URT - Resolución 00168 de 2017

USDADDI RESTITUCIÓNOE FIERRAS UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DERESTITUCION DE TIERRAS DESPOJADASRESOLUCIÓN NUMERO () 9 {7 $ 8 DE 2017 “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión, y se establecen los niveles deresponsabilidad y autoridad”

CONSIDERANDO: Que la Constitución Política en su artículo 209 establece que “La función administrativaestá al servicio de los intereses generales y desarrollada con fundamento en los principiosde igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediantela descentralización, la delegación y desconcentración de funciones (...)”.Que de acuerdo con el Artículo 269 de la misma carta política “En las entidades públicas,las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturalezade sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo quedisponga la Ley... |Que la Ley 489 de 1998, “Por la cual se dictan normas sobre la organización yfuncionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones,principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”, en susCapítulos IV y VI, consagra disposiciones sobre el Sistema de Desarrollo Administrativo yel Sistema Nacional de Control Interno.Que la Ley 87 de 1993, por la cual se dictan normas para el ejercicio del Control Interno enlas entidades y organismos del Estado Colombiano, y en su artículo 6° determina: "Elestablecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidadespúblicas será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente.No obstante, la aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la calidad,eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes decada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos”.Que el artículo 5° del

Decreto Nacional N° 1826 de 1994, y el literal d), numeral 1° delartículo 5 del Decreto 2145 de 1999, establecen las funciones del Comité de Coordinacióndel Sistema de Control Interno.Que el artículo 15 de la Ley 489 de 1998 define el Sistema de Desarrollo Administrativocomo un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos decarácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo del talento humano y delos recursos técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la administraciónpública, orientados a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional.Que el artículo 17 de la Ley 489 de 1998 establece entre los aspectos a tener en cuentaen las políticas de desarrollo administrativo formuladas por el Departamento Administrativode la Función Pública y adoptadas por el Gobierno Nacional “Programas de mejoramientocontinuo de las entidades en las áreas de gestión, en particular en las de recursoshumanos, financieros, materiales, físicos y tecnológicos, así como el desempeño de lasfunciones de planeación, organización, dirección y control’.

?if, Resolucion Numero ~ “a. de Hoja N°. 2

Continuación de la Resolución : “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión y se crean los niveles deresponsabilidad y autoridad”Que la Ley 872 de 2003 crea el sistema de gestión de la calidad en la Rama Ejecutiva delPoder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.Que el artículo 14 del Decreto 2578 de 2012 en su parágrafo único dispone que "En lasentidades del orden nacional las funciones del Comité Interno de Archivo serán cumplidaspor el Comité de Desarrollo Administrativo establecido en el Decreto 2482 de 2012”Que el artículo 11 del Decreto 2609 del 2012 señala que el Programa de GestiónDocumental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativoconformado en cada una de las entidades del orden nacional.Que el artículo 4 del Decreto 2693 de 2012 en su parágrafo 1 ordena que "El ComitéInstitucional de Desarrollo Administrativo de que trata el artículo 6 del Decreto 2482 de2012 será la instancia orientadora de la Estrategia de Gobierno en línea al interior de cadaentidad. Las entidades podrán definir otras instancias adicionales si lo considerannecesario”.Que el Decreto 1083 de 2015 en su título 22, establece los Lineamientos Generales parala Integración de la Planeación y la Gestión, se adopta el Modelo Integrado de Planeacióny Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación y las Políticas deDesarrollo Administrativo.Que en el artículo 2.2.22.6, literal b) del Decreto 1083 de 2015 establece como órganoorientador del Modelo Integrado de Planeación y

Gestión, el Comité Institucional deDesarrollo Administrativo, en donde se discutirán todos los temas referentes a las políticasde desarrollo administrativo y demás componentes del modelo. Este comité sustituirá losdemás comités que tengan relación con el modelo y no sean obligatorios por mandato legal.Que en el artículo 2.2.22.3 del Decreto 1083 de 2015 se adoptaron como políticas dedesarrollo administrativo i) la gestión misional y de Gobierno; ii) la transparencia,participación y servicio al ciudadano, iii) la gestión del talento humano, iv) la eficienciaadministrativa y, v) la gestión financiera.Que el literal a) del artículo 2.8.2.1.4 del Decreto 1080 del 13 de mayo de 2015, estableciócomo instancia asesora en materia de aplicación de la política archivistica en el ordennacional el Comité de Desarrollo Administrativo, el cual cumplirá entre otras funciones deComité Interno de Archivo.Que en atención a lo anterior, en la Resolución 196 de 2015, la Unidad AdministrativaEspecial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas, instituye el Comité Institucionalde Desarrollo Administrativo y se establecen roles y responsabilidades para garantizar quese implemente el Modelo Integrado de Planeación y Gestión.Que en el Artículo 2.2.22.6 del Decreto 1083 de 2015, se establecen las instancias en laRama Ejecutiva del orden Nacional que serán responsable de liderar, coordinar y facilitarla implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión.Que en el Decreto 1083 de 2015 en su Artículo 2.2.23.1 se Adopta la actualización de laNorma

Técnica de la Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 Versión 2009, la cualestablece las generalidades y los requisitos mínimos para establecer, documentar,implementar y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en los organismos, entidadesy agentes obligados conforme al artículo 2° de la Ley de 2003.Que para dar cumplimiento a lo anterior se requiere definir los diferentes niveles deresponsabilidad y autoridad de los servidores vinculados a la Unidad Administrativa deGestión de Restitución de Tierras Despojadas, en el marco del Sistema Integrado dete

Resolución Número 9 9] . > de | Hoja N°. 3

Continuación de la Resolución : “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión y se crean los niveles deresponsabilidad y autoridad”Gestión, para la implementación e incorporación de éste, como instrumento defortalecimiento de la función administrativa de la entidad.En mérito de lo expuesto,

RESUELVETÍTULO. iSISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNARTÍCULO 1°. Objeto. La presente resolución tiene por objeto adoptar el Sistemaintegrado de Gestión de Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución deTierras Despojadas, definir sus niveles de responsabilidad y autoridad, para consolidarlo,articularlo, documentarlo, mantenerlo y mejorarlo continuamente.ARTÍCULO 2”. Definición de Sistema Integrado de Gestión. Entiéndase como SistemaIntegrado de Gestión el conjunto de subsistemas, componentes y demás elementos degestión que permiten y favorecen la integración de las orientaciones, procesos, políticas,metodologías, instancias e instrumentos orientados a garantizar un desempeñoinstitucional articulado, armónico y la satisfacción de las necesidades de sus grupos deinterés.ARTÍCULO 3°. Conformación del Sistema Integrado de Gestión. El Sistema Integradode Gestión de la Unidad Administrativa Especial de Gestión de Restitución de TierrasDespojadas se compone de los siguientes subsistemas:Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC). Asegura la satisfacción de las necesidadesy expectativas de la ciudadanía, demostrando la capacidad de proporcionar productos yservicios que cumplan con los requisitos de las partes interesadas, los requisitos legales yreglamentarios aplicables, estableciendo un compromiso por el mejoramiento continuo y laadministración de la interacción de los procesos y subsistemas que conforman el Sistemaintegrado de Gestión.Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST). Gestiona ycontrola los riesgos de seguridad y salud en el trabajo, buscando la

implementación de unambiente laboral sano que permita el mejoramiento del desempeño del Unidad y la calidadde vida de los servidores públicos, contratistas y subcontratistas.Subsistema de Gestión Ambiental (SGA). Controla los impactos ambientales derivadosde las actividades, productos y servicios que desarrolla la Unidad con el fin de promover eldesarrollo sostenible.Subsistema de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI). Establece,implementa, opera, verifica, revisa, mantiene y mejora la protección de los activos deinformación requeridos para garantizar la sostenibilidad y el éxito de la Entidad y minimizarimpactos por la pérdida de confidencialidad, indisponibilidad o corrupción de la información.Subsistema de Control interno (SCI). Garantiza el cumplimiento de los objetivosinstitucionales articulados con el objeto social y su marco legal por medio de los procesosy mecanismos de control a la estrategia, control a la gestión y control a la evaluación de laEntidad.Resolución Númerd) 0168 de Hoja N°. 4

Continuación de fa Resolución : “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión y se crean los niveles deresponsabilidad y autoridad”Subsistema de Gestión Documental (SGD). Define e implementa políticas que asegurenel ciclo vital del documento, desde su generación hasta la eficiente, eficaz y efectivarecuperación de la documentación.ARTÍCULO 4”. Elementos del Sistema Integrado de GestiónPolíticas y objetivosManual del Sistema Integrado de GestiónPlanes, Programas y ProyectosEstructura OrganizacionalNormatividad relacionadaCódigo de EticaMapa Estratégico o el que haga sus vecesPlan de Acción Institucional. Indicadores10. Acuerdos de Gestión11. Documentos y registros que soportan el SIG12. Los demás elementos administrativos que fortalezcan el SIG en la Unidad.ARTICULO 5°. Atributos de las politicas del SIG. Las Politicas del SIG en la Unidad,deberán promover la integración y mejora de los elementos comunes de los subsistemas,y contar con lineamientos claves que promuevan la eficiencia, eficacia y efectividad delSIG.

TITULO Il.RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADESARTÍCULO 6°. Responsabilidad del Sistema Integrado de Gestion. El maximo líder delSistema Integrado de Gestión será el/la Director(a) General de la Unidad, quién tendrácomo responsabilidad el direccionamiento estratégico y el seguimiento al cumplimiento delos elementos que conforman el SIG, así como garantizar los recursos necesarios para suadecuado funcionamiento.ARTÍCULO 7”. Representante de la Dirección. Modificar el parágrafo 3 del artículo 2de la Resolución 196 de 2015, así: Se designa como representante de la Dirección parael Sistema Integrado de Gestión al (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación, quientendrá la siguiente responsabilidad y autoridad:1. Informar al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo sobre el desempeñodel Sistema Integrado de Gestión, para la oportuna toma de decisiones, quegaranticen el mejoramiento continuo del mismo.2. Ser el soporte principal del (la) Director (a) General para el impulso, diseño,consolidación, articulación, mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado deGestión.3. Formular, orientar, y coordinar cada una de las etapas de diseño, implementación,mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión de la UAERTD,atendiendo las normas aplicables a cada subsistema.4. Asegurar que se establezcan, implanten y mantengan los procesos necesarios parael mejoramiento y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión.Resolución Número. .. . de Hoja N. 5

Continuación de la Resolución : “Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión y se crean los niveles deresponsabilidad y autoridad”5. Someter a consideración del Comité de Institucional de Desarrollo Administrativo,para su aprobación, propuestas de diseño, implementación, mejora y sostenibilidaddel Sistema Integrado de Gestión.6. Coordinar con los directivos o responsables de cada dependencia o proceso, lasactividades que requiere realizar el equipo operativo del Sistema Integrado deGestión, en armonía y colaboración con los servidores de dichas áreas.7. Asegurar que se promueva la toma de conciencia de los requisitos, necesidades yexpectativas de los usuarios, destinatarios o beneficiarios de los productos, entodos los niveles de la Entidad.8. Representar a la Dirección General frente a organismos externos en los asuntosrelativos al Sistema Integrado de Gestión.9. Definir las actividades para la identificación, priorización y racionalización detrámites y procedimientos administrativos conformea la política de la Estrategia Antitrámite.10. Aprobar en conjunto con los líderes de los procesos, la documentación del SistemaIntegrado de Gestión, garantizando el cumplimiento de los requisitos y lanormatividad aplicable.ARTÍCULO 9°. Designación de los representantes de los subsistemas. Se designanlos siguientes representantes, quienes actuarán como líderes y coordinadores de cadasubsistema, para todos los niveles de la Entidad, asi:

Subsistema de Gestión de la Calidad (SGC) - Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónSubsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en Coordinador del Grupo de Gestión deel Trabajo (SGSST) Talento y Desarrollo HumanoCoordinador del Grupo de Gestión deSubsistema de Gestión Ambiental (SGA) Seguimiento y Operación Administrativa —Subsistema de la Seguridad de la Información Jefe Oficina de Tecnología de la(SGSI!) InformaciónSubsistema de Control Interno (SC!) _ Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónCoordinador del Grupo de Gestión deSubsistema de Gestión Documental (5GD) Seguimiento y Operación AdministrativaEs importante tener en cuenta que el Sistema Integrado de Gestión está enmarcado dentrodel Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPYG) establecido por el Decreto 2482de diciembre de 2012.Cada representante tendrá la responsabilidad y autoridad para establecer las directricesque garanticen la implementación, mantenimiento y mejoramiento del subsistema a sucargo, teniendo en cuenta la normatividad vigente, en concordancia con los lineamientosestablecidos por el Sistema Integrado de Gestión y las orientaciones del ComitéInstitucional de Desarrollo Administrativo.Las responsabilidades específicas del representante de cada subsistema serán definidasen el Manual del Sistema Integrado de Gestión.de Hoja N°. 6Resolución Número OL Continuación de la Resolución : ““Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión y se crean los niveles deresponsabilidad y autoridad”

ARTÍCULO 10°. Líderes de proceso. El líder de cada proceso, será definido por elrepresentante de la dirección para el SIG y tendrá la siguiente responsabilidad y autoridad:1. Aprobar la documentación del proceso a su cargo, garantizando el cumplimiento de losrequisitos y la normatividad aplicable.2. Divulgar los procedimientos y los cambios en la documentación de su proceso a todoslos involucrados.3. Asegurar el cumplimiento de los procedimientos y documentación de su proceso y lostransversales en lo que le compete, con base en los insumos que le proporcionen loscogestores, en los casos que aplique.4, Asegurarse que la información que se publica en la intranet, es clara y real dado quepor su rol es responsable de las actividades que se realizan en su proceso.5, Definir y garantizar el cumplimiento de acciones correctivas y preventivas del procesobajo su responsabilidad.6. Identificar y evaluar el cumplimiento de los procesos a partir de indicadores del mismo.ARTÍCULO 11°. Cogestores de proceso. Los cogestores de proceso corresponden aaquellas dependencias que participan activamente en el desarrollo del mismo y tendrán lassiguientes responsabilidades y autoridad:1. Revisar los procedimientos y demas documentos propios de su proceso.2. Apoyar en la estructuración, divulgación y cumplimiento de los procedimientos y loscambios en la documentación de su proceso.3. Acompañar, realizar seguimiento y aportar las evidencias necesarias para asegurar elcumplimiento de los procedimientos y documentación en apoyo al lider del proceso.TÍTULO. IIIEQUIPOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓNARTÍCULO 12°. Equipos de

trabajo institucional. La Unidad contará con tres Equiposde Trabajo Institucional: equipo técnico, equipo operativo y equipo evaluador, cuyaconformación, roles y responsabilidades en el diseño, implementación, evaluación, mejoray sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión, serán los previstos en los artículossiguientes.ARTÍCULO 13°. Equipo operativo. El equipo operativo estara liderado por elRepresentante de la Dirección para el Sistema Integrado de Gestión y será conformadopor representantes de los diferentes procesos de la UAERTD, quienes serán designadospor los jefes de cada dependencia y tendrán la responsabilidad de promover y acompañarla implementación del Sistema Integrado de Gestión en su respectiva dependencia, deacuerdo con normatividad técnica, legal y reglamentaria asociada a cada uno de lossubsistemas. Estos representantes se denominarán gestores de cambio del SistemaIntegrado de Gestión.ARTÍCULO 14”. Equipos Técnicos. Con el propósito de garantizar una óptimaimplementación y desarrollo de los Subsistemas, éstos podrán crear Equipos Técnicos, loscuales estarán a cargo del representante del subsistema respectivo, quien planificará yResolución Número, . . .. , de Hoja N°. 7J23

Continuación de la Resolución : ““Por la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión y se crean los niveles deresponsabilidad y autoridad”organizará dicho equipo determinando la periodicidad de sus reuniones, las dependenciasparticipantes y su plan de acción enmarcado en la normatividad vigente aplicable.ARTÍCULO 15°. Equipo Evaluador. El equipo evaluador será el responsable de realizarla evaluación de la implementación, mantenimiento, medición y mejoramiento continuo delSistema Integrado de Gestión. El Equipo Evaluador estará conformado por el (la) Jefe (a)y los servidores públicos de las dependencias responsables de la implementación de cadasubsistema, con el acompañamiento de la Oficina de Control Interno. Este equipo llevaráa cabo la evaluación independiente y objetiva del desarrollo, implementación,mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión.ARTÍCULO 16°. Responsabilidades de los colaboradores frente al SIG. Seráresponsabilidad de los Lideres de Proceso, Cogestores y colaboradores en general de laUAERTD, la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado deGestión, de acuerdo con los lineamientos y metodologías suministradas por las diferentesinstancias de coordinación dentro de la entidad.Corresponderá a los colaboradores atender las directrices establecidas en la presenteResolución, así como las demás que sean publicadas para la implementación y desarrollodel Sistema Integrado de Gestión.

ARTÍCULO 17°. Modificar el numeral 4 del artículo 3 de la Resolución 196 de 2015,así: Aprobar planes, programas, proyectos y estrategias de operación necesarias para elcumplimiento de la misión institucional y que correspondan a las políticas de desarrolloadministrativo establecidas en el artículo 2.2.22.3 del Decreto 1083 de 2015; los planes,programas, proyectos y estrategias de operación establecidas en el marco del SIG, seránaprobadas por el Representante de la Dirección para el SIG y el Líder del Proceso oSubsistema. Eliminar la nota al pie número 1.ARTÍCULO 16°. Vigencia y Derogatorias. La presente Resolución rige a partir de supublicación.

ARTÍCULO 17° PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.YE14 PA ( ) días, del mes de MAR de 2017.resol Su YA \\JESUS RICARDO SABOGAL URREGO 1

Dada en _, alos DIRECTOR GENERAL Proyectó: Alba Rocio Ortiz Alfaro — Jefe Oficina Asesora de PlaneaciónCarlos Ricardo Castillo Cuartas — Profesional Especializado Oficina Asesora de Planeación @i-Revisó: Alcelis Coneo Barboza — Subdirectora General qu 4(us BEdilma Rojas Rojas — Secretaria General DAI yRubén Dario Revelo Jiménez — Director JurjdicoCesar Augusto Moreno — Asesor Dirección General 0