URF - Resolución 047 de 2025

RESOLUCIÓN

(047 DEL 03 DE FEBRERO DE 2025)

“Por la cual se adopta la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, se deroga la Resolución 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones”

La Directora General de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, en ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas por el articulo 10 numeral 3 del Decreto 4172 de 2011, modificado por el Decreto 1658 de 2016, y

CONSIDERANDO

Que el artículo 3 de la Ley 594 de 2000, define la gestión documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su orige n hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Que el artículo 4 de la referida disposición legal, establece los principios de la función archivística dentro de los cuales se encuentra , el de los fines de los archivos.

Que el artículo 11 ibidem establece como obligatoriedad del Estado, la conformación de los archivos públicos, mediante la c reación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Que en este mismo sentido, el artículo 12 ibidem, establece como responsabilidad de la administración pública , la gestión de documentos y la

procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.

Que en este mismo sentido, el artículo 12 ibidem, establece como responsabilidad de la administración pública , la gestión de documentos y la administración de sus archivos.RESOLUCIÓN No. 047 De 03/02/2025

“Por medio de la cual se adopta la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, se deroga la Resolución 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones”

GI-FT-014 V.5 Documento referente: gestion de Comunicaciones oficiales

Que el artículo 24 de la Ley 594 del 2000, dispone para las entidades del Estado, la obligatoriedad de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental – TRD.

Que el artículo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 del 2015 establece que la gestión documental en las entidades públicas se desarrollar á a partir de los instrumentos archivísticos, entre los cuales se encuentran, las Tablas de Retención Documental – TRD. Que el artículo 5.1.4.3 del Acuerdo 001 de 2024, el Archivo General de la Nación – AGN establece, que “todas las actualizaciones de las Tablas de Retención Documental – TRD, deben ser estudiadas y aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo Comité”.

Que la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y

Comité Institucional de Gestión y Desempeño o quien haga sus veces, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo Comité”.

Que la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera (URF), adoptó la primera versión de las Tablas de Retención de Documental – TRD, mediante la Resolución 003 de 2019.

Que la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD, de la URF, fue aprobada por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, mediante acta de reunión No. 08 del 23 de noviembre de 2023.

Que por su parte el artículo 5.1.4.4 del Acuerdo 001 de 2024, expedido por el Archivo General de la Nación, señala:

“La evaluación y convalidación de la actualización de las Tablas de Retención Documental — TRD, se efectuará por parte de la instancia competente, cuando haya sido motivada únicamente por las siguientes situaciones:

1. Cuando existan cambios en la estructura orgánica de la entidad.

2. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad.

3. Cuando la entidad sea sometida a procesos de fusión o escisión.

4. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales.

5. Cuando ocurran cambios en los criterios de valoración.” Subrayado fuera del texto.RESOLUCIÓN No. 047 De 03/02/2025

“Por medio de la cual se adopta la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, se deroga la Resolución 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones”

– TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, se deroga la Resolución 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones”

GI-FT-014 V.5 Documento referente: gestion de Comunicaciones oficiales

Que en la URF se generaron nuevas series y subseries documentales producto de la creación del Proceso de Relación con la Ciudadanía y Grupos de Valor en el Sistema de Gestión Institucional, establecido mediante Acta No. 2 del 24 de marzo de 2022 del Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

Que una vez aprobadas las Tablas de Retención Documental – TRD, por parte del Comité Institucional de Gestión y Desempeño , se realizó el envío al Archivo General De la Nación – AGN, para iniciar el proceso de evaluación y convalidación, el día 28 de noviembre de 2023, mediante radicado URF -E2023-000407.

Que el Archivo General de la Nación – AGN convalidó las Tablas de Retención Documental – TRD, de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, el día 19 de diciembre de 2024, como consta en la comunicación oficial con radicado AGN – 2-2024-13177, por considerar que el instrumento cumplía con todos los requisitos del Acuerdo 004 del 201 9, que se encontraba vigente para la fecha de la convalidación.

Que el Archivo General de la Nación – AGN, allegó mediante comunicación oficial con radicado AGN-2-2025-00286 de fecha 15 de enero de 2025 , el

fecha de la convalidación.

Que el Archivo General de la Nación – AGN, allegó mediante comunicación oficial con radicado AGN-2-2025-00286 de fecha 15 de enero de 2025 , el certificado de convalidación de las Tablas de Retención Documental – TRD, en el Registro Único de Series Documentales – RUSD, bajo el número TRD834.

Que en razón a lo anterior, a la fecha se han agotado las diferentes etapas previstas en el Decreto 1080 de 2015, para la construcción y actualización de las Tablas de Retención Documental de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019 expedido por el Archivo General de la Nación.

Que para su correcta implementación, se ordenará a todas las dependencias, grupos internos de trabajo creados o modificados y a los colaboradores de la URF, la aplicación y uso obligatorio de las Tablas de Retención DocumentalTRD.RESOLUCIÓN No. 047 De 03/02/2025

“Por medio de la cual se adopta la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, se deroga la Resolución 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones”

GI-FT-014 V.5 Documento referente: gestion de Comunicaciones oficiales Que asimismo, se ordenará al proceso de gestión de la información liderar el proceso de implementación y de seguimiento en las dependencias que conforman la URF, para la correcta aplicación del instrumento archivístico. En

Que asimismo, se ordenará al proceso de gestión de la información liderar el proceso de implementación y de seguimiento en las dependencias que conforman la URF, para la correcta aplicación del instrumento archivístico. En los eventos de encontrarse alguna inconsistencia o novedad se informará al Comité Institucional de Gestión y Desempeño para que se efectúen las revisiones a que haya lugar y se adopten de forma oportuna las acciones correspondientes.

Que en cumplimiento de lo establecido en el artículo 5.1.3.2 del Acuerdo 001 de 2024, la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, deberá proceder a la publicación de las Tablas de Retención Documental – TRD en la página principal de su sitio web oficial.

Que por lo expuesto, corresponde a la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, la adopción e implementación de las Tablas de Retención Documental – TRD, aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en sesión de fecha 23 de noviembre de 2023, como consta en el Acta No. 8 de la misma fecha, y que fueron convalidadas por parte del Archivo General de la Nación e inscritas en el Registro Único de Series Documentales – RUSD, bajo el número TRD-834.

Que en razón a lo anterior, es procedente la derogatoria de la Resolución No. 003 de fecha 11 de enero de 2019 , que adoptó la primera versión de las Tablas de Retención Documental-TRD en la URF.

Que en mérito de lo expuesto, la Directora General,

RESUELVE

003 de fecha 11 de enero de 2019 , que adoptó la primera versión de las Tablas de Retención Documental-TRD en la URF.

Que en mérito de lo expuesto, la Directora General,

RESUELVE

ARTÍCULO PRIMERO. - Adopción Adoptar las Tablas de Retención Documental – TRD, de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, aprobadas por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, en sesión de fecha 23 de noviembre de 2023, como consta en el Acta No. 8 de la misma fecha, convalidadas por parte del Archivo Gen eral de la Nación e inscritas en el Registro Único de Series Documentales – RUSD, bajo el número TRD-834, conforme la parte motiva del presente acto administrativo.RESOLUCIÓN No. 047 De 03/02/2025

“Por medio de la cual se adopta la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, se deroga la Resolución 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones”

GI-FT-014 V.5 Documento referente: gestion de Comunicaciones oficiales

PARÁGRAFO. Los documentos que se adoptan mediante la presente resolución podrán ser modif icados y actualizados, de conformidad con las previsiones legales.

ARTÍCULO SEGUNDO. – Implementación. Comunicar a todas las dependencias, grupos internos de trabajo creados o modificados y a los colaboradores de la URF, la obligatoriedad de la implementación y uso de las

previsiones legales.

ARTÍCULO SEGUNDO. – Implementación. Comunicar a todas las dependencias, grupos internos de trabajo creados o modificados y a los colaboradores de la URF, la obligatoriedad de la implementación y uso de las Tablas de Retención Documental - TRD, conforme a la parte motiva de la presente Resolución.

ARTÍCULO TERCERO. – Uso e Interpretación. La Subdirección Jurídica y de Gestión Institucional a través del Proceso de Gestión de la I nformación, elaborará un instructivo que contenga los conceptos y aspectos generales y específicos relacionados con la aplicación de las Tablas de Retención Documental – TRD, con el propósito de facilitar el uso e implementación de dicho instrumento. Asimismo, desarrollará espacios de sensibilización para los servidores de la URF, a efectos de desarrollar las competencias necesarias para el uso correcto de las Tablas de Retención Documental – TRD.

ARTÍCULO CUARTO. – Seguimiento. Ordenar al proceso de gestión de la información, responsable de liderar el proceso de implementación de las Tablas de Retención Documental, realizar el respectivo seguimiento para verificar la correcta aplicación del instrumento archivístico . De encontrar inconsistencias deberá informar al Comité Institucional de Gestión y Desempeño para lo de su competencia, conforme a la parte motiva de la presente Resolución.

ARTÍCULO QUINTO. – Publicación. Publicar el presente acto administrativo las Tablas de Retenció n Documental TRD - y demás documentos que hacen parte de la actualización de dicho instrumento archivístico en el link de transparencia de la página web de la Entidad. de conformidad con la parte motiva del presente acto administrativo.

parte de la actualización de dicho instrumento archivístico en el link de transparencia de la página web de la Entidad. de conformidad con la parte motiva del presente acto administrativo.

ARTÍCULO SEXTO. –Derogatorias. Derogar la Resolución No. 003 del 11 de enero de 2019, mediante la cual se adoptó la versión 1 las Tablas de Retención Documental – TRD en la URF . No obstante, la información producida en vigencia de la versión anterior de las TRD, deberá organizarse de conformidad con lo establecido en la Resolución 003 del 11 de enero de 2019.RESOLUCIÓN No. 047 De 03/02/2025

“Por medio de la cual se adopta la actualización de las Tablas de Retención Documental – TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, se deroga la Resolución 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones”

GI-FT-014 V.5 Documento referente: gestion de Comunicaciones oficiales

ARTÍCULO SÉPTIMO: Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

Dada Bogotá, D.C., a los 03/02/2025

MÓNICA PIEDAD HIGUERA GÁRZON

Directora General

Elaboró: Julio Cesar Romero Sanabria JR

Revisó: Juan Stiven Ríos Andrade

Aprobó: Paola Patricia Rodríguez Angulo