URF - 20240821 RV-PL-002 V5 Politica tratamiento datos personales

Política Tratamiento de datos personalesPolítica tratamiento de datos personales

Código: Versión: Fecha: RV-PL-002 5.0 2024-08-21

1 Por responsabilidad ambiental no imprima este documento - Las copias impresas o guardadas fuera del SMGI, se consideran “Copias no Controladas”; la versión vigente está disponible en el módulo de documentos del SMGI. GI-FT-020_V4 - Documento referente: Manual de producción y administración de documentos

Contenido

1. Declaración de la política de tratamiento de datos personales ................. 2

2. Ámbito de aplicación ......................................................................... 2

3. Términos y definiciones ..................................................................... 3

4. Roles y responsabilidades .................................................................. 4

5. Despliegue de la política de tratamiento de datos personales .................. 5 5.1. Objetivo .......................................................................................... 5 5.2. Obligaciones .................................................................................... 5 5.3. Principios ........................................................................................ 5 5.4. Categorías especiales de datos ........................................................... 7 5.5. Finalidad del tratamiento de datos personales ...................................... 8 5.6. Limitaciones sobre el tratamiento de datos personales.......................... 10

6. Derechos de los titulares .................................................................. 12

7. Responsable del tratamiento de datos personales ................................ 12 7.1. Encargado de datos personales ......................................................... 12 7.2. Responsable de atender las Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes denuncias (PQRSD) ......................................................................... 13

8. Mecanismo y procedimiento para ejercer el Derecho de Consulta y

Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes, Denuncias (PQRSD) .............. 13

9. Coordinación, articulación y cooperación ............................................. 14

10. Vigencia ......................................................................................... 14

11. Comunicación ................................................................................. 15

Peticiones, Quejas, Reclamos, Solicitudes, Denuncias (PQRSD) .............. 13

9. Coordinación, articulación y cooperación ............................................. 14

10. Vigencia ......................................................................................... 14

11. Comunicación ................................................................................. 15

12. Mecanismos de monitoreo, control y evaluación ................................... 15

13. Documento referente ....................................................................... 15

14. Datos de elaboración y control de cambios .......................................... 16Política tratamiento de datos personales

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1. Declaración de la política de tratamiento de datos personales

El adecuado tratamiento de los datos personales es una responsabilidad inherente a la Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera - URF. Como entidad, nuestro deber es garantizar el derecho a la privacidad y asegurar la transparencia en el acceso a la información pública para la ciudadanía, nuestros grupos de valor y otras partes interesadas. Esto implica la adhesión de la Unidad, a las disposiciones normativas pertinentes, tales como las Leyes Estatutarias 1266 de 2008; 1712 de 2014 y 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. En consecuencia, la política de tratamiento de datos personales nos permite estandarizar procesos, tomar decisiones informadas, prevenir incidentes en materia de seguridad de la información e incrementa r la confianza institucional.

En consecuencia, la política de tratamiento de datos personales nos permite estandarizar procesos, tomar decisiones informadas, prevenir incidentes en materia de seguridad de la información e incrementa r la confianza institucional. Todo esto se logra a través de una constante adaptación de la Unidad a los diferentes ecosistemas y entornos digitales, que mejoran continuamente nuestra operación institucional. Por lo anterior, “La Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera - URF, se compromete a diseñar e implementar los procedimientos y protocolos necesarios para tratar adecuadamente los datos personales los titulares de la información, garantizando su privacidad y protegiendo su derecho a conocer, actualizar y rectificar la información recolectada sobre ellos. Para esto, se da a conocer a través del presente documento, su declaración de política de tratamiento de datos personales”.

2. Ámbito de aplicación

La presente política aplica a toda la información consignada y definida como dato personal en los registros de la Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera - URF, quien actuará en calidad de responsable del tratamiento de los datos personales. Asimismo, aplica a todos los servidores y contratistas de la Unidad que, en el ejercicio de sus funciones, recolecten, almacenen, utilicen o manipulen datos e información de la Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera - URF.Política tratamiento de datos personales

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3. Términos y definiciones

Para efectos de la interpretación de la política, se utilizarán las definiciones establecidas en las Leyes Estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012, en el Decreto 1377 de 2013 y en los lineamientos institucionales: • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

• Dato personal: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica.

• Dato público: son los datos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la ley.

• Dato privado: es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

• Dato sensible: aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos y los que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Directorio institucional: herramienta que contiene los datos de contacto

garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Directorio institucional: herramienta que contiene los datos de contacto de los grupos de valor y otras partes interesadas de la Unidad.

• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. En la URF, el proceso de relación con la ciudadanía y grupos de valor es el responsable de tratamiento de datos personales.

• Herramienta de trazabilidad: instrumento en el cual se hace seguimiento y control de las comunicaciones oficiales de la Unidad y se registran los datos de los remitentes.Política tratamiento de datos personales

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• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

• Titular de la información : es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de hábeas data y demás derechos y garantías establecidos en la Ley.

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o

de hábeas data y demás derechos y garantías establecidos en la Ley.

• Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Usuario: es la persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o varios titul ares de la información suministrada por el operador o por la fuente o directamente por el titular de la información en los términos y circunstancias previstos en la ley.

4. Roles y responsabilidades

Roles Responsabilidades Comité Institucional de Gestión y Desempeño Hacer seguimiento periódico al cumplimiento de las directrices en materia de protección de datos personales. Proceso de relación con la ciudadanía y grupos de valor. Liderar técnicamente la implementación de la política. Proceso gestión de comunicaciones Publicar y divulgar la política y sus componentes, previa solicitud del proceso de relación con la ciudadanía y grupos de valor. Proceso de control y evaluación Realizar seguimiento y control de lo establecido en la política y de los planes, y procedimientos derivados de la misma de acuerdo con el plan de auditoría de cada vigencia. Servidores de la URF Dar cumplimiento a la política.Política tratamiento de datos personales

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5. Despliegue de la política de tratamiento de datos personales

La política de tratamiento de datos personales de la Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, tiene como propósito, brindar lineamientos para la gestión efectiva y adecuada de los datos personales registrados en la entidad. A través de esta política, se comunica a los servidores y colaboradores de la Unidad, los procedimientos necesarios para garantizar el cumplimiento de la normativa de protección de datos, y la protección de la privacidad de los titulares de la información.

Por consiguiente, en los siguientes párrafos se detallarán las especificidades de la política de tratamiento de datos personales de la Unidad:

5.1. Objetivo

Realizar el tratamiento adecuado de datos personales en la Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, mediante la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de información de las personas naturales y jurídicas tratadas por la entidad, quien actuará en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, dando cumplimiento a la Ley estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 4172 de 2011 y demás disposiciones que la complemente, modifique o derogue.

5.2. Obligaciones

La Unidad utilizará los datos personales exclusivamente para los temas en los que se encuentra debidamente facultado como entidad pública, en virtud de su objeto y de acuerdo con lo establecido en el artículo 4 del Decreto 4172 de 2011,

5.2. Obligaciones

La Unidad utilizará los datos personales exclusivamente para los temas en los que se encuentra debidamente facultado como entidad pública, en virtud de su objeto y de acuerdo con lo establecido en el artículo 4 del Decreto 4172 de 2011, respetando en todo momento la normatividad y entendiendo q ue los datos personales pertenecen a sus titulares y que solamente ellos pueden decidir sobre los mismos.

5.3. Principios

La interpretación de la política de tratamiento de datos personales se orienta por los principios establecidos en las Leyes Estatutarias 1266 de 2008 y 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.Política tratamiento de datos personales

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• Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos : el tratamiento de datos personales debe ceñirse a los establecido en la normatividad vigente.

• Principio de finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima que debe ser informada al titular de los datos personales, de acuerdo con las disposiciones constitucionales legales.

• Principio de libertad: el tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el

consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

• Principio de veracidad o calidad: la informació n sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

• Principio de transparencia: durante el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular de los datos a obtener información en cualquier momento y sin restricciones por parte del responsable del tratamiento acerca de la existencia de datos que le conciernan.

• Principio de acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.

Los datos personales no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido s ólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

• Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por el responsable se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.Política tratamiento de datos personales

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evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.Política tratamiento de datos personales

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• Principio de confidencialidad: la información personal será protegida para que no sea divulgada sin consentimiento de la persona.

• Principio de temporalidad : disposición de los datos personales por un tiempo razonable para dar cumplimiento a las finalidades que justificaron su tratamiento. Una vez cumplida la finalidad de los datos tratados, se procederá con su supresión.

• Principio de necesidad: los datos personales dispuestos para tratamiento deben ir en función estricta de su necesidad, y en cumplimiento de sus finalidades.

5.4. Categorías especiales de datos

Existen ciertos tipos de datos, que por su naturaleza y sus características, requieren un tratamiento especializado . Estos datos, conocidos como categorías especiales de datos o datos sensibles, demandan un elevado nivel de protecc ión, y su tratamiento está sujeto a una serie de excepciones legales, tales como el consentimiento explícito del titular, la manifestación de necesidad de tratamiento, y el cumplimiento de obligaciones legales.

A continuación, se detallan las categorías de datos sensibles y las directrices para su adecuado tratamiento:

Categoría Descripción Datos Sensibles

y el cumplimiento de obligaciones legales.

A continuación, se detallan las categorías de datos sensibles y las directrices para su adecuado tratamiento:

Categoría Descripción Datos Sensibles Datos que pueden afectar la integridad del titular. En caso de un tratamiento inadecuado de datos sensibles, se puede acarrear como c onsecuencia efectos discriminatorios sobre el titular, como por ejemplo datos asociados a origen racial, orientación política, creencias religiosas o filosóficas, pertenencia a movimientos sociales, sindicales o de promoción de derechos humanos, así como a suntos relacionados con la salud, intimidad, orientación sexual o datos biométricos de la persona.Política tratamiento de datos personales

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Categoría Descripción ¿Cómo tratar adecuadamente datos sensibles? No es posible tratar datos sensibles, salvo algunas excepciones:

a. Autorización explícita del titular, salvo casos que, por ley, no sea requerida la autorización. b. Datos que salvaguarden el interés vital del titular , debe generarse autorización por parte del representante legal. c. Datos necesarios para el ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. Derechos de niños, niñas y adolescentes El tratamiento de datos personales de los menores de edad

debe generarse autorización por parte del representante legal. c. Datos necesarios para el ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. Derechos de niños, niñas y adolescentes El tratamiento de datos personales de los menores de edad se encuentra prohibido, salvo que esta información sea de naturaleza pública. Para lo anterior, los datos deben cumplir una serie de criterios:

a. Responder y r espetar el interés superior de los menores de edad. b. Salvaguardar y garantizar sus derechos fundamentales. ¿Cómo tratar adecuadamente datos de niños, niñas y adolescentes? Una vez se garantice el cumplimiento de los criterios previamente mencionados, el representante legal del menor de edad otorgará una autorización para tratar sus datos personales, reconociendo la capacidad del menor para ser escuchado, y valorado de acuerdo con su autonomía y capacidad de entendimiento.

5.5. Finalidad del tratamiento de datos personales

El tratamiento que realiza la Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF sobre los datos personales de los titulares, se relaciona con la recolección, almacenamiento, uso y circulación de información para los siguientes fines: • Administrar y gestionar los servici os prestados por la Unidad en cumplimiento de sus funciones y competencias.Política tratamiento de datos personales

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• Elaborar y/o actualizar la caracterización de los grupos de valor y otras partes interesadas, en desarrollo de sus funciones, competencias y servicios.

• Realizar invitaciones a ev entos para participar en los estudios y proyectos normativos elaborados por la URF.

• Aplicar encuestas relacionadas con la misión, visión y objetivos de la Unidad, sobre la percepción y/o satisfacción respecto de los servicios ofrecidos o las actividades realizadas por la URF.

• Enviar información de interés general a la ciudadanía y a los grupos de valor de la Unidad.

• Realizar trámites internos y responder las Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias, Denuncias — PQRSD y atender requerimientos de información de otras entidades públicas, de autoridades judiciales y/o de entes de control.

• Suministrar información de contacto a los servidores de la URF para la ejecución de actividades de investigación y estudios del sector financiero con miras a la elaboración de propuestas normativas.

• Contactar al titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de las actividades propias de la URF.

• Contactar al titular a través de medios electrónicos para el envío de noticias relacionadas con el desarrollo de sus funciones.

• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades

de las actividades propias de la URF.

• Contactar al titular a través de medios electrónicos para el envío de noticias relacionadas con el desarrollo de sus funciones.

• Ofrecer programas de bienestar corporativo y planificar actividades empresariales, para el titular y sus beneficiarios (en caso de que se trate de los servidores de la Unidad).

• Transmitir los datos personales fuera del país a terceros con los cuales la URF haya suscrito un contrato de procesamiento de datos y sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contractual.Política tratamiento de datos personales

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• Suministrar la información a terceros con los cuales la Unidad tenga relación contractual y que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado. 5.6. Limitaciones sobre el tratamiento de datos personales

El tratamiento de los datos personales recolectados por la Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF está sujeto a las siguientes limitaciones relacionadas con la recolección, almacenamiento, uso y circulación de información: • La Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, restringe el tratamiento de datos personales sensibles y de menores de edad a lo estrictamente indispensable . Por lo anterior, s olicitará consentimiento previo y expreso a los ti tulares (representantes legales,

URF, restringe el tratamiento de datos personales sensibles y de menores de edad a lo estrictamente indispensable . Por lo anterior, s olicitará consentimiento previo y expreso a los ti tulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

• Los datos recolectados son tratados para el desarrollo de las funciones y objeto de la Unidad.

• El tratamiento de los datos personales de víctimas del conflicto armado y aquellos relacionados con violaciones a los derechos humanos e infracciones al Derecho Internacional Humanitario, se efectuará de conformidad con lo establecido en la Ley 1448 de 2011 “Por la cual se dictan medidas de atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno”, en la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional”, y en el Decreto 1080 de 2015

“Decreto Reglamentario Único Sector Cultura”.

• Cualquier otro tratamiento que se pretenda dar los datos personales registrados en las bases de datos de la Unidad, deberá ser informado previamente al titular, en el aviso de privacidad y en la respectiva autorización, según sea el caso y siempre teniendo en cuenta los principios rectores para el tratamiento de los datos personales establecidos en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, ” y en el Decreto 1317 de 20 13 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.Política tratamiento de datos personales

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cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012”.Política tratamiento de datos personales

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• Los datos personales de los titulares se recolectan y se tratan con una finalidad específica, legítima y previamente informados, dando cumplimiento al principio de legalidad.

• La Unidad gara ntiza que los datos personales tratados son veraces, completos, actualizados, comprobables y comprensibles, y que su utilización respeta la privacidad del titular.

• La Unidad, puede recolectar y tratar únicamente los datos personales que sean necesarios para sus fines. No podrá solicitar más información de la que realmente necesita.

• Existen limitaciones sobre la conservación de la información. Por lo tanto, la Unidad no deberá conservar información más allá del tiempo requerido para cumplir con el fin para el cual recolectó los datos.

• El tratamiento de los datos personales no podrá utilizarse para discriminar a sus titulares o para fines contrarios a la ley.Política tratamiento de datos personales

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6. Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tiene derecho a: • Conocer, actualizar y rectificar su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

• Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Unidad para el tratamiento de datos personales.

• Ser informado sobre el uso que se la ha dado a sus datos personales.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida eliminarlos.

• Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles. Las respuestas que versen sobre datos sensibles o sobre datos de los niños y adolescentes, tendrá carácter facultativo.

• Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Responsable del tratamiento de datos personales

El responsable del tratamiento de datos personales es la Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, entidad del orden nacional, adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, identificada con el NIT 900657800, con domicilio principal en la Carrera 8 No. 6 C 38 de la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia, Código Postal 111711, Página web

900657800, con domicilio principal en la Carrera 8 No. 6 C 38 de la ciudad de Bogotá D.C., República de Colombia, Código Postal 111711, Página web www.urf.gov.co, Conmutador en la ciudad de Bogotá D.C. (57 1) 381 1700.

7.1. Encargado de datos personales

En cumplimiento del deber legal establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, relativo a la necesidad de asignar unas responsabilidades directas a un sujeto dentro de la organización, se determina que el proceso de Relación con la Ciudadanía y Grup os de Valor articulará todas las acciones necesarias para el garantizar e