URF - 20250429 DP-PL-001 V7 Política riesgos

Política Administración del riesgoPolítica Administración del riesgo

Código: Versión: Fecha: DP-PL-001 7.0 2025-04-29

Por responsabilidad ambiental no imprima este documento - Las copias impresas o guardadas fuera del SMGI, se consideran “Copias no Controladas”; la versión vigente está disponible en el módulo de documentos del SMGI. Código DP-FT-009_V5, Documento referente: Manual de producción y administración de documentos del SGI 1

Contenido

1. Declaración de la política ................................................................. 6

2. Objetivos ....................................................................................... 6 2.1. Objetivo general ............................................................................. 6 2.2. Objetivos específicos ....................................................................... 6

3. Ámbito de aplicación ....................................................................... 7

4. Términos y definiciones ................................................................... 8

5. Roles y responsabilidades ............................................................... 13

6. Metodología para la administración del riesgo .................................... 18 6.1. Contexto estratégico ...................................................................... 20 6.2. Etapa de identificación ................................................................... 21 6.2.1. Nombre del riesgo ......................................................................... 22 6.2.2. Descripción del riesgo .................................................................... 23 6.2.3. Responsables del riesgo identificado ................................................. 24 6.2.4. Factores generadores de riesgo ....................................................... 24 6.2.5. Causas ......................................................................................... 32 6.2.6. Clasificación de las causas .............................................................. 32 6.2.7. Consecuencias .............................................................................. 32 6.2.8. Asociación estratégica, organizacional y por proceso .......................... 33 6.2.9. Incidencia jurídica del riesgo ........................................................... 33 6.2.10. Fuentes de identificación del riesgo .................................................. 33

6.2.8. Asociación estratégica, organizacional y por proceso .......................... 33 6.2.9. Incidencia jurídica del riesgo ........................................................... 33 6.2.10. Fuentes de identificación del riesgo .................................................. 33 6.2.11. Tipos de riesgo .............................................................................. 34 6.2.12. Productos y/o servicios que pueden afectarse con la materialización del riesgo .......................................................................................... 36 6.2.13. Recursos necesarios para la gestión del riesgo ................................... 36 6.2.14. Incidencia directa en el usuario externo ............................................ 37 6.2.15. Aspectos validadores para los riesgos de corrupción ........................... 37 6.2.16. Clasificación de los riesgos de corrupción .......................................... 37 6.3. Etapa de análisis ........................................................................... 38 6.3.1. Clasificación del riesgo ................................................................... 38 6.3.2. Evaluación del riesgo ..................................................................... 42 6.4. Etapa de valoración de riesgos ........................................................ 43 6.4.1. Descripción cualitativa de controles .................................................. 43 6.4.2. Evaluar los controles ...................................................................... 48 6.5. Etapa de manejo de los riesgos ....................................................... 52 6.5.1. Determinación de la opción de manejo ............................................. 52 6.5.2. Definición de acciones de contingencia ............................................. 53 6.5.3. Apetito del riesgo .......................................................................... 53 6.5.4. Definición del semáforo del riesgo .................................................... 55 6.5.5. Acciones para el manejo de los riesgos ............................................. 55 6.6. Etapa de monitoreo de los riesgos.................................................... 56 6.7. Creación, modificación o eliminación de riesgos ................................. 58

6.5.5. Acciones para el manejo de los riesgos ............................................. 55 6.6. Etapa de monitoreo de los riesgos.................................................... 56 6.7. Creación, modificación o eliminación de riesgos ................................. 58 6.8. Mapa de riesgos ............................................................................ 59Política Administración del riesgo

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7. Comunicación ............................................................................... 60

8. Mecanismo de monitoreo, control y evaluación .................................. 60

9. Documento referente ..................................................................... 60

10. Datos de elaboración y control de cambios ........................................ 60

11. Anexo 5. Riesgos de seguridad de la información digital ...................... 63Política Administración del riesgo

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Tabla de ilustraciones

Ilustración 1. Ubicación de videotutoriales en el SMGI .................................... 4 Ilustración 2. Aspectos importantes sobre el alcance de la política ................... 8 Ilustración 3. Roles y responsabilidades frente a la administración del riesgo .... 13

Ilustración 1. Ubicación de videotutoriales en el SMGI .................................... 4 Ilustración 2. Aspectos importantes sobre el alcance de la política ................... 8 Ilustración 3. Roles y responsabilidades frente a la administración del riesgo .... 13 Ilustración 4. Etapas para la administración del riesgo ................................... 19 Ilustración 5. Aspectos importantes sobre el desarrollo conceptual y metodológico – Operación de la política .......................................................................... 19 Ilustración 6. Detalle del contexto estratégico .............................................. 20 Ilustración 7. Resultados del Contexto Estratégico ........................................ 21 Ilustración 8. Orientaciones para validar la adecuada definición del nombre del riesgo ..................................................................................................... 22 Ilustración 9. Afectación en los riesgos de tipo fiscal ..................................... 23 Ilustración 10. Resultados de la etapa de identificación ................................. 38 Ilustración 11. Escala de calificación para la probabilidad ............................... 39 Ilustración 12. Escala de calificación para el impacto ..................................... 40 Ilustración 13. Determinación del impacto inherente de los riesgos de corrupción ............................................................................................................. 40 Ilustración 14. Preguntas para la determinación del impacto de los riesgos de corrupción ............................................................................................... 41 Ilustración 15. Matriz de evaluación del riesgo ............................................. 42 Ilustración 16. Zonas de riesgo .................................................................. 42 Ilustración 17. Resultados de la etapa de análisis ......................................... 43 Ilustración 18. Aspectos mínimos para formulación y descripción de los controles ............................................................................................................. 44 Ilustración 19. Aspectos importantes en la identificación de controles .............. 46 Ilustración 20. Clases de controles.............................................................. 47 Ilustración 21. Escala afectada según el tipo de control ................................. 47

............................................................................................................. 44 Ilustración 19. Aspectos importantes en la identificación de controles .............. 46 Ilustración 20. Clases de controles.............................................................. 47 Ilustración 21. Escala afectada según el tipo de control ................................. 47 Ilustración 22. Cálculo para la evaluación del riesgo residual .......................... 51 Ilustración 23. Resultados de la etapa de valoración ..................................... 52 Ilustración 24. Conceptos relacionados con el apetito del riego ....................... 54 Ilustración 25. Resultados de la etapa de manejo ......................................... 56 Ilustración 26. Roles para el monitoreo y evaluación de los riesgos ................. 57 Ilustración 27. Resultados de la etapa de monitoreo ..................................... 57 Ilustración 28. Aval de solicitudes de creación, modificación o eliminación de riesgos ................................................................................................... 59Política Administración del riesgo

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Anexos Los siguientes anexos se encuentran disponibles en video tutoriales que se pueden consultar por el enlace asociado o mediante la opción de tutoriales disponible en la página principal del SMGI.

Ilustración 1. Ubicación de videotutoriales en el SMGI • Anexo 1. Instrucciones para diligenciar las etapas de gestión del riesgo en el Sistema de Monitoreo de la Gestión Institucional – SMGI.

Ilustración 1. Ubicación de videotutoriales en el SMGI • Anexo 1. Instrucciones para diligenciar las etapas de gestión del riesgo en el Sistema de Monitoreo de la Gestión Institucional – SMGI.

• Anexo 2. Instrucciones para diligenciar el reporte del monitoreo en el Sistema de Monitoreo de la Gestión Institucional – SMGI.

• Anexo 3. Instrucciones para el reporte de materialización de riesgos en el Sistema de Monitoreo de la Gestión Institucional – SMGI.

• Anexo 4. Instrucciones para solicitar la devolución de una etapa del riesgo en el Sistema de Monitoreo de la Gestión Institucional – SMGI.Política Administración del riesgo

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La presente versión de la política de administración del riesgo de la Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, fue puesta en consideración del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, en la sesión del 29 de abril de 2025, de acuerdo con lo establecido en el literal g) del artículo 2.2.21.1.6 del Decreto 648 de 2017; surtido este paso y con el aval del Comité, fue aprobada por la Representante Legal de

en el literal g) del artículo 2.2.21.1.6 del Decreto 648 de 2017; surtido este paso y con el aval del Comité, fue aprobada por la Representante Legal de la Unidad, Mónica Piedad Higuera Garzón, Directora General de la URF.Política Administración del riesgo

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1. Declaración de la política

Mediante la expedición del Decreto 1499 de 2017, se estableció el Sistema de Gestión y su marco operativo de referencia; el Modelo Integrado de Planeación y Gestión. En este modelo, uno de los elementos transversales es la administración del riesgo, el cua l define un método lógico y sistemático para establecer el contexto, identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una actividad, función o proceso, de tal forma que permita a las Unidades minimizar pérdidas y maximizar oportunidades. La UAE - Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación FinancieraURF, entendiendo la importancia de una adecuada gestión de los eventos que tendrán impactos sobre los objetivos institucionales, se ha comprometido con la implementación de los procesos para el adecuado tratamiento, manejo, y seguimiento a los riesgos, buscando fortalecer la gestión institucional. De acuerdo con lo anterior, la política que se desarrolla en este documento

implementación de los procesos para el adecuado tratamiento, manejo, y seguimiento a los riesgos, buscando fortalecer la gestión institucional. De acuerdo con lo anterior, la política que se desarrolla en este documento establece los elementos para realizar una adecuada administración de riesgos, favoreciendo la mejora continua y la toma de decisiones.

2. Objetivos

2.1. Objetivo general

Establecer las directrices institucionales para una adecuada administración de riesgos, mediante la definición de parámetros conceptuales y metodológicos, estructurados en las etapas de identificación, análisis, valoración, manejo y monitoreo.

2.2. Objetivos específicos

• Establecer la metodología que permita la adecuada administración de riesgos en la URF.

• Establecer roles y responsabilidades frente a la administración del riesgo que comprometan a todos los servidores de la Unidad, con su adecuado tratamiento y prevención.

• Establecer, a partir de la administración de riesgos, una base confiable para la toma de decisiones en la gestión institucional.Política Administración del riesgo

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• Socializar en todos los niveles de la Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, la política de administración del

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• Socializar en todos los niveles de la Unidad de Proyección Normativa y Estudios de Regulación Financiera – URF, la política de administración del riesgo y concientizar sobre la necesidad e importancia de gestionar de manera adecuada, los riesgos inherentes a la gestión institucional.

3. Ámbito de aplicación

La política de administración del riesgo aplica a todos los procesos y actividades de la gestión que se realizan para el cumplimiento de la misión y los objetivos institucionales; presenta la metodología para la administración de los siguientes tipos de riesgos:

1. Estratégico

2. Gestión

3. Operativo

4. Financiero

5. Afectación o pérdida de recursos públicos

6. Tecnológico

7. Cumplimiento

8. Imagen o reputacional

9. Fraude y corrupción

10. Conflicto de interés

11. Seguridad de la información digital

12. Ambiental

13. Seguridad y salud en el trabajo

14. Seguridad vial

15. Satisfacción de los grupos de valor

16. FiscalPolítica Administración del riesgo

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4. Términos y definiciones

Para la implementación y operación de la política de administración del riesgo de la URF, se

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4. Términos y definiciones

Para la implementación y operación de la política de administración del riesgo de la URF, se tendrán en cuenta los siguientes términos y definiciones:

• Acciones asociadas: son las que se deben tomar posterior a determinar las opciones de manejo del riesgo (asumir, reducir, evitar, compartir), en la etapa de manejo, están orientadas a fortalecer los controles identificados.

Es requisito formular acciones cuando se han identi ficado fallas en los controles después de realizar su calificación en la etapa de valoración.

• Administración de riesgos: conjunto de etapas secuenciales que se deben desarrollar para el adecuado tratamiento de los riesgos.

• Amenaza: situación externa que no controla la Unidad y que puede afectar su operación.

• Análisis del riesgo: etapa de administración de los riesgos donde se establece la probabilidad de ocurrencia y el impacto del riesgo, antes de determinar los controles (análisis del riesgo inherente), y posterior a la definición de controles para prevenir la ocurrencia del ri esgo (análisis del riesgo residual).

Ilustración 2. Aspectos importantes sobre el alcance de la políticaPolítica Administración del riesgo

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• Asumir el riesgo: opción de manejo donde se acepta la pérdida residual probable, si el riesgo se materializa.

• Causa: medios, circunstancias y/o agentes que generan riesgos.

• Calificación del riesgo: estimación de la probabilidad de ocurrencia del riesgo y el impacto que puede causar su materialización.

• Compartir el riesgo: opción de manejo que determina traspasar o compartir las pérdidas producto de la materialización de un riesgo con otras organizaciones mediante figuras como outsorcing, seguros, sitios alternos.

Los riesgos de corrupción se pueden compartir, pero no se puede transferir su responsabilidad.

• Consecuencia: son los efectos o situaciones resultantes de la materialización del riesgo que impactan en el proceso, la Unidad, sus grupos de valor y demás partes interesadas.

• Control: acción o conjunto de acciones que minimiza la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto del riesgo.

• Control correctivo: control accionado en la salida del proceso y después de que se materializa el riesgo; estos controles tienen costos implícitos.

• Control detectivo: control accionado durante la ejecución del proceso; estos controles detectan el riesgo, pero generan reprocesos.

• Control preventivo: control accionado en la entrada del proceso y antes de que se realice la actividad originadora del riesgo, se busca establecer las condiciones que aseguren el resultado final esperado.

• Contingencia: acciones inmediatas identificadas para hacer frente a la materialización del riesgo.

de que se realice la actividad originadora del riesgo, se busca establecer las condiciones que aseguren el resultado final esperado.

• Contingencia: acciones inmediatas identificadas para hacer frente a la materialización del riesgo.

• Corrupción: uso del poder para desviar la gestión de lo público hacia el beneficio privado.

• Debilidad: situación interna que la Unidad puede controlar y que puede afectar su operación.Política Administración del riesgo

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• Evaluación del riesgo: resultado del cruce cuantitativo de la calificación de impacto y probabilidad, para establecer la zona donde se ubicará el riesgo.

• Evitar el riesgo: opción de manejo donde se deben determinar acciones para continuar disminuyendo tanto probabilidad como el impacto, mediante el fortalecimiento de controles, optimización de procesos y el diseño de nuevos controles.

• Frecuencia: ocurrencia de un evento expresado como la cantidad de veces que ha ocurrido un evento en un tiempo dado.

• Gestión del riesgo: proceso efectuado por la alta dirección y por todos los servidores públicos y contratistas para proporcionar un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos.

• Identificación del riesgo: etapa de administración del riesgo donde se definen los riesgos con sus causas, agentes generadores asociados a las

servidores públicos y contratistas para proporcionar un aseguramiento razonable con respecto al logro de los objetivos.

• Identificación del riesgo: etapa de administración del riesgo donde se definen los riesgos con sus causas, agentes generadores asociados a las causas, consecuencias, definición de productos y/o servicios que pueden afectarse con la materialización del riesgo, situaciones de deño an tijurídico y clasificación.

• Impacto: medida para estimar cuantitativa y cualitativamente el posible efecto de la materialización del riesgo.

• Mapa de riesgos: organización sistemática que muestra el desarrollo de las etapas de la administración del riesgo.

• Mapa de riesgos de corrupción: organización sistemática que muestra el desarrollo de las etapas de la administración del riesgo para situaciones de índole administrativa que, por sus características, pueden originar prácticas corruptas y orientan programas de prevención de la corrupción.

• Materialización del riesgo: ocurrencia del riesgo identificado; cuando un riesgo se materializa, se debe registrar el reporte de materialización en el SMGI. Para los casos de materialización de los riesgos de corrupción, se debe notificar a las autoridades competentes sobre los hechos presentados.

• Monitorear: observar, analizar, verificar y evaluar los riesgos identificados, determinando el adecuado desarrollo de cada una de las etapas de administración y el nivel de cumplimiento y efectividad de los controles y acciones definidas.Política Administración del riesgo

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acciones definidas.Política Administración del riesgo

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• Observaciones o desviaciones del control: acciones que deben tomarse, una vez se aplica el control y se evidencia algún incumplimiento en el proceso controlado; la actividad no debería continuarse hasta que se subsane la situación; si es un control que detecta una posible materialización de un riesgo, deberían gestionarse de manera oportuna los correctivos o aclaraciones a las diferencias presentadas u observaciones. Ej.

El sistema SAP, cada vez que se va realizar un pago, valida que el proveedor al cual se le va girar el pago, no está reportado en listas restrictivas, comparando el número de identificación tributaria (NIT) o cédula, con la información cargada en el aplicativo de las listas de clientes reportados en temas de lavado de activos y financiación del terrorismo. En caso de encontrar coincidencias, el sistema no permite realizar el pago.

• Opciones de manejo: posibilidades disponibles para administrar el riesgo posterior a la valoración de los controles definidos (asumir, reducir, evitar o compartir el riesgo residual).

• Política de administración del riesgo: conjunto de lineamientos, directrices definidas y adoptadas para la gestión del riesgo en la Unidad. La política es la declaración de la dirección y las intenciones generales de una

compartir el riesgo residual).

• Política de administración del riesgo: conjunto de lineamientos, directrices definidas y adoptadas para la gestión del riesgo en la Unidad. La política es la declaración de la dirección y las intenciones generales de una organización con respecto a la gestión del riesgo. La gestión o administración del riesgo establece lineamientos precisos acerca del tratamiento, manejo y seguimiento a los riesgos.

• Probabilidad: medida para estimar cuantitativa y cualitativamente la posibilidad de ocurrencia del riesgo.

• Proceso: conjunto de operaciones secuenciales que realiza permanentemente la Unidad para generar productos/servicios a sus usuarios internos y externos a partir de unos insumos determinados.

• Producto y/o servicio: cualquier bien material o servicio final que se genera con la operación de un proceso institucional, orientado a satisfacer la necesidad de un grupo de valor interno o externo.

• Reducir el riesgo: opción de manejo que determina la formulación de acciones donde se prevenga la materialización del riesgo mediante el fortalecimiento de controles identificados.

• Riesgo: evento que tendrá un impacto sobre los objetivos institucionales o del proceso. Se expresa en términos de probabilidad y consecuencias.Política Administración del riesgo

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consideran “Copias no Controladas”; la versión vigente está disponible en el módulo de documentos del SMGI. Código DP-FT-009_V5, Documento referente: Manual de producción y administración de documentos del SGI 12

• Riesgo de Corrupción: posibilidad que, por acción u omisión, mediante el uso indebido del poder, de los recursos o de la información, se lesionen los intereses de una Unidad y en consecuencia del Estado, para la obtención de un beneficio particular.

• Riesgo de gestión: posibilidad de que suceda algún evento que tendrá un impacto sobre el cumplimiento de los objetivos de los procesos o sobre su operación.

• Riesgo inherente: es aquel al que se enfrenta una Unidad o proceso en ausencia de controles y/o acciones para modificar su probabilidad o impacto.

• Riesgo institucional: son los riesgos que afectan de manera directa el cumplimiento de los objetivos o la misión institucional. Los riesgos institucionales, son producto del análisis de los riesgos por proceso y son denominados de este tipo cuando cumplen alguna de las siguien tes

características:

• Los clasificados con tipo estratégico. - Los riesgos que después de la evaluación residual se ubican en zona alta o extrema. - Los riesgos que tengan incidencia directa en el usuario o destinatario final externo. - Los riesgos de corrupción.

• Riesgo residual: nivel de riesgo que permanece luego de determinar controles para su administración.

• SMGI: Sistema de Monitoreo de la Gestión Institucional – SMGI; Herramienta oficial para la documentación y administración de los riesgos mediante el módulo de “Gestión del riesgo”.

controles para su administración.

• SMGI: Sistema de Monitoreo de la Gestión Institucional – SMGI; Herramienta oficial para la documentación y administración de los riesgos mediante el módulo de “Gestión del riesgo”.

• Valoración del riesgo: establece la identificación y evaluación de los controles para prevenir la ocurrencia del riesgo o reducir los efectos de su materialización. En la etapa de valoración del riesgo se determina el riesgo residual, la opción de manejo a seguir y si es necesa rio, las acciones a desarrollar para el fortalecimiento de controles.Política Administración del riesgo

Código: Versión: Fecha: DP-PL-001 7.0 2025-04-29

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