UPME - Resolucion 000038 de 2025

REPÚBLICA DE COLOMBIA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME RESOLUCIÓN No. 000038 de 2025

20251100000385 15-01-2025

Radicado ORFEO: 20251100000385 ¨Por medio de la cual se crean los Comités Primarios de la UPME ¨

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, especialmente las conferidas por el artículo 2.2.5.5.52 del Decreto 1083 de 2015, el artículo 9 del Decreto 2121 de 2023 y, C O N S I D E R A N D O: Que de conformidad con el artículo 209 de la Constitución Política, son principios de la función administrativa la igualdad, la moralidad, la eficacia, la economía, la imparcialidad, la publicidad y la celeridad.

Que el artículo 269 de la Constitución Política, determina que las entidades públicas diseñarán y aplicarán, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que en desarrollo de dicha disposición, la Ley 87 de 1993 estableció las normas para el ejercicio del Control Interno en las entidades y organismos del Estado, estableciendo en su artículo 6 que la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, será responsabilidad del representante legal, así como de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.

Que mediante el Decreto Nacional 943 de 2014 se adoptó la actualización del Modelo

eficiencia y eficacia del control interno, será responsabilidad del representante legal, así como de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.

Que mediante el Decreto Nacional 943 de 2014 se adoptó la actualización del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano - MECI, en el cual se determinan las generalidades y estructura necesaria para establecer, implementar y fortalecer un Sistema de Control Interno en las entidades y organismos obligados a su implementación. Que los principios de autocontrol, autorregulación y autogestión del Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano — MECI, se constituyen en el fundamento y pilar básico que garantiza la efectividad del Sistema de Control Interno, debiendo ser aplicados en cada uno de los aspectos que enmarcan el modelo, para guiar la implementación, revisión y fortalecimiento continuo del mismo. Que mediante el Decreto 1499 de 2017 que sustituyó el título 22 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1083 de 2015, se adoptó la actualización del Modelo Integrado de Planeación y Gestión incorporando en este marco de referencia la actualización del Modelo Estándar de Control Interno.

Que el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano, actualizado a través del Manual Operativo del Modelo Integrado de Planeación y Gestión — MIPG y descrito en la Dimensión séptima de este modelo, contempla entre las obligaciones a cargo de las entidades bajo el ámbito de aplicación del mismo, las de asegurar un ambiente de control

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Continuación de la Resolución: por medio de la cual se crean los Comités primarios en la UPME. que les permita disponer de las condiciones mínimas para el ejercicio del control interno, garantizar una adecuada gestión del riesgo, comunicar internamente la información requerida para apoyar el funcionamiento del control interno e implementar actividades de monitoreo y evaluaciones periódicas, con el propósito de detectar desviaciones, establecer tendencias, y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la entidad.

Que en el marco de la séptima dimensión del MIPG -Control Interno, que se desarrolla a través del Modelo Estándar de Control Interno —MECI, cada líder de proceso, con su equipo de trabajo, desde sus responsabilidades en la segunda línea de defensa, autoevalúan el desarrollo y cumplimiento de sus acciones, y cómo estas contribuyen al cumplimiento de los objetivos institucionales.

Que entre las actividades de monitoreo y supervisión continua que prevé el MECI se encuentran las autoevaluaciones realizadas por cada líder de proceso y la segunda línea de defensa para tomar decisiones relacionadas con la corrección o el mejoramiento del desempeño. Que mediante la Resolución 843 de 2024 se adoptó el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la Unidad de Planeación Minero Energética – UPME y reglamentó su funcionamiento. Que se hace necesario orientar y motivar al personal vinculado a la UPME, fomentando la conciencia de compromiso y responsabilidad individual, mejorando su desempeño y el de la

funcionamiento. Que se hace necesario orientar y motivar al personal vinculado a la UPME, fomentando la conciencia de compromiso y responsabilidad individual, mejorando su desempeño y el de la dependencia a la cual pertenece, para una mayor productividad de las actividades y tareas bajo su responsabilidad.

Que así mismo, estos escenarios de autocontrol son instancias que garantizan la participación de cada servidor y colaborador de la UPME, permitiéndole identificar desviaciones y riesgos que puedan entorpecer el normal desarrollo de las funciones y ejecución de los planes de acción de las áreas y dependencias, así como proponer correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de sus funciones. Que del mismo modo es el espacio mediante el cual se puede transmitir la información de manera descendente recibida por el líder del área o proceso a los miembros del equipo, en donde se socialicen las directrices, lineamientos, perspectivas e inquietudes que desde la alta dirección se tengan frente al quehacer de la entidad, permitiendo obtener por parte de los servidores una retroalimentación que redunde en oportunidades de mejora. Que mediante resolución 608 de 2019 se crearon los comités primarios de la Unidad de Planeación Minero Energética en tres (3) tipologías, con el fin de contribuir a la sinergia de los objetivos energéticos de la Entidad. Que entre Sintraminerales y la UPME se suscribió acuerdo colectivo el 22 de mayo de 2024 en el cual se fijó el siguiente compromiso: ¨La UPME propiciará los espacios de socialización con los grupos de trabajo de la información y los lineamientos impartidos

en el cual se fijó el siguiente compromiso: ¨La UPME propiciará los espacios de socialización con los grupos de trabajo de la información y los lineamientos impartidos desde la dirección y demás asuntos que afecten la organización, a través de los jefes de área y coordinadores de grupos internos de trabajo. Se definirá por medio de acto administrativo la forma, la periodicidad y demás aspectos requeridos para el funcionamiento de dichos espacios, previo a la expedición de dicho acto se socializará con SINTRAMINERALES para los aportes que estime pertinentes.¨ y en ese sentido, es necesario establecer nuevas dinámicas de los espacios de socialización de los lineamientos y decisiones tomadas desde la Dirección de la UPME. Que en atención con lo señalado en el artículo 115 de la Ley 489 de 1998 con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, políticas F-DI-06-V2RESOLUCIÓN No. 000038 de 15-01-2025 Página 3 de 6

Continuación de la Resolución: por medio de la cual se crean los Comités primarios en la UPME. y programas de la entidad, se podrán crear y organizar, con carácter permanente o transitorio, grupos internos de trabajo, los cuales de conformidad con lo dispuesto en el artículo 8 del Decreto 2489 de 2006, la integración de los mismos no podrá ser inferior a cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente.

cuatro (4) empleados, destinados a cumplir las funciones que determine el acto de creación, las cuales estarán relacionadas con el área de la cual dependen jerárquicamente. Que mediante las Resoluciones 79, 87 y 461 de 2024 se modificaron los Grupos Internos de Trabajo – GIT de la entidad, encontrándose vigentes los siguientes: Oficina de Tecnologías de la Información  GIT de Arquitectura Empresarial Secretaría General  GIT de Gestión Contractual  GIT de Gestión Administrativa y Servicio al Ciudadano  GIT de Gestión Financiera  GIT de Gestión de Talento Humano Subdirección de Energía Eléctrica  GIT de Generación y Cobertura  GIT de Transmisión y Distribución  GIT de Convocatorias Subdirección de Demanda  GIT de Incentivos y Certificaciones Que por lo anterior, es necesaria la creación de los Comités Primarios con la finalidad de dar aplicación a los procesos de Autocontrol y fomento de la cultura de la socialización de la información, la medición y seguimiento de las actividades que redunden en un adecuado autocontrol, complementando con ello las actividades desarrolladas por el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno de la UPME. Que de conformidad con el acuerdo colectivo suscrito el 22 de mayo de 2024 entre Sintraminerales y la UPME, el 13 de noviembre y el 27 de noviembre esta entidad remitió el proyecto del presente acto administrativo a dicha organización sindical, mediante el correo electrónico institucional, con el fin de que realizaran los aportes que estimaran pertinentes dentro de los dos días hábiles siguientes y una semana adicional, respectivamente, sin embargo, no se recibieron observaciones.

electrónico institucional, con el fin de que realizaran los aportes que estimaran pertinentes dentro de los dos días hábiles siguientes y una semana adicional, respectivamente, sin embargo, no se recibieron observaciones. Que, en mérito de lo expuesto, R E S U E L V E: ARTÍCULO 1. Creación de los Comités Primarios. Crear un Comité Primario por cada una de las dependencias de la entidad como instancias que garantizan la participación de los servidores y colaboradores de la UPME, en el análisis de sus actividades, con el fin de realizar una autoevaluación de la gestión, así como espacios de socialización de los lineamientos o directrices generadas por la alta dirección a través de los líderes de procesos. Instancia cuyo desarrollo permitirá detectar riesgos y posibilidades de mejora, proponiendo los correctivos necesarios para propender por el normal desarrollo de las funciones de la entidad y la ejecución de los planes de gestión y acción de las diferentes dependencias. ARTÍCULO 2. Principios orientadores. Los Comités Primarios atenderán a los siguientes principios: F-DI-06-V2RESOLUCIÓN No. 000038 de 15-01-2025 Página 4 de 6

Continuación de la Resolución: por medio de la cual se crean los Comités primarios en la

UPME.

1. Autocontrol. Es la capacidad que ostenta cada servidor o colaborador para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función o cumplimiento de sus obligaciones, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su

resultados que se esperan en el ejercicio de su función o cumplimiento de sus obligaciones, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política.

2. Autorregulación. Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de la entidad, los métodos y procedimientos que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.

3. Autogestión. Es la capacidad institucional para interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz las funciones administrativas que les han sido asignadas por la Constitución, la ley y sus reglamentos.

4. Transparencia y acceso a la información. La información en poder de los servidores y colaboradores que conforman los comités primarios y que sea necesaria para su desarrollo será compartida a su interior a través de los medios idóneos para el efecto.

ARTÍCULO 3. Conceptos claves. Para lograr un efectivo desarrollo de los Comités Primarios, se aplicarán los siguientes conceptos:

1. Orientación y control. Capacidad que deben generar quienes ocupan cargos de dirección, manejo y confianza, para orientar a los servidores y colaboradores en el desarrollo de habilidades que le permitan asumir su propio control y seguimiento a la gestión, en el ejercicio de las actividades que desarrollan.

2. Conocimiento. Suma de ideas, datos, información y productos generados por los servidores y colaboradores. Este se produce a través de la experiencia, el aprendizaje

ejercicio de las actividades que desarrollan.

2. Conocimiento. Suma de ideas, datos, información y productos generados por los servidores y colaboradores. Este se produce a través de la experiencia, el aprendizaje constante, la adaptación al cambio y se consolida con su generación permanente, preservación y difusión.

3. Comunicación. Proceso continuo e interactivo que permite proporcionar, compartir y obtener la información relevante, necesaria y de calidad, el cual debe garantizar que la misma se difunda en todos los niveles de la entidad.

4. Aprendizaje organizacional. Proceso mediante el cual la UPME adquiere y crea conocimiento a través de sus servidores y colaboradores, con el propósito de convertirlo en conocimiento institucional, que le permite a la entidad adaptarse a las condiciones cambiantes de su entorno o transformarlo.

5. Monitoreo. Seguimiento realizado a las acciones que realizan los servidores y colaboradores de la entidad. Su propósito es evaluar la realización del trabajo con el fin de identificar desviaciones y corregirlas en el menor tiempo posible. Para ello se sirve de varios dispositivos entre los que se cuentan la evaluación de los indicadores de gestión, las mesas de trabajo, el seguimiento a los presupuestos, etc.

6. Mejora continua. Proceso que pretende mejorar los productos y servicios de la UPME mediante una actitud generalizada y permanente, la cual constituye la base para asegurar el óptimo funcionamiento de la entidad.

ARTÍCULO 4. Funciones. Corresponde a los Comités Primarios efectuar el seguimiento al

mediante una actitud generalizada y permanente, la cual constituye la base para asegurar el óptimo funcionamiento de la entidad. ARTÍCULO 4. Funciones. Corresponde a los Comités Primarios efectuar el seguimiento al desempeño del área o grupo interno de trabajo correspondiente a través de las siguientes actividades: F-DI-06-V2RESOLUCIÓN No. 000038 de 15-01-2025 Página 5 de 6

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UPME.

1. Hacer seguimiento continuo al cumplimiento de las funciones, procesos y procedimientos de la respectiva dependencia o Grupo Interno de trabajo, con el propósito de realizar los ajustes y actualizaciones necesarias para alcanzar las metas y objetivos establecidos.

2. Identificar, analizar y valorar los posibles eventos que representen riesgo en el desarrollo de los procesos y procedimientos propios del área o Grupo Interno de Trabajo, estableciendo las correspondientes acciones de mitigación a través de las herramientas de la Administración de Riesgos.

3. Efectuar el seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento, definiendo los correctivos frente a las observaciones formuladas con ocasión de las auditorías de los organismos de control interno y externo.

4. Socializar los lineamientos y directrices que desde la alta dirección se hayan generado para que todos los servidores y colaboradores del área o Grupo Interno de Trabajo los conozcan y puedan canalizar a través del líder del área o GIT los comentarios frente a los mismos, así como establecer las rutas para su aplicación.

ARTÍCULO 5. Integración. Los Comités Primarios estarán integrados por todos los servidores y colaboradores que hagan parte de la Dirección General; la Secretaría General

mismos, así como establecer las rutas para su aplicación. ARTÍCULO 5. Integración. Los Comités Primarios estarán integrados por todos los servidores y colaboradores que hagan parte de la Dirección General; la Secretaría General las Oficinas; las Oficinas asesoras y las Subdirecciones, según corresponda.

Parágrafo: En caso de contar con Grupos Internos de Trabajo, se realizarán comités escalonados en la dependencia correspondiente, en donde en un primer espacio se reunirán los miembros de cada uno de ellos y posteriormente los coordinadores de cada grupo con los jefes del área y los miembros del equipo que este considere.

ARTÍCULO 6. Sesiones. Los Comités Primarios de la UPME, sesionarán como mínimo una (1) vez al trimestre, con por lo menos la mitad más uno de los servidores del área o GIT según sea el caso, previa convocatoria del responsable de la respectiva dependencia, quien lo presidirá.

Parágrafo: En las áreas donde se encuentren Grupos Internos de Trabajo, con posterioridad a la reunión de los GIT, las sesiones de los coordinadores y el jefe del área deberá contar con la presencia de las personas que fungen como tales, así como los servidores y colaboradores que a juicio del jefe del área sean requeridas.

ARTÍCULO 7. Actas . De cada sesión de Comité Primario se levantará un acta, refrendada por quien la preside y un secretario designado por el responsable de la respectiva dependencia o GIT, cuyo original y anexos, reposará en el archivo de la dependencia y disponible cuando se requiera para su consulta.

por quien la preside y un secretario designado por el responsable de la respectiva dependencia o GIT, cuyo original y anexos, reposará en el archivo de la dependencia y disponible cuando se requiera para su consulta. ARTÍCULO 8. Contenido . Las actas del Comité Primario se levantarán en el formato de actas definido en el sistema integrado de gestión de la UPME, debiendo dejar consignado como mínimo los siguientes aspectos:

1. Número del acta, fecha y hora de la sesión, nombre de la dependencia, orden del día, nombre y cargo o calidad del personal que participa en el Comité.

2. Registro de los temas tratados con una clara y breve descripción.

3. Conclusiones de cada tema tratado, compromisos adquiridos, correctivos adoptados, plazos definidos para el efecto y nombre del responsable de su ejecución.

ARTÍCULO 9. Verificación y cumplimiento. El asesor de la Dirección General con funciones de Jefe de Control Interno verificará el cumplimiento de las disposiciones previstas F-DI-06-V2RESOLUCIÓN No. 000038 de 15-01-2025 Página 6 de 6

Continuación de la Resolución: por medio de la cual se crean los Comités primarios en la UPME. en la presente resolución, a través de los procesos de seguimiento y auditoría que efectúe anualmente.

ARTÍCULO 10. Comunicación. Comunicar la presente resolución a través del GIT Gestión de Talento Humano a la Oficinas, Oficinas Asesoras, Subdirecciones de la UPME y a los coordinadores de los GIT. ARTÍCULO 11. Vigencia. La presente resolución, rige a partir del día siguiente a su

coordinadores de los GIT. ARTÍCULO 11. Vigencia. La presente resolución, rige a partir del día siguiente a su expedición y deroga la resolución 608 de 2019.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE,

Dada en Bogotá, D.C., a 15-01-2025

Carlos Adrián Correa Flórez Director General Dirección General

Elaboró: Rubén Darío González Gallego

Revisó: María Paula Niño Guarin-Paula Johanna Ruiz Quintana

Aprobó: Paula Johanna Ruiz Quintana

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