URT - Resolución 00355 de 2017

TODOS POR UNNUEVO PAISPAZ EQUIDAD EDUCACIÓNZA LS sa Y RIIIE ATi, i! 4 tee ALn vf PP PAN PALS TS be ak AA JE pectoral,eine

UNIDADDb RESPITUCHINDE TIRRAS UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓN DE RESTITUCIÓN DE TIERRASDESPOJADAS RESOLUCIÓN NÚMERO 9 0 3 5 o DE 2017? “Por la cual se modifica y adiciona la Resolución 789 de 2016 mediante la cual seunifican las actividades relacionadas con la conformación, actualización, custodia yarchivo del expediente de restitución de tierras”

EL DIRECTOR GENERAL DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE GESTIÓNDE RESTITUCION DE TIERRAS DESPOJADASEn uso de sus facultades legales y reglamentarias, especialmente las previstas en elartículo 105 numeral 10 de la Ley 1448 de 2011, artículo 9 numeral 20 del Decreto 4801de 2011CONSIDERANDO:Que la Ley 594 de 2000, en su artículo 11, establece la obligatoriedad de la conformaciónde los archivos públicos, la creación, organización, preservación y control de los archivos,teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original y el ciclo vital de losdocumentos.Que el artículo 16 de la mencionada ley, establece como una de las obligaciones de losfuncionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas, velar por laintegridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos dearchivo y que serán responsables de su organización y conservación.Que la Ley 734 de 2002 en su artículo 34 numeral 5, contempló en los deberes de losservidores públicos, “5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por razónde su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, e impediro evitarla sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”.Que la Ley 1437 de 2011 por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativoy de lo Contencioso Administrativo establece en su artículo 36 que: “Los documentos ydiligencias relacionados con una misma actuación se organizarán en un solo expediente, alcual se acumularán, con el fin de evitar decisiones contradictorias, de oficio

o a petición deinteresado, cualesquiera otros que se tramiten ante la misma autoridad”.Que el 10 de junio de 2011, se profirió la Ley 1448 de 2011, por la cual se dictan medidasde atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado interno.Que el artículo 103 de la mencionada ley, creó la Unidad Administrativa Especial de Gestiónde Restitución de Tierras Despojadas, en adelante la Unidad, como una entidadespecializada de carácter temporal, adscrita al Ministerio de Agricultura y Desarrollo Rural,con autonomía administrativa, personería jurídica y patrimonio independiente, con el fin deservir de órgano administrativo del gobierno nacional para la restitución de tierras de losY espoiadoe/adj»003537AsResolución Número Hoja N. 2Continuación de la Resolución No. “Por la cual se modifica y adiciona la Resolución 789 de 2016 mediante lacual se unifican las actividades relacionadas con la conformación, actualización, custodia y archivo del expedientede restitución de tierras”.

Que el acuerdo 002 de 2014 expedido por el Consejo Directivo del Archivo General,establece los criterios básicos para creación, conformación, organización, control y consultade los expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones.Que la Secretaría General de la Unidad, en desarrollo de la facultad de fijar la potestad paraadministrar y dirigir la Gestión Documental de la entidad -otorgada por el artículo 19 delDecreto 4801 de 2011, ha establecido los procedimientos para adelantar los procesoscorrespondientes a la conformación de expedientes, transferencia y préstamo dedocumentos a nivel central y territorial.Que la Resolución 735 de 2014 en su artículo 2 dispuso que corresponde al Grupo deGestión de Seguimiento y Operación Administrativa, ubicado en la Secretaría General:Promover, diseñar y asesorar en los temas relacionados con el Programa de GestiónDocumental de la entidad, garantizando el cumplimiento de la normatividad vigente enmateria archivística; de igual forma dar lineamientos en cuanto a la gestión documental delas diferentes series documentales.Que el Artículo 2.15.1.7.1. del Decreto 1071 de 2015, establece que la UnidadAdministrativa Especial de Gestión de Restitución de Tierras Despojadas dispondrá losmecanismos necesarios para que tanto física como tecnológicamente se preserve demanera íntegra y segura la información contenida en los expedientes relacionados con eltrámite de inscripción en el Registro de tierras despojadas y abandonadas forzosamente,de acuerdo con las normas existentes para el efecto.Que se ha evidenciado la necesidad de articular las actividades misionales yadministrativas, de los profesionales jurídicos, catastrales,

sociales, étnicos y del equipo degestión documental de la Unidad, con respecto a la correcta conformación, actualización,archivo y custodia del expediente de restitución de tierras; y la actualización del Sistema deRegistro de Tierras Despojadas y Abandonadas Forzosamente.Que, por lo anterior, se expidió la resolución 789 de 2016, “Por la cual se unifican lasactividades relacionadas a la conformación, actualización, custodia y archivo del expedientede restitución de tierras”.Que en el año 2017 iniciará la implementación de la versión 2 del Sistema de Registro deTierras Despojadas y Abandonadas Forzosamente (SRTDAP), sistema que contará conherramientas para facilitar el cargue de documentos, razón por la cual se modificaránalgunos artículos de la resolución 789 de 2016.En mérito de lo expuesto, se RESUELVE:Artículo 1. Modificar el artículo 3 de la Resolución 789 de 2016 que quedará así:“Artículo 3. Responsables de la conformación del expediente físico de restitución detierras: La conformación del expediente físico de restitución, estará a cargo del profesionalcatastral, social, étnico y jurídico a quien se le asigne el conocimiento de cada una de lassolicitudes de restitución de tierras. La responsabilidad en la verificación de la completitudResolución Número o __ Hoja N°. 3_Continuación de la Resolución No. “Por la cual se modifica y adiciona la Resolución 789 de 2016 mediante lacual se unifican las actividades relacionadas con la conformación, actualización, custodía y archivo del expedientede restitución de tierras”.

del expediente físico se efectuará al momento de tomar la decisión de fondo por parte delprofesional jurídico.Parágrafo. La conformación de los expedientes físicos de restitución de tierras, hacereferencia a la completitud de las actuaciones administrativas, pues debe reunir de maneraorgánica los documentos que se producen y reciben en desarrollo del trámite de unasolicitud -con fundamento en los cuales se toma la decisión de fondolos cuales deberánreflejar el orden en que dicho trámite es ejecutado, garantizando el principio de ordenoriginal y orden de procedencia.”Artículo 2. Modificar el artículo 6 e integrarlo con el artículo 7, en los siguientestérminos:“Artículo 6. De las actividades en la conformación y organización del expedientefísico y del SRTDAF: Los colaboradores en las Direcciones Territoriales desarrollarán,entre otras, las siguientes actividades dirigidas a la conformación y organización, así:1. Nuevas SolicitudesLos profesionales de Atención al Ciudadano deberán:a) Diligenciar el formulario de la solicitud de ingreso en el SRTDAF.b) Ordenar los documentos allegados por el solicitante de restitución de tierras: Estodeberá realizarse en orden secuencial, teniendo en cuenta que el primer documentoserá la solicitud de restitución, con sus respectivos anexos.c) Foliar los documentos allegados por el solicitante de restitución de tierras: Numerarconsecutivamente los documentos con lápiz de mina negra HB o B en la partesuperior derecha del mismo, de acuerdo con el sentido de lectura del documento,previa ordenación de los documentos.d) Diligenciar hoja de control: Describir uno a uno los documentos contenidos en elexpediente, evidenciando fecha del

documento, descripción del documento y folios,de acuerdo a las especificaciones técnicas establecidas en la GD-GU-01 Guía deConformación y Organización del Expediente Físico de Restitución de Tierras RutaIndividual.e) Digitalizar y cargar las imágenes al SRTDAF: Se deberá digitalizar cada uno de losdocumentos aportados por el solicitante, de forma separada, de acuerdo a lasespecificaciones técnicas establecidas en GD-GU-01 Guía de Conformación yOrganización del Expediente Físico de Restitución de Tierras Ruta Individual.Posteriormente, deberá realizar el cargue de las imágenes al SRTDAF de acuerdoa las tipologías documentales correspondientes, generando el reporte de losdocumentos creados y/o cargados en el Sistema.f) Entregar la solicitud y los documentos aportados por el solicitante de restituciónde tierras al equipo de Gestión Documental Territorial: Este traslado se realizará amás tardar el día hábil siguiente al diligenciamiento de la solicitud de restitución detierras, mediante el GD-FO-21 traslado documental o aquél que haga sus veces,teniendo en cuenta las especificaciones técnicas establecidas en la GD-GU-01 Guía

praResolución Número | Hoja N°. 4Continuación de la Resolución No. “Por la cual se modifica y adiciona la Resolución 789 de 2016 mediante lacual se unifican las actividades relacionadas con la conformación, actualización, custodia y archivo del expedientede restitución de tierras”.

de Conformación y Organización del Expediente Físico de Restitución de TierrasRuta Individual.Los profesionales, técnicos y/o auxiliares de Gestión Documental deberán:a) Recibir y verificar el traslado de la solicitud y los documentos aportados por elsolicitante de restitución de tierras: El equipo de Gestión Documental verificará losprocesos técnicos anteriormente descritos y la información registrada en losformatos correspondientes. De no contarse con éstos, se procederá a devolver eltraslado para que sea completado o subsanado inmediatamente por el profesionalde atención al ciudadano.b) Encarpetar solicitud: crear los expedientes con la documentación entregada por losprofesionales jurídicos, sociales, catastrales y étnicos, en el material deconservación suministrado por la Unidad, garantizando su respectiva organizaciónsecuencial, en atención al principio archivistico del orden original.c) Rotular: Identificar el expediente mediante el rótulo de carpeta y carátula, deconformidad con lo expuesto en la GD-GU-01 Guía de Conformación y Organizacióndel Expediente Físico de Restitución de Tierras Ruta Individual.d) Inventariar: Ingresar el expediente al inventario único documental, garantizando suinclusión bajo el sistema de ordenación numérico por número de ID. Cuando elexpediente no se encuentre bajo la jurisdicción de la oficina territorial que lo recibió,deberá remitirse a la Oficina Territorial correspondiente mediante el GD-FO-21traslado documental.El Coordinador Jurídico deberá:Realizar reparto de expedientes nuevos: Realizar el respectivo reparto de solicitudesentre los profesionales jurídicos,de acuerdo con la metodología establecida en cadauna

de las oficinas territoriales, conforme al procedimiento RT-RG-PR-02 Recepciónde Solicitudes de Inscripción del predio en el RTDAF o el que hagan sus veces.Adicionalmente el Coordinador Jurídico deberá reportar la asignación en elSRTDAF.2. Trámite de SolicitudesLos profesionales jurídicos, sociales, catastrales y étnicos deberán:a) Consulta: Los profesionales a quienes les fue asignado el caso, podrán consultar enel SRTDAF, a través de la credencial asignada, la información documental existentela cual deberá estar actualizada en su totalidad.b) Préstamo expedientes: Los profesionales podrán acceder a los expedientes físicosen calidad de préstamo por el término de 5 días hábiles y sólo podrán tener en supoder hasta 7 expedientes. La devolución deberá efectuarse en el término señalado,so pena de no realizarse el préstamo de expedientes adicionales.c) Generación registro de documento producido o recibido en SRTDAF: Losprofesionales misionales (jurídicos, sociales, catastrales, étnicos, y los profesionalesResolución Número0355. Hofa N°. $

d) a) b) Continuación de la Resolución No. “Por la cual se modifica y adiciona la Resolución 789 de 2016 mediante lacual se unifican las actividades relacionadas con la conformación, actualización, custodia y archivo del expedientede restitución de tierras”.

de los equipos encargados del cumplimiento de las órdenes dirigidas a la URT?)deberán generar en el SRTDAF cada una de las tipologías documentales de losdocumentos producidos y recibidos en virtud del trámite de una solicitud derestitución de tierras, con el fin de que el equipo de gestión documental realice ladigitalización y adjunte dicho documento al registro generado con la respectivaemisión del código nube de puntos de identificación del documento o sticker deidentificación asociado al documento, de acuerdo a lo establecido en la GD-GU-01Guía de Conformación y Organización del Expediente de Restitución de TierrasRuta Individual.El SRTDAF emitirá un sticker asociado al documento generado en el sistema, elcual deberá ser adherido al documento físico descrito, sin que este oculteinformación del mismo.Actualización física: Para la actualización física del expediente, los profesionalesjurídicos, sociales, catastrales, étnicos, y los profesionales de los equiposencargados del cumplimiento de las órdenes dirigidas a la URT deberán entregar alequipo de Gestión Documental mediante el GD-FO-21 traslado documenta! o aquélque haga sus veces, todos los documentos recibidos y producidos en el ejercicio delas diferentes actuaciones que se adelanten frente a un expediente de restitución detierras, en cualquier etapa del trámite que esté a su cargo, de acuerdo a lasespecificaciones técnicas establecidas, garantizando el relevo deresponsabilidades. La documentación y formato deberán ser identificados con elnúmero de ID(s) al que se debe ingresar el documento.De la ordenación de los documentos: Los documentos se archivarán conservandola secuencia del trámite administrativo, judicial y post fallo del

proceso de restituciónde tierras, conforme al principio archivístico de orden original. Los profesionalesjurídicos, sociales, catastrales y étnicos deben entregar los documentos diariamenteal equipo de Gestión Documental Territorial.En los casos donde se deba insertar al expediente un documento con fecha anterioral último documento archivado, éste se ingresará en la fecha entregada al equipode gestión documental, mediante la RT-RG-FO-30 constancia secretarialdiligenciada por el profesional misional responsable, la cual dará fe de la fecha deentrega del documento, junto con la justificación correspondiente y la firma delprofesional. Sin perjuicio de la eventual responsabilidad disciplinaria.Los profesionales, técnicos y/o auxiliares de Gestión Documental territorial deberán:Recepción y verificación: El equipo de Gestión Documental territorial verificará demanera inmediata la información relacionada en el GD-FO-21 traslado documental,respecto a lo entregado por el profesional misional; de igual forma la documentacióny el formato deberán estar identificados con el número de ID(s) que se solicitaactualizar. De no contar con lo anterior, se procederá a devolver el traslado para quesea completado o subsanado inmediatamente por el profesional misional.Archivar la documentación recibida: El equipo de Gestión Documental archivará latotalidad de los documentos allegados al expediente físico de restitución de tierras.| Entiéndase por Grupo Fondo, Proyectos Productivos y Vivienda,

>Resolución Número Hoja N.6Continuación de la Resolución No. “Por la cual se modifica y adiciona la Resolución 789 de 2016 mediante lacual se unifican las actividades relacionadas con la conformación, actualización, custodia y archivo del expedientede restitución de tierras”.

La organización de los expedientes deberá conservar el orden del procedimiento delas etapas administrativa, judicial y post fallo del proceso de restitución de tierras,siguiendo la secuencia de la actuación o trámite, conforme al principio archivisticodel orden original.c) Foliar: Numerar consecutivamente los documentos con lápiz de mina negra HB o Ben la parte superior derecha del mismo de acuerdo con el sentido de lectura deldocumento, teniendo en cuenta la foliación realizada. No se podra realizar cambioen la foliación existente.d) Actualizar hoja de control: El equipo de gestión documental describirá uno a uno losdocumentos contenidos en el expediente en la GD-FO-02 hoja de control,evidenciando fecha del documento, descripción del documento y folios, de acuerdoa las especificaciones técnicas establecidas, garantizando su actualización.e) Digitalización y cargue de documentos al SRTDAF: El equipo de GestiónDocumental solo adjuntará el documento al ID de documento que registre el stickero nube de puntos de identificación del documento, garantizando que este seencuentre asociado al registro generado por el profesional misional. Para certificarla correcta asociación dicha labor se podrá realizar mediante la herramienta lectorade código de barras o nube de puntos. La digitalización y cargue de los documentosal SRTDAF se realizará bajo tas condiciones señaladas, hasta tanto se materialicela interoperabilidad entre el SRTDAF y el gestor documental (herramienta DOCMA).f Una vez sea entregada la documentación al equipo de gestión documental, éstoscontarán con el término de 5 días hábiles para la actualización y digitalización de ladocumentación. Sin perjuicio de la eventual responsabilidad disciplinaria.”Artículo 3.

Se sustituye el artículo 7 que quedará así:“Artículo 7. Responsabilidades del equipo de Gestión Documental Territorial: Envirtud de la normativa archivista, las actividades a ejecutar solo estarán relacionadas con laadministración documental de cada oficina territorial, así como el apoyo en la inserción dedocumentos, actualización, foliación, identificación, descripción, traslados, transferencias,préstamo de expedientes físicos, digitalización; y aquellos procedimientos enmarcadosdentro del Sistema Integrado de Gestión —SIGen los temas relacionados con el Programade Gestión Documental de la entidad.”Artículo 4. Se sustituye el artículo 8 que quedará así:“Artículo 8. Seguridad del Área de Archivo: Las áreas destinadas para la conservaciónde los archivos serán de acceso restringido, a los cuales solo podrán acceder loscolaboradores que ejerzan funciones de Gestión Documental, sin excepción alguna.”Artículo 5. Adicionar el artículo 9 en los siguientes términos:“Artículo 9. Actividades de Gestión Documental en el RUPTA: Las actividades deGestión Documental, en relación con el Proceso de Registro Único de Predios y Territoriosabandonados (RUPTA), se desarrollarán en armonía con lo establecido en los artículosanteriores y en el marco de lo dispuesto en la Resolución 00789 de 2016 en las etapasadministrativa y judicial.”Resolución Número Hoja N°, 7Continuación de la Resolución No. “Por fa cual se modifica y adiciona la Resolución 789 de 2016 mediante lacual se unifican las actividades relacionadas con la conformación, actualización, custodia y archivo del expedientede restitución de tierras”.

Artículo 6. Adicionar el artículo 10 en los siguientes términos:“Artículo 10. Responsabilidades de Gestión Documental territorial en cuanto alSistema de Registro de Tierras Despojadas y Abandonadas Forzosamente: El equipode Gestión Documental Territorial Únicamente realizará el cargue de documentos alSRTDAF de la etapa administrativa; la etapa judicial estará a cargo del profesional jurídico.”Artículo 7. Adicionar el artículo 11 en los siguientes términos:“Artículo 11. Expediente de Restitución de Tierras Ruta Étnica y Pos Fallo Ruta Individual.En lo relacionado con el expediente de Ruta Étnica y Posfallo se encuentra en etapa dealistamiento el modelo de intervención en el cual participarán, en el marco de suscompetencias, las áreas misionales como productoras de la documentación; así mismo elequipo de gestión documental como garante de la custodia y conservación de losdocumentos, quien a su vez apoyará el diseño e implementación del mencionado modelo,con la orientación técnica en su ejecución. Las responsabilidades de los roles serándefinidos en los respectivos instrumentos de organización de expedientes y serán exigiblesuna vez sean aprobados. Esta aprobación no debe exceder el 30 de julio de 2017 y debeser informada a todas las Direcciones Territoriales dentro de los 10 días siguientes.”PARAGRAFO. El modelo de intervención del expediente de Restitución de Tierras Pos FalloRuta Étnica se deberá definir en un término no mayor al 31 diciembre de 2017 fecha límiteque permitirá aplicar los instrumentos que se definan para tal fin.Artículo 8. Los demás términos de la resolución 00789 de 2016

continúan vigentes.Artículo 9. Vigencia: La presente resolución rige a partir de su publicación y deja sinefectos los lineamientos contenidos en la Circular OTI -001 de 2012, Directiva ConjuntaOTI-DJ-DICAT 001 de 2013, Circular N.0002 de 2016 de la Dirección General.PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE17 MAY 29017

Arkasco fet Dada en Bogotá a los Director GeneralProyectó: Catalina Forero — Gestión oocumentsi lll.Zulima Vallejo — Secretaria GeneralRevisó: Diva SolanoSubdirección GeneraJorge Luis Bermúdez— Dirección JurídicaHéctor Manzano— Dirección Social Hd, M an Give RJavier Ruiz— Dirección CatastrJonny Chacón— Lider Equipo Gestión DocumentalJuan Camilo Morales— Dirección de Asunto: nicosAprobó: Edilma Rojas Rojas - Secretaria GeneralElizabeth Novoa - Coordinadera Grup stion AdministrativaAlcefis ConeoSubdirectora General “io LeDerly Aldana— Directora Técnica Asuntos ENCON.Raquel VictorinoDirectora Técnica Social 4.Rubén Darío ReveloDirector Jurídico de EGOLuis Alberto ClavijoJefe Oficina de CESAta InformaciónJorge Bonil— Director Técnico CatastralJulián García— Coordinador Registro Oficina NITe “dicen SOela AA awClaudia CorrealCoordinadora Registro Dirección saca 8DFelipe González— Coordinador Registro Dirección Social ae