del Comité de Conciliación deberá soportarse en un estudio suficiente y deberá tener en cuenta la metodología diseñada por la Agencia Nacional de Defensa del Estado que se encuentra incorporada en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado EKOGUI. Además, deberá valorarse la calificación del riesgo efectuada por el apoderado y/o abogado a cargo del caso o proceso judicial o arbitral.

11. Determinar si el asunto materia de conciliación hace parte de algún proceso de vigilancia o control fiscal. En caso afirmativo, deberá invitar a la autoridad fiscal correspondiente a la sesión del Comité de Conciliación para escuchar sus opiniones en relación con eventuales fórmulas de arreglo, sin que dichas opiniones tengan carácter vinculante para el Comité de Conciliación o para las actividades de vigilancia y control fiscal.

Esta invitación deberá realizarse a través del medio más expedito en un término máximo de tres (3) días luego de recibida la solicitud de conciliación, en la comunicación que se remita se le dará a la entidad un plazo máximo de tres (3) días antes de la fecha de celebración del comité para confirmar su asistencia. De no asistir la autoridad fiscal, se dejará registro en el acta del envío de la comunicación, así como del no recibo de confirmación y de la inasistencia.

12. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

En todos los procesos en contra del Estado relativos a controversias contractuales, reparación directa, nulidad y restablecimiento del derecho, la

12. Determinar la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición.

En todos los procesos en contra del Estado relativos a controversias contractuales, reparación directa, nulidad y restablecimiento del derecho, la decisión sobre la procedencia o improcedencia del llamamiento en garantía con fines de repetición deberá soportarse en un estudio suficiente, y deberá tener en cuenta la metodología diseñada por la Agencia Nacional de Defensa del Estado que se encuentra incorporado en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado EKOGUI. Este estudio deberá realizarse por parte del comité de conciliación, en un término máximo de quince (15) días una vez notificada la demanda a la entidad.

13. Evaluar los procesos que hayan sido fallados en contra de la entidad con el fin de determinar la procedencia de la acción de repetición e informar al coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción en lo Contencioso Administrativo las correspondientes decisiones, para lo cual deberá anexar copia de la providencia condenatoria, de la prueba de su pago y señalar el fundamento de la decisión en los casos en que se decida no instaurar la acción de repetición.

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Continuación de la Resolución : “Por la cual se actualiza el reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial” Las metodologías, lineamientos y demás instrumentos referentes al ejercicio del medio control de repetición expedidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado son de obligatorio cumplimiento.

Este estudio deberá realizarse por parte del comité en un término máximo de

Las metodologías, lineamientos y demás instrumentos referentes al ejercicio del medio control de repetición expedidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado son de obligatorio cumplimiento. Este estudio deberá realizarse por parte del comité en un término máximo de cuatro (4) meses después del pago. Si la decisión es de la de iniciar la acción de repetición, la oficina jurídica o quien haga sus veces tendrá un término de dos (2) meses para interponerla, de esta circunstancia se dejará constancia en el acta.

14. Definir los criterios para la selección de abogadas y abogados externos que garanticen su idoneidad para la defensa de los intereses públicos y realizar seguimiento sobre los procesos a ellos encomendados. En todo caso, esta selección deberá atender como mínimo los siguientes criterios: especialidad, recurrencia, complejidad e impacto económico de los litigios en contra de la entidad.

Los lineamientos y demás instrumentos referentes a los criterios de selección, seguimiento y evaluación de las abogadas y abogados externos expedidos por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado son de obligatorio cumplimiento.

15. Designar a la persona que ejercerá la Secretaría Técnica del Comité, preferentemente a quien sea profesional del Derecho, que en ningún caso podrá ser contratista de la entidad y deberá contar con dedicación suficiente a las labores y actividades requeridas para el funcionamiento óptimo de esta instancia.

16. Revisar anualmente el reglamento del Comité y realizar las modificaciones que resulten necesarias para su adecuado y eficiente funcionamiento.

17. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del

instancia.

16. Revisar anualmente el reglamento del Comité y realizar las modificaciones que resulten necesarias para su adecuado y eficiente funcionamiento.

17. Autorizar que los conflictos suscitados entre entidades y organismos del orden nacional sean sometidos al trámite de mediación ante la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado o ante la Procuraduría General de la

Nación.

18. Definir las fechas y formas de pago de las conciliaciones. Para tal fin, se deberá tener en cuenta la previsión establecida en el artículo 143 de la Ley 2220 de 2022 y su reglamentación.

19. Evaluar y dar aprobación a la formulación de la oferta de revocatoria directa de actos administrativos que se encuentren en discusión dentro de un proceso judicial, de acuerdo con lo establecido en el parágrafo del artículo 95 de la Ley 1437 del 2011. Para adelantar este trámite, se tendrá como sustento de la decisión el análisis y recomendación que realice el apoderado designado por la Entidad respecto de los actos administrativos que se encuentren en discusión por esta vía.

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Conciliación y Defensa Judicial”

20. Aprobar el plan de acción anual que presentará la secretaría técnica del Comité de Conciliación y realizar el seguimiento de su implementación para la vigencia respectiva.

21. Garantizar que los apoderados de la entidad se inscriban en la plataforma de aprendizaje de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado,

vigencia respectiva.

21. Garantizar que los apoderados de la entidad se inscriban en la plataforma de aprendizaje de la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, denominada Comunidad Jurídica del Conocimiento y que participen en las jornadas y programas de capacitación disponibles para su actualización en las materias relevantes para la defensa de los intereses litigiosos de la entidad.

22. Las demás funciones que establezca la Ley o su reglamentación.

Artículo 5. Integrantes del Comité de Conciliación. El Comité de Conciliación de la Unidad de Planeación Minero Energética estará conformado así:

1. Integrantes permanentes con voz y voto:

a) El/la directora/a general o su delegado/a, quien lo presidirá. b) El/la secretario/a general. c) El/la jefe/a de la Oficina Asesora Jurídica. d) El/la jefe/a de la Oficina Asesora de Planeación. e) El/la asesor/a código 1020 grado 16 de la Dirección General, con funciones jurídicas. La participación en el Comité será indelegable, salvo la excepción prevista en el literal (a) de este artículo.

2. Integrantes permanentes con derecho a voz: a) El/la subdirector/a o jefe/a de oficina que corresponda, según el asunto a tratar. b) El/la apoderado/a que represente los intereses de la entidad en cada caso o proceso. c) El/la jefe/a de la oficina de control interno o quien haga sus veces. d) El/la secretario/a técnico/a del Comité.

3. Invitados/as ocasionales con derecho a voz y voto:

o proceso. c) El/la jefe/a de la oficina de control interno o quien haga sus veces. d) El/la secretario/a técnico/a del Comité.

3. Invitados/as ocasionales con derecho a voz y voto: a) La Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado, cuando sea invitada a sus sesiones.

4. Invitados/as ocasionales con derecho a voz: Las/los funcionarios públicos y/o contratistas del Estado que por su conocimiento y experiencia puedan apoyar la decisión del comité de conciliación. Para el efecto, los miembros del Comité de Conciliación, podrán formular, a través de la secretaría técnica la respectiva invitación.

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Continuación de la Resolución : “Por la cual se actualiza el reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial” Parágrafo. En el evento en que el presidente del Comité de Conciliación deba ausentarse durante el curso de la sesión o por razones del servicio le sea imposible asistir a la misma, la presidencia del Comité será ocupada por el Jefe la Oficina Asesora Jurídica, dejándose para ello constancia en la respectiva acta.

Artículo 6. Imparcialidad y autonomía en la adopción de las decisiones. Con el fin de garantizar el principio de imparcialidad y la autonomía en la adopción de sus decisiones, a los integrantes del Comité les serán aplicables las causales de impedimento o conflictos de intereses previstas en el ordenamiento jurídico, especialmente las definidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo

jurídico, especialmente las definidas en el artículo 11 de la Ley 1437 de 2011, por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo; el artículo 141 de la Ley 1564 de 2012, por la cual se expide el Código General del Proceso; el artículo 45 de la Ley 1952 de 2019, o las que los modifiquen o sustituyan, y las demás nomas concordantes. Artículo 7. Trámite de impedimentos y recusaciones. Si alguno de los integrantes del Comité de Conciliación, o su delegado, se encuentra incurso en alguna de las causales de impedimento o conflicto de intereses citados en el artículo anterior, se sujetará a lo previsto en el artículo 12 de la Ley 1437 del 2011 o las normas que lo modifiquen o sustituyan. En los casos en los cuales se presenten dudas o controversias en la interpretación y/o aplicación del régimen de inhabilidades e incompatibilidades de los miembros del Comité, se deberá elevar la consulta a la Agencia de Defensa Jurídica del Estado en los términos establecidos en el ordinal 4º del artículo 6º del Decreto 1244 de 2021. CAPÍTULO SEGUNDO SECRETARÍA TÉCNICA DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Artículo 8. Secretaría Técnica. La Secretaría Técnica del Comité será ejercida por una funcionaria o funcionario público de la Oficina Asesora Jurídica, abogado/a, quien cumplirá las funciones previstas en el artículo 121 de la Ley

por una funcionaria o funcionario público de la Oficina Asesora Jurídica, abogado/a, quien cumplirá las funciones previstas en el artículo 121 de la Ley 2220 del 2022 o las normas que la modifiquen o sustituyan, y en especial, las señaladas a continuación:

1. Elaborar y garantizar la suscripción de las actas de cada sesión del Comité dentro de los cinco (5) días siguientes a la correspondiente sesión.

2. Verificar el cumplimiento de las decisiones adoptadas por el Comité.

3. Preparar un informe de la gestión del Comité y de la ejecución de sus decisiones, que será entregado y socializado con el representante legal de la entidad y los miembros del Comité cada seis (6) meses.

4. Proyectar y someter a consideración del Comité la información que este requiera para la formulación y diseño de las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico, las políticas generales que orientan la defensa judicial de la entidad y las directrices referentes a los Mecanismos de Solución de

Conflictos. F-DI-06-V2RESOLUCIÓN No. 000445 de 27-05-2025 Página 9 de 14

Continuación de la Resolución : “Por la cual se actualiza el reglamento del Comité de

Conciliación y Defensa Judicial”

5. Coordinar las reuniones o sesiones de trabajo necesarias con los directivos y/o delegados de las áreas administrativas o misionales involucrados en las actividades señaladas en el numeral anterior.

6. Informar al Coordinador de los agentes del Ministerio Público ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de ejercer el medio de control de repetición.

Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo acerca de las decisiones que el Comité adopte respecto de la procedencia o no de ejercer el medio de control de repetición.

7. Atender oportunamente y por orden de ingreso las peticiones para estudio del Comité asignándoles un número consecutivo.

8. Remitir al agente del Ministerio Público, con una antelación no inferior a cinco (5) días a la fecha fijada para la realización de la audiencia de conciliación, el acta o el certificado en el que conste la decisión del Comité de Conciliación de la entidad pública convocada sobre la solicitud de conciliación.

9. Difundir ampliamente las Políticas de Prevención del Daño Antijurídico al interior de la entidad para garantizar su apropiación por parte de todas las servidoras y servidores.

10. Entregar copia de las actas del Comité de Conciliación o certificaciones que contengan la decisión adoptada a quienes representan los intereses litigiosos de la entidad respecto de los asuntos a su cargo. Las apoderadas y apoderados deberán atender las decisiones allí contenidas de manera obligatoria.

11. Proyectar y presentar el Plan de Acción Anual del Comité de Conciliación a consideración y aprobación de esta instancia administrativa.

12. Verificar que las fichas técnicas que se someten a consideración del Comité cuenten con la metodología diseñada por la Agencia Nacional de Defensa del Estado y se encuentren debidamente incorporadas en el

Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado EKOGUI.

13. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité y en general

Defensa del Estado y se encuentren debidamente incorporadas en el Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado EKOGUI.

13. Coordinar el archivo y control de las actas del Comité y en general de toda la documentación que se genere con ocasión del cumplimiento de las funciones asignadas a éste.

14. Gestionar y verificar el registro de su designación dentro del

Sistema Único de Gestión e Información Litigiosa del Estado EKOGUI.

15. Las demás que le sean asignadas por el Comité y la ley.

CAPÍTULO TERCERO FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ DE CONCILIACIÓN Artículo 9. Sesiones ordinarias. El Comité de Conciliación se reunirá en forma obligatoria y sin excepción alguna no menos de dos (2) veces al mes, de forma tal que se logre el cumplimiento y seguimiento de la totalidad de las funciones de ley, las incluidas en este reglamento y todas aquellas que se deriven del cumplimiento eficiente de las mismas, y cuando las circunstancias así lo exijan. Parágrafo. La reunión se realizará en el lugar indicado en la respectiva citación, o en forma virtual a través del medio electrónico que defina la entidad. En todo F-DI-06-V2RESOLUCIÓN No. 000445 de 27-05-2025 Página 10 de 14

Continuación de la Resolución : “Por la cual se actualiza el reglamento del Comité de Conciliación y Defensa Judicial” caso, se dejará constancia de lo actuado, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 del 2011 o las normas que lo modifiquen o sustituyan.

Conciliación y Defensa Judicial” caso, se dejará constancia de lo actuado, de conformidad con lo establecido en el artículo 63 de la Ley 1437 del 2011 o las normas que lo modifiquen o sustituyan. Artículo 10. Sesiones extraordinarias. El Comité de Conciliación se reunirá extraordinariamente cuando las necesidades del servicio así lo exijan, o cuando lo estime conveniente quien lo presida, la o el secretaria/o general, o al menos dos (2) de sus integrantes con voz y voto, previa convocatoria que para tal propósito formule la secretaría técnica en los términos señalados en este reglamento. Artículo 11. Suspensión de sesiones. Si por alguna circunstancia fuere necesario suspender la sesión, en esta se señalará nuevamente fecha, hora, lugar y modalidad de su reanudación, la cual deberá programarse en el menor tiempo posible. En todo caso, quien ejerza la secretaría técnica confirmará la citación a través del medio más expedito a cada integrante e invitado del Comité. Artículo 12. Trámite para la toma de decisión de las solicitudes de conciliación. Presentada la solicitud de conciliación ante la entidad, el Comité de Conciliación cuenta con quince (15) días a partir de su admisión para tomar la correspondiente decisión , la cual comunicará en el curso de la audiencia de conciliación, aportando copia auténtica de la respectiva acta o certificación en la que consten sus fundamentos. La oficina asesora jurídica, o quien haga sus veces, designará una apoderada o apoderado quien se encargará de presentar el caso al Comité de Conciliación

que consten sus fundamentos. La oficina asesora jurídica, o quien haga sus veces, designará una apoderada o apoderado quien se encargará de presentar el caso al Comité de Conciliación mediante una explicación suficiente y efectuar una recomendación no vinculante. Además, de ser necesario, podrá requerir a otras dependencias todos aquellos medios probatorios e información necesaria para sustentar el caso, la cual deberá ser entregada dentro de los cinco (5) días siguientes a su solicitud. Cuando el Ministerio Público sea quien requiera las pruebas, la Secretaría Técnica se encargará de requerirlas en el término de un (1) día hábil y la dependencia tendrá máximo cinco (5) días para su entrega. Artículo 13. Reserva legal de las estrategias de defensa jurídica. Si la decisión de no conciliar implica señalar total o parcialmente la estrategia de defensa jurídica de la entidad, el documento en el que conste la decisión gozará de reserva conforme lo dispuesto en las letras e) y h) y el parágrafo del artículo 19 de la Ley 1712 de 2014, o la norma que los modi