URF - Resolución No. 047 de 2025

Unidad de Proyeccién Normativ y Estudios de Regulacién Fina = URF RESOLUCION (047 DEL 03 DE FEBRERO DE 2025) "Por la cual se adopta la actualizacion de las Tablas de Retencién Documental - TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccién Normativa y Estudios de Regulacion Financiera - URF, se deroga la Resolucion 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones” La Directora General de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyecciéon Normativa y Estudios de Regulacion Financiera — URF, en ejercicio de las facultades legales, en especial las conferidas por el articulo 10 numeral 3 del Decreto 4172 de 2011, modificado por el Decreto 1658 de 2016, y CONSIDERANDO Que el articulo 3 de la Ley 594 de 2000, define la gestion documental como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificacién, manejo y organizacién de la documentacion producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacidén y conservacion. Que el articulo 4 de la referida disposicion legal, establece los principios de la funcion archivistica dentro de los cuales se encuentra, el de los fines de los archivos. Que el articulo 11 ibidem establece como obligatoriedad del Estado, la conformacion de los archivos publicos, mediante la creacién, organizacion, preservacion y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivistica. Que en este mismo sentido, el articulo 12 ibidem, establece como responsabilidad de la administracién publica, la gestion de documentos y la

procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivistica. Que en este mismo sentido, el articulo 12 ibidem, establece como responsabilidad de la administracién publica, la gestion de documentos y la administracion de sus archivos. )lad de Proyeccion Norrr udios de Regulacién Fina RESOLUCION No. 047 De 03/02/2025 "Por medio de la cual se adopta la actualizacién de las Tablas de Retencién Documental - TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccién Normativa y Estudios de Regulacién Financiera - URF, se deroga la Resolucién 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones” Que el articulo 24 de la Ley 594 del 2000, dispone para las entidades del Estado, la obligatoriedad de elaborar y adoptar las Tablas de Retencion Documental - TRD. Que el articulo 2.8.2.5.8 del Decreto 1080 del 2015 establece que la gestion documental en las entidades publicas se desarrollard a partir de los instrumentos archivisticos, entre los cuales se encuentran, las Tablas de Retencion Documental - TRD. Que el articulo 5.1.4.3 del Acuerdo 001 de 2024, el Archivo General de la Nacién - AGN establece, que “todas las actualizaciones de las Tablas de Retencién Documental - TRD, deben ser estudiadas y aprobadas por el Comité Institucional de Gestién y Desempefio o quien haga sus veces, cuyo sustento deberé quedar consignado en el acta del respectivo Comité”. Que la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccion Normativa y Estudios de Regulacion Financiera (URF), adopté la primera version de las

sustento deberé quedar consignado en el acta del respectivo Comité”. Que la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccion Normativa y Estudios de Regulacion Financiera (URF), adopté la primera version de las Tablas de Retencién de Documental - TRD, mediante la Resolucién 003 de 20109. Que la actualizacion de las Tablas de Retencion Documental - TRD, de la URF, fue aprobada por el Comité Institucional de Gestién y Desempefio, mediante acta de reunién No. 08 del 23 de noviembre de 2023. Que por su parte el articulo 5.1.4.4 del Acuerdo 001 de 2024, expedido por el Archivo General de la Nacién, sefiala: "La evaluacién y convalidacién de la actualizacion de las Tablas de Retencion Documental — TRD, se efectuard por parte de la instancia competente, cuando haya sido motivada Unicamente por las siguientes situaciones: Cuando existan cambios en la estructura orgénica de la entidad. Cuando se asignen o supriman funciones a la entidad. Cuando la entidad sea sometida a procesos de fusién o escision. Cuando se generen nuevas series y subseries documentales. Cuando ocurran cambios en los criterios de valoracién.” Subrayado fuera del texto. &) GI-FT-014 V.5 Documento referente: gestion de Comunicaciones oficialeslad de Proyeccion Norrr udios de Regulacién Fina RESOLUCION No. 047 De 03/02/2025 "Por medio de la cual se adopta la actualizacién de las Tablas de Retencién Documental - TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccién Normativa y Estudios

RESOLUCION No. 047 De 03/02/2025 "Por medio de la cual se adopta la actualizacién de las Tablas de Retencién Documental - TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccién Normativa y Estudios de Regulacién Financiera - URF, se deroga la Resolucién 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones” Que en la URF se generaron nuevas series y subseries documentales producto de la creacion del Proceso de Relacion con la Ciudadania y Grupos de Valor en el Sistema de Gestidn Institucional, establecido mediante Acta No. 2 del 24 de marzo de 2022 del Comité Institucional de Gestion y Desempefio. Que una vez aprobadas las Tablas de Retenciéon Documental - TRD, por parte del Comité Institucional de Gestion y Desempefio, se realizd el envio al Archivo General De la Nacién — AGN, para iniciar el proceso de evaluacion y convalidacion, el dia 28 de noviembre de 2023, mediante radicado URF-E2023-000407. Que el Archivo General de la Nacion - AGN convalidé las Tablas de Retencion Documental - TRD, de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccion Normativa y Estudios de Regulacion Financiera - URF, el dia 19 de diciembre de 2024, como consta en la comunicacion oficial con radicado AGN - 2-2024-13177, por considerar que el instrumento cumplia con todos los requisitos del Acuerdo 004 del 2019, que se encontraba vigente para la fecha de la convalidacion. Que el Archivo General de la Nacién - AGN, allegé mediante comunicacién

los requisitos del Acuerdo 004 del 2019, que se encontraba vigente para la fecha de la convalidacion. Que el Archivo General de la Nacién - AGN, allegé mediante comunicacién oficial con radicado AGN-2-2025-00286 de fecha 15 de enero de 2025, el certificado de cpnvalidacién de las Tablas de Retenciéon Documental - TRD, en el Registro Unico de Series Documentales - RUSD, bajo el nimero TRD834. Que en razon a lo anterior, a la fecha se han agotado las diferentes etapas previstas en el Decreto 1080 de 2015, para la construccién y actualizacion de las Tablas de Retencion Documental de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccién Normativa y Estudios de Regulacién Financiera — URF, de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019 expedido por el Archivo General de la Nacion. Que para su correcta implementacion, se ordenara a todas las dependencias, grupos internos de trabajo creados o modificados y a los colaboradores de la URF, la aplicacion y uso obligatorio de las Tablas de Retencién DocumentalTRD. &) GI-FT-014 V.5 Documento referente: gestion de Comunicaciones oficialeslad de Proyeccion Norrr udios de Regulacién Fina RESOLUCION No. 047 De 03/02/2025 "Por medio de la cual se adopta la actualizacién de las Tablas de Retencién Documental - TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccién Normativa y Estudios de Regulacién Financiera - URF, se deroga la Resolucién 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones”

• TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccién Normativa y Estudios de Regulacién Financiera - URF, se deroga la Resolucién 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones” Que asimismo, se ordenard al proceso de gestion de la informacion liderar el proceso de implementacion y de seguimiento en las dependencias que conforman la URF, para la correcta aplicacion del instrumento archivistico. En los eventos de encontrarse alguna inconsistencia o novedad se informard al Comité Institucional de Gestiéon y Desempefio para que se efectlen las revisiones a que haya lugar y se adopten de forma oportuna las acciones correspondientes.

Que en cumplimiento de lo establecido en el articulo 5.1.3.2 del Acuerdo 001 de 2024, la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccion Normativa y Estudios de Regulacion Financiera - URF, debera proceder a la publicaciéon de las Tablas de Retencién Documental - TRD en la pagina principal de su sitio web oficial. Que por lo expuesto, corresponde a la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccion Normativa y Estudios de Regulacién Financiera — URF, la adopcién e implementacién de las Tablas de Retencién Documental - TRD, aprobadas por el Comité Institucional de Gestiéon y Desempefio, en sesion de fecha 23 de noviembre de 2023, como consta en el Acta No. 8 de la misma fecha, y que fueron convalidadas por parte del Archivo General de la Nacién e inscritas en el Registro Unico de Series Documentales - RUSD, bajo el nimero TRD-834. Que en razén a lo anterior, es procedente la derogatoria de la Resolucién No.

fecha, y que fueron convalidadas por parte del Archivo General de la Nacién e inscritas en el Registro Unico de Series Documentales - RUSD, bajo el nimero TRD-834. Que en razén a lo anterior, es procedente la derogatoria de la Resolucién No. 003 de fecha 11 de enero de 2019, que adoptd la primera version de las Tablas de Retencion Documental-TRD en la URF. Que en mérito de lo expuesto, la Directora General, RESUELVE ARTICULO PRIMERO. - Adopcién Adoptar las Tablas de Retencién Documental - TRD, de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccion Normativa y Estudios de Regulacion Financiera - URF, aprobadas por el Comité Institucional de Gestion y Desempefio, en sesidn de fecha 23 de noviembre de 2023, como consta en el Acta No. 8 de la misma fecha, convalidadas por parte del Archivo General de la Nacién e inscritas en el Registro Unico de Series Documentales - RUSD, bajo el nimero TRD-834, conforme la parte motiva del presente acto administrativo. &) GI-FT-014 V.5 Documento referente: gestion de Comunicaciones oficialeslad de Proyeccion Norrr Estudios de Regulacién Fina <URF| RESOLUCION No. 047 De 03/02/2025 "Por medio de la cual se adopta la actualizacién de las Tablas de Retencién Documental - TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccién Normativa y Estudios de Regulacién Financiera - URF, se deroga la Resolucién 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones” PARAGRAFO. Los documentos que se adoptan mediante la presente

de Regulacién Financiera - URF, se deroga la Resolucién 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones” PARAGRAFO. Los documentos que se adoptan mediante la presente resoluciéon podran ser modificados y actualizados, de conformidad con las previsiones legales. ARTICULO SEGUNDO. - Implementacién. Comunicar a todas las dependencias, grupos internos de trabajo creados o modificados y a los colaboradores de la URF, la obligatoriedad de la implementacion y uso de las Tablas de Retencién DocumentalTRD, conforme a la parte motiva de la presente Resolucion. ARTICULO TERCERO. - Uso e Interpretacién. La Subdireccién Juridica y de Gestién Institucional a través del Proceso de Gestién de la Informacion, elaborard un instructivo que contenga los conceptos y aspectos generales y especificos relacionados con la aplicacion de las Tablas de Retencién Documental - TRD, con el propésito de facilitar el uso e implementacion de dicho instrumento. Asimismo, desarrollara espacios de sensibilizacion para los servidores de la URF, a efectos de desarrollar las competencias necesarias para el uso correcto de las Tablas de Retencion Documental - TRD. ARTICULO CUARTO. - Seguimiento. Ordenar al proceso de gestién de la informacion, responsable de liderar el proceso de implementacion de las Tablas de Retencion Documental, realizar el respectivo seguimiento para verificar la correcta aplicacion del instrumento archivistico. De encontrar inconsistencias deberd informar al Comité Institucional de Gestién y Desempefio para lo de su competencia, conforme a la parte motiva de la presente Resolucion. ARTICULO QUINTO. - Publicacién. Publicar el presente acto administrativo

deberd informar al Comité Institucional de Gestién y Desempefio para lo de su competencia, conforme a la parte motiva de la presente Resolucion. ARTICULO QUINTO. - Publicacién. Publicar el presente acto administrativo las Tablas de Retencién Documental TRDy demés documentos que hacen parte de la actualizacion de dicho instrumento archivistico en el link de transparencia de la pagina web de la Entidad. de conformidad con la parte motiva del presente acto administrativo. ARTICULO SEXTO. -Derogatorias. Derogar la Resolucién No. 003 del 11 de enero de 2019, mediante la cual se adopt¢ la version 1 las Tablas de Retencion Documental - TRD en la URF. No obstante, la informaciéon producida en vigencia de la versién anterior de las TRD, debera organizarse de conformidad con lo establecido en la Resolucién 003 del 11 de enero de 2019. &) GI-FT-014 V.5 Documento referente: gestion de Comunicaciones oficialesUnidad de Proyeccién Normativa y Estudios de Regulacién Financiera = URF RESOLUCION No. 047 De 03/02/2025 "Por medio de la cual se adopta la actualizacién de las Tablas de Retencién Documental - TRD de la Unidad Administrativa Especial, Unidad de Proyeccién Normativa y Estudios de Regulacién Financiera - URF, se deroga la Resolucién 003 de 2019 y se dictan otras disposiciones” ARTICULO SEPTIMO: Vigencia. La presente Resolucion rige a partir de la fecha de su expedicion.

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada Bogotd, D.C., a los 03/02/2025

disposiciones” ARTICULO SEPTIMO: Vigencia. La presente Resolucion rige a partir de la fecha de su expedicion.

PUBLIQUESE, COMUNIQUESE Y CUMPLASE

Dada Bogotd, D.C., a los 03/02/2025

MONICA PIEDAD HIGUERA GARZON

Directora General Elabor6: Julio Cesar Romero Sanabria JR Revis6: Juan Stiven Rios Andrade Aprobé: Paola Patricia Rodriguez Angulo GI-FT-014 V.5 Documento referente: gestion de Comunicaciones oficiales