UPME - Resolución 0513 de 2023

RESOLUCIÓN 513 DE 2023

(julio 12) Diario Oficial No. 52.455 de 13 de julio de 2023

UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA

Radicado ORFEO: 20231140005135

Por la cual se adopta el Manual de Contratación de la Unidad de Planeación Minero Energética

(UPME).

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA

(UPME), en ejercicio de sus facultades legales, y especialmente las conferidas por el artículo 9o del Decreto número 1258 de 2013 y, CONSIDERANDO: Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 1o del Decreto número 1258 de 2013, la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME), de que trata la Ley 143 de 1994, es una Unidad Administrativa Especial de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía presupuestal, con régimen especial en materia de contratación. Que por virtud de lo dispuesto en el artículo 82 de la Ley 489 de 1998, las unidades administrativas especiales con personería jurídica, son entidades descentralizadas, con autonomía administrativa y patrimonial, las cuales se sujetan al régimen jurídico contenido en la ley que las crea y, en lo no previsto por ella, al de los establecimientos públicos. Que de acuerdo con lo establecido en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007, modificado por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, el régimen especial en materia de contratación atribuido a la UPME por la Ley 143 de 1994, y ratificado por el Decreto número 1258 de 2013, le impone el deber de aplicar, en

desarrollo de su actividad contractual, los principios de la función administrativa y de la gestión fiscal de que tratan los artículos 209 y 267 de la Constitución Política y el régimen de inhabilidades e incompatibilidades previsto en las leyes que regulan la materia. Que, en virtud de lo anterior, y teniendo en cuenta los lineamientos de Colombia Compra Eficiente, la UPME adoptó su Manual de Contratación mediante Resolución número 184 de 2020. Que, con posterioridad a la adopción del referido Manual, se han expedido varias normas que deben incluirse en los procedimientos contractuales de la entidad, tales como el Decreto número 1860 de 2021, la Ley 2195 de 2022 y la Ley 2294 de 2023. Que la obligación legal de mantener vigentes las políticas de mejora continua, exige la actualización del Manual de Contratación de la UPME, a las normas que rigen la contratación entre particulares. Así mismo, se hace necesario realizar una serie de cambios con el fin de mejorar la eficiencia y eficacia de los procedimientos contractuales al interior de la entidad, con base en los principios constitucionales y legales que enmarcan la gestión administrativa, la gestión fiscal y atendiendo la cadena presupuestal. Que teniendo en cuenta lo anterior, en sesión número 35 del veintisiete (27) de septiembre de 2022, se presentó la versión final del Manual de Contratación de la UPME actualizado ante el Comité de Contratación. Que en cumplimiento de la Resolución números 087 de 2021, mediante la Circular Externa números 099 del 3 de noviembre de 2022, la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME) publicó en su página web el proyecto de resolución invitando a los interesados y al público en general a remitir sus

comentarios hasta el 20 de noviembre de 2022. Vencido el plazo de consulta del proyecto normativo, no se recibieron observaciones. Que en sesión número 45 del once (11) de julio de 2023, se presentó la versión final del Manual de Contratación de la UPME actualizado, ante el Comité de Contratación. Que, en mérito de lo expuesto, RESUELVE: ARTÍCULO 1o. ADOPCIÓN. Adoptar el Manual de Contratación de la Unidad de Planeación Minero Energética (UPME), cuyo texto se encuentra en el ANEXO y forma parte integral de la presente resolución. □ ARTÍCULO 2o. SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN. Incluir el Manual de Contratación, que hace parte integral de esta resolución, en el Sistema Integrado de Gestión, así como las actualizaciones a los procedimientos y formatos allí establecidos, los cuales estarán a cargo del (a) Coordinador (a) del Grupo de Gestión Jurídica y Contractual de la Secretaría General. □ ARTÍCULO 3o. PERIODO TRANSICIÓN. Los procesos competitivos de contratación que se hayan iniciado, con publicación de proyecto de términos de referencia para públicas, o de términos de referencia para invitaciones, en vigencia de la Resolución número 184 del 20 de agosto de 2020 y demás que la modifican, continuarán rigiéndose por dicha norma, en lo que respecta al proceso de selección. En todo lo demás, el Manual de Contratación que se adopta mediante la presente resolución es de aplicación inmediata. □ ARTÍCULO 4o. PUBLICACIÓN. Publicar la presente resolución en la página de la entidad y en el

Diario Oficial. □ ARTÍCULO 5o. DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente resolución rige a partir de su publicación, de conformidad con el artículo 65 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y, deroga expresamente las Resoluciones números 184 de 2020; 462 de 2021; 504 de 2021 y 277 de 2022, así como las demás disposiciones que le sean contrarias. Publíquese y cúmplase. Dada en Bogotá, D. C., a 12 de julio de 2023. El Director General, Carlos Adrián Correa Flórez.

MANUAL DE CONTRATACIÓN

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

OBJETIVO GENERAL.

ALCANCE

NORMATIVIDAD APLICABLE.

GLOSARIO.

POLÍTICAS.

TÍTULO I. PRINCIPIOS QUE ORIENTAN EL PROCESO CONTRACTUAL ARTÍCULO 1.- Principio de planeación ARTÍCULO 2.- Principio de participación y libre concurrencia. ARTÍCULO 3.- Principio de selección objetiva. ARTÍCULO 4.- Principio de transparencia. ARTÍCULO 5.- Principio de responsabilidad. ARTÍCULO 6.- Principio de igualdad. ARTÍCULO 7.- Principio de moralidad. ARTÍCULO 8.- Principio de eficacia ARTÍCULO 9.- Principio de economía. ARTÍCULO 10.- Principio de celeridad. ARTÍCULO 11.- Principio de coordinación. ARTÍCULO 12.- Principio de imparcialidad ARTÍCULO 13.- Principio de publicidad ARTÍCULO 14.- Principio de prevalencia del interés general.

ARTÍCULO 15.- Principio de buena fe. ARTÍCULO 16.- Principio del debido proceso

TÍTULO II REGLAS GENERALES.

CAPÍTULO 1 DE LA UPME COMO PARTE CONTRATANTE.

ARTÍCULO 17.- Competencia para contratar. ARTÍCULO 18.- Plan Anual de Adquisiciones. ARTÍCULO 19.- Responsabilidades de los servidores públicos de la UPME en la gestión contractual. CAPÍTULO 2 DE LOS CONTRATISTAS ARTÍCULO 20.- Capacidad para contratar. ARTÍCULO 21.- Proponentes plurales

CAPÍTULO 3 DERECHOS Y DEBERES DE LAS PARTES.

ARTÍCULO 22.- Derechos y deberes de las partes. ARTÍCULO 23.- Derechos y deberes de la UPME. ARTÍCULO 24.- Derechos y deberes de los proponentes y/o contratistas. ARTÍCULO 25.- Régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de interés.

CAPÍTULO 4 PARTICIPACIÓN CIUDADANA.

ARTÍCULO 26.-. Control ciudadano. ARTÍCULO 27.- Veedurías.

TÍTULO III DE LOS COMITÉS.

CAPÍTULO 1 COMITÉ DE CONTRATACIÓN.

ARTÍCULO 28.- Integrantes del Comité de Contratación. ARTÍCULO 29.- Funciones del Comité de Contratación. ARTÍCULO 30.- Sesiones del Comité de Contratación. ARTÍCULO 31.- Quórum. ARTÍCULO 32.- Actas del Comité de Contratación.

CAPÍTULO 2 COMITÉ EVALUADOR.

ARTÍCULO 33.- Comité Evaluador.

ARTÍCULO 34.- Integrantes del Comité Evaluador. ARTÍCULO 35.- Funciones del Comité Evaluador. ARTÍCULO 36.- Segundo Comité Evaluador. ARTÍCULO 37.- Comité Evaluador en procesos de Tienda Virtual.

TÍTULO IV DE LA ETAPA PRECONTRACTUAL.

CAPÍTULO 1 ASPECTOS COMUNES APLICABLES A LOS PROCESOS COMPETITIVOS.

ARTÍCULO 38.- Requisitos habilitantes. ARTÍCULO 39.- Factores de calificación. ARTÍCULO 40.- Criterios de Desempate. ARTÍCULO 41.- Informe de evaluación. ARTÍCULO 42.- Suspensión y cancelación del proceso.

CAPÍTULO 2 MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS.

ARTÍCULO 43.- Modalidad de selección Pública. ARTÍCULO 44.- Modalidad de selección a través de subasta. ARTÍCULO 45.- Modalidad de selección a través de Invitación. ARTÍCULO 46.- Modalidad de contratación directa. ARTÍCULO 47.- Modalidad de contratación a través de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. ARTÍCULO 48.- Términos, plazos y adendas. ARTÍCULO 49.- Restricciones de contratación.

TÍTULO V DE LA ETAPA CONTRACTUAL.

CAPÍTULO 1 TIPOLOGÍA DE LOS NEGOCIOS JURÍDICOS.

ARTÍCULO 50.- Tipos de negocios jurídicos. ARTÍCULO 51.- Aceptaciones de oferta. ARTÍCULO 52.- Contratos. ARTÍCULO 53.- Convenios. ARTÍCULO 54.- Otros negocios jurídicos.

CAPÍTULO 2 PERFECCIONAMIENTO Y EJECUCIÓN.

ARTÍCULO 55.- Perfeccionamiento. ARTÍCULO 56.- Ejecución.

CAPÍTULO 3 VIGILANCIA Y CONTROL DE LOS NEGOCIOS JURÍDICOS.

ARTÍCULO 57.- Supervisión y/o interventoría. CAPÍTULO 4 SITUACIONES CONTRACTUALES ARTÍCULO 58.- Suspensión de los negocios jurídicos. ARTÍCULO 59.- Modificación de los negocios jurídicos. ARTÍCULO 60.- Prórroga de los negocios jurídicos. ARTÍCULO 61.- Adición de los negocios jurídicos. ARTÍCULO 62.- Cesión de los negocios jurídicos. ARTÍCULO 63.- Terminación anticipada. ARTÍCULO 64.- Incumplimiento.

TÍTULO VI GARANTÍAS.

ARTÍCULO 65.- De las garantías ARTÍCULO 66.- Riesgos a cubrir por las garantías. ARTÍCULO 67.- Mecanismos de solución de conflictos ARTÍCULO 68.- Indemnidad.

TÍTULO VII DE LA ETAPA POSCONTRACTUAL.

ARTÍCULO 69.- Liquidación de los negocios jurídicos. ARTÍCULO 70.- Procedimiento para la liquidación de los negocios jurídicos ARTÍCULO 71.-Cierre de expedientes en el SECOP.. ARTÍCULO 72.- Disposición final de bienes.

TÍTULO VIII DISPOSICIONES VARIAS.

ARTÍCULO 73.- Articulación con el MIPG. ARTÍCULO 74Actualización del Manual de Contratación. ARTÍCULO 75.- Uso obligatorio del SECOP

NORMATIVIDAD.

ANEXOS Y OTROS INTRODUCCIÓN La Unidad de Planeación Minero Energética – UPME, es una unidad administrativa especial de carácter técnico, adscrita al Ministerio de Minas y Energía, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía presupuestal, con régimen especial en materia de contratación (artículos 14 de la Ley 143 de 1994(1) y 1o del Decreto 1258 de 2013(2)). En ese orden de ideas, y conforme con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 1150 de 2007(3), modificado por el artículo 53 de la Ley 2195 de 2022, las actuaciones contractuales de la UPME se regirán por el Derecho Privado, el cual encuentra fundamento en el principio de la autonomía de la voluntad(4), consagrado legalmente en el Artículo 1602 (5) del Código Civil, que concurre con el principio de legalidad que preside a todas las actuaciones de la administración, en tanto que los servidores públicos solo ejercer sus funciones y competencias en el marco de la Ley. Conforme con dichos lineamientos, el Manual de Contratación "es el documento que establece y da a conocer a los partícipes del sistema de compras y contratación pública los flujos de proceso y organigrama que cada Entidad Estatal desarrolla en sus Procesos de Contratación y Gestión Contractual"(6), y en ese sentido precisa que: - Es un instrumento de Gestión Estratégica puesto que tiene como propósito principal servir de apoyo al cumplimiento del Objetivo Misional de cada Entidad Estatal. - Establece la forma como opera la Gestión Contractual de las Entidades Estatales. - Da conocer a los partícipes del Sistema de Compra Pública la forma en que opera dicha Gestión

Contractual, indicando los pasos generales(7) que deben surtirse en todo el proceso contractual, según la modalidad correspondiente. Teniendo en cuenta lo anterior, el presente Manual de Contratación se constituye en una herramienta de consulta y aplicación permanente por la comunidad institucional, para la adquisición de los bienes, obras y servicios que se requieren y con el fin de que la gestión contractual se realice en el marco de los principios consagrados en la constitución y la ley, como la planeación, igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, coordinación, imparcialidad, publicidad, responsabilidad, participación y libre concurrencia, prevalencia del interés general, buena fe, debido proceso, transparencia en la gestión contractual y selección objetiva en la escogencia de los contratistas. Así mismo, este Manual tiene por objeto determinar las reglas generales para la planeación, suscripción, ejecución y liquidación de los negocios jurídicos que suscriba la Unidad de Planeación Minero Energética, para el cumplimiento de sus funciones misionales y para su adecuado funcionamiento, con austeridad de costos y tiempos, buscando la plena satisfacción de las necesidades y la salvaguarda del interés general y del erario público, en el marco de lo establecido en la normativa, el Código de Integridad y el Plan Estratégico de la UPME. Finalmente, la UPME se encuentra comprometida con las compras públicas sostenibles, para lo cual, en la formulación y ejecución de su Plan Anual de Adquisiciones contempla las directrices señaladas en la Guía Conceptual y Metodología de Compras Públicas Sostenibles expedida por el Ministerio de

Ambiente y Desarrollo Sostenible. OBJETIVO GENERAL Regular la gestión contractual de la UPME, de manera que esta se desarrolle con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad, libertad de concurrencia en los procedimientos de selección, subsanabilidad, responsabilidad, prevalencia del interés general, buena fe, debido proceso, transparencia en la gestión contractual y selección objetiva en la escogencia de los contratistas. ALCANCE El presente Manual regirá todas las actuaciones administrativas que adelante la UPME para planeación de la gestión contractual, la selección de contratistas, ejecución, liquidación de negocios jurídicos e igualmente, será aplicable a todos los negocios jurídicos en los que la Entidad sea contratante, ya sea con personas de derecho privado o con entidades u organismos de derecho público. Este Manual será de aplicación obligatoria por todas las dependencias, servidores públicos y contratistas de la UPME involucrados en el proceso de contratación. Los procesos de contratación de la UPME se regirán por lo aquí establecido y, por las normas civiles y comerciales correspondientes, para la materialización de las metas y objetivos institucionales y, consecuentemente, de los fines estatales asociados a estas. Está exceptuado del alcance de este Manual, las convocatorias que la Entidad realiza del Sistema de Transmisión Nacional y Regional, las de Gas Natural, y las Subastas de Largo Plazo, las cuales no generan vínculo contractual entre el adjudicatario de las mismas y la UPME. Tampoco serán objeto de aplicación del presente Manual los pagos que tengan carácter obligatorio o

impositivo tales como: Cancelación de impuestos, valorizaciones, gastos notariales, registro y beneficencia, seguro obligatorio de vehículos, pagos de cuotas de administración, servicios públicos y de telecomunicaciones, revisiones técnico-mecánicas, pagos de honorarios en Tribunales de Arbitramento, gastos judiciales, contribuciones, entre otros. NORMATIVIDAD APLICABLE En todas las actuaciones y procedimientos contractuales que adelante la Unidad de Planeación Minero Energética - UPME, serán de obligatorio aplicación y cumplimiento los principios enunciados en el Título I de este Manual, y los demás señalados en los artículos 209 y 267 de la Constitución Política, las disposiciones civiles y comerciales y lo establecido de manera especial y particular en el presente Manual. Para propósitos de guía normativa de este Manual, se deberá consultar la siguiente normatividad o la que la modifique o derogue, entre otras: - Constitución Política de Colombia, en especial los artículos 209 y 267. - Código de Comercio. - Código Civil. - Ley 80 de 1993, artículos 8o y 9o. - Ley 996 de 2005. - Ley 1150 de 2007, artículos 13 y 18. - Ley 1474 de 2011 (Estatuto Anticorrupción). - Decreto 019 de 2012. - Ley 816 de 2013. - Decreto 1258 de 2013 - Ley 1712 de 2014. - Decreto 1082 de 2015, en lo que se refiera a entidades no sometidas a la Ley 80 de 1993. - Ley 1952 de 2019. - Decreto 1860 de 2021.

• Ley 2195 de 2022. - Ley 2294 de 2023. Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026. - Directivas Presidenciales. - Circulares de Colombia Compra Eficiente en lo pertinente.

GLOSARIO Los siguientes términos han sido definidos para orientar la gestión contractual de la UPME, sin perjuicio de los demás conceptos definidos en las normas especiales: ACEPTACIÓN DE OFERTA: Para el caso de los negocios jurídicos de suscripción a información o publicaciones especializadas nacionales o internacionales, se realizará un documento de aceptación de oferta suscrito por el ordenador del gasto a través del cual se le da a conocer al contratista/proveedor que su propuesta u oferta ha sido aceptada en los términos y condiciones ofrecidos. Dicho documento se publicará en el SECOP II.

ACTA DE INICIO: Es el documento suscrito por el supervisor o interventor y el contratista en el cual se estipula la fecha de inicio para la ejecución del negocio jurídico, si así se pactó en el contrato.

ACTA DE SUSPENSIÓN: Es el documento mediante el cual, el ordenador del gasto y el contratista, acuerdan la suspensión del plazo de ejecución del negocio jurídico, cuando se presenten circunstancias de fuerza mayor o caso fortuito, o por acuerdo entre las partes.

ACTA DE REINICIO: Es el documento mediante el cual el ordenador del gasto y el contratista acuerdan reiniciar el plazo de ejecución del negocio jurídico, una vez superadas las circunstancias que dieron origen a la suspensión.

ACTA DE LIQUIDACIÓN: Es el documento que constituye un balance final o ajuste de cuentas entre las partes. Debe ser suscrito, cuando se pacte, por el ordenador del gasto, el supervisor y el contratista.

ACTA DE TERMINACIÓN: Es el documento mediante el cual el ordenador del gasto y el contratista acuerdan terminar de manera anticipada el plazo de ejecución del negocio jurídico, bien porque hayan quedado cumplidas las obligaciones en forma satisfactoria, o bien porque se den las causales de fuerza mayor o caso fortuito que impidan la terminación del contrato.

ACTO DE SELECCIÓN: Es el acto administrativo por el cual la Entidad manifiesta su voluntad inequívoca de seleccionar, dentro de un proceso competitivo, la propuesta más favorable para la UPME.

En un acto definitivo y no admite recursos, de manera que solo puede impugnarse ante la jurisdicción contenciosa administrativa. Este acto es irrevocable, salvo que dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobrevenga una inhabilidad o incompatibilidad o se demuestre que se obtuvo por medios ilegales, caso en el cual la entidad, mediante acto motivado, podrá seleccionar al oferente que se encuentre en segundo lugar.

ACUERDOS MARCO DE PRECIOS: Contrato celebrado entre uno o más proveedores y Colombia Compra Eficiente, o quien haga sus veces, para la provisión a las Entidades Estatales de Bienes y Servicios de Características Técnicas Uniformes, en la forma, plazo y condiciones establecidas en este.

Este proceso será adelantado por el GIT de Gestión Jurídica y Contractual o quien haga sus veces.

ACUERDOS COMERCIALES: Los Acuerdos Comerciales son tratados internacionales vigentes celebrados entre Estados, los cuales incluyen obligaciones y derechos en materia de compras públicas en los cuales existe, como mínimo, el compromiso de trato nacional para los proponentes, bienes y

servicios del Estado con el que se firma el Acuerdo Comercial. Los Acuerdos Comerciales son aprobados e incorporados en la normativa colombiana por medio de una Ley de la República. En Colombia, las Entidades Estatales deben cumplir en sus Procesos de Contratación con las obligaciones incluidas en los Acuerdos Comerciales. Cualquier proponente tiene el derecho a exigir el cumplimiento de los Acuerdos Comerciales cuando estos son aplicables a los Procesos de Contratación. Este también es un derecho de los proponentes frente a los Procesos de Contratación que adelantan los Estados con los cuales Colombia ha suscrito Acuerdos Comerciales En la etapa de planeación se deberá determinar si los Acuerdos Comerciales entre Colombia y otros países son aplicables al Proceso de Contratación(8).

ADENDA: Es el documento mediante el cual se modifican los Términos de Referencia de la modalidad

de Subasta, Invitación o Pública.

ADICIÓN: Minuta que modifica el contrato, aumentando su valor.

AGENCIA NACIONAL DE CONTRATACIÓN PÚBLICA -COLOMBIA COMPRA EFICIENTE: Entidad descentralizada de la Rama Ejecutiva del orden nacional, con personería jurídica, patrimonio propio y autonomía administrativa y financiera, adscrita al Departamento Nacional de Planeación. Como entidad rectora de contratación estatal, tiene como objetivo desarrollar e impulsar políticas públicas y herramientas, orientadas a la organización y articulación, de los partícipes en los procesos de compras y contratación pública con el fin de lograr una mayor eficiencia, transparencia y optimización de los recursos del Estado (artículos 1o y 2o del Decreto 4170 de 2002).

BIENES O SERVICIOS SOSTENIBLES: Un bien o servicio sostenible es aquel que utiliza de manera

racional y eficiente los recursos naturales, humanos y económicos a lo largo de su ciclo de vida, generando así beneficios para el medio ambiente, la sociedad y la economía. Estos, por su naturaleza, presentación, costo e impacto ambiental, generan beneficios para la sociedad, la economía y el entorno, mientras responden a las necesidades del usuario, quien obtiene el máximo provecho de los mismos, lo cual es consecuente con patrones de producción comprometidos con la disponibilidad de recursos para las generaciones futuras. Para efectos del presente Manual, cuando se utilice la expresión “bien o servicio” en singular o plural, se entenderá que tienen el carácter de ambientalmente sostenibles. CDP (CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL): es el documento expedido por el coordinador del GIT Financiero, o quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos. Debe expedirse previamente a la suscripción del contrato, cuando la modalidad es directa, o a la apertura del proceso de selección del contratista. Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. En consecuencia, el GIT de Gestión Financiera deberá llevar un registro de CDP que permita determinar los saldos de apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades(9).

CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO: Documento a través del cual el interventor o el supervisor de un negocio jurídico da cuenta a la entidad sobre la ejecución del mismo, debiendo dar a conocer situaciones irregulares o dificultades que ameritan la adopción de medidas administrativas o judiciales

para salvaguardar los intereses de la entidad y del erario público.

CIERRE ELECTRÓNICO: Es el cierre del expediente electrónico en la plataforma del SECOP II, una vez finalizado el proceso de contratación(10).

CLÁUSULA: Estipulación plasmada dentro de una minuta de un negocio jurídico que hace referencia a las prestaciones u obligaciones a cargo de las partes para dar cumplimiento al objeto pactado.

COMITÉ EVALUADOR: Equipo interdisciplinario de servidores o contratistas de la UPME encargado de llevar a cabo la evaluación y calificación de las propuestas, en desarrollo de la gestión contractual de la Entidad. Está compuesto mínimo, por un servidor público o contratista del GIT gestión jurídica y contractual, uno del GIT gestión financiera, y un técnico del área líder del proceso.

COMPRAS PÚBLICAS SOSTENIBLES: Proceso mediante el cual las organizaciones satisfacen sus necesidades de bienes, servicios, obras y utilidades públicas de tal forma que alcanzan un alto rendimiento basado en un análisis de todo el ciclo de vida, que se traduce en beneficios no solo para la organización, sino también para la sociedad y la economía, al tiempo que reduce al mínimo los daños al medio ambiente.

Para efectos del presente Manual, cuando se utilice la expresión “compra pública” en singular o plural, se entiende que tiene el carácter de ambientalmente sostenible.

CONTRATO: Acuerdo de voluntades creador o generador de obligaciones para las partes.

CONTRATISTA: Es la persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta, que suscribe un contrato.

CUANTÍA: Valor expresado en el Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes - SMMLV de la

vigencia correspondiente a la modalidad de selección y/o a la suscripción del negocio jurídico, según corresponda.

ESTUDIOS PREVIOS: Estudios, análisis y trámites debidamente documentados, que sirven de soporte para las diferentes modalidades de selección, de manera que los usuarios internos y externos, especialmente los proponentes o el eventual contratista, puedan valorar adecuadamente la necesidad, justificación, y el alcance de los requerimientos de la entidad.

Deberán contener, por lo menos: (i) Descripción de la necesidad de la entidad; (ii) Objeto a contratar, con sus especificaciones, autorizaciones, permisos, licencias y documentos técnicos; (iii) Modalidad de selección del contratista y su justificación con sus fundamentos jurídicos; (iv) Valor estimado del contrato y la justificación del mismo, indicando la forma de calcularlo; (v) Criterios para seleccionar la oferta más favorable; (vi) Análisis del Riesgo y la forma de mitigarlo; (vii) Análisis de la exigencia de garantía, e (viii) Indicar si el proceso está cobijado por un Acuerdo Comercial. (Procesos competitivos) GIT: Grupo Interno de Trabajo. Cada vez que en este manual se haga referencia a un GIT o a su Coordinador, debe entenderse que incluye al área y/o directivo que haga sus veces, en caso de una reestructuración de la entidad.

GARANTÍAS: Mecanismos de cobertura del riesgo, otorgados por los oferentes o por el contratista a favor de la entidad contratante.

IMPOSIBILIDAD DE SELECCIÓN DE OFERTA DENTRO DE UN PROCESO DE SELECCIÓN:

Manifestación de la Administración mediante acto administrativo, que da por terminado un proceso de selección cuando no es posible seleccionar un contratista, porque ninguno de los proponentes cumplió con las condiciones exigidas en los términos de referencia. También procede cuando existan motivos o causas que impidan la escogencia objetiva, sea porque los términos de referencia son ambiguos u otra razón debidamente justificada. INFORME DE REQUISITOS HABILITANTES: Documento a través del cual los miembros del comité de evaluación designado, consignan el resultado de la verificación del cumplimiento de los requisitos habilitantes establecidos en los Términos de Referencia de las modalidades de Subasta, Invitación o Pública y a través del cual se solicita la subsanación de alguno de los requisitos. INFORME DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS: Documento a través del cual los miembros del comité de evaluación designado, consignan el resultado de la calificación de las propuestas y recomiendan al ordenador del gasto la selección de un contratista o la imposibilidad de selección.

INTERVENTORÍA O SUPERVISIÓN: Figuras jurídicas establecidas para que las entidades públicas cumplan el deber de vigilancia, control y seguimiento de la ejecución de los negocios jurídicos que propende por la satisfacción del interés general y la salvaguarda de los recursos públicos involucrados.

INTERVENTOR: Persona natural o jurídica, nacional o extranjera, de forma individual o conjunta, contratada para efectuar, por regla general, el seguimiento técnico del negocio jurídico y que cuenta con una experticia específica para el efecto. Por la naturaleza o complejidad de la contratación la entidad

podrá contratar, debidamente justificada, una interventoría integral del negocio jurídico. Por regla general no son concurrentes las funciones de interventoría y supervisión en un mismo negocio jurídico, salvo cuando el interventor solo esté a cargo del seguimiento técnico, caso en el cual los demás aspectos, financiero, legal, administrativo, serán verificados por un supervisor designado por la Entidad.

SUPERVISOR: Servidor público responsable de efectuar el seguimiento integral, es decir, técnico, administrativo, financiero, contable y jurídico de un negocio jurídico, cuando no se requieren conocimientos especializados.

MODALIDADES DE SELECCIÓN: Son los procedimientos a través de los cuales Unidad de Planeación Minero Energética contrata la adquisición de bienes y servicios ambientalmente sostenibles, a saber: (i) Pública (ii) Subasta (iii) Invitación (iv) Directa, y, (v) Tienda Virtual del Estado

Colombiano.

NEGOCIO JURÍDICO: Se entenderán como negocios jurídicos, los contratos, los convenios, y aceptaciones de oferta, suscritos por el Ordenador del Gasto.

PLAZO DE EJECUCIÓN: Es el tiempo específico en el que se deben ejecutar las actividades previstas en el contrato. El plazo de ejecución empezará a contarse desde la fecha en que el Secretario General imparta aprobación a la “garantía” que se obliga a constituir el contratista, o desde la fecha en que se suscriba el “acta de inicio” o desde la expedición del registro presupuestal, o desde la firma, según se pacte en el contrato. Para el efecto, el negocio jurídico correspondiente, señalará la condición para iniciar la ejecución contractual. Se deberá tener en cuenta lo señalado en el artículo 829 del Código de

-- Comercio.

TÉRMINOS DE REFERENCIA: Es el documento que contiene los requisitos objetivos de participación en un proceso de contratación cuando se efectuar por la modalidad de selección pública, subasta o invitación, en el que se definen, entre otros aspectos, las reglas de verificación de la capacidad de los oferentes y de evaluación de las ofertas, las causales de rechazo de los ofrecimientos, el cronograma del proceso, los mecanismos de comunicación con la administración, las condiciones del negocio jurídico a celebrar, etc.

PROPONENTE: Es toda persona natural o jurídica, nacional o extranjera, en forma individual o conjunta (unión temp