UPME - Circular 037 de 2025

F-DO-17 V2 15/07/2024

CIRCULAR INTERNA No. 000037 de 2025

20251130000374

Radicado: 20251130000374

10-04-2025

PARA: SERVIDORAS Y SERVIDORES PÚBLICOS UPME

DE: SECRETARÍA GENERAL

ASUNTO: Aplicación Políticas de Gestión del Talento Humano

FECHA: 10-04-2025

Apreciadas servidoras y servidores públicos, Con el fin de optimizar la gestión de las novedades administrativas que impactan la gestión del Talento Humano, se emite la presente circular donde se imparten los lineamientos de funcionamiento de las POLITICAS DE GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO en las herramientas de autogestión del Servidor Público y de Gestión Documental de la Unidad de Planeación Minero Energética, adicionalmente se dan a conocer las fechas para, reporte de novedades y reporte de alivios tributarios durante la presente vigencia. Los pagos se realizarán conforme al cronograma establecido en el numeral 6º de la Circular 00004 de 2025.

1. FECHAS PARA REPORTE DE NOVEDADES ADMINISTRATIVAS Desde el grupo interno de trabajo de gestión de Talento Humano, se ha establecido para esta vigencia el siguiente calendario para reportar y tramitar las siguientes novedades de afectación a la nómina:  Horas extras  Descuentos de convenios (libranzas, medicina prepagada, plan premium, plan exequial, AFC)  Actos administrativos (primas técnicas, reconocimiento de coordinación),  Reclamaciones de nóminas anteriores.

 Descuentos de convenios (libranzas, medicina prepagada, plan premium, plan exequial, AFC)  Actos administrativos (primas técnicas, reconocimiento de coordinación),  Reclamaciones de nóminas anteriores.

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Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el Sistema de Gestión Único Estratégico de Mejoramiento - SIGUEME.F-DO-17 V2 15/07/2024

Las novedades que se reciban con posterioridad al plazo señalado se incluirán en la nómina del mes siguiente. Se debe tener en cuenta que serán aceptadas y recibidas las novedades radicadas en el portal de autogestión SMART PEOPLE – KACTUS correspondiente a licencias no remuneradas, vacaciones e incapacidades médicas, estás últimas también pueden ser radicadas a través del correo correspondencia@upme.gov.co. Los demás reportes como cambio de cuentas, aportes voluntarios a Cuentas de Ahorro para el Fomento a la Construcción - AFC y cambio de fondo de pensión o salud se deben informar mediante memorando debidamente radicado en sistema de gestión documental ARGO. 1.1 Licencias ● Licencia de Luto: Conforme a lo establecido en el artículo 1 de la Ley 1635 de 2013 y el artículo 2.2.5.5.15 del Decreto 1083 de 2015, en caso de fallecimiento del cónyuge o compañero (a)

del Decreto 1083 de 2015, en caso de fallecimiento del cónyuge o compañero (a) permanente o de un familiar hasta segundo grado de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil, la o el servidor público tiene derecho a una licencia por luto por cinco (5) días hábiles contados a partir del fallecimiento. La licencia se concede desde el día del fallecimiento; en caso de que no sea día hábil se contará a partir del día hábil posterior. La o el servidor público debe informar la novedad oportunamente mediante el medio más expedito o a través de correo electrónico correspondencia@upme.gov.co con copia al jefe inmediato y al GIT de Gestión de Talento Humano, para que sea otorgada la licencia mediante acto administrativo motivado. El servidor deberá presentar ante el GIT de Gestión de Talento Humano, dentro de los 30 días siguientes, la documentación que a continuación se relaciona en los términos del artículo 1° de la Ley 1635 de 2013: F-DE-013 V.3 15/07/2024

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el Sistema de Gestión Único

Estratégico de Mejoramiento - SIGUEME. Fechas para Reporte de Novedades Administrativas de

Nomina Año 2025 MAYO Hasta el 8 de mayo JUNIO Hasta el 9 de junio JULIO Hasta el 8 de julio AGOSTO Hasta el 8 de agosto SEPTIEMBRE Hasta el 8 de septiembre OCTUBRE Hasta el 7 de octubre NOVIEMBRE Hasta el 7 de noviembre DICIEMBRE Hasta el 5 de diciembreF-DO-17 V2 15/07/2024

1. Copia del Certificado de Defunción expedido por la autoridad competente.

2. A) En caso de parentesco por consanguinidad, además, copia del Certificado de Registro Civil, en donde se constate la relación vinculante entre el empleado y el difunto.

B) En caso de defunción del cónyuge, además, copia del Certificado de Matrimonio Civil o Religioso. C) En caso de compañera o compañero permanente, además, declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, donde se manifieste la convivencia que tenían, según la normatividad vigente. D) En caso de parentesco por afinidad, además, copia del Certificado de Matrimonio Civil o Religioso, si se trata de cónyuges, o por declaración que haga el servidor público ante la autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento, si se trata de compañeros permanentes, y copia del Registro Civil en la que conste la relación del cónyuge, compañero o compañera permanente con el difunto. E) En caso de parentesco civil, además, copia del Registro Civil donde conste el parentesco con el adoptado.

del Registro Civil en la que conste la relación del cónyuge, compañero o compañera permanente con el difunto. E) En caso de parentesco civil, además, copia del Registro Civil donde conste el parentesco con el adoptado. Adicionalmente, en cumplimiento del Acuerdo de Negociación Colectiva entre Sintraminerales y la UPME y en concordancia con el artículo 2º de la Resolución 584 de 2024, la UPME concederá al servidor público un (1) día de permiso remunerado adicional, en caso que el fallecimiento de su cónyuge, compañero o compañera permanente o de un familiar hasta el grado segundo de consanguinidad, primero de afinidad y segundo civil ocurra en un municipio diferente al de residencia del servidor público, en aras que este realice los desplazamientos a que haya lugar, para lo cual deberá acompañar las evidencias de dicha situación a la solicitud de licencia de luto. ● Licencia de Maternidad: Es una situación en virtud de la cual se brinda a la madre un receso remunerado, para que se recupere del parto y le dedique al recién nacido, el cuidado y la atención requerida. Una vez llegada la fecha del parto y expedida la certificación médica por el médico tratante en la que se indique la fecha desde la cual debe empezar la licencia, la servidora pública deberá informar al jefe inmediato y remitir al correo correspondencia@upme.gov.co el certificado médico mencionado, el registro civil de nacimiento y certificado de nacido vivo. Por razones médicas se podrá otorgar licencia de maternidad de manera previa a la fecha esperada de parto.

nacimiento y certificado de nacido vivo. Por razones médicas se podrá otorgar licencia de maternidad de manera previa a la fecha esperada de parto.

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Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el Sistema de Gestión Único Estratégico de Mejoramiento - SIGUEME.F-DO-17 V2 15/07/2024

Se resalta que cuando se está en uso de licencia por maternidad se recibe el cien por ciento (100%) del Ingreso base de cotización devengado en el momento del inicio de la licencia.1 ● Licencia de Paternidad: De acuerdo con lo establecido en el artículo 236, parágrafo No 2 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado mediante la Ley 2114 de 2021, el padre tendrá derecho a dos (2) semanas de licencia remunerada de paternidad. El servidor público deberá informar al jefe inmediato a más tardar al día hábil siguiente a la fecha de nacimiento del bebé. Adicionalmente, debe solicitar la licencia de paternidad al GIT de Gestión de Talento Humano a través del correo correspondencia@upme.gov.co dentro de los ocho (8) días siguientes a la fecha del nacimiento. A la solicitud, se deberán adjuntar los siguientes documentos:

1. Certificado nacido vivo

2. Registro civil del recién nacido. 1 CST: ARTÍCULO 236. LICENCIA EN LA ÉPOCA DEL PARTO E INCENTIVOS PARA LA ADECUADA ATENCIÓN Y CUIDADO DEL RECIÉN NACIDO. modificado por el artículo 2 de la Ley 2114 de 2021: 1.

ATENCIÓN Y CUIDADO DEL RECIÉN NACIDO. modificado por el artículo 2 de la Ley 2114 de 2021: 1. Toda trabajadora en estado de embarazo tiene derecho a una licencia de dieciocho (18) semanas en la época de parto, remunerada con el salario que devengue al momento de iniciar su licencia.2. Si se tratare de un salario que no sea fijo como en el caso del trabajo a destajo o por tarea, se tomará en cuenta el salario promedio devengado por la trabajadora en el último año de servicio, o en todo el tiempo si fuere menor.3. Para los efectos de la licencia de que trata este artículo, la trabajadora debe presentar al empleador un certificado médico, en el cual debe constar: a) El estado de embarazo de la trabajadora; b) La indicación del día probable del parto, y c) La indicación del día desde el cual debe empezar la licencia, teniendo en cuenta que, por lo menos, ha de iniciarse dos semanas antes del parto. Los beneficios incluidos en este artículo, y el artículo 239 de la presente ley, no excluyen a los trabajadores del sector público.4. Todas las provisiones y garantías establecidas en la presente ley para la madre biológica se hacen extensivas en los mismos términos y en cuanto fuere procedente a la madre adoptante, o al padre que quede a cargo del recién nacido sin apoyo de la madre, sea por enfermedad, abandono o muerte, asimilando la fecha del parto a la de la entrega oficial del menor que se ha adoptado, o del que adquiere custodia justo después del nacimiento. En ese sentido, la licencia materna se extiende al padre en caso de fallecimiento, abandono o enfermedad de

entrega oficial del menor que se ha adoptado, o del que adquiere custodia justo después del nacimiento. En ese sentido, la licencia materna se extiende al padre en caso de fallecimiento, abandono o enfermedad de la madre, el empleador del padre del niño le concederá una licencia de duración equivalente al tiempo que falta para expirar el periodo de la licencia posterior al parto concedida a la madre.5. La licencia de maternidad para madres de niños prematuros, tendrá en cuenta la diferencia entre la fecha gestacional y el nacimiento a término, las cuales serán sumadas a las dieciocho (18) semanas que se establecen en la presente ley. Cuando se trate de madres con parto múltiple o madres de un hijo con discapacidad, la licencia se ampliará en dos semanas más.6. La trabajadora que haga uso de la licencia en la época del parto tomará las dieciocho (18) semanas de licencia a las que tiene derecho, de la siguiente manera:a) Licencia de maternidad preparto . Esta será de una (1) semana con anterioridad a la fecha probable del parto debidamente acreditada. Si por alguna razón médica la futura madre requiere una semana adicional previa al parto podrá gozar de las dos (2) semanas, con dieciséis (16) posparto. Si en caso diferente, por razón médica· no puede tomar la semana previa al parto, podrá disfrutar las dieciocho (18) semanas en el posparto inmediato.b) Licencia de maternidad posparto . Esta licencia tendrá una duración normal de diecisiete (17) semanas contadas desde la fecha del parto, o de dieciséis (16) o dieciocho (18) semanas por decisión médica, de acuerdo con lo previsto en el literal anterior.”

diecisiete (17) semanas contadas desde la fecha del parto, o de dieciséis (16) o dieciocho (18) semanas por decisión médica, de acuerdo con lo previsto en el literal anterior.” F-DE-013 V.3 15/07/2024

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el Sistema de Gestión Único Estratégico de Mejoramiento - SIGUEME.F-DO-17 V2 15/07/2024

3. Copia del certificado de licencia de maternidad. ● Licencia Parental compartida: De acuerdo con lo establecido en el decreto 1083 de 2015, adicionado por el decreto 1605 de 2024, la licencia parental compartida es aquella que se otorga al empleado para separarse del empleo, en virtud de la cual los padres podrán distribuir libremente entre sí las últimas seis (6) semanas de la licencia de la madre, siempre y cuando se cumplan con las condiciones y requisitos dispuestos en el artículo 263 del código sustantivo de trabajo, modificado por la Ley 2114 de 2021.

Es importante tener en cuenta que esta licencia, en el caso de la madre, es independiente del permiso de lactancia. El servidor público debe solicitar la licencia parental al GIT de Gestión de Talento Humano y remitir al correo correspondencia@upme.gov.co e informar al jefe inmediato, durante los 30 días siguientes a la fecha del nacimiento del hijo, indicando los días hábiles de que

hará uso. A la solicitud, se deberán adjuntar los siguientes documentos:

1. Registro civil del recién nacido.

2. Documento en el que conste el acuerdo entre los padres acerca de la distribución de las semanas de licencia. Ambos padres deberán realizar un documento firmado explicando la distribución acordada.

3. Licencia parental compartida, emitida por el médico tratante

4. Fotocopia del certificado de licencia de maternidad.

5. Fotocopia de la cédula de los padres.

En cumplimiento del Acuerdo de Negociación Colectiva entre Sintraminerales y la UPME y en concordancia con el artículo 3º de la Resolución 584 de 2024, la UPME, además de lo establecido en las leyes 1822 del 2017 y la Ley 2114 del 2021 y las que las modifiquen o adicionen, se concederá con motivo del nacimiento de un hijo o hija, un permiso remunerado en las siguientes condiciones:  Un (1) día para el padre biológico o adoptante.  Dos (2) días para la madre biológica o adoptante.  Tres (3) días para la madre o padre biológica o adoptante que ejerza la jefatura del hogar.  Tres (3) días para el padre o madre biológica o adoptante cuyo empleo no sea teletrabajable. Adicionalmente, para aquellos padres y madres cuyo empleo sea teletrabajable se conferirá, previa solicitud, teletrabajo autónomo durante los seis (6) meses siguientes al termino de finalización de la licencia de maternidad o paternidad, siempre que se cumpla con las condiciones para el otorgamiento del teletrabajo. ● Licencias no remuneradas :

conferirá, previa solicitud, teletrabajo autónomo durante los seis (6) meses siguientes al termino de finalización de la licencia de maternidad o paternidad, siempre que se cumpla con las condiciones para el otorgamiento del teletrabajo. ● Licencias no remuneradas : F-DE-013 V.3 15/07/2024

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el Sistema de Gestión Único Estratégico de Mejoramiento - SIGUEME.F-DO-17 V2 15/07/2024

La licencia ordinaria será hasta por 60 días continuos o discontinuos al año, prorrogables por 30 días más, y procede si concurre justa causa, a juicio de la autoridad nominadora. La licencia no remunerada para adelantar estudios es aquella que se otorga al empleado para separarse del empleo, por solicitud propia y sin remuneración, con el fin de cursar estudios de educación formal y para el trabajo y el desarrollo humano por un término que no podrá ser mayor de doce (12) meses, prorrogable por un término igual hasta por dos (2) veces. Ambas solicitudes deberán efectuarse con diez (10) días hábiles de anticipación al inicio de la licencia , mediante comunicación firmada y soporte en el aplicativo SMART PEOPLE - KACTUS, y deberá contar con el visto bueno del jefe Inmediato de la dependencia respectiva.2 1.2 Programación de Vacaciones El artículo 53 de la Constitución Política contempla como una de las garantías fundamentales de los trabajadores el derecho al descanso y una de sus formas lo

1.2 Programación de Vacaciones El artículo 53 de la Constitución Política contempla como una de las garantías fundamentales de los trabajadores el derecho al descanso y una de sus formas lo constituyen las vacaciones. Las cuales, de conformidad con lo señalado en el artículo 8 del Decreto Ley 1045 de 1978, consiste en el derecho a quince (15) días hábiles de vacaciones por cada año de servicios. La programación de vacaciones se realiza únicamente en el portal de autogestión SMART PEOPLE – KACTUS (Ver manual anexo). Cada servidor debe realizar la programación para aprobación del jefe inmediato tomando las siguientes consideraciones:  Los servidores públicos programarán antes del 31 de mayo, los periodos de vacaciones causados o que se causen durante lo que resta de la vigencia y que se vayan a disfrutar en el 2025, para efectos de aprobación del jefe inmediato, liquidación y pago en la nómina. 2 En virtud del artículo 2.2.5.5.5 del Decreto Nacional 1083 de 2015 modificado por el artículo 1° del Decreto Nacional 648 de 2017, que señala lo siguiente:

“Artículo 2.2.5.5.5 Licencia ordinaria: La licencia ordinaria es aquella que se otorga al empleado por solicitud propia y sin remuneración, hasta por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos. En caso de causa justificada, a juicio del nominador, la licencia podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más.

solicitud propia y sin remuneración, hasta por sesenta (60) días hábiles al año, continuos o discontinuos. En caso de causa justificada, a juicio del nominador, la licencia podrá prorrogarse hasta por treinta (30) días hábiles más. La solicitud de licencia ordinaria o de su prórroga deberá elevarse por escrito al nominador, y acompañarse de los documentos que la justifiquen, cuando se requiera. Cuando la solicitud de esta licencia no obedezca a razones de fuerza mayor o de caso fortuito, el nominador decidirá sobre la oportunidad de concederla, teniendo en cuenta las necesidades del servicio. La licencia ordinaria una vez concedida no es revocable por la autoridad que la confiere, no obstante, el empleado puede renunciar a la misma mediante escrito que deberá presentar ante el nominador.” F-DE-013 V.3 15/07/2024

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el Sistema de Gestión Único Estratégico de Mejoramiento - SIGUEME.F-DO-17 V2 15/07/2024 ● De conformidad con la normativa vigente proceden de oficio o a petición del interesado y es responsabilidad del jefe inmediato la aprobación de las vacaciones de los servidores públicos a su cargo distribuyendo el equipo en aras de no afectar la prestación del servicio de la dependencia. La programación debe formularse en orden de causación. Lo anterior indica que, en caso de tener vacaciones interrumpidas, éstas deben disfrutarse primero, antes de concederse vacaciones correspondientes al último período causado.

orden de causación. Lo anterior indica que, en caso de tener vacaciones interrumpidas, éstas deben disfrutarse primero, antes de concederse vacaciones correspondientes al último período causado. ● El reconocimiento y pago de las vacaciones se gestionará en la nómina del mes anterior a su disfrute o, si no es posible, en la del mismo mes, siempre que el inicio del período vacacional sea al menos cinco (5) días hábiles después del pago de la nómina. ● En caso de requerirse la interrupción excepcional de las vacaciones, el jefe inmediato, debe dirigir un memorando a la Secretaría General con los motivos detallados del por qué se requiere interrumpir las vacaciones de un servidor, en la cual deberá contener la fecha del disfrute de los días interrumpidos . (Anexo modelo) ● Previo al momento de disfrutar del período de vacaciones, el servidor público deberá entregar un informe al jefe inmediato, con los trámites y asuntos pendientes a su cargo para su reasignación. En ese sentido, el Sistema de Gestión Documental ARGO deberá encontrarse al día y si es supervisor de contratos haber tramitado el pago de las facturas correspondientes y el recibo de los productos o servicios.

Nota: Ahora bien, en cuanto al término de la prescripción del derecho a vacaciones, el artículo 23 del Decreto 1045 de 1978 dispone: “Cuando sin existir aplazamiento no se hiciere uso de vacaciones en la fecha señalada, el derecho a disfrutarlas o a recibir la

artículo 23 del Decreto 1045 de 1978 dispone: “Cuando sin existir aplazamiento no se hiciere uso de vacaciones en la fecha señalada, el derecho a disfrutarlas o a recibir la respectiva compensación en dinero prescribe en cuatro (4) años que se contarán a partir de la fecha en que se haya causado el derecho. (...) Así mismo, conforme con el artículo 19 de la Ley 2155 de 2021 y el Plan de Austeridad de la UPME 2025, es importante tener en cuenta que las entidades deben contar con un plan de vacaciones que permita racionalizar el reconocimiento de las mismas, y estas no deben ser acumuladas ni interrumpidas, salvo por necesidades del servicio. Adicionalmente se contemplan restricciones para ser compensadas en dinero (Sólo por necesidades del servicio, previa disponibilidad presupuestal o retiro). De esta manera se requiere la adecuada programación de vacaciones de los servidores de la entidad. 1.3 Licencia por enfermedad - Incapacidades Las incapacidades deben ser radicadas en el portal de autogestión SMART PEOPLE – KACTUS o a través del correo correspondencia@upme.gov.co, con su respectivo F-DE-013 V.3 15/07/2024

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el Sistema de Gestión Único Estratégico de Mejoramiento - SIGUEME.F-DO-17 V2 15/07/2024 soporte, el cual debe ser legible y cumplir con los requisitos establecidos en el artículo

2.2.3.3.2 del Decreto 780 de 2016, así:

Estratégico de Mejoramiento - SIGUEME.F-DO-17 V2 15/07/2024 soporte, el cual debe ser legible y cumplir con los requisitos establecidos en el artículo 2.2.3.3.2 del Decreto 780 de 2016, así: “ARTÍCULO 2.2.3.3.2 Certificado de incapacidad. El médico u odontólogo tratante, según sea el caso, deberá expedir el documento en el que certifique la incapacidad del afiliado, el cual debe contener como mínimo:

1. Razón social o apellidos y nombres del prestador de servicios de salud que atendió al paciente

2. NIT del prestador de servicios de salud

3. Código del prestador de servicios de salud asignado en el Registro Especial de Prestadores de Servicios de Salud (REPS)

4. Nombre de la entidad promotora de salud o entidad adaptada

5. Lugar y fecha de expedición

6. Nombre del afiliado, tipo y número de su documento de identidad.

7. Grupo de servicios: 01 Consulta externa; 02 Apoyo diagnóstico clínico y complementación terapéutica; 03 Internación; 04 Quirúrgico; 05 Atención inmediata

8. Modalidad de la prestación del servicio: 01: lntramural; 02: Extramural unidad móvil; 03: Extramural domiciliaria; 04: Extramural jornada de salud; 06: Telemedicina interactiva; 07: Telemedicina no interactiva; 08: Telemedicina telexperticia; 09: Telemedicina telemonitoreo

9. Código de diagnóstico principal, utilizando la Clasificación Internacional de Enfermedades - CIE, vigente

10. Código de diagnóstico relacionado, utilizando la Clasificación Internacional de Enfermedades - CIE vigente

11. Presunto origen de la incapacidad (común o laboral)

12. Causa que motiva la atención. Se registra de acuerdo con el presunto origen común o laboral

13. Fecha de inicio y terminación de la incapacidad;

14. Prorroga: Si o No

15. Incapacidad retroactiva: 01 Urgencias o internación del paciente; 02 Trastorno de memoria, confusión mental, desorientación en persona tiempo y Jugar, otras alteraciones de la esfera psíquica, orgánica o funcional según criterio médico u odontólogo; 03

Evento catastrófico y terrorista.

16. Nombres y apellidos, tipo y número de identificación y firma del médico u odontólogo que lo expide.” 1.3.1 I ncapacidad por enfermedad general.

Sin perjuicio de la radicación de la incapacidad en KACTUS o al correo electrónico correspondencia@upme.gov.co, el servidor público que se encuentra en incapacidad médica tiene la obligación de informar la situación al jefe Inmediato, remitiendo para dichos efectos copia del soporte médico que así lo consigne. Es importante que los servidores públicos tengan en cuenta que cuando se está incapacitado no se recibe salario, sino un auxilio por enfermedad general y dicho pago es F-DE-013 V.3 15/07/2024

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el Sistema de Gestión Único

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Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el Sistema de Gestión Único Estratégico de Mejoramiento - SIGUEME.F-DO-17 V2 15/07/2024 asumido por las EPS, a partir del tercer día y hasta el día noventa (90), el cual equivale a las 2/3 partes del Ingreso Base de Cotización para salud; a partir del día noventa y uno (91) y hasta el día ciento ochenta (180) equivale al cincuenta por ciento (50%) del Ingreso Base de Cotización al cual se ha hecho referencia. 1.3.2 Reporte de los accidentes de trabajo y/o enfermedades profesionales En el evento de ocurrencia de una enfermedad profesional o un accidente de trabajo, el funcionario debe informar a más tardar dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al GIT de Gestión de Talento Humano, a efectos de diligenciar y presentar en forma simultánea, el formulario de reporte de accidente de trabajo ante la ARL POSITIVA COMPAÑÍA DE SEGUROS y a la Entidad Promotora de Salud a la cual se encuentre afiliado el funcionario.

Es de resaltar que, cuando se está incapacitado por enfermedad profesional o por accidente de trabajo no se recibe salario, sino un auxilio especial equivalente al cien por ciento (100%) del ingreso base de cotización para salud. Este pago es asumido directamente por la ARL. 2 INCENTIVOS De acuerdo con lo establecido en los artículos 7 al 9 de la resolución No. 661 de 2023 de

directamente por la ARL. 2 INCENTIVOS De acuerdo con lo establecido en los artículos 7 al 9 de la resolución No. 661 de 2023 de la UPME modificada por la resolución 584 de 2024 de la UPME, el otorgamiento de permisos para los servidores de la Unidad, se solicitan en el aplicativo Smart-people Kactus destinado para tal fin y se sujeta al siguiente procedimiento: 2.1 Incentivo por uso de la bicicleta : En los términos del artículo 5º de la Ley 1811 de 2016, los servidores públicos de la UPME recibirán medio día laboral libre remunerado por cada 30 veces que certifiquen haber llegado a trabajar en bicicleta. En todo caso, el servidor público sólo podrá recibir hasta ocho (8) medios días remunerados por año, cuyo disfrute deberá concertar con el jefe inmediato de acuerdo con las necesidades del servicio, se solicitará en el módulo de incentivos del portal de autogestión Smart-people Kactus con cinco (5) días de antelación a la fecha de disfrute del beneficio. (Artículo 7 de la Resolución 661 de 2023). 2.2 Conmemoración del Día de la Familia : Para facilitar el acercamiento de los servidores públicos con los miembros de su familia, en concordancia con el artículo 6 de la Ley 1361 de 2009 modificada por la Ley 1857 de 2017 que declaró el 15 de mayo de cada año como el “Día Nacional de la Familia”, se concederán dos días libres remunerados a los servidores de la Unidad de Planeación Minero Energética, los cuales podrán hacerse efectivos entre el mes de enero y junio el primero, y entre los meses de julio y diciembre el segundo

concederán dos días libres remunerados a los servidores de la Unidad de Planeación Minero Energética, los cuales podrán hacerse efectivos entre el mes de enero y junio el primero, y entre los meses de julio y diciembre el segundo día, en cada vigencia. (Artículo 8 de la Resolución 661 de 2023, modificado por el artículo 7 de la resolución 584 de 2024.) F-DE-013 V.3 15/07/2024

Recuerde: Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto, se considera “Copia No Controlada”. La versión vigente se encuentra publicada en el Sistema de Gestión Único Estratégico de Mejoramiento - SIGUEME.F-DO-17 V2 15/07/2024

Los días libres deberán ser consensuados entre el/la servidor/a público/a y su jefe inmediato y se solicitará en el módulo de incentivos del portal de autogestión Smart People Kactus con cinco (5) días de antelación a la fecha del disfrute del beneficio. Estos días de permiso remunerado, podrán acumularse semestralmente con otros periodos de descanso de los cuales goce el/la servidor/a. 2.3 Incentivo por cumpleaños : Con ocasión a su fecha de cumpleaños, los/as servidores/as públicos/as podrán disfrutar de un (1) día de permiso remunerado. La solicitud deberá elevarse a través del aplicativo dispuesto para tal fin, con mínimo cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha de disfrute del beneficio y podrá disfrutarse dentro del semestre calendario de causación del

remunerado. La solicitud deberá elevarse a través del aplicativo dispuesto para tal fin, con mínimo cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha de disfrute del beneficio y podrá disfrutarse dentro del semestre calendario de causación del cumpleaños (Artículo 9 de la Resolución 661 de 2023, modificado por el artículo 8 de la Resolución 584 de 2024.). Este permiso remunerado podrá acumularse con otros periodos de descanso de los cuales goce el/la servidor/a y no será requisito para el disfrute que se haya causado el cumpleaños, no obstante, en caso